Een boekhouder inhuren

Elke dollar telt voor bedrijfseigenaren, dus als u niet weet waar u maandelijks aan toe bent, bent u er aan het eind van het jaar misschien niet meer. En terwijl het gebruik van doe-het-zelf boekhoudsoftware kan helpen de kosten te bewaken, reiken de voordelen van het inhuren van goede accountants veel verder dan het kraken van cijfers. In potentie kunnen ze de financiële partner van uw bedrijf voor het leven zijn, met intieme kennis van niet alleen hoe u uw volgende vorkheftruck gaat financieren, bijvoorbeeld, maar ook hoe u de universitaire opleiding van uw dochter gaat financieren.

Voordat u er echter een inhuurt, moet u ervoor zorgen dat u de vier basisgebieden van expertise in een algemene boekhoudpraktijk begrijpt:

1. Bedrijfsadviesdiensten. Aangezien een accountant kennis moet hebben van uw zakelijke omgeving, uw fiscale situatie en uw financiële overzichten, is het zinvol om hen te vragen alle stukken samen te trekken en u te helpen met een bedrijfsplan en een persoonlijk financieel plan. Accountants kunnen advies geven over alles, van verzekeringen (hebt u echt een bedrijfsonderbrekingsverzekering nodig of is het goedkoper om een tweede locatie te huren?) tot uitbreiding (hoe zal extra capaciteit de bedrijfskosten beïnvloeden?). Accountants kunnen een nieuw niveau van inzicht bieden, gewoon door hun perspectief.
2. Boekhouding en administratie. Dit zijn misschien de meest elementaire boekhoudkundige disciplines. Hoewel het voor veel ondernemers zinvol is om hun dagelijkse administratie te beheren, kan een accountant helpen bij het opzetten van boekhoud- en boekhoudsystemen en u laten zien hoe u deze moet gebruiken. Met een goed systeem kunt u de winstgevendheid evalueren en de prijzen aanpassen. Het stelt u ook in staat om uitgaven te controleren, een budget bij te houden, trends te spotten en boekhoudkundige kosten te verminderen die nodig zijn om financiële overzichten en belastingaangiften te produceren.
3. Belastingadvies. Accountants die hulp bieden bij belastinggerelateerde kwesties kunnen dit meestal doen op twee gebieden: belastingnaleving en belastingplanning. Planning verwijst naar het verminderen van uw totale belastingdruk. Compliance verwijst naar het naleven van de belastingwetten.
4. Auditing. Deze diensten worden meestal door banken verlangd als voorwaarde voor een lening. Er zijn vele niveaus van auditing, variërend van het eenvoudig voorbereiden van financiële overzichten tot een eigenlijke audit, waarbij de accountant of een andere derde partij zekerheid verschaft dat de financiële informatie van een bedrijf accuraat is.

Het kiezen van een accountant
De beste manier om een goede accountant te vinden, is om een verwijzing te krijgen van uw advocaat, uw bankier of een zakelijke collega. U kunt ook informeren bij de Society of Certified Public Accountants in uw staat, die een verwijzing kan maken.

Want accountants werken meestal voor grote bedrijven, CPA’s (gecertificeerde openbare accountants) werken voor een verscheidenheid aan grote en kleine bedrijven. Onderschat het belang van een CPA niet. Deze titel wordt alleen toegekend aan mensen die zijn geslaagd voor een strenge, tweedaagse, nationaal gestandaardiseerde test. De meeste staten eisen dat CPA’s ten minste een universitair diploma of het equivalent daarvan hebben. Verschillende staten vereisen ook post-graduate werk.

Als u eenmaal een aantal goede kandidaten hebt gevonden, is het belangrijk om te bepalen hoeveel van het werk uw bedrijf zal doen en hoeveel door de accountant zal worden gedaan.

Boekhoudkundige diensten kunnen worden onderverdeeld in drie brede categorieën: het registreren van transacties, het samenstellen ervan, en het genereren van aangiften en financiële overzichten. Hoewel de eerste twee categorieën een lager vaardigheidsniveau vereisen dan de laatste, rekenen veel kantoren hetzelfde uurtarief voor alle drie. Daarom is het belangrijk om precies te bepalen welke werkzaamheden u door een accountant wilt laten uitvoeren.

De volgende stap is het interviewen van uw referenten. Voor elk, plan op twee vergaderingen alvorens uw beslissing te nemen. Een vergadering moet bij u zijn. De andere moet bij hen zijn. Tijdens de gesprekken is uw belangrijkste doel drie dingen te weten te komen: diensten, persoonlijkheid en honoraria. Hier is wat te vragen op elk gebied.

