ERISA Compliance Regulations
De Employee Retirement Income Security Act van 1974 (ERISA) heeft betrekking op de meeste vrijwillig opgezette pensioenregelingen voor werknemers in de particuliere sector. Werkgevers in de particuliere sector moeten ervoor zorgen dat hun pensioenregelingen voldoen aan de ERISA-voorschriften. ERISA stelt de minimumnormen vast voor deze regelingen, waaronder toegezegde-bijdrageregelingen, toegezegd-pensioenregelingen, 401(k)’s, Employee Stock Ownership Plans (ESOP’s), Simplified Employee Pension Plans (SEP’s) en Profit Sharing Plans.
Basisnaleving van ERISA vereist dat werkgevers deelnemers informeren over planinformatie, hun rechten onder het plan, en hoe het plan wordt gefinancierd. Dit omvat ervoor zorgen dat plannen voldoen aan de minimumnormen van ERISA, het bijhouden van gegevens, jaarlijkse indiening en rapportage, en fiduciaire naleving. ERISA voorziet in de minimumnormen voor deelname, opbouw van uitkeringen, en het onvoorwaardelijk worden van uitkeringen onder het plan. Onder ERISA is er ook een fiduciaire plicht voor diegenen die de fondsbeleggingen beheren, beheren of controleren, die hen verplicht uitsluitend te handelen in het belang van de deelnemers aan en begunstigden van het fonds. Niet-naleving van de ERISA-vereisten voor gekwalificeerde plannen kan een bedrijf blootstellen aan ERISA-geschillen en boetes van de DOL of de IRS. Ervaren ERISA-advocaten kunnen uw bedrijf helpen ERISA-naleving te handhaven en dure boetes te vermijden.
ERISA-kennisgevingsvereisten
ERISA vereist bepaalde minimumkennisgevingsvereisten voor deelnemers aan het plan. Dit omvat de eis dat alle deelnemers binnen 90 dagen na de eerste dag van dekking een beknopte planbeschrijving (SPD) ontvangen. SPD’s moeten bepaalde informatie verstrekken, waaronder de naam van het plan, informatie over de werkgever, het type plan, aangewezen agenten, geschiktheidsvereisten, beschrijving van voordelen, informatie over de financiering van het plan, claimprocedures en verklaring van ERISA-rechten. Bovendien moeten werknemers op de hoogte worden gebracht van alle materiële wijzigingen in hun uitkeringsregelingen via een samenvatting van materiële wijzigingen (SMM) kennisgeving.
ERISA-rapportage en bijhouden van gegevens
Werkgevers moeten nauwkeurige gegevens bijhouden met betrekking tot hun uitkeringsregelingen voor werknemers. Op grond van sectie 107 van ERISA moeten alle gegevens met betrekking tot overheidsdeclaraties worden bewaard en voor onderzoek beschikbaar worden gehouden gedurende ten minste zes jaar na de datum van de declaratie. Krachtens sectie 209 moet een werkgever echter uitkeringsgegevens met betrekking tot werknemers bijhouden gedurende een periode die voldoende is om de aan deze werknemers verschuldigde uitkeringen te bepalen.
Bedrijven hebben ook verplichte rapportageverplichtingen krachtens ERISA. Voor plannen met 100 deelnemers of meer moeten sponsors van het plan jaarlijks Form 5500 Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan indienen. Voor plannen met minder dan 100 deelnemers kunnen sponsors het korte formulier 5500-SF gebruiken.
Een plansponsor zal zijn formulier 5500 elektronisch indienen via het EFAST-systeem van het Department of Labor. De elektronische indiening voldoet aan de ERISA- en Internal Revenue Code (IRC) -rapportagevereisten door een rapport te verstrekken over de financiële toestand, beleggingen en activiteiten van het plan. Dit omvat informatie over het plan, de plannaam, het planjaar, een schema van planactiva en -verplichtingen, dienstverleners, verzekeringskosten en -aanbieders, deelnemers en financiële gegevens.
Employee ERISA Violation Claims
Werknemers en deelnemers aan het plan hebben minimale bescherming voor claimprocedures voor werknemersuitkeringsregelingen onder ERISA. Wanneer een vordering van een werknemer wordt afgewezen, moet het plan voldoende kennisgeving van de reden voor de afwijzing verstrekken en hen de gelegenheid geven voor een volledige en eerlijke herziening. Als het plan een negatieve beslissing neemt op het beroep van de eiser, moet het de reden voor de beslissing specificeren en een verklaring geven van het recht van de eiser om juridische stappen te ondernemen onder ERISA.
