Der vollständige Leitfaden für die Planung Ihres Tages

Die meisten von uns wissen um den Wert von Planung und Vorbereitung. Ein Sportmatch ohne Spielplan ist ein Fauxpas auf dem Spielfeld. Ein Großereignis ohne alle Details führt zu Chaos.

Trotz dieses Wissens versäumen wir es oft, der Planung dort Priorität einzuräumen, wo sie am wichtigsten ist: in unserem täglichen Leben. Wenn wir uns morgens ohne einen klaren Plan auf den Weg machen, sind wir zum Scheitern verurteilt.

Wir setzen uns Ziele in der Größenordnung von Jahreszeiten und Jahren, aber es ist das, was wir jeden Tag tun – die Gewohnheiten, die wir uns aneignen, die Aufgaben, die wir erledigen, und die Dinge, denen wir Priorität einräumen -, die im Laufe der Zeit zu Erfolg oder Misserfolg führen. Ein paar ziellose Tage im Monat können uns helfen, neu zu starten und unser Gleichgewicht zu finden. Aber wenn unsere Tage ohne Absicht unsere Tage mit Absicht übersteigen, verfehlen wir am Ende unsere Ziele und fragen uns, wo die ganze Zeit geblieben ist.

Die beste Verteidigung gegen hektische, aber unproduktive Tage ist eine gute Offensive in Form eines täglichen Planungsrituals. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Tag planen können, um ruhiger und konzentrierter zu arbeiten und Ihren Zielen näher zu kommen. Auch wenn die Planung Ihres Tages nur 10-15 Minuten in Anspruch nehmen sollte, lohnt es sich, die zugrundeliegenden Strategien für eine absichtsvolle Gestaltung des Tages ausführlich zu erkunden.

Machen Sie die regelmäßige Planung zur Gewohnheit

James Clear, der Bestsellerautor von Atomic Habits, hält Motivation für überbewertet: „Hören Sie auf, darauf zu warten, dass Sie motiviert oder inspiriert werden, und legen Sie einen Zeitplan für Ihre Gewohnheiten fest.“ Motivation entsteht durch Handeln, nicht umgekehrt.

Deshalb ist ein tägliches Planungsritual so wichtig. An manchen Morgen fühlen wir uns motiviert, den Tag zu nutzen und eine To-Do-Liste zu erstellen, die unsere großen Ambitionen widerspiegelt. Aber diese Tage sind die Ausnahme. Wir müssen die Dinge auch dann erledigen, wenn wir müde und unkonzentriert aufwachen, am liebsten wieder ins Bett gehen würden oder uns nach dem Freitag um 17 Uhr sehnen. An solchen Tagen ist es besonders wichtig, den Tag mit einem Plan anzugehen.

Stellen Sie sich jeden Tag zur gleichen Zeit einen Wecker für Ihre tägliche Planungssitzung – entweder während eines Rituals zum Feierabend oder gleich morgens. Um den Aufbau der Gewohnheit zu erleichtern, verbinden Sie Ihre neue tägliche Planungssitzung mit einer bestehenden Gewohnheit wie dem Trinken Ihres Morgenkaffees oder dem Hören von Musik.

Verwenden Sie eine To-Do-Listen-App wie Todoist, um eine wiederkehrende Aufgabe für die Tagesplanung festzulegen, oder stellen Sie einfach einen Alarm auf Ihrem Telefon ein.

Gewohnheiten lassen sich leichter aufbauen, wenn wir die Ergebnisse unseres Engagements sofort sehen. Glücklicherweise ist die Planung Ihres Tages eine Gewohnheit, die sich sofort auszahlt. Sie werden sich organisierter, konzentrierter und motivierter fühlen, wenn Sie einen Plan für die kommenden Stunden haben. Mit der Zeit wird Ihnen die Planung Ihres Tages zur zweiten Natur werden.

