Die Anfechtung einer fehlerhaften Gebühr und die Meldung einer betrügerischen Gebühr erfordern unterschiedliche Maßnahmen seitens des Karteninhabers.
Hier ist der Unterschied zwischen den beiden Arten von Gebühren:
Fehlerhafte Gebühr: PCard-Belastung durch einen Anbieter, die nicht auf Betrug zurückzuführen ist, aber bestritten werden muss; Beispiele sind
- eine Gebühr für einen Artikel, den man nie erhalten hat
- eine Gebühr für einen zurückgesandten Artikel
- eine Gebühr, die Umsatzsteuer enthält
- eine Gebühr, die der Verkäufer fälschlicherweise auf das Konto gesetzt hat
Wenn Karteninhaber Unterschiede zwischen der Abrechnung und ihren Belegen feststellen, oder gibt es Posten auf der Abrechnung, die falsch zu sein scheinen, sollten sie zunächst versuchen, diese direkt mit dem Händler/Lieferanten zu klären.
Wenn die Angelegenheit nicht direkt mit dem Lieferanten geklärt werden kann, sollten sich Karteninhaber an den Citi-Kundendienst unter der Nummer 1-800-248-4553 (bei Anrufen außerhalb der USA per R-Gespräch 1-904-954-7314) wenden, der ihnen per Fax oder per Post das vorausgefüllte Streitbeilegungsformular zusendet, um ihren Streit formell zu verfolgen, einschließlich des Grundes für den Streit und einer Kopie des Auszugs, auf dem der Fehler hervorgehoben ist. Dieses Formular sollte unterschrieben und per Fax oder per US-Post zusammen mit zusätzlichen Unterlagen (z. B. Kopie des Gutschriftsbelegs) an den Citibank-Kundendienst zurückgeschickt werden.
Citibank kann keine Streitformulare ohne Unterschrift des Karteninhabers akzeptieren, da sie als juristische Dokumente verwendet werden könnten und Citibank die Unterschrift auf dem Streitformular mit der Unterschrift vergleichen muss, die der Händler möglicherweise vorlegt.
Im Falle einer Anfechtung aus den USA beträgt der Zeitrahmen für die Benachrichtigung von Citi über die Anfechtung 60 Tage ab dem Datum des Kontoauszugs, an dem die Belastung zum ersten Mal auftaucht.
Betrügerische Belastung: PCard-Belastung, die nicht vom Karteninhaber vorgenommen wurde, manchmal von einem unbekannten Händler, in der Regel das Ergebnis von
- Diebstahl der physischen PCard
- Verlust der physischen PCard
- Diebstahl der PCard-Kontonummer
Karteninhaber, die potenziell betrügerische Transaktionen auf ihrem Kontoauszug feststellen, sollten sofort den Citibank-Kundendienst unter der Nummer 1-800-248-4553 (per R-Gespräch 1-904-954-7314, wenn sie von außerhalb der USA anrufen) benachrichtigen.Dieser wird mit dem Karteninhaber zusammenarbeiten, um die Karte entweder sofort zu sperren oder zu kündigen. Das Konto wird dann an einen Mitarbeiter der Betrugsabteilung der Citibank weitergeleitet, der gemeinsam mit dem Karteninhaber die Transaktionen überprüft und eine Untersuchung der verdächtigen Aktivitäten durchführt. Karteninhaber können aufgefordert werden, eine eidesstattliche Erklärung auszufüllen, in der alle betrügerischen Transaktionen detailliert aufgeführt sind.
Karteninhabern sollte geraten werden, eine Karte als verloren oder gestohlen zu melden oder jede vermutete betrügerische Aktivität auf ihrem Konto zu melden, sobald sie von der Situation Kenntnis erhalten. Dieses sofortige Handeln des Karteninhabers kann dazu beitragen, die Betrugsuntersuchung zu beschleunigen, unbefugte Aktivitäten einzuschränken und die Haftung Ihres Unternehmens zu verringern.
Einkaufskarte vom Karteninhaber irrtümlich verwendet
Wenn ein Karteninhaber die Einkaufskarte irrtümlich verwendet – z. B. einen persönlichen Einkauf tätigt, weil er glaubt, eine persönliche Kreditkarte verwendet zu haben -, muss der Karteninhaber sofort seinen lokalen Verwalter der Einkaufskarte kontaktieren. In einigen Fällen kann der Verkäufer den irrtümlich belasteten Betrag auf der Purchasing Card gutschreiben und stattdessen eine persönliche Kreditkarte akzeptieren. Ist dies nicht möglich, muss der Karteninhaber einen Scheck in Höhe des gesamten Rechnungsbetrags ausstellen, der an die Harvard University zu zahlen ist. Der Karteninhaber muss sich in diesem Fall an seinen lokalen Administrator wenden, um Einzelheiten zum Scheckverfahren zu erfahren. Alle irrtümlich vorgenommenen Abrechnungen müssen eine detaillierte Erklärung im Abrechnungssystem enthalten, und Kopien der Belege, aus denen hervorgeht, dass der Universität der volle Betrag erstattet wurde, müssen im Falle einer Prüfung vor Ort aufbewahrt werden.