44 Blanco Commerciële Factuur Sjablonen [PDF, Word]

Een commerciële factuur is simpel gezegd een document dat dient als bewijs van een transactie tussen een koper en een verkoper. Het kan ook door de douane worden gebruikt om de waarde van ingevoerde goederen vast te stellen voor de berekening van rechten en heffingen.

Dit document wordt opgesteld door de verkoper en moet de juiste informatie bevatten. Op zichzelf verleent een handelsfactuur geen eigendomsrecht op de koopwaar of de goederen – tenzij de factuur vergezeld gaat van een bijlage waarin het totale bedrag is vermeld dat de persoon die de koopwaar invoert heeft betaald. Meestal geeft de verkoper een origineel exemplaar van de factuur aan de koper en houdt hij een kopie voor zichzelf. Als de koopwaar moet worden ingevoerd, kunnen echter meer exemplaren worden gegeven als dat nodig is.

Commerciële facturen moeten alle essentiële informatie bevatten die nodig is, zodat er bij gebruik en controle geen onnodige vertragingen bij de douane ontstaan. In dit artikel leert u alles over dit document, evenals hoe u uw eigen sjabloon kunt maken en hoe u uw eigen officiële sjabloon kunt maken.

Commerciële factuursjablonen

Wanneer worden commerciële facturen gebruikt?

Commerciële facturen zijn belangrijke documenten die voor verschillende doeleinden kunnen worden gebruikt. Verkopers en exporteurs moeten weten hoe en wanneer zij deze moeten afgeven en hoe zij deze correct moeten invullen. Kopers en importeurs moeten ook ruime informatie over deze documenten hebben, zodat ze voorbereid zijn wanneer deze documenten worden gevraagd.

Hier zijn een paar van de belangrijkste redenen waarom commerciële facturen worden gemaakt en gebruikt:

Als exporteur, zult u in staat zijn om dit te gebruiken om uw verzekeringsclaims, leningen en subsidieprogramma’s te ondersteunen. Het hebben van deze bij de hand zal zorgen voor een snellere en soepelere transacties bij het presenteren van eisen.
Zowel de koper als de verkoper kan het gebruiken als een record of als bewijs voor items die zijn gekocht / verkocht. Het hebben van registers van verkochte en gekochte artikelen is gunstig voor financiële registratie en boekhoudkundige doeleinden.
De koper of importeur kan er gebruik van maken om de fondsen voor betaling via de bank aan de verkoper of exporteur te verstrekken. Zonder handelsfactuur kan de bank weigeren geld uit te geven, afhankelijk van hun beleid.
Dit zou dienen als het belangrijkste bewijsstuk voor wanneer er een verzekeringsclaim is voor een bepaalde zending. Om een verzekeringsclaim te kunnen indienen, moet een officiële factuur worden overgelegd.
Wanneer de goederen naar een ander land worden verscheept, moet de importeur dit kunnen overleggen voordat de goederen door de douane kunnen worden ingeklaard. Zonder dit document zouden de goederen op de luchthaven kunnen worden vastgehouden totdat aan andere eisen is voldaan, hetgeen zeer onhandig zou zijn.
Banken zouden de handelsfactuur moeten inspecteren voordat zij geld verstrekken in het kader van een kredietbrief of een documentair incasso.
Dit document kan ook worden gebruikt in combinatie met andere documenten (zoals een inspectiecertificaat), dat zou dienen als bewijs dat wat u verzendt van de beste kwaliteit is en precies is wat uw klant heeft besteld.
Het kan ook door de overheid worden gebruikt om de waarde van goederen of koopwaar te bepalen bij het vaststellen van rechten.
Voor douaneautoriteiten kan dit ook voor hetzelfde doel worden gebruikt, evenals voor het vastleggen van statistieken en voor inspectie.
Het kan dienen als een bindend contract bij een transactie en het kan door sommige landen worden gebruikt als een belangrijk vereiste bij de procedure voor invoervergunningen.

