U dacht misschien (heel begrijpelijk) dat faxen tot het verleden behoorde. De zakelijke communicatie is immers sterk veranderd sinds faxapparaten de belangrijkste manier waren om documenten naar klanten en collega’s te sturen. In feite zou u het helemaal mis hebben. Faxen via internet blijft een gemakkelijke, kosteneffectieve manier om belangrijke documenten snel, veilig en veilig te verzenden.
U hebt niet langer een omslachtig faxapparaat nodig om te profiteren van faxen. In feite kunt u met de mobiele en desktop-apps van RingCentral documenten faxen met een minimum aan gedoe.
Misschien wilt u een uiterst belangrijke deal sluiten met een nieuwe klant en moet u de relevante documenten zonder vertraging verzenden. Met de internetfaxservice van RingCentral hebt u alleen een werkende internetverbinding nodig – een vaste lijn is niet langer nodig.
In deze korte gids geven we u een snelle en beknopte inleiding tot online faxen en hoe het werkt in vergelijking met traditionele faxapparaten. Hier zijn de vragen en onderwerpen die we zullen behandelen:
- Kan ik een fax verzenden via internet?
- Wat is internetfaxen precies?
- Hoe een traditioneel faxapparaat werkt
- Hoe online faxen werkt
- Hoe kan ik gratis een fax verzenden via internet?
- De voordelen van faxen via internet
Laten we beginnen.
Waarom faxen?
Er zijn tal van redenen waarom u een fax via internet zou willen verzenden in plaats van te e-mailen. Misschien wel de belangrijkste is echter de veiligheid. In tegenstelling tot e-mails zijn faxen veel beter beveiligd. Dit maakt ze veel veiliger en houdt uw gegevens privé, vooral in vergelijking met e-mails, die kunnen worden gebruikt voor oplichting zoals phishing en ransomware.
Een ander punt om hier in gedachten te houden is dat faxen juridisch bindende documenten kunnen zijn in een rechtbank. Niet alleen het document zelf is veilig, dat geldt ook voor online faxservers. Steeds meer rechtbanken accepteren digitaal bewijs zoals PDF-bestanden, terwijl e-mails kwetsbaarder zijn voor frauduleuze activiteiten – ze zijn moeilijker te authenticeren en daarom slechts zelden toelaatbaar in de rechtbank als bewijs.
Met het werken op afstand in opkomst, raken we allemaal gewend aan het idee van werken vanaf elke locatie, en het kunnen samenwerken, vanaf elke locatie, is van het allergrootste belang.
Dus, wat gebeurt er als u in een bedrijfstak werkt die nog steeds fax gebruikt, zoals verzekeringen of de gezondheidszorg, maar u hebt geen fysiek faxapparaat in uw huis of kantoor? U verstuurt faxberichten via internet, natuurlijk – geen afdrukken nodig.
Zie hoe True Blue Insurance het mogelijk maakte voor hun bijna 100-koppige team om op afstand te werken vanaf elke locatie – en tegelijkertijd hun klanten te voorzien van bliksemsnelle service door middel van online faxen.
Kan ik echt een fax versturen via internet?
Je kunt inderdaad faxen versturen via internet! Online faxen is eenvoudig en gemakkelijk. Het is de onbezongen held van online communicatie. Terwijl andere methoden, zoals e-mailen en instant messaging, meer aandacht krijgen, blijken faxdiensten via internet blijvend populair bij klanten.
Het is gemakkelijk om online faxen te verzenden en te ontvangen. RingCentral maakt het bijzonder eenvoudig. Het biedt functies zoals:
- Faxen verzenden naar het faxnummer van een gekozen ontvanger
- Uw eigen faxnummer toewijzen dat anderen kunnen gebruiken om documenten naar u te faxen
- Uw bestaande telefoonnummer gebruiken, of een lokaal of gratis nummer om faxen te ontvangen
Wij zullen dit alles in een volgend gedeelte verder uitwerken.
Wat is internetfaxen?
