In den meisten Fällen beziehen sich die Begriffe Geburtsurkunde und Lebendgeburtsurkunde auf dasselbe Dokument, das den Eltern nach der Geburt ihres Kindes ausgestellt wird. Das US-Außenministerium akzeptiert Geburtsurkunden als primären Nachweis der Staatsangehörigkeit bei der Beantragung eines US-Reisepasses und legt ausdrücklich fest, welche Voraussetzungen die Urkunde erfüllen muss, damit sie akzeptiert wird. Sollte eine Lebendgeburtsurkunde die Anforderungen des State Department nicht erfüllen, kann sie mit zusätzlichen Unterlagen akzeptiert werden.
Anforderungen an Geburtsurkunden
Alle Lebendgeburtsurkunden, die die Anforderungen des U.S. State Department an eine beglaubigte Geburtsurkunde erfüllen, werden als Nachweis der Staatsbürgerschaft akzeptiert. Beglaubigte Geburtsurkunden müssen eine Unterschrift des Standesbeamten und ein Siegel aufweisen, das entweder erhaben, eingeprägt, geprägt oder mehrfarbig ist. Die Urkunde muss den vollständigen Namen des Passbewerbers sowie die Namen der Eltern, das Datum und den Ort der Geburt und das Datum, an dem die Urkunde eingereicht wurde, enthalten. Die Geburtsurkunde muss innerhalb eines Jahres nach der Geburt der Person eingereicht worden sein, um für einen Passantrag akzeptiert zu werden.
Sekundärnachweis der Staatsangehörigkeit
Einige Krankenhäuser stellen Lebendgeburtsurkunden aus. Für Passantragsteller, die keine beglaubigte Geburtsurkunde besitzen, wird die Lebendgeburtsurkunde eines Krankenhauses als Nachweis der Staatsangehörigkeit akzeptiert, wenn sie von zusätzlichen Unterlagen begleitet wird. Zusätzlich zu der vom Krankenhaus ausgestellten Bescheinigung müssen Passantragsteller entweder eine verspätete Geburtsurkunde, die nach dem ersten Lebensjahr ausgestellt wurde, oder ein „letter of no record“ vorlegen, in dem vermerkt ist, dass keine Geburtsurkunde gefunden werden kann. Das Außenministerium empfiehlt, diese Dokumente zusammen mit anderen frühen Aufzeichnungen, wie z.B. einer Taufurkunde, einer frühen Volkszählungsaufzeichnung oder einer ärztlichen Aufzeichnung über die postnatale Versorgung als zusätzliche Dokumentation vorzulegen.
Andere akzeptable Staatsbürgerschaftsdokumente
Das Außenministerium akzeptiert bestimmte andere Dokumente als Nachweis der Staatsbürgerschaft für den Fall, dass die Lebendgeburtsurkunde eines Passantragstellers die Anforderungen des Ministeriums an eine beglaubigte Geburtsurkunde nicht erfüllt. Ein zuvor ausgestellter und unbeschädigter US-Reisepass, ein konsularischer Bericht über eine Geburt im Ausland, eine Einbürgerungsurkunde oder eine Staatsangehörigkeitsbescheinigung werden bei der Beantragung eines Reisepasses anstelle einer Lebendgeburtsurkunde oder einer Geburtsurkunde akzeptiert.
Berücksichtigungen
Zusätzlich zur Vorlage eines Nachweises der Staatsbürgerschaft, wie z.B. einer beglaubigten Geburtsurkunde, müssen alle Passantragsteller auch ein Passantragsformular ausfüllen, einen Identitätsnachweis, wie z.B. einen Führerschein, vorlegen, ein einzelnes Passfoto einreichen und alle aktuellen Passgebühren bezahlen, bevor ein Pass ausgestellt wird. Die Bescheinigung über die Lebendgeburt muss zusammen mit dem Antrag eingereicht und zur Genehmigung an das State Department geschickt werden. Sie wird dem Antragsteller zurückgeschickt, sobald der Reisepass ausgestellt ist.