Zoals u ziet, zijn handelsfacturen belangrijke documenten, om een aantal redenen. Het zou dus zeer nuttig zijn om er alles over te weten te komen.

De belangrijke informatie die nodig is in commerciële facturen

Als u een verkoper of exporteur bent en u van plan bent om uw eigen commerciële factuur sjabloon voor uw bedrijf te maken, moet u weten de vereiste vitale informatie die moet worden geplaatst in het. Al deze informatie moet aanwezig zijn om uw document officieel en nauwkeurig te maken:

Volledige naam, volledig postadres en contactgegevens van de verkoper.
Volledige naam, volledig postadres en contactgegevens van de koper.
In geval van verzending van de koopwaar, de volledige naam, het volledige postadres en de contactgegevens van de persoon aan wie de koopwaar zal worden verzonden.
Referentienummer, datum van uitgifte van de factuur en het nummer van de bestelling van de koopwaar.
Volledige omschrijving van de goederen, met inbegrip van merktekens, nummers, hoeveelheden, soort en gewicht.
Gedetailleerd handelsverhaal van de goederen in gewone taal.
Hoeveelheid van de goederen samen met hun netto- en brutogewicht.
Prijs en valuta van de koopwaar.
Kortingen en eventuele bijkomende kosten ter controle van de in de factuur vermelde prijzen.
Tijdstip en wijze van betaling en levering.
Land waar de koopwaar vandaan komt. Als de naam van de fabrikant aanwezig is, zou dat nuttig zijn, maar niet vereist.
Wijze van verzending en verzendroute.
Datum en verwijzing naar het nummer van de verkoopovereenkomst.
De tijd, datum en plaats waar de goederen zijn verkocht.
Een handtekening en datum van ondertekening (de titel van de ondertekenaar kan ook worden geplaatst).

Al deze punten zijn nodig bij het maken van een sjabloon. Verdere informatie over het maken en invullen van een handelsfactuur wordt gegeven in andere delen van het artikel. Houd ook in gedachten dat wanneer u het maken van de factuur, zorg ervoor dat een origineel ondertekend exemplaar, alsmede hoeveel andere exemplaren nodig zijn door zowel koper als verkoper.

Blank Commercial Invoice

Hoe maak je je eigen commerciële factuur sjabloon

Het maken van uw eigen sjabloon voor uw bedrijf of uw bedrijf is vrij eenvoudig, zolang je genoeg informatie om u te helpen langs. Hier zijn een paar eenvoudige stappen om u te begeleiden bij het maken van uw eigen aangepaste sjabloon:

Om een goede, solide referentie te hebben, ga online, zoek en vind afdrukbare commerciële facturen die al vooraf zijn gemaakt. Veel sites bieden deze aan en u hoeft er alleen maar doorheen te kijken en er een uit te kiezen waarop uw factuur moet lijken.
Om een beter inzicht in het document te krijgen, probeert u de factuur online in te vullen. Dit geeft je een beter inzicht in hoe je je eigen factuur moet opmaken.
Met Microsoft Excel (of een ander spreadsheetprogramma waarmee je goed overweg kunt), maak je je eigen commerciële factuursjabloon. U kunt de gratis, kant-en-klare formulieren die u online vindt, gebruiken als leidraad bij het maken van uw eigen versie. Stel je factuur zo op dat hij is afgestemd op je eigen bedrijf en producten, zodat je in de toekomst efficiënt handel kunt drijven. Zorg er samen met de kant-en-klare facturen voor dat je alle noodzakelijke informatie opneemt om je factuur officieel te maken.
Hoewel er verplichte informatie is, is er geen specifiek of vereist formaat voor. Om uzelf veel tijd en moeite te besparen, kunt u beter met vooraf gemaakte formulieren werken dan uw eigen formulieren vanaf nul te maken.

Enkele termen die u moet begrijpen voordat u de handelsfactuur invult

Commerciële facturen bevatten veel informatie en om ze correct te kunnen invullen, moet u alle termen kunnen begrijpen die erop zijn geschreven. Lees verder om de meest voorkomende termen op een handelsfactuur te leren, ten behoeve van kopers, importeurs, verkopers of exporteurs.