Internetfaxen is, zoals de naam al zegt, het online verzenden en ontvangen van faxen. De tijd dat u over een enorm faxapparaat moest leunen, is gelukkig voorbij. Tegenwoordig kunt u faxen verzenden vanaf een verscheidenheid aan apparaten, waaronder:
- Uw computer (desktop of laptop)
- Smartphone (iPhone of Android)
- Tablet
Online faxdiensten maken gebruik van internet gateways om verbinding te maken met faxapparaten. Waar faxmachines vroeger alleen via telefoonlijnen konden worden bereikt en documenten konden worden verzonden, zijn ze nu toegankelijk vanaf online.
In het kort, internet gateways zijn knooppunten in een netwerk. Het zijn de belangrijkste haltes voor gegevens, die gebruikers in staat stellen informatie per e-mail of via software van derden te verzenden en deze door een faxapparaat te laten ontvangen, of omgekeerd.
Deze gateways accepteren documenten via het internet en sturen ze vervolgens rechtstreeks door naar het juiste faxapparaat. Dit stelt u in staat om een fax online te verzenden van waar u ook bent – geen onhandige oude faxmachine nodig – in het volste vertrouwen.
De plannen en prijzen zullen afhangen van de service die u kiest (iets wat we binnenkort zullen bespreken). Voor nu, hier is hoe je kunt gaan over het kiezen van een fax service die past bij uw behoeften en uw financiën:
- Stel een budget. Wat voor kosten kunt u zich veroorloven?
- Ontdek de faxdiensten op de markt en vergelijk functies en kosten.
- Kijk naar extra voordelen. Biedt de door u gekozen dienst fax per e-mail aan? Kunt u documenten bijvoegen vanuit diensten als Dropbox en Microsoft Office?
- Kijk naar de getuigenissen van klanten. Wat hebben eerdere klanten te zeggen gehad over individuele faxdiensten? Hoe verhoudt het zich tot traditioneel faxen?
🕹️ Bekijk in de praktijk hoe RingCentral is ontworpen om u eenvoudig faxen via internet te laten verzenden. Boek een productrondleiding om het te bekijken:
Kies een tijd
💰 U kunt ook deze calculator gebruiken om te zien hoeveel uw bedrijf ongeveer zou kunnen besparen door RingCentral te gebruiken om de communicatie van uw team met elkaar en met klanten te ondersteunen.
Hoe een traditioneel faxapparaat werkt
Traditionele faxapparaten werken door facsimile’s (ook wel kopieën of kortweg fax genoemd, vandaar de naam) van documenten te verzenden via telefoonlijnen. Zij scannen documenten door het gebruik van een geladen-gekoppeld apparaat, dat effectief kijkt naar elke regel van een bepaald document, detecteert zwarte gebieden en witte gebieden, en stuurt dan een reproductie van wat het vindt via de telefoonlijn via een elektrische puls. Het faxapparaat aan de andere kant van de lijn ontvangt deze pulsen en stuurt ze vervolgens naar een printer.
Pas wanneer u het proces van het verzenden van een traditionele fax bekijkt, realiseert u zich hoe omslachtig het is. Hier is een snel stap-voor-stap overzicht:
- Een persoon typt een document.
- Dan printen ze een fysieke kopie.
- Dan scannen ze het in het faxapparaat en drukken op de verzendknop.
- Het document wordt verzonden met een traditioneel faxapparaat.
- Een binnenkomende fax wordt ontvangen en afgedrukt aan de andere kant.
- De ontvanger kan deze kopie vervolgens scannen om een digitaal bestand te maken (als Word-document, PDF-bestand, of een afbeelding zoals een PNG). Dit is waarschijnlijk van aanzienlijk mindere kwaliteit dan het originele document.
Het is daarom niet moeilijk te zien waarom zo veel mensen kijken naar andere methoden om documenten te verzenden, waaronder online faxen, als een eenvoudiger en handiger alternatief.
Hoe online faxen werkt
Met RingCentral is het online verzenden van een fax net zo eenvoudig als het verzenden van een e-mail. Hier leest u hoe:
- Selecteer de optie “Nieuwe fax” in de RingCentral desktop of mobiele app.
- Voer het faxnummer van de ontvanger in en voeg de relevante berichttekst toe.
