会計情報システム（AIS）は、会計士、コンサルタント、ビジネスアナリスト、マネージャー、最高財務責任者（CFO）、監査人、規制当局、税務署が利用できるように、企業が財務データを収集、保管、管理、処理、検索、報告するために使用する構造物である。
特別な訓練を受けた会計士は、企業の財務取引と記録保持の最高レベルの正確さを保証し、財務データを合法的にアクセスする必要がある人が簡単に利用できるように、AIS と綿密に連携します。
Key Takeaways
- 会計情報システム（AIS）は、企業が財務データを収集、保存、管理、処理、検索、および報告するために使用されます。
- AISは、会計士、コンサルタント、ビジネスアナリスト、マネージャー、最高財務責任者、監査人、規制当局が使用できます。
- AISは、企業内の異なる部門が協力するのを助けます。
- 効果的なAISは、ハードウェアとソフトウェアを使用して、効果的にデータを保存および取得します。
- AISの内部および外部制御は、企業の機密データを守るために重要です。
Introduction To Accounting Information Systems
Understanding Accounting Information Systems (AIS)
会計情報システムは企業のすべての会計およびビジネス活動を追跡する方法である。 会計情報システムは、一般に、人、手順と指示、データ、ソフトウェア、情報技術インフラ、内部統制の6つの主要な構成要素で構成されています。 以下、各構成要素の詳細を説明する。
1. AISの人
AISの人は、システムの利用者である。 AISは、企業内の異なる部門が協力し合うことを支援する。 組織のAISを使用する必要があるかもしれない専門家は次のとおりです：
- 会計士
- コンサルタント
- ビジネスアナリスト
- マネージャー
- 財務責任者
- 監査役
例えば、経営者はスタッフがその後適切な量の株式を注文できる売上目標を設定することができます。 在庫の注文は、新しい支払先を会計部門に通知します。
- 営業担当者は、顧客の注文をAISに入力します。
- 経理は顧客に請求書を発行するか、または請求書を送信します。
- 倉庫は注文を組み立てる。
- 出荷部門は注文を顧客に送る。
- 経理部門は新しい売掛金の通知を受ける。これは通常30、60、90日以内に支払われる顧客からの借方である。
- 顧客サービス部門は、注文と顧客の出荷を追跡します。
- 経営陣はAISを使用して販売レポートを作成し、在庫、出荷、製造コストを含むコスト分析を実行します。
例えば、コンサルタントは AIS の情報を使用して、コスト データ、販売データ、および収益を調べることにより、会社の価格構造の有効性を分析することができます。 また、監査人は、企業の内部統制、財務状況、およびサーベンス・オクスリー法 (SOX) などの規制への準拠を評価するためにデータを使用することができます。
AIS は、それを使用する人のニーズを満たすように設計する必要があります。 また、システムは使いやすく、効率を妨げるのではなく、向上させるものでなければならない。
2. 手順と指示
AISの手順と指示は、データの収集、保存、検索、処理に使用する方法である。 これらの方法は手動と自動の両方がある。 データは内部ソース（例：従業員）および外部ソース（例：顧客のオンライン注文）の両方から来ることができます。 手順と指示は、AISソフトウェアにコード化される。 しかし、手順と指示は、文書化とトレーニングによって従業員にも「コード化」されなければならない。
3.AISデータ
AISは、データベースによく使われるコンピュータ言語であるSQL（構造化問い合わせ言語）などの情報を格納するデータベース構造を持つ必要がある。 SQLによって、AISにあるデータを操作したり、レポート作成のために検索したりすることができます。 また、AISには、さまざまなタイプのシステムユーザーやデータ入力のためのさまざまな入力画面や、さまざまなユーザーやさまざまな種類の情報のニーズを満たすためのさまざまな出力形式が必要になります。
AISに含まれるデータは、組織のビジネス慣習に関連するすべての財務情報です。 会社の財務に影響を与えるあらゆるビジネスデータは、AISに入るべきである。
AISに含まれるデータの種類は、ビジネスの性質によって異なるが、次のようなもので構成されることがある。
- 販売注文
- 顧客請求書
- 販売分析レポート
- 購買請求書
- ベンダー請求書
- チェックレジスター
- 総勘定元帳（General 元帳
- 在庫データ
- 給与情報
- 時間管理
- 税金情報
これらのデータは、会計報告や財務レポートの作成に使用することができます。 売掛金の経年変化、減価償却費、試算表、損益計算書など。 これらのデータがすべてAISの一箇所にあることで、ビジネスの記録管理、報告、分析、監査、および意思決定が容易になる。 データが有用であるためには、完全で、正確で、関連性がなければなりません。
一方、AIS に入れないデータの例としては、メモ、通信文、プレゼンテーション、およびマニュアルが挙げられます。 これらの文書は、会社の財務と密接な関係があるかもしれないが、標準的な脚注を除けば、実際には会社の財務記録管理の一部ではない。
4. AISソフトウェア
AISのソフトウェアコンポーネントは、企業の財務データを保存、検索、処理、および分析するために使用するコンピュータプログラムである。 コンピュータが登場する以前は、AISは手作業による紙ベースのシステムでしたが、現在ではほとんどの企業がAISの基盤としてコンピュータ・ソフトウェアを使用しています。 中小企業ではIntuitのQuickbooksやSageのSage 50 Accountingを使うかもしれないが、他にもある。 中小企業ではSAPのBusiness One、中大企業ではMicrosoftのDynamics GP、Sage GroupのMAS 90、MAS 200、OracleのPeopleSoft、Epicor Financial Managementなどがある。