Bauen Sie Ihre Aufgabenliste um Ihre Ziele herum auf

Die tägliche Planung zur Gewohnheit zu machen, ist eine Sache. Sich zu vergewissern, dass Ihr Plan Sie tatsächlich auf Ihre größeren Ziele hinführt, ist eine andere. Nutzen Sie Ihre tägliche Planungsrunde, um sicherzustellen, dass Ihre täglichen Aufgaben mit Ihren langfristigen Zielen übereinstimmen. Hier sind einige Schritte, die Sie dorthin bringen:

Schritt eins: Zerlegen Sie Ihre großen Ziele

Brechen Sie Ihre Ziele in tägliche Aufgaben herunter. Sie können zum Beispiel nicht „In Form kommen“ auf Ihre tägliche Aufgabenliste schreiben, aber Sie können Aufgaben wie „30 Minuten auf meinem Peloton verbringen“ oder „einen abendlichen Spaziergang machen“ hinzufügen. Überprüfen Sie Ihre persönlichen und beruflichen Ziele, wenn Sie sich hinsetzen, um Ihren Tag zu planen, und fügen Sie Aufgaben hinzu, die Sie beiden näher bringen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, realistische tägliche Aufgabenlisten zu erstellen, die alle Ihre Ziele widerspiegeln, haben Sie vielleicht zu viele. Wenn Sie sich selbst überfordern, ist das nicht nur ermüdend, sondern bedeutet auch, dass Sie in all diesen Bereichen wahrscheinlich keine bedeutenden Fortschritte machen werden. Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Verpflichtungen durch, um sich auf eine kleinere Anzahl von Zielen zu konzentrieren, die Ihnen am wichtigsten sind. Generell sollten Sie es vermeiden, mehr als 5 große Ziele auf einmal zu verfolgen, und eine Mischung aus kurzfristigen und langfristigen Zielen in Betracht ziehen.

Zweiter Schritt: Betrachten Sie Ihre Woche als Ganzes

Die Planung Ihres Tages beginnt damit, dass Sie Ihre Woche als Ganzes betrachten. Wahrscheinlich haben Sie mehrere Ziele, eine Reihe möglicher Aufgaben, um diese zu erreichen, und nur so viele Stunden am Tag. Das ist in Ordnung. Während einige Ziele von täglichem Handeln profitieren, kann die Arbeit an anderen Zielen ein paar Mal in der Woche für Schwung sorgen. Vielleicht trainieren Sie montags, mittwochs und freitags. An manchen Tagen sollten Sie sich auf ein bestimmtes berufliches Ziel konzentrieren und nur die damit verbundenen Aufgaben erledigen. Alternativ können Sie Ihre persönlichen Ziele auch auf das Wochenende legen. Nehmen Sie sich am Sonntagabend oder Montagmorgen die Zeit, Ihre Woche zu skizzieren, damit Sie wissen, auf welche Ziele Sie sich an welchen Tagen konzentrieren werden. Heben Sie sich die Details für Ihre täglichen Planungssitzungen auf.

Schritt drei: Fügen Sie Ihre Muss-Aufgaben zuletzt hinzu

Dies ist der Schritt, mit dem die meisten Menschen beginnen, wenn sie ihren Tag planen. Sie beginnen mit ihren festen Terminen, obligatorischen Besprechungen und dringenden Fristen und versuchen dann, zielorientierte Aufgaben darum herum zu erledigen. Stattdessen sollten Sie sich diesen Schritt für das Ende aufheben. Auf diese Weise sind Sie gezwungen, die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, mit den Aufgaben, die Sie erreichen wollen, zu verbinden und nicht umgekehrt.

In einer idealen Welt würden wir uns nur auf die täglichen Aufgaben konzentrieren, die uns unseren langfristigen Zielen näher bringen. In der Realität haben wir Verpflichtungen und Aufgaben, die wir erfüllen müssen – einige davon haben wenig Einfluss auf unser persönliches oder berufliches Wachstum. Schieben Sie diese Verpflichtungen so weit wie möglich beiseite: Überdenken Sie wiederkehrende Besprechungen, überlegen Sie, ob Sie Aufgaben delegieren können, und gewöhnen Sie sich daran, „nein“ zu sagen. Es ist jedoch in Ordnung, wenn Sie Dinge auf Ihrer To-Do-Liste haben, die einfach erledigt werden müssen. Achten Sie nur darauf, dass sie nicht zu viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen.

