Bevezetés a számviteli információs rendszerekbe (AIS)

A számviteli információs rendszer (AIS) olyan struktúra, amelyet egy vállalkozás a pénzügyi adatok gyűjtésére, tárolására, kezelésére, feldolgozására, visszakeresésére és jelentésére használ, hogy azokat könyvelők, tanácsadók, üzleti elemzők, vezetők, pénzügyi vezetők (CFO-k), könyvvizsgálók, szabályozók és adóhatóságok felhasználhassák.

A speciálisan képzett könyvelők mélyrehatóan együttműködnek az AIS-szel, hogy a lehető legnagyobb pontosságot biztosítsák a vállalat pénzügyi tranzakcióiban és nyilvántartásaiban, valamint hogy a pénzügyi adatokat könnyen hozzáférhetővé tegyék azok számára, akiknek jogosan van szükségük az adatokhoz való hozzáférésre – mindezt úgy, hogy az adatok sértetlenek és biztonságosak maradnak.

Bevezetés a számviteli információs rendszerekbe

A számviteli információs rendszerek (AIS) megértése

A számviteli információs rendszer a vállalat összes számviteli és üzleti tevékenységének nyomon követését jelenti. A számviteli információs rendszerek általában hat fő összetevőből állnak: emberek, eljárások és utasítások, adatok, szoftverek, informatikai infrastruktúra és belső ellenőrzések. Az alábbiakban részletesen bemutatjuk az egyes komponenseket.

1. A számviteli információs rendszer egy rendszer. AIS emberek

Az AIS emberei a rendszer felhasználói. Az AIS segíti a vállalaton belüli különböző részlegek együttműködését. A szakemberek, akiknek szükségük lehet egy szervezet AIS-ének használatára, a következők lehetnek:

• Belszámolók
• Tanácsadók
• Üzleti elemzők
• Vezetők
• Fő pénzügyi vezetők
• Könyvvizsgálók

A vezetőség például értékesítési célokat határozhat meg, amelyekhez a személyzet ezután megfelelő mennyiségű készletet rendelhet. A leltárrendelés értesíti a számviteli osztályt egy új fizetendőről. Amikor egy vállalkozásban értékesítés történik, az értékesítési folyamatban részt vevő személyek és részlegek a következők lehetnek:

1. Az eladók beviszik a vevői megrendeléseket az AIS-be.
2. A könyvelés számláz vagy számlát küld a vevőnek.
3. A raktár összeállítja a megrendelést.
4. A szállítási osztály kiküldi a megrendelést a vevőnek.
5. A számviteli osztály értesítést kap egy új követelésről, ami egy IOU az ügyféltől, amelyet általában 30, 60 vagy 90 napon belül kell kifizetni.
6. A vevőszolgálati részleg nyomon követi a megrendelést és az ügyfélszállítást.
7. A vezetőség az AIS-t értékesítési jelentések készítésére és költségelemzésre használja, amely magában foglalhatja a készlet-, szállítási és gyártási költségeket.

A jól megtervezett AIS segítségével a szervezeten belül mindenki hozzáférhet ugyanahhoz a rendszerhez és ugyanazokat az információkat kérheti le. Az AIS szükség esetén leegyszerűsíti a szervezeten kívüli személyek számára történő információszolgáltatás folyamatát is.

A tanácsadók például felhasználhatják az AIS-ben lévő információkat a vállalat árstruktúrájának hatékonyságát elemezve a költségadatok, az értékesítési adatok és a bevételek vizsgálatával. A könyvvizsgálók is használhatják az adatokat a vállalat belső ellenőrzésének, pénzügyi helyzetének és az olyan szabályozásoknak való megfelelésnek az értékelésére, mint például a Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Az AIS-t úgy kell kialakítani, hogy megfeleljen a használni szándékozók igényeinek. A rendszernek könnyen használhatónak is kell lennie, és javítania, nem pedig hátráltatnia kell a hatékonyságot.

