Die fünf Elemente effektiver organisatorischer Kommunikation

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Nicole, eine Führungskraft, die ich in New York City coachte, rief mich eines späten Nachmittags voller Frustration und Verzweiflung an. Sie sagte: „Andriana, ich habe einen harten Tag hinter mir, und mein Team hört nicht auf mich. Ich habe ihnen gesagt, dass sie einen Bericht bis heute fertig stellen sollen, da ich ihn an unseren Partner in London schicken muss, und sie scheinen es nicht zu verstehen. Es scheint, als ob sie für einen anderen Chef arbeiten! Können sie nicht sehen, wie hart ich arbeite? Ich habe das Gefühl, dass ich mit all dem allein dastehe! Was soll ich tun?“

Nicoles Frustration steht stellvertretend für viele Führungskräfte auf mittlerer und höherer Ebene, die die Unterstützung ihres Teams brauchen, um zu funktionieren, sich zu entwickeln und zu gedeihen. Sie sind auf die Zusammenarbeit ihres Teams angewiesen, um voranzukommen, sich weiterzuentwickeln und innovativ zu sein. Vor allem in Zeiten hoher Belastung kann die Kommunikation schwierig sein, und die Führungskräfte haben das Gefühl, dass sie nicht unterstützt oder verstanden werden. Führungskräfte gehen davon aus, dass ihre Mitarbeiter bereits wissen sollten, was sie brauchen und wie sie mit ihnen kommunizieren können. Was kann eine Führungskraft also tun, um das Kommunikationsschema ihres Teams zu verbessern?

Es gibt fünf wesentliche Elemente effektiver organisatorischer Kommunikation:

– Einfühlungsvermögen: Einfühlsame Führung zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich um sie kümmern. Sie schafft starke zwischenmenschliche Bindungen, da man versucht, sich in die Lage des anderen zu versetzen, seine Gefühle, Gedanken und Perspektiven zu verstehen und dieses Verständnis anschließend zur Steuerung künftiger Handlungen zu nutzen. Versuchen Sie bewusst, sich in die Lage des anderen zu versetzen.

– Positive Kommunikation: Eine positive Führungspersönlichkeit zu sein, ist auch für die organisatorische Kommunikation wichtig. Die Worte und die Sprache, die Führungskräfte verwenden, sind entscheidend für die Förderung eines effektiven Kommunikationskanals. Formulieren Sie Ihre Botschaften positiv.

Meiner Erfahrung nach hören die Mitarbeiter eher zu, wenn Sie eine positive Einstellung haben, als dass sie sich widersetzen. Außerdem ist das menschliche Gehirn bei positiver Verstärkung eher bereit, sich auf ein Feedback einzulassen und sich darauf einzulassen. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Sie sollten kein Multitasking betreiben, wenn Sie mit einem Kunden sprechen!“, sollten Sie stattdessen sagen: „Sorgen Sie dafür, dass Sie lächeln, wenn ein Kunde Sie anspricht, und schenken Sie ihm Ihre volle Aufmerksamkeit.“

– Klarheit: Wenn eine Führungskraft eine Botschaft an ihre Mitarbeiter sendet, muss diese Botschaft klar und deutlich sein. Die Führungskraft muss ein klares Ziel, klare Schritte und eine transparente Methodik haben, die auch erreichbar ist. Wenn die Führungskraft den Mitarbeiter ermächtigt, den Prozess für ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis zu gestalten, dann muss die Führungskraft die Strategie mit dem Mitarbeiter erleichtern und ihn auf seinem Weg unterstützen. Klarheit ist hier der Schlüssel.

– Durchsetzungsvermögen: Durchsetzungsvermögen ist ein wirksames Mittel, um Vertrauen zu gewinnen und die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern zu verbessern. Wenn Sie durchsetzungsfähig sind, drücken Sie Ihre Gedanken und Gefühle klar und direkt aus, ohne andere zu verurteilen. Durchsetzungsfähiges Verhalten ist direkt, klar und respektvoll. Es ist wichtig, dass sich Ihr Mitarbeiter gehört und berücksichtigt fühlt. Konzentrieren Sie sich immer auf die Aufgaben und nicht auf die Persönlichkeiten der Menschen. Zeigen Sie keine direkten Aggressionen wie Wut und Abwehrhaltung, reagieren Sie nicht über und versuchen Sie, einen Weg nach vorn zu formulieren. Geben Sie niemals die Schuld.

– Selbstreflexion: Widmen Sie sich jeden zweiten Tag drei bis fünf Minuten der Selbstreflexion. Dies wird dazu beitragen, Ihren Geist und Körper zu beruhigen, Ablenkungen zu reduzieren, Ihren geistigen Raum zu klären und Ihnen helfen, sich mit Ihrem tieferen, positiven Geist zu verbinden.

– Denken Sie an etwas, das jemand in letzter Zeit getan oder gesagt hat, das Ihnen geholfen oder Sie glücklich gemacht hat, und an etwas, das Sie gestört oder verärgert hat. Finden Sie eine Gelegenheit, dieser Person einfach zu danken. Wenn Sie etwas geärgert hat, überlegen Sie: „Mit wem sollte ich mich unterhalten und worüber?“

Führungskräfte, die einfühlsam, positiv und durchsetzungsfähig sind, klar kommunizieren und sich Zeit für ihre Selbstreflexion nehmen, haben bessere Chancen, ein effektives Kommunikationsschema und -umfeld in ihrer Organisation zu entwickeln.

Nicole war schließlich in der Lage, das Gesamtbild der Dynamik in ihrem Team zu erfassen. Sie erreichte eine effektive Kommunikation innerhalb ihres Teams, als sie in der Lage war, ihre Perspektive zu erweitern und sie bei Bedarf zu ändern. Als sie aufhörte, Annahmen zu treffen und sich in die Lage der anderen hineinzuversetzen, hatte sie eine bessere „Balkonsicht“ auf ihr Team und sich selbst und schuf eine produktivere und menschlichere Kommunikationskultur.