Het betwisten van een onjuiste afschrijving en het melden van een frauduleuze afschrijving vereisen verschillende handelingen van de kaarthouder.
Hier volgt het onderscheid tussen de twee soorten afschrijving:
Gefraudeerde afschrijving: PCard-heffing van een verkoper die niet het gevolg is van fraude, maar die moet worden betwist; Voorbeelden zijn
- een bedrag voor een artikel dat nooit is ontvangen
- een bedrag voor een geretourneerd artikel
- een bedrag dat inclusief omzetbelasting is
- een bedrag dat abusievelijk door de verkoper op de rekening is geplaatst
Als kaarthouders verschillen opmerken tussen het afschrift en hun kwitanties, of als er posten op het afschrift staan die onjuist lijken te zijn, moeten zij eerst proberen deze rechtstreeks met de verkoper/leverancier op te lossen.
Als het item niet rechtstreeks met de leverancier kan worden opgelost, moeten kaarthouders contact opnemen met de Citi Klantenservice op 1-800-248-4553 (bel collect 1-904-954-7314 als u buiten de VS belt), die per fax of per post het vooraf ingevulde geschillenformulier zal sturen om hun geschil formeel voort te zetten, inclusief de reden voor het geschil en een kopie van het afschrift waarop de fout is aangegeven. Dit formulier moet worden ondertekend en teruggestuurd per fax of US Mail met eventuele aanvullende documentatie (bijv. kopie van krediet ontvangst) naar Citibank Customer Service.
Citibank kan geen geschil formulieren accepteren zonder handtekening van de kaarthouder, omdat ze kunnen worden gebruikt als juridische documenten en Citibank moet de handtekening op het geschil formulier te vergelijken met de handtekening die de handelaar zou kunnen presenteren.
Voor het geschil dat vanuit de VS wordt aangekaart, is de termijn om Citi van het geschil op de hoogte te stellen 60 dagen vanaf de afschriftdatum waarop de kosten voor het eerst verschijnen.
Frauduleuze kosten: PCard-kosten die niet door de kaarthouder zijn gemaakt, soms van een onbekende handelaar, meestal een gevolg van
- diefstal van de fysieke PCard
- verlies van de fysieke PCard
- diefstal van het PCard-rekeningnummer
Kaarthouders die mogelijk frauduleuze transacties op hun rekeningafschrift zien, moeten onmiddellijk de Citibank Klantenservice op de hoogte stellen op 1-800-248-4553 (bel collect 1-904-954-7314 als u van buiten de V.S. belt).S.) die samen met de kaarthouder de kaart onmiddellijk zal blokkeren of annuleren. De rekening zal dan worden overgedragen aan een medewerker van de Citibank Fraud Department die samen met de kaarthouder de transacties zal bekijken en een onderzoek zal instellen naar de verdachte activiteiten. Kaarthouders kan worden gevraagd een verklaring in te vullen waarin frauduleuze transacties worden beschreven.
Kaarthouders moeten worden geadviseerd een kaart als verloren of gestolen te melden of elke vermoedelijke frauduleuze activiteit op hun rekening te melden zodra zij zich bewust worden van de situatie. Deze onmiddellijke actie van de kant van de kaarthouder kan helpen om het fraudeonderzoek te bespoedigen, ongeoorloofde activiteit te beperken en de aansprakelijkheid van uw bedrijf te verminderen.
Aankoopkaart per vergissing gebruikt door kaarthouder
Als een kaarthouder de aankoopkaart per vergissing gebruikt-bijvoorbeeld, een persoonlijke aankoop doet denkend dat hij of zij een persoonlijke creditcard heeft gebruikt- moet de kaarthouder onmiddellijk contact opnemen met zijn of haar Purchasing Card lokale beheerder. In sommige gevallen kan de verkoper de inkoopkaart crediteren voor het bedrag dat per vergissing in rekening is gebracht en in plaats daarvan een persoonlijke kredietkaart aanvaarden. Indien dit niet mogelijk is, moet de kaarthouder een cheque uitschrijven ten gunste van Harvard University voor het volledige bedrag van de uitgave. Een kaarthouder in deze situatie moet contact opnemen met zijn of haar lokale beheerder voor meer informatie over de controleprocedure. Alle kosten die bij vergissing zijn gemaakt, moeten een gedetailleerde verklaring in het afrekensysteem bevatten, en kopieën van ondersteunende documentatie waaruit blijkt dat de universiteit volledig is terugbetaald, moeten lokaal worden bewaard voor het geval van een audit.