2. Az AISIS-nek nem szabad, hogy akadályozza az embereket. Eljárások és utasítások

Az AIS eljárásai és utasításai azok a módszerek, amelyeket az adatok gyűjtésére, tárolására, lekérdezésére és feldolgozására használ. Ezek a módszerek egyaránt lehetnek kézi és automatizáltak. Az adatok származhatnak belső forrásokból (pl. alkalmazottak) és külső forrásokból (pl. ügyfelek online megrendelései) egyaránt. Az eljárásokat és utasításokat az AIS szoftverbe kódolják. Az eljárásokat és utasításokat azonban dokumentáció és képzés révén az alkalmazottakba is “bele kell kódolni”. Az eljárásokat és utasításokat következetesen követni kell ahhoz, hogy hatékonyak legyenek.

3. AIS-adatok

Az AIS-nek rendelkeznie kell az információk tárolására szolgáló adatbázis-struktúrával, például strukturált lekérdezési nyelvvel (SQL), amely az adatbázisok esetében általánosan használt számítógépes nyelv. Az SQL lehetővé teszi az AIS-ben lévő adatok manipulálását és lekérdezését jelentési célokra. Az AIS-nek különböző beviteli képernyőkre is szüksége lesz a rendszer különböző típusú felhasználóinak és az adatbevitelnek, valamint különböző kimeneti formátumokra, hogy megfeleljen a különböző felhasználók és különböző típusú információk igényeinek.

Az AIS-ben szereplő adatok a szervezet üzleti gyakorlatához kapcsolódó összes pénzügyi információ. Minden olyan üzleti adatnak, amely hatással van a vállalat pénzügyeire, az AIS-be kell kerülnie.

Az AIS-ben szereplő adatok típusa a vállalkozás jellegétől függ, de a következőkből állhat:

• Eladási megrendelések
• Vevői számlázási kimutatások
• Eladáselemzési jelentések
• Beszerzési igénylések
• Beszállítói számlák
• Számlaregiszterek
• Általánosak. főkönyv
• Készletadatok
• Bérszámfejtési információk
• Időnyilvántartás
• Adózási információk

Az adatok felhasználhatók a számviteli kimutatások és pénzügyi jelentések elkészítéséhez, beleértve a követelések öregedését, az értékcsökkenési vagy amortizációs terveket, a próbamérleget és az eredménykimutatást. Ha mindezek az adatok egy helyen, az AIS-ben vannak, az megkönnyíti a vállalkozás nyilvántartási, jelentéstételi, elemzési, ellenőrzési és döntéshozatali tevékenységét. Ahhoz, hogy az adatok hasznosak legyenek, teljesnek, pontosnak és relevánsnak kell lenniük.

Másrészt, az AIS-be nem kerülő adatok közé tartoznak például a feljegyzések, a levelezés, a prezentációk és a kézikönyvek. Ezek a dokumentumok érintőlegesen kapcsolódhatnak a vállalat pénzügyeihez, de a szokásos lábjegyzeteket leszámítva valójában nem képezik a vállalat pénzügyi nyilvántartásának részét.

4. Az AISIS-ek nem tartoznak a vállalat pénzügyi nyilvántartásához. AIS szoftver

Az AIS szoftverkomponense a vállalat pénzügyi adatainak tárolására, lekérdezésére, feldolgozására és elemzésére használt számítógépes programok. A számítógépek megjelenése előtt az AIS kézi, papír alapú rendszer volt, de ma már a legtöbb vállalat számítógépes szoftvert használ az AIS alapjaként. A kisvállalkozások használhatják az Intuit Quickbooks vagy a Sage Sage 50 Accounting programját, de léteznek mások is. A kis- és középvállalkozások használhatják az SAP Business One-t. A közép- és nagyvállalkozások használhatják a Microsoft Dynamics GP-t, a Sage Group MAS 90 vagy MAS 200, az Oracle PeopleSoftot vagy az Epicor Financial Managementet.

