Faxen über das Internet: Wie man Faxe online sendet und empfängt

Sie haben vielleicht gedacht (völlig verständlich), dass das Faxen der Vergangenheit angehört. Schließlich hat sich die geschäftliche Kommunikation stark verändert, seit Faxgeräte das wichtigste Mittel für den Versand von Dokumenten an Kunden und Kollegen waren. Da liegen Sie aber völlig falsch. Das Faxen über das Internet ist nach wie vor eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, wichtige Dokumente schnell und sicher zu versenden.

Um die Vorteile des Faxens zu nutzen, benötigen Sie nicht länger ein unhandliches Faxgerät. Mit den mobilen und Desktop-Apps von RingCentral können Sie Dokumente mit minimalem Aufwand faxen.

Vielleicht wollen Sie ein wichtiges Geschäft mit einem neuen Kunden abschließen und müssen die entsprechenden Dokumente ohne Verzögerung versenden. Mit dem Internet-Faxdienst von RingCentral brauchen Sie nur eine funktionierende Internetverbindung – ein Festnetzanschluss ist nicht mehr nötig.

In diesem kurzen Leitfaden geben wir Ihnen eine kurze und prägnante Einführung in das Online-Faxen und wie es im Vergleich zu herkömmlichen Faxgeräten funktioniert. Die folgenden Fragen und Themen werden wir behandeln:

• Kann ich ein Fax über das Internet versenden?
• Was genau ist Internet-Faxen?
• Wie funktioniert ein herkömmliches Faxgerät
• Wie funktioniert Online-Faxen
• Wie kann ich ein Fax kostenlos über das Internet versenden?
• Die Vorteile des Faxens über das Internet

Fangen wir an.

Warum faxen?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Sie ein Fax über das Internet versenden möchten, anstatt eine E-Mail zu schicken. Der vielleicht wichtigste ist jedoch die Sicherheit. Im Gegensatz zu E-Mails sind Faxe viel besser geschützt. Das macht sie viel sicherer und schützt Ihre Daten, vor allem im Vergleich zu E-Mails, die für Betrügereien wie Phishing und Ransomware genutzt werden können.

Ein weiterer Punkt, den man hier bedenken sollte, ist, dass Faxe vor Gericht rechtsverbindliche Dokumente sein können. Nicht nur das Dokument selbst ist sicher, sondern auch die Online-Faxserver. Immer mehr Gerichte akzeptieren digitale Beweismittel wie PDF-Dateien, während E-Mails anfälliger für betrügerische Aktivitäten sind – sie sind schwieriger zu authentifizieren und daher vor Gericht nur selten als Beweismittel zulässig.

Mit der Zunahme der Fernarbeit gewöhnen wir uns alle an den Gedanken, von überall aus zu arbeiten, und die Möglichkeit, von überall aus zusammenzuarbeiten, ist von größter Bedeutung.

Was passiert also, wenn Sie in einer Branche arbeiten, in der noch Faxe verwendet werden, wie z. B. im Versicherungs- oder Gesundheitswesen, Sie aber kein physisches Faxgerät zu Hause oder im Büro haben? Sie senden Faxnachrichten natürlich über das Internet – ohne Ausdrucken.

Kann ich wirklich ein Fax über das Internet senden?

Sie können tatsächlich Faxe über das Internet senden! Der Online-Faxversand ist einfach und bequem. Es ist der unbesungene Held der Online-Kommunikation. Während andere Methoden wie E-Mail und Instant Messaging mehr Aufmerksamkeit erhalten, erweisen sich Faxdienste über das Internet als dauerhaft beliebt bei den Kunden.

Es ist einfach, Faxe online zu senden und zu empfangen. RingCentral macht es besonders einfach. Es bietet Funktionen wie:

• Senden von Faxen an die Faxnummer eines ausgewählten Empfängers
• Zuweisen einer eigenen Faxnummer, die andere nutzen können, um Dokumente an Sie zu faxen
• Nutzen Sie Ihre bestehende Telefonnummer oder eine lokale oder gebührenfreie Nummer, um Faxe zu empfangen

Wir werden all dies in einem späteren Abschnitt näher erläutern.

Was ist Internet-Faxen?

