ERISA-Compliance-Vorschriften

Der Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA) gilt für die meisten freiwillig eingerichteten Sozialversicherungspläne im privaten Sektor. Private Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass ihre Pensionspläne den ERISA-Vorschriften entsprechen. ERISA legt die Mindeststandards für diese Pläne fest, zu denen beitragsorientierte Pläne, leistungsorientierte Pläne, 401(k)s, Employee Stock Ownership Plans (ESOPs), Simplified Employee Pension Plans (SEPs) und Gewinnbeteiligungspläne gehören.

Die Einhaltung von ERISA setzt voraus, dass die Arbeitgeber die Teilnehmer über die Planinformationen, ihre Rechte im Rahmen des Plans und die Finanzierung des Plans informieren. Dazu gehört auch, dass die Pläne die ERISA-Mindeststandards, die Aufbewahrung von Unterlagen, die jährliche Einreichung von Unterlagen und Berichten sowie die Einhaltung der Treuhandbestimmungen erfüllen. ERISA legt die Mindeststandards für die Teilnahme an dem Plan, das Anfallen von Leistungen und die Unverfallbarkeit von Leistungen im Rahmen des Plans fest. Nach ERISA besteht auch eine treuhänderische Pflicht für diejenigen, die das Planvermögen verwalten, managen oder kontrollieren, so dass sie ausschließlich im Interesse der Planteilnehmer und Begünstigten handeln müssen. Die Nichteinhaltung der ERISA-Anforderungen für qualifizierte Pläne kann ein Unternehmen einem ERISA-Rechtsstreit und DOL- oder IRS-Sanktionen aussetzen. Ein erfahrener ERISA-Rechtsbeistand kann Ihrem Unternehmen helfen, die ERISA-Vorschriften einzuhalten und kostspielige Strafen zu vermeiden.

ERISA-Benachrichtigungsanforderungen

ERISA schreibt bestimmte Mindestanforderungen an die Benachrichtigung der Planteilnehmer vor. Dazu gehört, dass alle Teilnehmer innerhalb von 90 Tagen nach dem ersten Tag des Versicherungsschutzes eine Kurzbeschreibung des Plans (Summary Plan Description, SPD) erhalten müssen. Die SPDs müssen bestimmte Informationen enthalten, darunter den Namen des Plans, Informationen über den Arbeitgeber, die Art des Plans, die benannten Vertreter, die Anspruchsvoraussetzungen, die Beschreibung der Leistungen, Informationen über die Finanzierung des Plans, die Verfahren zur Geltendmachung von Ansprüchen und die Erklärung der ERISA-Rechte. Darüber hinaus müssen die Arbeitnehmer über alle wesentlichen Änderungen an ihren Leistungsplänen durch eine Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen (SMM) informiert werden.

ERISA Reporting and Recordkeeping

Arbeitgeber müssen genaue Aufzeichnungen in Bezug auf ihre Leistungspläne für Arbeitnehmer führen. Gemäß Abschnitt 107 des ERISA müssen alle Aufzeichnungen im Zusammenhang mit behördlichen Anmeldungen mindestens sechs Jahre lang nach dem Anmeldedatum aufbewahrt und zur Prüfung bereitgehalten werden. Gemäß Abschnitt 209 muss ein Arbeitgeber jedoch Aufzeichnungen über die Leistungen an Arbeitnehmer so lange aufbewahren, wie dies zur Ermittlung der diesen Arbeitnehmern zustehenden Leistungen ausreicht.

Unternehmen unterliegen gemäß ERISA auch einer Berichtspflicht. Für Pläne mit 100 oder mehr Teilnehmern müssen die Plansponsoren jährlich das Formular 5500 Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan einreichen. Für Pläne mit weniger als 100 Teilnehmern können Sponsoren das Kurzformular 5500-SF verwenden.

Ein Plansponsor reicht sein Formular 5500 elektronisch über das EFAST-System des Department of Labor ein. Die elektronische Einreichung erfüllt die Anforderungen des ERISA und des Internal Revenue Code (IRC) an die Berichterstattung, indem sie einen Bericht über die finanzielle Lage, die Investitionen und die Geschäftstätigkeit des Plans liefert. Dazu gehören Informationen über den Plan, den Namen des Plans, das Planjahr, eine Übersicht über das Planvermögen und die Verbindlichkeiten, die Leistungserbringer, die Versicherungskosten und -anbieter, die Teilnehmer und die Finanzdaten.

Ansprüche von Arbeitnehmern bei ERISA-Verstößen

Arbeitnehmer und Planteilnehmer haben einen Mindestschutz bei Anspruchsverfahren für Leistungspläne für Arbeitnehmer gemäß ERISA. Wenn der Anspruch eines Arbeitnehmers abgelehnt wird, muss der Plan ihn angemessen über den Grund der Ablehnung informieren und ihm Gelegenheit zu einer vollständigen und fairen Überprüfung geben. Wenn der Plan die Berufung des Antragstellers ablehnt, muss er den Grund für die Entscheidung angeben und den Antragsteller auf sein Recht hinweisen, im Rahmen von ERISA Klage zu erheben.

ERISA-Treuhandpflichten

Die ERISA-Treuhänder sind verpflichtet, im alleinigen Interesse der Planteilnehmer und Begünstigten zu handeln. Dazu gehören die Übernahme der angemessenen Kosten für die Verwaltung des Plans, die Streuung der Anlagen, um das Risiko großer Verluste zu minimieren, die Einhaltung der Bestimmungen der schriftlichen Planunterlagen und die Vermeidung von Interessenkonflikten. Der Treuhänder ist auch für die Überwachung der Anlageergebnisse und die Auswahl von Anlageoptionen und -anbietern verantwortlich.