ERISA Fiduciaire Verantwoordelijkheden
ERISA fiduciaires hebben een verplichting om uitsluitend in het belang van de deelnemers aan het plan en de begunstigden te handelen. Dit omvat het dragen van de redelijke kosten voor het beheer van het plan, het diversifiëren van de beleggingen om het risico van grote verliezen te minimaliseren, het volgen van de voorwaarden van het geschreven plan document, en het vermijden van belangenconflicten. De fiduciair is ook verantwoordelijk voor het toezicht op de beleggingsprestaties en het selecteren van beleggingsopties en -aanbieders.
ERISA-audits
De Employee Benefits Security Administration (EBSA) voert regelmatig audits van uitkeringsregelingen uit om de regelingen te onderzoeken en de naleving ervan te waarborgen. Audits kunnen worden uitgelokt door een beoordeling van formulier 5500 of andere rapporten, een beoordeling van beknopte planbeschrijvingen, klachten van werknemers, of zelfs willekeurige audits. Volgens een rapport van het ministerie van Arbeid resulteert ongeveer twee derde van de civiele onderzoeken van de EBSA in een geldelijke terugvordering of andere corrigerende maatregelen. Ongeveer een vierde van de strafrechtelijke onderzoeken resulteerde in schuldbekentenissen of strafrechtelijke veroordelingen.
Sancties voor ERISA-overtredingen
EBSA handhaaft de wetten van het ministerie van Arbeid, waaronder ERISA. Plan sponsors kunnen worden bestraft door EBSA voor ERISA-overtredingen. Sancties voor ERISA-overtredingen kunnen afhangen van het type overtreding, de omvang van de overtreding, en of de overtreding opzettelijk was. Sancties voor overtredingen kunnen boetes, betalingen aan deelnemers aan het plan en vereiste wijzigingen in de praktijken en procedures van het bedrijf omvatten. Planbeheerders die niet voldoen aan de jaarlijkse rapportagevereisten zijn ook onderworpen aan een boete van maximaal $ 1.000 per dag.
ERISA fiduciaire schendingen kunnen de fiduciair ook onderwerpen aan persoonlijke aansprakelijkheid voor verliezen aan deelnemers aan het plan. Deelnemers aan het plan en begunstigden hebben het recht om juridische stappen te ondernemen tegen de planbeheerder, planbeheerder of anderen die de planactiva controleren voor een schending van de fiduciaire plicht. Fiduciaires kunnen ook aansprakelijk zijn jegens deelnemers voor gederfde inkomsten of ten onrechte ontvangen winsten.
Willeful ERISA-overtredingen kunnen zelfs leiden tot strafrechtelijke vervolging. De maximale strafrechtelijke sancties voor ERISA-overtredingen omvatten tot 10 jaar gevangenisstraf en boetes tot $ 100.000. Bedrijven die worden beschuldigd van ERISA-overtredingen kunnen strafrechtelijke boetes krijgen tot $ 500.000, naast eventuele civiele aansprakelijkheid.
Voluntary ERISA Compliance Corrections
Het ministerie van Arbeid heeft vrijwillige nalevingsprogramma’s voor plansponsors die een mogelijke schending van ERISA-vereisten ontdekken. Dit omvat het Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP) en het Voluntary Fiduciary Correction Program (VFCP).
Delinquent Filer Voluntary Compliance Program
Wanneer een planbeheerder niet heeft voldaan aan de jaarlijkse ERISA-rapportagevereisten, biedt het DFVCP beheerders een manier om aan de vereisten te voldoen en aanvullende civielrechtelijke boete-aanslagen te voorkomen. Door achterstallige jaarverslagen in te dienen via het DFVCP, kunnen planbeheerders vrijwillig een verlaagd boetebedrag betalen.
Het in aanmerking komen voor het DFVCP is beperkt tot planbeheerders met indieningsverplichtingen onder Titel I van ERISA die nog niet door de DOL op de hoogte zijn gebracht van hun verzuim om een jaarverslag in te dienen. Deelname omvat het indienen van formulier 5500 of 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan en het indienen van informatie en betaling onder de verlaagde boetestructuur.