- Voeg de juiste documenten toe vanuit Box, Dropbox, Google Drive (inclusief Google Docs) of Microsoft Office.
- Aternatief kunt u faxen verzenden via e-mail door ze te adresseren aan het juiste faxnummer @rcfax.com.
Hier volgt een overzicht van hoe u faxen kunt verzenden en ontvangen met RingCentral:
Hoe kan ik gratis een fax verzenden via internet?
We hebben het al gehad over online faxdiensten, die een reeks functies bieden tegen maandelijkse kosten. Er zijn echter gratis fax alternatieven. U kunt bijvoorbeeld de toepassing Faxen en scannen van Microsoft gebruiken, die gratis wordt meegeleverd met Windows (tot en met Windows 10). U hebt de volgende hardware en accessoires nodig om het te gebruiken:
- Een computer uitgerust met Fax en Scan
- Een vaste lijn (het werkt niet met VoIP)
- Een interne of externe faxmodem
- Een snoer dat het model verbindt met een telefoonlijn
Echter, er is een nadeel hier. Omdat Faxen en scannen via een faxmodem op een telefoonlijn moet worden aangesloten, betekent dit dat uw vaste telefoonlijn wordt onderbroken terwijl u faxen verzendt en ontvangt, wat natuurlijk een ongemak is. U kunt ook geen mobiel apparaat gebruiken. Zoals we hebben besproken, gebruiken faxdiensten gateways om dit probleem te vermijden. Bovendien moet uw computer de hele tijd aan staan terwijl faxen worden verzonden of ontvangen.
🔍 Denkt u erover een nieuw communicatiemiddel aan te schaffen en weet u niet zeker hoe u eraan moet beginnen? Hier is een checklist om u te helpen het juiste communicatiemiddel voor uw bedrijf te kiezen.
De voordelen van faxen via internet
Er zijn dus tal van voordelen verbonden aan online faxen. Deze omvatten het volgende:
- Het verzenden en ontvangen van faxen vanaf elke plaats en op elk tijdstip. Dit is met name handig voor bedrijven die vanuit meerdere locaties werken en voor bedrijven die de overstap maken naar werken op afstand.
- Lagere kosten. Als u zich abonneert op RingCentral, kunt u faxen verzenden zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de kosten van toner en faxapparaten. U hoeft zich ook geen zorgen te maken over het onderhoud ervan (er kan immers heel wat misgaan).
- Betrouwbare beveiliging. Faxen versturen via de telefoonlijn is niet zo veilig als je zou denken: documenten kunnen gemakkelijk worden onderschept door nieuwsgierige ogen. Met RingCentral worden uw faxen veilig verzonden via een gecodeerde internetverbinding.
- Faxen verzenden en ontvangen zonder uw telefoonlijn in beslag te nemen. Zoals we hebben opgemerkt, kan het gebruik van gewone telefoonlijnen voor faxen inkomende oproepen blokkeren en ervoor zorgen dat u geen uitgaande oproepen kunt doen. Met RingCentral verloopt alles via uw internetverbinding, waardoor uw telefoonlijn vrij blijft.
Klaar om binnen enkele seconden online faxen te verzenden?
Zoals we hier hebben geprobeerd uit te leggen, zijn er veel voordelen aan het gebruik van online faxen in plaats van e-mail. Vooral bedrijven kunnen hiervan profiteren. Niet alleen zorgt online faxen voor een betere beveiliging, het levert ook een scala aan andere voordelen op.
Daaronder vallen tijd- en geldbesparing, de mogelijkheid om documenten elektronisch te ondertekenen, het overzichtelijk houden van uw documenten en de mogelijkheid om faxen vanaf mobiele apparaten te verzenden.
De altijd-aan-internetfaxdienst van RingCentral is eenvoudig te gebruiken en zal uw budget niet te boven gaan. U beheert uw uitgaande en inkomende faxen online, bespaart onnodige kosten en maakt uw werk in het algemeen een stuk eenvoudiger. Uw bedrijf en zijn klanten kunnen hier op lange termijn de vruchten van plukken.