A minőség, a megbízhatóság és a biztonság a hatékony AIS szoftver kulcsfontosságú összetevői. A vezetők az általa kibocsátott információkra támaszkodnak, hogy döntéseket hozzanak a vállalat számára, és a megalapozott döntések meghozatalához kiváló minőségű információkra van szükségük.

AIS szoftverprogramok testre szabhatók, hogy megfeleljenek a különböző típusú vállalkozások egyedi igényeinek. Ha egy meglévő program nem felel meg a vállalat igényeinek, a szoftvert házon belül is ki lehet fejleszteni a végfelhasználók jelentős hozzájárulásával, vagy egy harmadik fél által kifejezetten az adott szervezet számára kifejlesztett szoftverrel. A rendszert akár ki is lehet szervezni egy erre szakosodott cégnek.

A nyilvánosan jegyzett vállalatok esetében, függetlenül attól, hogy a vállalkozás milyen szoftverprogramot és testreszabási lehetőségeket választ, a Sarbanes-Oxley előírások bizonyos mértékig megszabják az AIS felépítését. Ennek oka, hogy a SOX-előírások olyan belső ellenőrzéseket és könyvvizsgálati eljárásokat határoznak meg, amelyeknek a nyilvános vállalatoknak meg kell felelniük.

5. Informatikai infrastruktúra

Az informatikai infrastruktúra csak egy fantázianév a számviteli információs rendszer működtetéséhez használt hardverre. Ezeknek a hardverelemeknek a többségével egy vállalkozásnak amúgy is rendelkeznie kell, és a következőkre terjedhet ki:

• Számítógépek
• Mobil eszközök
• Serverek
• NYomtatók
• Túlfeszültségvédők
• Routerek
• Tárolóeszközök
• Egy tartalék áramforrás

A költségek mellett, a hardver kiválasztásakor figyelembe veendő tényezők közé tartozik a sebesség, a tárolási képesség, valamint az, hogy bővíthető és fejleszthető-e a hardver.

A legfontosabb talán az, hogy az AIS számára kiválasztott hardver kompatibilis legyen a tervezett szoftverrel. Ideális esetben nem csak kompatibilis, hanem optimális is – egy nehézkes rendszer sokkal kevésbé hasznos, mint egy gyors rendszer. A vállalkozások a hardver- és szoftverkompatibilitási követelményeknek könnyen megfelelhetnek, ha olyan kulcsrakész rendszert vásárolnak, amely tartalmazza a vállalkozásnak szükséges hardvert és szoftvert is. A kulcsrakész rendszer megvásárlása elméletileg azt jelenti, hogy a vállalkozás a hardver és a szoftver optimális kombinációját kapja meg az AIS-hez.

A jó AIS-nek tartalmaznia kell egy tervet a hardverrendszer összetevőinek karbantartására, karbantartására, cseréjére és frissítésére, valamint egy tervet az elromlott és elavult hardverek megsemmisítésére, hogy az érzékeny adatok teljes mértékben megsemmisüljenek.

6. Belső ellenőrzések

Az AIS belső ellenőrzései azok a biztonsági intézkedések, amelyeket az érzékeny adatok védelme érdekében tartalmaz. Ezek lehetnek olyan egyszerűek, mint a jelszavak, vagy olyan összetettek, mint a biometrikus azonosítás. A biometrikus biztonsági protokollok közé tartozhat az idővel nem változó emberi jellemzők tárolása, mint például az ujjlenyomat, a hang és az arcfelismerés.

Az AIS-nek belső ellenőrzésekkel kell rendelkeznie a jogosulatlan számítógépes hozzáférés elleni védelemhez és a hozzáférésnek az engedélyezett felhasználókra való korlátozásához, ami magában foglalja a vállalaton belüli egyes felhasználókat is. Meg kell akadályoznia azt is, hogy olyan személyek jogosulatlanul hozzáférjenek a fájlokhoz, akik csak a rendszer kiválasztott részeihez férhetnek hozzá.