Eine tägliche Priorität haben

Viele von uns beginnen den Morgen mit Dutzenden von Dingen, die wir erledigen müssen, nur um am Ende des Tages festzustellen, dass wir keine einzige davon von unserer Liste gestrichen haben. Sicher, wir haben einiges erledigt, aber nichts von dem, was wir geplant hatten. Die kontraintuitive Lösung, um mehr zu schaffen? Nehmen Sie sich nur eine große Aufgabe pro Tag vor.

Sie denken jetzt vielleicht: „Wie kann ich alle meine Ziele erreichen, wenn ich mich nur auf eine Aufgabe pro Tag konzentriere?“. In „Make Time: How to Focus on What Matters Every Day“ erörtern Jake Knapp und John Zeratsky das heimtückische Phänomen der Betriebsamkeit ohne Produktivität. Zwischen Besprechungen und Ad-hoc-Anfragen kann es sich anfühlen, als befänden wir uns in einer Tretmühle, aus der wir nicht mehr herauskommen.

Als Balsam gegen hektische Tage, die ohne Fortschritt vergehen, führen sie das Konzept des „Highlights“ ein:

„Der erste Schritt…ist zu entscheiden, wofür Sie sich Zeit nehmen wollen.

Wenn Sie sich nicht entscheiden können, was Ihr Highlight oder Ihre oberste Priorität für den Tag sein soll, schlagen Knapp und Zeratsky folgende einfache Heuristik vor:

„Beginnen Sie jeden Tag damit, dass Sie darüber nachdenken, was für Sie ein Lichtblick sein soll. Wenn Sie am Ende des Tages gefragt werden: ‚Was war der Höhepunkt Ihres Tages?‘, was soll Ihre Antwort sein? Wenn Sie auf Ihren Tag zurückblicken, welche Aktivität, welche Leistung oder welchen Moment möchten Sie in Erinnerung behalten? Das ist Ihr Highlight.“

Wenn wir ehrlich sind, ist es eine deutliche Verbesserung gegenüber dem, was viele von uns heute tun, den Tag mit mindestens einer großen Aufgabe zu beenden. Langfristig gesehen ist die Erledigung von 5 bis 7 großen Aufgaben pro Woche von Bedeutung. Bedeutet das, dass Sie nur eine Aufgabe pro Tag erledigen? Im Allgemeinen nicht. Die Auswahl und Erledigung einer einzigen wichtigen Aufgabe erfüllt uns jedoch mit einem Gefühl der Erfüllung, das den Anstoß gibt, auch andere Aufgaben in Angriff zu nehmen.

Verwenden Sie einen Aufgabenmanager wie Todoist, um das Highlight Ihres Tages als hohe Priorität zu markieren und es an den Anfang Ihrer Liste zu setzen.

Alternativ, wenn Sie sich für Produktivität mit Stift und Papier entscheiden, markieren oder unterstreichen Sie einfach die wichtigste Aufgabe auf Ihrer Aufgabenliste in Ihrem Notizbuch oder Tagesplaner.

Ungeachtet der von Ihnen verwendeten Hilfsmittel sollten Sie bei der Planung Ihres Tages extreme Prioritäten setzen.

Planen Sie Ihren Tag mit einer Produktivitätsmethode

Eine Produktivitätsmethode ist sowohl eine effektive Methode, um Dinge zu erledigen, als auch eine Strategie für die Planung Ihres Tages.