1. Diensten: De meeste accountantskantoren bieden belasting- en auditdiensten aan. Maar hoe zit het met boekhouden? Managementadvies? Estate planning? Zal de accountant u helpen bij het ontwerpen en implementeren van financiële informatiesystemen? Een CPA kan diensten aanbieden zoals het analyseren van transacties voor leningen en financiering; het voorbereiden, controleren, beoordelen en samenstellen van financiële overzichten; het beheren van investeringen; en u vertegenwoordigen voor de belastingdienst.
   Hoewel kleinere accountantskantoren over het algemeen een betere gok zijn voor ondernemers, bieden ze mogelijk niet al deze diensten. Zorg ervoor dat het kantoor heeft wat u nodig hebt. Als het geen gespecialiseerde diensten kan aanbieden, kan het relaties hebben met andere kantoren waarnaar het u kan doorverwijzen om deze zaken te behandelen. Naast de diensten, zorg ervoor dat het kantoor ervaring heeft met kleine bedrijven en uw specifieke industrie.
2. Persoonlijkheid: Is de stijl van de accountant compatibel met de jouwe? Zorg ervoor dat de mensen die u ontmoet dezelfde zijn die uw bedrijf zullen behandelen. Bij veel accountantskantoren houden sommige partners zich bezig met verkoop en nieuwe zaken, en geven vervolgens het feitelijke accountwerk door aan anderen.
   Bij het evalueren van competentie en compatibiliteit, vraag kandidaten hoe ze zouden omgaan met situaties die relevant zijn voor u. Bijvoorbeeld: Hoe zou u omgaan met een kantoorcontrole van de Belastingdienst op zoek naar verificatie van autokosten? Luister naar de antwoorden en beslis of dat de manier is waarop u zou willen dat uw zaken worden behandeld.
   Realize, ook, dat het hebben van een accountant die een andere aanpak hanteert een goede zaak kan zijn. Wees er alleen zeker van dat de accountant u niet onder druk zet om dingen te doen waar u zich niet prettig bij voelt.
3. Vergoedingen: Vraag hier van tevoren naar. De meeste accountantskantoren rekenen per uur met tarieven variërend van $ 100 tot $ 275. Echter, anderen werken op een maandelijkse retainer. Vraag een aantal offertes van verschillende accountants. Probeer ook een schatting te krijgen van de totale jaarlijkse kosten op basis van de diensten die u hebt besproken.
   Baseer uw beslissing echter niet alleen op de kosten, want een accountant die een hoger uurtarief rekent, is waarschijnlijk meer ervaren en in staat om sneller te werken dan een beginner die minder rekent.
   Zorg er ook voor dat u om referenties vraagt – met name van klanten in uw branche. Bel ze op om te weten te komen hoe tevreden ze waren over de diensten, tarieven en beschikbaarheid van de accountant.

Haal het meeste uit de relatie
Nadat u een keuze hebt gemaakt, zet u de voorwaarden van de overeenkomst uiteen in een opdrachtbrief. Daarin moeten de op te stellen aangiften en overzichten en de in rekening te brengen kosten worden vermeld. Dit zorgt ervoor dat u en uw accountant dezelfde verwachtingen hebben.

Ook moet u uw deel van de overeenkomst nakomen. Geef uw accountant geen schoenendoos vol bonnetjes. Noteer de details van alle cheques in uw chequeregister, of ze nu voor nutsvoorzieningen, voorraden enzovoort zijn. Identificeer ook de bronnen van inkomsten op uw bankafschriften. Hoe beter u uw administratie bijhoudt, hoe minder tijd uw accountant hoeft te besteden en hoe lager uw honoraria zullen zijn.

Het is een goed idee om elke maand een ontmoeting of op zijn minst een gesprek met uw accountant te hebben. Bekijk financiële overzichten en neem problemen door, zodat u weet waar uw geld naartoe gaat. Uw accountant moet verder gaan dan number-crunching om alternatieve manieren voor te stellen om kosten te besparen en op te treden als een klankbord voor alle ideeën of vragen die je hebt.

Uittreksel uit Start Your Own Business, Fifth Edition door het personeel van Entrepreneur.

Asking the Right Questions

Hier zijn tien kritische vragen te stellen bij het interviewen van een accountant:

1. Bent u een CPA? (Ga er niet van uit dat elke accountant dat is.)

2. Heeft u een vergunning om te praktiseren in uw staat?

3. Wanneer en waar heeft u een vergunning gekregen om te praktiseren?

4. Waar heeft u gestudeerd en welke diploma’s heeft u behaald?

5. Wie zijn enkele van uw cliënten? (Noem ze.)

6. Op welk gebied bent u gespecialiseerd?

7. Hoe groot of klein zijn uw cliënten, en hoe groot waren ze toen u uw relatie met hen begon?

8. Hoe toegankelijk bent u? (Sommige accountants zijn alleen tijdens kantooruren bereikbaar; anderen zullen u hun thuis- of piepernummer geven.)

9. Bij welke beroepsorganisaties bent u aangesloten? Hoe actief bent u in die groepen?

10. Wat zijn uw honoraria? (Vraag om enkele actuele facturen te zien.)

Uittreksel uit Start Your Own Business, Fifth Edition door de staf van Entrepreneur.