We begrijpen dat je veel moeite steekt in het organiseren van je evenementen. Hoewel het werven van vrijwilligers tijdrovend kan aanvoelen, zijn ze een essentiële aanwinst voor elke fondsenwerver. Daarom delen we onze inzichten over hoe je succesvol en efficiënt vrijwilligers kunt werven voor een evenement. Maar voordat we dat doen, is het belangrijk om te begrijpen wat uw vrijwilligers motiveert om deel te nemen:
Waarom doen uw supporters vrijwilligerswerk bij evenementen?
Wanneer u weet waarom vrijwilligers deelnemen aan uw evenementen, kunt u uw wervingsinspanningen beter richten. Laten we eens kijken naar de top vier redenen waarom vrijwilligers deelnemen:
Zij geven om uw zaak
Geëngageerde vrijwilligers zijn betrouwbaar en toegewijd en willen een echt verschil maken op de dag van het evenement. Deze vrijwilligers kunnen uw organisatie opzoeken via online zoeken, een gemeenschapsbulletin of mond-tot-mondreclame, dus we hebben manieren opgenomen om het voor deze enthousiaste vrijwilligers gemakkelijk te maken om uw mogelijkheden te vinden en zich ervoor op te geven.
Ze doen samen vrijwilligerswerk
Evenementen zijn een geweldige manier voor groepen, zoals werknemers van bedrijven en gezinnen, om een dag samen te komen om de gemeenschap te helpen. Hoewel vrijwilligersgroepen de neiging hebben om meer episodisch te zijn, bieden ze de mogelijkheid om leden te werven en te betrekken bij uw zaak. Daarom is het belangrijk om de teamregistratie te vereenvoudigen en op de dag van het evenement contact te leggen met uw vrijwilligers met als doel vrijwilligers uit te nodigen om zich opnieuw voor uw organisatie in te zetten.
Zij profiteren van uw evenement
De meeste vrijwilligers doen mee omdat ze willen helpen hun gemeenschap te verbeteren, maar sommigen willen er ook beter van worden, en dat is prima! Misschien biedt u gratis toegangskaartjes voor een evenement aan, of hebben uw vrijwilligers persoonlijke doelen die verband houden met hun carrière of interesses. Je evenement kan bijvoorbeeld netwerkmogelijkheden bieden, of vrijwilligers de kans geven een bepaalde vaardigheid te oefenen. Zodra u hebt vastgesteld wat uw vrijwilligers willen halen uit uw kansen, kunt u deze voordelen communiceren in uw marketinginspanningen bij het werven van evenementvrijwilligers.
Ze werden gevraagd
Het zal u verbazen hoe bereid gemeenschapsleden zijn om te helpen als u het maar vraagt. Uw evenementen bieden een opwindende kans om iets anders te doen en tegelijkertijd onze gemeenschappen te verbeteren. Nieuwe vrijwilligers kunnen de meest toegewijde vrijwilligers van uw organisatie worden. Hieronder bespreken we 8 manieren om potentiële vrijwilligers voor evenementen te bereiken, en ervoor te zorgen dat ze terugkomen.
Hoe vrijwilligers werven voor een evenement
Maak vrijwilligerskansen gemakkelijk te vinden
Wraagt u zich af waar u vrijwilligers voor evenementen kunt vinden? Laat ze u vinden! Een meerderheid van de vrijwilligers zoekt online naar mogelijkheden om deel te nemen. Vrijwilligers komen naar uw website op zoek naar manieren om mee te doen, dus ze zouden uw website niet moeten hoeven doorspitten om ze te vinden. Gelukkig zijn er eenvoudige oplossingen die je kunt maken om de zichtbaarheid van je evenementen te verbeteren. Hier zijn een paar beproefde manieren om uw evenementen te laten opvallen:
- Neem een rubriek “Vrijwilligers” op in het navigatiemenu van uw website, zodat bezoekers snel door uw site kunnen navigeren. Als je linkt naar je vrijwilligersmanagementsoftware, voeg dan een duidelijke call to action toe, zoals “Wil je vrijwilliger worden? Klik hier om betrokken te raken!”