ERISA-Audits

Die Employee Benefits Security Administration (EBSA) führt regelmäßig Audits von Leistungsplänen durch, um die Pläne zu untersuchen und ihre Einhaltung sicherzustellen. Die Prüfungen können durch eine Überprüfung des Formulars 5500 oder anderer Berichte, durch eine Überprüfung der Kurzbeschreibungen der Pläne, durch Beschwerden von Mitarbeitern oder auch durch Stichproben ausgelöst werden. Einem Bericht des Arbeitsministeriums zufolge führen etwa zwei Drittel der zivilrechtlichen Untersuchungen der EBSA zu einer Rückforderung von Geldbeträgen oder anderen Abhilfemaßnahmen. Etwa ein Viertel der strafrechtlichen Untersuchungen führte zu Schuldbekenntnissen oder strafrechtlichen Verurteilungen.

Strafen für ERISA-Verstöße

Die EBSA setzt die Gesetze des Arbeitsministeriums durch, einschließlich ERISA. Plansponsoren können von der EBSA für Verstöße gegen ERISA bestraft werden. Die Strafen für ERISA-Verstöße können von der Art des Verstoßes, dem Ausmaß des Verstoßes und davon abhängen, ob der Verstoß vorsätzlich begangen wurde. Zu den Sanktionen für Verstöße können Geldstrafen, Zahlungen an die Planteilnehmer und erforderliche Änderungen der Praktiken und Verfahren des Unternehmens gehören. Planverwalter, die den jährlichen Berichtspflichten nicht nachkommen, können mit einer Strafe von bis zu 1.000 Dollar pro Tag belegt werden.

ERISA-Treuhandverstöße können auch dazu führen, dass der Treuhänder persönlich für Verluste der Planteilnehmer haftet. Planteilnehmer und Begünstigte haben das Recht, gegen den Planverwalter, den Planadministrator oder andere Personen, die das Planvermögen kontrollieren, wegen einer Verletzung der Treuhandpflicht gerichtlich vorzugehen. Treuhänder können den Teilnehmern gegenüber auch für entgangene oder unrechtmäßig erhaltene Gewinne haftbar gemacht werden.

Willentliche ERISA-Verstöße können sogar strafrechtlich verfolgt werden. Die strafrechtlichen Höchststrafen für ERISA-Verstöße umfassen bis zu 10 Jahre Gefängnis und Geldstrafen von bis zu 100.000 Dollar. Unternehmen, die wegen ERISA-Verstößen angeklagt werden, können zusätzlich zur zivilrechtlichen Haftung mit Geldstrafen von bis zu 500.000 Dollar belegt werden.

Freiwillige Korrekturen der ERISA-Einhaltung

Das Arbeitsministerium bietet freiwillige Einhaltungsprogramme für Plansponsoren an, die einen möglichen Verstoß gegen die ERISA-Anforderungen feststellen. Dazu gehören das „Delinquent Filer Voluntary Compliance Program“ (DFVCP) und das „Voluntary Fiduciary Correction Program“ (VFCP).

Delinquent Filer Voluntary Compliance Program

Wenn ein Planverwalter die ERISA-Jahresberichtsanforderungen nicht erfüllt hat, bietet das DFVCP den Verwaltern eine Möglichkeit, die Anforderungen zu erfüllen und zusätzliche Zivilstrafen zu vermeiden. Durch die Einreichung von säumigen Jahresberichten über das DFVCP können Planverwalter freiwillig einen reduzierten Strafbetrag zahlen.

Die Teilnahme am DFVCP ist auf Planverwalter beschränkt, die gemäß Titel I von ERISA zur Einreichung von Berichten verpflichtet sind und nicht bereits vom DOL über die Nicht-Einreichung eines Jahresberichts informiert wurden. Die Teilnahme umfasst die Einreichung des Formulars 5500 oder 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan und die Einreichung von Informationen und Zahlungen im Rahmen der reduzierten Strafen.

Voluntary Fiduciary Correction Program

Wenn ein Treuhänder oder ein Plansponsor einen möglichen Verstoß gegen die Treuepflicht entdeckt, kann er seinen Verstoß durch das VFCP korrigieren, um zusätzliche Strafen zu vermeiden. Die VFCP ermöglicht es Treuhändern, die ERISA-Vorschriften durch Korrekturmaßnahmen einzuhalten.

Um sich vor Durchsetzungsmaßnahmen zu schützen, müssen die Treuhänder:

  • Verstöße identifizieren und feststellen, ob sie unter die 19 Kategorien von Transaktionen fallen, die unter den VFCP fallen;
  • den Prozess zur Korrektur qualifizierter Verstöße befolgen;
  • Verluste oder Gewinne im Zusammenhang mit den Verstößen berechnen und die Beträge mit Zinsen zurückerstatten; und
  • einen Antrag bei der EBSA einreichen, einschließlich der Dokumentation, dass Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden.

Rechtsanwälte für ERISA-Compliance in San Diego

Butterfield Schechter LLP bietet seinen Kunden Beratung zur Einhaltung der ERISA-Vorschriften und zu anderen Leistungen für Arbeitnehmer. Unsere Anwälte sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen und Ihre Treuhänder die ERISA-Vorschriften und regulatorischen Änderungen einhalten. Wenden Sie sich noch heute an unser Büro, wenn Sie Fragen dazu haben, wie wir Ihnen und Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen können.

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