Verzender of exporteur verwijst naar u – de persoon of het bedrijf die commercieel goederen verkoopt, verzendt of exporteert.
Geadresseerde verwijst naar de persoon of de onderneming waarnaar de gekochte koopwaar wordt verzonden of verscheept.
Intermediaire Geadresseerde verwijst naar de persoon of de onderneming die zou optreden als liaison namens de geadresseerde in een ander land, indien van toepassing, om de levering te kunnen voltooien.
Datum verwijst naar de exacte datum waarop de goederen worden verzonden en uitgevoerd.
Factuurnummer verwijst naar het commerciële factuurnummer dat door de verkoper of exporteur wordt gegeven.
Klant PO Nummer verwijst naar het referentienummer voor bestelling dat door de koper of klant wordt gegeven.
Valuta verwijst naar de werkelijke valuta die wordt gebruikt voor de berekening van de totale bedragen op de factuur.
Land van oorsprong verwijst naar het land waar de goederen vandaan komen.
Land van bestemming verwijst naar het land waar de koopwaar wordt geëxporteerd of naar verzonden.
Vervoerder verwijst naar het bedrijf of de route die wordt gebruikt om de koopwaar te exporteren.
Betalingsvoorwaarden verwijst naar de voorwaarden, overeengekomen door zowel de koper als de verkoper.
Vrachtvoorwaarden verwijst naar alle voorwaarden die van toepassing zouden zijn op het gehele verzendings- en leveringsproces.
Nota’s verwijzen naar alle verzendings- en leveringsinstructies van de koper.
Eenheidswaarde verwijst naar de kosten van elk van de items, individueel.
Gewicht verwijst naar het totale gewicht van alle items gecombineerd.
Vracht verwijst naar eventuele transportkosten.
Verzekering verwijst naar eventuele verzekeringskosten.
Handtekening verwijst naar de titel en handtekening van de verzender, samen met de datum waarop de goederen werden verzonden.

Weten wat de definitie is van deze termen die vaak op commerciële facturen worden aangetroffen, zal u helpen ze beter in te vullen en te begrijpen. Dingen zouden een stuk duidelijker zijn en je zou een stuk efficiënter zijn in het invullen en uitdelen van facturen.

Commercieel factuurformulier

Hoe commerciële facturen in te vullen

Nu je weet hoe je je eigen commerciële factuursjabloon kunt maken en je de definities van de meest voorkomende termen hebt doorgenomen, is het tijd om te begrijpen hoe je een factuur efficiënt kunt invullen. Het is essentieel om te weten hoe je deze nauwkeurig invult om de juiste informatie op dit belangrijke document te zetten.

Lees verder en bestudeer de stappen in het correct invullen van commerciële facturen:

Lever de juiste en volledige gegevens voor de koper, de verkoper en eventuele tussenpersonen. Om deze gegevens te vervolledigen, hebt u de naam, het volledige postadres (met de landcode), het contactnummer (ook met de landcode) en het fiscaal identificatienummer of het socialezekerheidsnummer of een vergelijkbaar overheidsidentificatienummer nodig. In het geval van verzending van artikelen, kunnen de ontvangers worden aangeduid als de geadresseerde, terwijl de koper of afzender kan worden aangeduid als de verzender.
Geef alle details van de zending. Deze gegevens omvatten het factuurnummer van de exporteur, de reden(en) voor de uitvoer van de goederen, de verkoopvoorwaarden, het vrachtbriefnummer of de ID van de zending – die de vervoerder zal gebruiken om de zending te identificeren of te volgen, de naam van de vervoerder en de datum waarop de zending is uitgevoerd. Sommige van de hierboven vermelde punten zullen niet van toepassing zijn op uw verkoop of zending, zodat u die delen niet hoeft in te vullen. De verkoopvoorwaarden zijn waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel, omdat deze veel informatie bevatten over de verzending en de leveringsprocedure.
Noteer de beschrijvingen van alle artikelen die zijn inbegrepen. Vermeld alle artikelen in de zending, hun hoeveelheid (met de eenheid waarin ze worden gemeten), een korte beschrijving van het artikel en waarvoor het zal worden gebruikt of zal worden verkocht. Vermeld ook het land waar de goederen vandaan komen (niet noodzakelijkerwijs het land van waaruit de goederen worden verzonden), waarvan ze zijn gemaakt, en de artikelnummers, indien van toepassing.
Vul de eenheidswaarde in, alsmede de totale waarde van uw zending. Dit omvat de waarde van elk van de artikelen, de totale waarde van alle artikelen en de munteenheid die is gebruikt om de bedragen te berekenen. Voor ingevoerde goederen moet het bedrag worden vermeld dat u voor de goederen hebt betaald, zonder de verzendingskosten of verzekeringskosten. Voor geëxporteerde goederen moet het bedrag worden vermeld waarvoor de goederen zijn gekocht, alsmede de valuta waarin ze zijn gekocht.
Maak alle informatie over de zending definitief. Aantal en totaal gewicht van de pakketten, verzekeringskosten, eventuele kortingen, vrachtkosten en alle andere kosten in verband met de zending. Vul in wat van toepassing is op uw transactie en uw zending.
Onderteken uw factuur. Zonder handtekening wordt uw factuur mogelijk niet als geldig beschouwd.
Maak kopieën van uw factuur. Aangezien u het origineel aan uw koper geeft, moet u zoveel kopieën maken als u nodig hebt, voor uw administratie of voor andere doeleinden.
Controleer of alle informatie juist is en of u nog andere bewijsstukken moet overleggen. Een voorbeeld van een aanvullend document is een certificaat van oorsprong. Deze aanvullende documenten zijn meestal nodig voor internationale zendingen, maar het is verstandig om altijd te controleren of er aanvullende documenten nodig zijn, ongeacht waar uw zending naartoe wordt verzonden.

Daar gaat u! Een eenvoudige stap-voor-stap handleiding voor het nauwkeurig en efficiënt invullen van commerciële facturen. Deze gids zal het u gemakkelijker maken om sneller transacties te maken in uw bedrijf.

Commerciële factuur voorbeelden

Het verschil tussen commerciële factuur en verzendfactuur

Er zijn vele soorten facturen en het zou nuttig voor u zijn om te weten wat ze zijn en hoe ze van elkaar verschillen. Dit zou u helpen om te bepalen welke factuur moet worden gebruikt in welke transacties en welke u zou moeten presenteren wanneer om documenten wordt gevraagd als vereisten.

Hier zijn een paar verschillen van beide soorten facturen:

Commerciële factuur

Gebruikt bij internationale verzending, bevat daarom meer gedetailleerde informatie. Deze bevat gedetailleerde informatie over de artikelomschrijving samen met de hoeveelheden en het gewicht, de individuele en totale prijs van de artikelen en alle andere verzendkosten en heffingen.

Bij het maken van commerciële facturen wordt rekening gehouden met voorwaarden, tarieven en internationale normen. Het bevat ook gedetailleerde informatie over de verzender en de ontvanger.

Verzendfactuur

Een algemene lijst van artikelen die van een individu of bedrijf naar een ander individu of bedrijf worden verzonden, die in het binnenland wordt gebruikt.

Deze facturen geven een boekhoudkundige methode voor de inventarisatie van verzonden artikelen, zonder veel details. Zij kan slechts een lijst van de artikelen bevatten, samen met hun individuele prijs en hoeveelheid.

Dit zijn de basisverschillen tussen de twee facturen. Eenvoudig gezegd is de ene gecompliceerder dan de andere, omdat de ene (handelsfactuur) wordt gebruikt voor internationale verzending, terwijl de andere (verzendfactuur) wordt gebruikt voor binnenlandse verzending. Beide facturen dienen echter als wettelijk document om te bewijzen dat een transactie is gesloten en overeengekomen tussen twee partijen.