- Zet al uw evenementen en mogelijkheden op één plek op uw site. U kunt een kalenderpagina maken, zodat uw supporters enthousiast kunnen worden voor het komende seizoen.
- Zet een bijzonder spannend evenement op uw homepage.
- Link direct naar uw evenementpagina (in plaats van uw homepage) wanneer u vrijwilligersmogelijkheden in sociale media en marketingmateriaal vermeldt. Op deze manier zijn vrijwilligers slechts een paar klikken verwijderd van aanmelding!
Maak gebruik van sociale media
80% van de non-profitorganisaties is het ermee eens dat sociale media effectief zijn voor het werven van vrijwilligers, en 78% is het ermee eens dat sociale media effectief zijn voor het werven van evenementdeelnemers. Dus waarom zou je sociale media niet het vuile werk laten opknappen? Verspreid de boodschap door gebruik te maken van verschillende platforms; kondig aankomende evenementen aan op de social media-kanalen van je organisatie en moedig leden van de gemeenschap aan om zich aan te melden voor spannende vrijwilligersmogelijkheden. Peer-to-peer marketing is ook een geweldige methode die uw huidige supporters inschakelt om het woord voor u te verspreiden op sociale media.
En waarom zou u niet regelmatig een evenementenkalender opnemen in uw nieuwsbrief voor non-profitorganisaties? Zorg ervoor dat u bij elke vermelding van een gelegenheid een oproep tot actie plaatst, zoals “Vrijwilligers voor evenementen nodig! Meld je hier aan.” Zorg vervolgens voor een link of knop die rechtstreeks naar de evenementpagina of de vrijwilligersregistratiepagina van uw site leidt.
Bedenk dat uw sociale media-accounts ook gaan over het creëren van merkherkenning, zodat u de go-to organisatie wordt wanneer vrijwilligers op zoek zijn om een specifiek doel te steunen. Door uw sociale media regelmatig bijgewerkt, spannend en “on brand” te houden, zult u vrijwilligers aantrekken die uw organisatie begrijpen. Bekijk dit artikel voor meer informatie over het opstellen van een succesvolle social media-strategie.
Raak in contact met bedrijven in uw gemeenschap
Er zijn steeds meer bedrijven die vrijwilligersprogramma’s in hun bedrijfsmodel opnemen. Dus waarom zou je voor je volgende evenement niet de lokale werkgevers benaderen, vooral die met eisen voor vrijwilligerswerk voor werknemers? Om potentiële partners te bereiken, kunt u overwegen een brief te schrijven om vrijwilligers te vragen voor uw komende evenementen. Uw bericht moet meer communiceren dan het simpele feit dat u vrijwilligers nodig hebt voor evenementen die uw doel ondersteunen. In je brief moet je bedrijven laten weten hoe ze kunnen profiteren van een partnerschap, wat jouw doel betekent voor de gemeenschap die jullie delen, en hoe jullie organisaties samen meer kunnen bereiken. U kunt dit schema gebruiken om een brief te maken waarin u vrijwilligers vraagt voor uw volgende evenement.
Voorbeeldbrief met verzoek om vrijwilligers voor een evenement
- Openingszin die de aandacht trekt: Schrijf een openingszin die lezers naar binnen trekt.
- Doel of behoefte: Wat is het doel van het evenement? Wat wil je bereiken?
- Oplossing: Hoe zullen hun gezamenlijke inspanningen helpen?
- Voordelen: Wat zit er in voor de vrijwilligers en het bedrijf? Komt bijvoorbeeld het bedrijfslogo in beeld?
- Verwachtingen van vrijwilligers: Wat kunnen vrijwilligers verwachten te doen? Op wat voor soort werk moeten ze zich voorbereiden?
- Volgende stappen en contactgegevens: Hoe moet het bedrijf reageren op uw brief? Hoe moeten werknemers zich aanmelden voor mogelijkheden?
Vergeet niet op te volgen met een telefoontje. Het zal persoonlijker aanvoelen en het bedrijf laten zien dat u specifiek op hen vertrouwt om uw evenement tot een succes te maken.
Kijk naar dit artikel voor meer informatie over de voordelen van zakelijke partnerschappen.
