Ziekenhuisprojectteams die Epic EHR moeten implementeren, hebben geen gebrek aan belangrijke stappen die moeten worden uitgevoerd. Training is het hoogtepunt van deze inspanningen. Als training goed wordt uitgevoerd, kan het de basis vormen voor mondige gebruikers en de beloofde ROI voor beheerders. Helaas zien we echter veel herhalingsfouten als het gaat om Epic-training voor ziekenhuizen. Vandaag bieden we een paar wijze woorden op basis van onze ervaring met het assisteren van veel klanten op dit front, evenals een aantal tips om deze kritische taak als een pro aan te pakken!
#1: Epic Trainingsmodules zijn te lang
Een cruciaal aspect van het maken van goed Epic trainingsmateriaal is om het publiek in gedachten te houden: drukke klinische eindgebruikers. Met dit in gedachten hebben we gezien dat ziekenhuizen en gezondheidssystemen kiezen voor lijvige trainingsgidsen en video’s die geen gemakkelijke toegang bieden tot informatie die clinici zal helpen op een efficiënte manier gebruik te maken van hun EPD. Door de beste praktijken voor volwasseneneducatie te volgen en korte trainingsmodules te maken – of het nu gaat om video’s van minder dan vijf minuten of snelstartgidsen – zullen ziekenhuizen een betere deelname en retentie van de inhoud stimuleren.
Best Practice Tip
We zijn tegenwoordig gewend aan een ander soort media, en het is belangrijk om dit op te nemen in het trainingspakket dat voor de implementatie van Epic wordt gebruikt om het volledige publiek van gebruikers beter te bereiken. Administratief personeel (zoals intake/front-office professionals) zijn misschien dol op hun trainingspakketten (fysieke kopieën van workflowstappen) of snelstartgidsen, terwijl artsen misschien de voorkeur geven aan video’s die ze snel kunnen verteren tussen patiënten of wanneer hun schema’s het toelaten. Door zowel fysieke als digitale hulpmiddelen voor Epic-training te ontwikkelen, kunnen trainers alle verwachte gebruikers beter van dienst zijn, wat uiteindelijk de adoptie en ROI-realisatie bevordert.
#2: Trainingsmateriaal voor Epic is verouderd
Het creëren van dynamische, multimediale trainingsinhoud ter ondersteuning van EHR-training is geweldig, maar als deze nooit wordt onderhouden of wordt aangepast aan upgrades en optimalisaties van Epic, zullen zelfs de beste hulpmiddelen geen resultaten opleveren. Tijd is kostbaar voor eindgebruikers en als zij snel verouderde informatie of workflows in de trainingsgidsen of trainingsvideo’s herkennen, zullen zij waarschijnlijk niet bereid zijn om door te gaan en opnieuw deel te nemen als/als er updates worden gemaakt. Respecteer de tijd van drukke ziekenhuisverleners door materialen vers te houden en budget vrij te maken voor periodieke controles op nauwkeurigheid en succesvolle betrokkenheid.
Best Practice Tip
Als veel ziekenhuizen professionele Epic-trainers inhuren om hun go-live af te handelen, kan de taak van het opvolgen van trainingsinitiatieven verloren gaan als deze niet goed wordt toegewezen aan iemand binnen het ziekenhuis om te bezitten. Zelfs als wordt besloten om het onderhoud en het maken van testmateriaal uit te besteden, is het belangrijk dat iemand binnen het zorgsysteem het op zijn of haar radar heeft staan (of letterlijk op de kalender heeft staan) om periodiek te evalueren of er behoefte is aan een opfrisbeurt of update. Wacht niet tot eindgebruikers u vertellen dat de inhoud verouderd is.
#3: EHR Opleidingsmethoden zijn niet schaalbaar
Een laatste fout van de nota komt vaak van gezondheidssystemen die gaan all-in op hun eerste lancering van Epic, maar niet rekening houden met de lopende behoeften … vooral als het gaat om training. Iedereen mag dan wel zijn opgeleid, ingelogd en de technologie gebruiken, maar wat gebeurt er als het onvermijdelijke personeelsverloop toeslaat en nieuwe gebruikers training nodig hebben? Wat gebeurt er als een arts met verlof is geweest en bij terugkomst een opfriscursus nodig heeft om weer met zijn patiënten te kunnen werken? Wat gebeurt er als ondersteunend personeel minder vaak gebruikte workflows of modules moet herzien om de voorkeursprocessen te sturen? Deze scenario’s zullen moeilijk aan te pakken zijn met fysieke klassikale trainingssessies als enige optie.
Best Practice Tip
Digitaal leren voor Epic-training is een geweldige oplossing om rekening te houden met deze behoeften, omdat het kapitaliseert op reproduceerbare, on-demand trainingsmaterialen die gemakkelijk kunnen worden geschaald, herzien en bijgewerkt als dat nodig is. Deze succesvolle aanpak introduceert ook de mogelijkheid om deelnemers te quizzen om beheersing en retentie te meten, evenals feedback om toekomstige trainingsinspanningen te verbeteren om de eindgebruikers het beste van dienst te zijn (In feite, als we een vierde veelgemaakte fout zouden moeten toevoegen, zou het zijn om feedback van gebruikers niet direct in het trainingsprogramma op te nemen).
314e werkt met tientallen zorgsystemen en helpt hen geweldige Epic-training te leveren. Onze trainingsprogramma’s kunnen onsite of online zijn. Neem vandaag nog contact met ons op voor een trainingsprogramma op maat dat aan uw behoeften voldoet!