Internet-Faxen ist, wie der Name schon sagt, das Senden und Empfangen von Faxen online. Die Zeiten, in denen man sich über ein riesiges Faxgerät beugen musste, sind zum Glück endgültig vorbei. Heutzutage können Sie Faxe von einer Vielzahl von Geräten aus versenden, z. B. von:

• Ihrem Computer (Desktop oder Laptop)
• Smartphone (iPhone oder Android)
• Tablet

Online-Faxdienste nutzen Internet-Gateways zur Verbindung mit Faxgeräten. Wo Faxgeräte früher nur über Telefonleitungen erreichbar waren und Dokumente verschicken konnten, sind sie jetzt online erreichbar.

Kurz gesagt, sind Internet-Gateways Knotenpunkte in einem Netz. Sie sind wichtige Zwischenstationen für Daten, die es den Nutzern ermöglichen, Informationen per E-Mail oder über Software von Drittanbietern zu versenden und von einem Faxgerät empfangen zu lassen oder umgekehrt.

Diese Gateways nehmen Dokumente über das Internet entgegen und leiten sie dann direkt an das entsprechende Faxgerät weiter. Auf diese Weise können Sie ein Fax online versenden, egal wo Sie sich gerade befinden – ein klobiges altes Faxgerät ist nicht erforderlich.

Die Tarife und Preise hängen von dem Dienst ab, für den Sie sich entscheiden (auf den wir gleich noch eingehen werden). Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen Faxdienst auswählen können, der Ihren Bedürfnissen und Ihren finanziellen Möglichkeiten entspricht:

1. Bestimmen Sie Ihr Budget. Welche Gebühren können Sie sich leisten?
2. Schauen Sie sich die Faxdienste auf dem Markt an und vergleichen Sie Funktionen und Kosten.
3. Suchen Sie nach zusätzlichen Vorteilen. Bietet der von Ihnen gewählte Dienst das Faxen per E-Mail an? Können Sie Dokumente aus Diensten wie Dropbox und Microsoft Office anhängen?
4. Schauen Sie sich Kundenstimmen an. Was haben frühere Kunden über die einzelnen Faxdienste gesagt? Wie schneidet RingCentral im Vergleich zu herkömmlichen Faxdiensten ab?

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Wie ein herkömmliches Faxgerät funktioniert

Traditionelle Faxgeräte funktionieren, indem sie Faksimiles (auch Kopien oder kurz Fax genannt, daher der Name) von Dokumenten über Telefonleitungen senden. Sie scannen Dokumente mit Hilfe eines ladungsgekoppelten Geräts, das jede Zeile eines Dokuments untersucht, schwarze und weiße Bereiche erkennt und dann eine Reproduktion der gefundenen Informationen über die Telefonleitung mittels eines elektrischen Impulses sendet. Das physische Faxgerät am anderen Ende der Leitung empfängt diese Impulse und leitet sie an einen Drucker weiter.

Wie umständlich der Versand eines herkömmlichen Faxes ist, merkt man erst, wenn man sich den Vorgang ansieht. Hier ein kurzer schrittweiser Überblick:

1. Eine Person tippt ein Dokument ein.
2. Dann druckt sie eine physische Kopie aus.
3. Dann scannt sie es in das Faxgerät ein und drückt die Sendetaste.
4. Das Dokument wird mit einem herkömmlichen Faxgerät versandt.
5. Ein eingehendes Fax wird am anderen Ende empfangen und ausgedruckt.
6. Der Empfänger kann diese Kopie dann einscannen, um eine digitale Datei zu erstellen (entweder als Word-Dokument, PDF-Datei oder ein Bild wie ein PNG). Die Qualität dieser Datei ist wahrscheinlich wesentlich schlechter als die des Originaldokuments.

Es ist daher nicht schwer zu verstehen, warum so viele Menschen andere Methoden zum Versenden von Dokumenten – einschließlich Online-Faxen – als einfachere und bequemere Alternative ansehen.

Wie Online-Faxen funktioniert

Mit RingCentral ist das Versenden eines Faxes online so einfach wie das Versenden einer E-Mail. So geht’s:

1. Wählen Sie die Option „Neues Fax“ in der RingCentral Desktop- oder Mobil-App.
2. Geben Sie die Faxnummer des Empfängers ein und fügen Sie den entsprechenden Nachrichtentext hinzu.
3. Fügen Sie die entsprechenden Dokumente aus Box, Dropbox, Google Drive (einschließlich Google Docs) oder Microsoft Office an.
4. Alternativ können Sie Faxe per E-Mail senden, indem Sie sie an die entsprechende Faxnummer @rcfax.com adressieren.

