Wat is een Auto Attendant?
Niet iedereen is bekend met de term “auto attendant,” maar iedereen weet wat het is. Sommigen noemen het een virtuele receptionist. Het is de automatische begroeting die een keypad prompt menu biedt voor bellers om met afdelingen of mensen te verbinden. Het kan ook basis bedrijfsinformatie geven, zoals openingstijden, lokale adressen of huidige aanbiedingen.
Eerste indrukken zijn belangrijk. In tegenstelling tot een live receptionist, werkt de auto attendant 24/7/365 en heeft nooit een slechte dag. U kunt zelfs de boodschap aanpassen voor na kantooruren of op feestdagen.
Waarom een auto attendant gebruiken? Wat zijn de voordelen?
Het gebruik van een auto attendant systeem is de gemakkelijkste en goedkoopste manier om de klanttevredenheid te verbeteren en de productiviteit van de werknemers te verhogen.
Professionele eerste indruk & elke keer na
Het maakt niet uit of u een gevestigd klein bedrijf bent met 20 werknemers of een nieuwe start-up (zoals u en een vriend die vanuit uw garage werkt) – met een auto attendant, zullen bellers het niet kunnen zien. Het is een van de meest betaalbare manieren om uw bedrijf onmiddellijk een voorsprong te geven.
Creëer aangepaste welkomstboodschappen
Verbeter de ervaring van uw beller met begroetingen die specifiek zijn voor uw bedrijf, locatie en situatie. Een receptioniste hoeft niet live te zijn om het persoonlijke contact te behouden dat uw klanten gewend zijn.
Laat zien dat uw bedrijf hun tijd en behoeften respecteert door consistente begroetingen, doordachte menuopties en efficiënte gespreksroutering te gebruiken.
Nooit een oproep missen met eenvoudige gespreksroutering
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt – u belt een bedrijf en krijgt het gevreesde: “Ik zal u in de wacht zetten terwijl ik u doorverbind…”, waarna het gesprek wordt afgebroken of naar de verkeerde persoon wordt doorverbonden.
Met een auto attendant gebeurt dit nooit. Bellers kunnen kiezen met wie ze spreken, zodat ze de juiste persoon, de eerste keer krijgen. En als u een volledig virtueel telefoonsysteem gebruikt, zoals NetLines, kan het verbinding maken met de mobiele telefoons van werknemers, waardoor het aantal beantwoorde oproepen toeneemt.
Automatische bedienpost stroomlijnt uw interne communicatie, vermindert de frustratie van bellers en optimaliseert de tijd van werknemers.
Verhoog de productiviteit & focus van werknemers
Voor elk klein bedrijf is tijd een kostbaar goed. Werknemers hebben vaak meerdere petten op en jongleren met veel prioriteiten. Administratieve taken nemen alleen maar tijd weg van het werk aan belangrijke groei-initiatieven en activiteiten.
Met een geautomatiseerde receptionist is het routeringsproces voorgeprogrammeerd, waardoor tijd van werknemers vrijkomt.
Elke werknemer of afdeling krijgt de juiste gesprekken, op tijd. Er hoeft niet te worden gewacht op doorverbinden of op een ander teamlid om een bericht door te geven. Vragen of problemen van klanten worden efficiënt behandeld, waardoor de productiviteit van werknemers en afdelingen toeneemt.
Bespaar geld ten opzichte van professionele alternatieven
Vergeleken met andere professionele receptionist-alternatieven, is een telefoondienst met een auto attendant meestal goedkoper. Of u nu overweegt een fulltime receptionist in dienst te nemen of een beroep te doen op een kantoormanager of administratief medewerker, een auto attendant maakt dat overbodig. U bespaart werknemers tijd en geld dat beter elders kan worden besteed.
Sommige bedrijven overwegen ook een live receptionist op afstand. Hoewel deze diensten zijn goedkoper dan een full-time werknemer, ze nog steeds kosten honderden dollars per maand. Voor de meeste bedrijven is dit een volstrekt overbodige kostenpost die beter kan worden afgehandeld met een auto attendant.
Wie zou een auto attendant moeten gebruiken?
- Kantoren (zoals tandarts, dokter, financieel, juridisch, marketing, en meer)
- Verkoopteams
- Makelaarskantoren
- Scholen en instellingen die afstandsonderwijs gebruiken
- Callcenters
- Kleine ondernemers
- Consultants
- Startups
- Freelancers
- Kleine nonprofit
- Virtuele of remote bedrijven of teams
Voorbeelden van wanneer &Hoe een geautomatiseerde antwoorddienst te gebruiken
- Na sluitingstijd en in het weekend – wanneer uw kantoor gesloten is
- Feestdagen, sluitingen of bedrijfswijzigingen – nationale feestdagen, fabriekssluitingen, schoolvakanties, tijdelijke sluitingen of bedrijfswijzigingen (zoals tijdens een pandemie)
- Herstel na rampen – als uw bellers meer informatie nodig hebben over een recente overstroming, brand, natuurramp, enz.
- Seizoensbegroetingen – herken religieuze, nationale of seizoensgebonden tijden wanneer deze relevant zijn voor uw bellers, zoals Pasen, Kerstmis, Diwali, Ramadan
- Marketingcampagnes – bespaar tijd door vooraf info op te nemen over de laatste geadverteerde kortingen of speciale promoties
- Meerdere afdelingen – maak het gemakkelijk om contact op te nemen met sales, klantenservice, marketing, IT, of welke afdelingen uw bedrijf ook heeft
- Taalopties – geef bellers een geautomatiseerde optie om hun voorkeurstaal te gebruiken
Twee-niveau geautomatiseerde antwoorddienst
Met NetLines geautomatiseerde antwoorddienst, kunt u zelfs een twee-niveau auto attendant instellen met menu-opties zoals:
“Dank u voor het bellen naar XYZ Company. Voor klantenservice, druk op 1. Voor verkoop, druk 2. Voor Store Locations and Hours, toets 3…”
“Dank u voor het bellen naar de afdeling Verkoop. Voor Aaron, druk 1. Voor Julie, druk 2…”
Of uw bedrijfstijden of aantal werknemers ook zijn, met het auto attendant systeem is uw kleine bedrijf voorzien. U kunt aparte begroetingen maken voor feestdagen, na sluitingstijd, en verschillende tijdstippen en data.
Hoe een auto attendant in te stellen
Onze auto attendant systeem is toegankelijk vanaf uw bestaande iPhone of Android smartphone. U hoeft geen extra apparatuur aan te schaffen of een IT-professional in te huren. Download gewoon de NetLines-app uit uw app store om aan de slag te gaan.
Voordat u een welkomstboodschap start, wilt u uw menuopties, extensies, hiërarchie van opties en alles wat de ervaring van de beller zal vergemakkelijken, plannen.
Hulp nodig bij het organiseren en het maken van uw aangepaste begroetingen? Bekijk onze definitieve gids voor auto attendant scripts.
Versterk uw bedrijf met een auto attendant
Het implementeren van een auto attendant is slim zakelijk: het is professioneler, bespaart geld, optimaliseert de verwerking van oproepen, en verhoogt de productiviteit. Niet te vergeten dat het goedkoop is.
Met NetLines krijgt u een volledig virtueel telefoonsysteem op uw bestaande smartphone. De geavanceerde auto attendant-functie zal uw bedrijf opwaarderen zonder dat het u veel geld kost.