品質、信頼性およびセキュリティは効果的なAISソフトウェアの主要コンポーネントである。
AISソフトウェア・プログラムは、さまざまなタイプのビジネスの固有のニーズを満たすためにカスタマイズすることができます。 既存のプログラムが企業のニーズを満たさない場合、ソフトウェアはエンドユーザーからの実質的な意見を取り入れて社内で開発することも、組織のために特別に第三者企業によって開発されることも可能である。
上場企業の場合、どのようなソフトウェア・プログラムやカスタマイズ・オプションを選んでも、サーベンス・オクスリー法の規制により、AISの構造はある程度決まってきます。 これは、SOX 法の規制により、上場企業が遵守しなければならない内部統制や監査手順が定められているからです。 ITインフラストラクチャ
情報技術インフラストラクチャは、会計情報システムを運用するために使用されるハードウェアの略称に過ぎない。 これらのハードウェアのほとんどは、ビジネスがとにかく持っている必要があるもので、次のようなものがあります。
- コンピュータ
- モバイル機器
- サーバー
- プリンター
- サージプロテクター
- ルーター
- 記憶媒体
- バックアップ電源
コストだけでなく、これらのハードウェアは、ビジネスにおいて必要なものです。 ハードウェアを選択する際に考慮すべき要素としては、速度、ストレージ容量、拡張やアップグレードが可能かどうかなどがあります。
おそらく最も重要なことは、AIS 用に選択されたハードウェアは、意図されたソフトウェアと互換性がなければならないということです。 理想的には、互換性があるだけでなく、最適なものでなければなりません。 ハードウェアとソフトウェアの互換性要件を簡単に満たす方法の1つは、ビジネスに必要なハードウェアとソフトウェアの両方を含むターンキーシステムを購入することである。 ターンキーシステムを購入することは、理論的には、企業が AIS に最適なハードウェアとソフトウェアの組み合わせを入手できることを意味します。
優れた AIS には、ハードウェアシステムのコンポーネントの保守、サービス、交換、およびアップグレード計画、ならびに壊れたり古くなったハードウェアを廃棄し、機密データを完全に破壊するための計画も含まれる必要があります
6. 内部統制
AISの内部統制とは、機密データを保護するために含まれるセキュリティ対策のことである。 これらはパスワードのような単純なものから、バイオメトリクス識別のような複雑なものまである。 バイオメトリクス・セキュリティ・プロトコルには、指紋、音声、顔認識など、時間の経過とともに変化しない人間の特徴を保存することが含まれる場合があります。
AISは、不正なコンピューター・アクセスを防ぎ、アクセスを許可されたユーザー（企業内の一部のユーザーも含む）に制限する内部統制を備えていなければなりません。
AISには、会社だけでなく、従業員や顧客の機密情報も含まれている。 このデータには、
- Social Security number
- Salary and personnel information
- Credit card numbers
- Customer information
- Company financial data
- Financial information of suppliers and vendors
The data in aIS should be encrypted and access to the system is logged and surveillanceed.All of the data in aIS should be encrypted, and should be added to a system.
AISは、コンピュータウイルスやハッカー、その他ネットワークセキュリティに対する内外の脅威から保護するための内部統制も必要である。
会計情報システムの実例
よく設計されたAISは、ビジネスを日常的に円滑に進めることができるが、設計が不十分なAISは、その運営に支障をきたす可能性がある。 AISの3つ目の用途は、ビジネスに問題が生じたときに、そのAISのデータを使って何が問題だったのかを明らかにすることである。 ワールドコム
ワールドコム
2002年、ワールドコムの内部監査役ユージーン・モースとシンシア・クーパーは、同社のAISを使って、約40億ドルの不正な費用配分とその他の会計処理を明らかにした。彼らの調査は、CFOのScott Sullivanの解雇と、企業の内部財務統制と手続きを規制するサーベンス・オクスリー法第404条の新しい立法につながりました。
リーマンブラザーズ
リーマンの破綻原因を調査する際、AISとその他のデータシステムの見直しが、文書の収集と見直し、証人尋問と並んで主要素として挙げられた。
リーマンのシステムは、AISがどのように構成されるべきではないかの一例となる。 審査官 Anton R. Valukas の報告書には、「破産申請の時点で、リーマンは 2,600 以上のソフトウェアシステムとアプリケーションのパッチワークを維持していた…」と記されています。 リーマンのシステムの多くは難解で、時代遅れか、非標準的だった」
審査官は、最も関連性が高いと思われる96のシステムに努力を集中することにしました。 この検査では、システムの使い方を学ぶために、トレーニング、勉強、試行錯誤が必要でした」
Valukas の報告書はまた、「リーマンのシステムは高度に相互依存していたが、その関係は解読が難しく、十分に文書化されていなかった」と記している。
The Bottom Line
AIS の 6 つの構成要素はすべて、主要な従業員が財務データを収集、保存、管理、処理、検索、報告できるように連携して動作します。 効率的で正確な、よく開発され維持される会計情報システムを持つことは、ビジネスを成功させるために不可欠な要素です。