Egy AIS olyan bizalmas információkat tartalmaz, amelyek nemcsak a vállalathoz, hanem az alkalmazottakhoz és az ügyfelekhez is tartoznak. Ezek az adatok lehetnek:

• Társadalombiztosítási számok
• Bér- és személyzeti adatok
• Hitelkártyaszámok
• Vevői adatok
• Vállalati pénzügyi adatok
• Beszállítók és szállítók pénzügyi adatai

Az AIS-ben lévő összes adatot titkosítani kell, és a rendszerhez való hozzáférést naplózni és felügyelni kell. A rendszer tevékenységének is nyomon követhetőnek kell lennie.

Az AIS-nek olyan belső ellenőrzésekre is szüksége van, amelyek megvédik a számítógépes vírusoktól, a hackerektől és a hálózatbiztonságot fenyegető egyéb belső és külső veszélyektől. Védelmet kell nyújtani a természeti katasztrófák és az adatvesztést okozó áramkimaradások ellen is.

Valós példák a számviteli információs rendszerekre

A jól megtervezett AIS lehetővé teszi a vállalkozás zavartalan működését a mindennapokban, míg a rosszul megtervezett AIS akadályozhatja annak működését. Az AIS harmadik felhasználási módja az, hogy amikor egy vállalkozás bajba kerül, az AIS adatai felhasználhatók annak feltárására, hogy mi volt a baj. A WorldCom és a Lehman Brothers esete két példát szolgáltat erre.

WorldCom

2002-ben a WorldCom belső ellenőrei, Eugene Morse és Cynthia Cooper a vállalat AIS-ét felhasználva közel 4 milliárd dollárnyi csalárd költségelosztást és egyéb számviteli bejegyzést tártak fel.Vizsgálatuk Scott Sullivan pénzügyi igazgató elbocsátásához, valamint a vállalatok belső pénzügyi ellenőrzését és eljárásait szabályozó Sarbanes-Oxley Act 404. szakaszának új jogszabályhoz vezetett.

Lehman Brothers

A Lehman összeomlásának okait vizsgáló vizsgálat során az AIS és más adatrendszerek felülvizsgálata kulcsfontosságú elem volt, a dokumentumok összegyűjtése és felülvizsgálata, valamint a tanúkihallgatások mellett. A vállalat csődjének okait keresve “a Lehman működési, kereskedési, értékelési, pénzügyi, számviteli és egyéb adatrendszereinek átfogó vizsgálatára és felülvizsgálatára volt szükség” – olvasható a 2200 oldalas, kilenc kötetes vizsgálói jelentésben.

A Lehman rendszerei példát mutatnak arra, hogyan nem szabad felépíteni egy AIS-t. Anton R. Valukas vizsgáló jelentése megállapítja: “A csődbejelentés idején a Lehman több mint 2600 szoftverrendszer és alkalmazás patchworkjét tartotta fenn… A Lehman rendszerei közül sok volt rejtélyes, elavult vagy nem szabványos.”

A vizsgáló úgy döntött, hogy erőfeszítéseit arra a 96 rendszerre összpontosítja, amely a legfontosabbnak tűnt. Ez a vizsgálat képzést, tanulást és próbálgatást igényelt csak azért, hogy megtanulják a rendszerek használatát.”

Valukas jelentésében azt is megjegyezte: “A Lehman rendszerei nagymértékben függtek egymástól, de kapcsolataikat nehéz volt megfejteni, és nem voltak jól dokumentálva. Rendkívüli erőfeszítést igényelt e rendszerek kibogozása a szükséges információk megszerzéséhez.”

A lényeg

Az AIS hat összetevője mind együtt működik, hogy segítse a kulcsfontosságú alkalmazottakat a pénzügyi adatok gyűjtésében, tárolásában, kezelésében, feldolgozásában, visszakeresésében és jelentésében. Egy jól kidolgozott és karbantartott, hatékony és pontos számviteli információs rendszer nélkülözhetetlen eleme egy sikeres vállalkozásnak.