Voluntary Fiduciary Correction Program
Als een fiduciair of plansponsor een mogelijke schending van de fiduciaire plicht ontdekt, kunnen ze hun schending corrigeren via het VFCP om extra boetes te voorkomen. De VFCP stelt fiduciaires in staat om te voldoen aan de ERISA-regelgeving door corrigerende maatregelen te nemen.
Om verlichting van handhavingsacties te zoeken, zijn fiduciaires verplicht om:
- Identificeer eventuele schendingen en bepaal of ze binnen de 19 categorieën transacties vallen die onder de VFCP vallen;
- Volg het proces om kwalificerende schendingen te corrigeren;
- Bereken eventuele verliezen of winsten die verband houden met de schendingen en herstel de bedragen met rente; en
- Dien een aanvraag in bij EBSA, inclusief documentatie waaruit blijkt dat corrigerende maatregelen zijn genomen.
San Diego ERISA Compliance Attorneys
Bij Butterfield Schechter LLP, voorzien wij onze cliënten van ERISA compliance counseling en andere employee benefits counseling. Onze advocaten zullen ervoor zorgen dat uw bedrijf en fiduciaires in overeenstemming blijven met de ERISA-regels en wijzigingen in de regelgeving. Neem vandaag nog contact op met ons kantoor voor vragen over hoe wij u en uw bedrijf kunnen helpen succesvol te zijn.
ERISA Compliance Resources
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2020
How Will the SECURE Act Impact 401(k)s?
Department of Labor’s for Targeted EBSA Enforcement
2019 IRS Proposed Regulations on Hardship Distribution Changes
End of Year Checklist for Plan Providers
IRS Cost of Living Adjustments Announced: 401(k) contribution limit increases to $19,000 in 2019
Penny-Wise and Pound-Foolish: Een zaak van het Hooggerechtshof over onjuiste classificatie van werknemers kan leiden tot fiduciaire breukclaims
IRS-uitspraak staat rollover toe van nalatigheid van overleden echtgenoot om een begunstigde aan te wijzen
IRS Umbrella Closing Agreement Program to Corrected Missed Deadlines
Waarschuw deze veel voorkomende ERISA-nalevingsfouten
Voormalige planbeheerder veroordeeld tot betaling van $1.6 miljoen aan winstdelingsplan te betalen
Plansponsors moeten speciale belastingmededeling voor 401(k)s
Waarschuw voor deze veelvoorkomende ERISA-nalevingsfouten
Voormalige pensioenfondsbeheerder veroordeeld tot betaling van $1.6 miljoen dollar aan winstdelingsplan te betalen
Plansponsors moeten speciale belastingmededeling voor 401(k)s bijwerken
Wat zou een overheidsonderzoek over uw pensioenplan aan het licht brengen?
Gemeenschappelijke gevaren van het IRS-programma voor vrijwillige correctie
ERISA-adviesraad: beoordeling van verplichte openbaarmakingen
Vijf veelgemaakte fouten van plan sponsors
Fiduciaire beste praktijken voor de bescherming van uw bedrijf
Vermijd dure boetes voor te laat formulier 5500
Beheer bevroren pensioenplannen
ERISA pensioenplannen mogen frauduleuze overdrachten niet beschermen
Verboden transacties voor Fiduciaires na DOL-regelwijziging
Kerk-Affiliated Hospitals Win ERISA Exemption
The Recent Revamp of ERISA Disability Claim Regulations
Dodd-Frank and the Fiduciary Rule
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2017
My Plan is being Audited! Wat nu?
Retirement Plan Examinations and Enforcement Programs on the Rise: Guidance for Plan Sponsors
401(k) Safe-Harbor Hardship Distributions: Best Practices
Does ERISA Cover Your Church Plan?
Newly Issued Required Amendments Lists for Qualified Retirement Plans
2017 Retirement Plan Limits
Don’t Forget to Take Your 2016 RMD!
Nieuwe wet verplicht tot aanvullende informatieverschaffing door openbare pensioenregelingen in Californië
DOL-audits van werknemerspensioenregelingen
Belangrijke komende deadlines voor het indienen van formulieren 5500
Nieuw tariefschema voor vrijwillige correctieprogramma’s
IRS werkt EPCRS bij met Rev. Proc. 2016-51