Vereenvoudig teamregistratie
Zodra potentiële vrijwilligers voor een evenement mogelijkheden vinden waarin ze geïnteresseerd zijn, moeten ze zich gemakkelijk kunnen registreren. Hetzelfde geldt voor teams en groepen gezinnen en bedrijfspartners. Eenvoudige teamregistratie betekent dat vrijwilligers zich samen kunnen inschrijven voor het evenement direct via uw website, wat tijd bespaart en onnodig heen-en-weer geloop vermindert. Na het invoeren van slechts een paar belangrijke gegevens, moeten teams onmiddellijk geregistreerd zijn en hun plaatsen gereserveerd. Vraag om de contactgegevens van een teamleider, zodat u gemakkelijk een contactpersoon kunt aanwijzen en bereiken om snel de benodigde informatie door te geven.
Pre-Assign Jobs
Voorbereiding is de sleutel tot een soepele gang van zaken op de dag van het evenement. Bovendien is de kans groter dat vrijwilligers van uw evenement weer meedoen als ze de eerste keer dat ze vrijwilligerswerk voor uw organisatie doen een positieve ervaring hebben. Wanneer je je mogelijkheden opsomt, vermeld dan de job die je hen wil laten doen en een korte beschrijving. Zo kunnen evenementvrijwilligers zichzelf koppelen aan de juiste mogelijkheden. Wanneer uw vrijwilligers op het evenement aankomen, zijn ze klaar om aan de slag te gaan en weten ze precies wat hun verantwoordelijkheden zijn.
Verstuur Herinneringen
Nadat vrijwilligers zich hebben ingeschreven voor uw evenement, stuurt u een e-mail om de inschrijving te bevestigen en vrijwilligers te bedanken voor hun belangstelling. Omdat we mensen zijn, vergeten we soms dingen. Stuur een paar dagen van tevoren een herinnering met de datum en tijd van het evenement. Geef logistieke informatie, zodat vrijwilligers zich voorbereid voelen. Wij raden u aan de volgende informatie op te nemen:
- Locatiegegevens
- Contactnummers
- Wat mee te nemen
- Een schema voor de dag
U kunt ook korte maar inzichtelijke literatuur over uw zaak bijvoegen, zodat vrijwilligers al betrokken zijn voordat ze arriveren. De voorbereiding van uw organisatie toont uw toewijding aan de oorzaak, inspirerende betrokkenheid namens vrijwilligers.
Opzetten van een Vrijwilliger Check-In Systeem
Een check-in systeem bij elk evenement zal u helpen om de aanwezigheid van vrijwilligers bij te houden. Zodra vrijwilligers op de locatie van het evenement aankomen, laat ze dan direct naar een incheckpunt gaan (en zorg voor duidelijke bewegwijzering zodat het makkelijk te vinden is). Met een geautomatiseerd incheckproces kunnen vrijwilligers zich ook in- en uitschrijven, zodat je non-profitorganisatie waardevolle gegevens kan bijhouden over aantallen deelnemers en uren. Als je de technologie niet tot je beschikking hebt, stap dan over van pen en papier en maak een spreadsheet om de opkomst en deelname-uren bij te houden. Een goed georganiseerd evenement zal de stress op vrijwilligers bij evenementen minimaliseren, zodat ze een positieve ervaring hebben.
Bedank je vrijwilligers
Versterk je wervingsinspanningen met een betere inzet van vrijwilligers. Nu je weet hoe je vrijwilligers voor een evenement kunt krijgen, kun je je opmaken voor succes voor het volgende evenement. Sluit elk evenement af door je vrijwilligers te bedanken voor hun harde werk. Praat over alles wat je als team hebt kunnen bereiken en hoe waardevol hun vrijwillige inzet was. Volg op met een oprechte bedankmail. Gewaardeerd worden voelt goed – vrijwilligers willen misschien wel weer helpen!
Uw organisatie vertrouwt op de welwillende inzet van de vrijwilligers van uw evenement. We hopen dat deze 8 strategieën zullen helpen om alle helpende handen te krijgen die u nodig hebt om van uw volgende evenement een succes te maken. Wees niet bang om deze tips te gebruiken om vrijwilligers te betrekken en te behouden voor alle toekomstige mogelijkheden van uw organisatie!