Hier ein Überblick über das Senden und Empfangen von Faxen mit RingCentral:

Wie kann ich ein Fax kostenlos über das Internet versenden?

Wir haben bereits über Online-Faxdienste gesprochen, die eine Reihe von Funktionen gegen monatliche Gebühren anbieten. Es gibt jedoch auch kostenlose Fax-Alternativen. Sie können zum Beispiel die Fax- und Scan-Anwendung von Microsoft nutzen, die kostenlos mit Windows (bis einschließlich Windows 10) mitgeliefert wird und die kostenlos ist. Für die Nutzung benötigen Sie folgende Hardware und Zubehör:

• Einen Computer, der mit Fax and Scan ausgestattet ist
• Einen Festnetzanschluss (funktioniert nicht mit VoIP)
• Ein internes oder externes Faxmodem
• Ein Kabel, das das Modell mit einer Telefonleitung verbindet

Es gibt hier jedoch einen Nachteil. Da Fax and Scan über ein Faxmodem an eine Telefonleitung angeschlossen werden muss, bedeutet dies, dass Ihr Festnetzanschluss während des Versendens und Empfangens von Faxen blockiert ist, was natürlich unangenehm ist. Sie können auch kein mobiles Gerät verwenden. Wie wir bereits erwähnt haben, verwenden Faxdienste Gateways, um dieses Problem zu vermeiden. Außerdem muss Ihr Computer die ganze Zeit eingeschaltet sein, während Faxe gesendet oder empfangen werden.

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Die Vorteile des Faxens über das Internet

Es gibt also zahlreiche Vorteile des Online-Faxens. Dazu gehören die folgenden:

• Senden und Empfangen von Faxen von überall und zu jeder Zeit. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die von mehreren Standorten aus arbeiten, und für diejenigen, die den Übergang zur Telearbeit vollziehen.
• Niedrigere Kosten. Wenn Sie RingCentral abonnieren, können Sie Faxe versenden, ohne sich um die Kosten für den Kauf von Toner und Faxgeräten kümmern zu müssen. Sie müssen sich auch nicht um die Wartung dieser Geräte kümmern (schließlich kann viel schief gehen).
• Zuverlässige Sicherheit. Der Versand von Faxen über die Telefonleitung ist nicht so sicher, wie Sie vielleicht denken: Dokumente können leicht von neugierigen Augen abgefangen werden. Mit RingCentral werden Ihre Faxe sicher über eine verschlüsselte Internetverbindung übertragen.
• Senden und empfangen Sie Faxe, ohne Ihre Telefonleitung zu belasten. Wie wir bereits festgestellt haben, kann die Verwendung normaler Telefonleitungen für das Faxen eingehende Anrufe blockieren und es ist nicht möglich, ausgehende Anrufe zu tätigen. Mit RingCentral wird alles über Ihre Internetverbindung abgewickelt, so dass Ihre Telefonleitung frei bleibt.

Sind Sie bereit, Online-Faxe in Sekundenschnelle zu versenden?

Wie wir hier versucht haben zu erklären, bietet die Verwendung von Online-Faxen gegenüber der E-Mail viele Vorteile. Vor allem Unternehmen können davon profitieren. Das Online-Fax sorgt nicht nur für mehr Sicherheit, sondern bietet auch eine Reihe weiterer Vorteile.

Sie sparen Zeit und Geld, können Dokumente elektronisch unterschreiben, behalten die Übersicht über Ihre Dokumente und können Faxe von mobilen Geräten aus versenden.

Der Internet-Faxdienst von RingCentral ist einfach zu bedienen und sprengt Ihr Budget nicht. Er ermöglicht es Ihnen, Ihre ausgehenden und eingehenden Faxe online zu verwalten, was Ihnen unnötige Kosten erspart und Ihr Arbeitsleben im Allgemeinen etwas einfacher macht. Für Ihr Unternehmen und seine Kunden kann sich dies langfristig auszahlen.