Nachfolgend stellen wir Ihnen einige beliebte Produktivitätsmethoden vor, aus denen Sie wählen können, um Ihre Aufgaben in Angriff zu nehmen, und wie Sie sie für die Tagesplanung nutzen können. Finden Sie eine Produktivitätsmethode, die für Sie geeignet ist – auch wenn das bedeutet, dass Sie eine bereits vorhandene Methode abwandeln oder eine neue Methode von Grund auf entwickeln müssen. Hier sind einige beliebte Methoden für die Tagesplanung, mit denen Sie beginnen können:

Eat the Frog

Die Produktivitätsmethode „Eat the Frog“ fordert Sie auf, eine wichtige Aufgabe für den Tag zu identifizieren und diese zuerst zu erledigen. Dies ist eine großartige Methode, um Ihre Highlights frühzeitig in die Tat umzusetzen. Manchmal ist es die Aufgabe, die wir am liebsten vermeiden würden (daher „den Frosch essen“). Das kann die Aufgabe sein, die sich zu groß anfühlt, um sie in Angriff zu nehmen, oder die Aufgabe, bei der wir uns unwohl fühlen. Nehmen Sie sie sofort in Angriff, bevor Sie die Gelegenheit haben, zu zögern.

Setzen Sie bei Ihrer Tagesplanung Ihre „Frosch“-Aufgabe an den Anfang Ihrer Aufgabenliste und legen Sie eine Zeit fest. Platzieren Sie dann Ihre anderen Aufgaben darunter.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik eignet sich am besten für Menschen, die gerne in kurzen, konzentrierten Sprints mit häufigen Pausen arbeiten. Diese Methode wurde in den späten 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt, der sich damals als schlechter Student dazu verpflichtete, nur 10 Minuten konzentriert zu lernen, indem er eine Zeitschaltuhr in Form einer Tomate (auf Italienisch pomodoro) benutzte. Diese Methode umfasst die folgenden Schritte:

1. Beschaffen Sie sich einen Timer.
2. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten ein und konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe, bis der Timer klingelt.
3. Wenn Ihre Sitzung endet, markieren Sie einen Pomodoro und notieren Sie, was Sie erledigt haben.
4. Gönnen Sie sich eine fünfminütige Pause.
5. Nach vier Intervallen oder „Pomodori“ machen Sie eine längere, 20- bis 30-minütige Pause.

Um Ihren Tag mit der Pomodoro-Technik zu planen, schätzen Sie ab, wie viele Pomodoros (25-minütige Arbeitssitzungen) Sie benötigen, um jede Aufgabe auf Ihrer Liste zu erledigen. Notieren Sie diese Zahl vor jeder Aufgabe mit einem Tomaten-Emoji oder einfach die Zahl selbst in Klammern. Diese Methode zwingt Sie, sich zu überlegen, wie lange Ihre Arbeit dauern wird, und entsprechend zu planen. Sie können die Pomodoro-Methode für den ganzen Tag verwenden oder nur für Ihre wichtigste Aufgabe.

Zeitblockierung

Bei der Zeitblockierungs-Methode teilen Sie Ihren Tag in bestimmte Zeitblöcke ein. Das kann so konkret sein wie 9:30-11:30 Uhr oder einfach „Morgen“, je nachdem, wie lange eine Aufgabe dauert. Arbeiten Sie dann ohne Ablenkung und widmen Sie jeden Zeitblock nur einer bestimmten Aufgabe oder einer Reihe von Aufgaben.

Wie die Pomodoro-Technik hilft Ihnen diese Methode dabei, abzuschätzen und zu verstehen, wie lange Ihre Aufgaben dauern. Achten Sie darauf, dass Sie Blöcke für Dinge wie Mittagessen, Pausen und Pendeln einplanen, um möglichst genau zu sein. Es kommt vor, dass eine Aufgabe mehr oder weniger Zeit in Anspruch nimmt, als Sie erwartet haben. Das ist kein Problem. Ändern Sie Ihre Liste im Laufe des Tages schnell ab. Mit der Zeit werden Sie ein besseres Verständnis dafür bekommen, wie lange Aufgaben dauern. In der Zwischenzeit ist es eine gute Faustregel, die Zeit, die Sie für eine Aufgabe veranschlagen, zu verdoppeln.

Eisenhower-Matrix

Die Produktivitätsmethode der Eisenhower-Matrix zwingt Sie, die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeder Aufgabe zu berücksichtigen, anstatt nur das zu tun, was am dringendsten ist – egal, ob es wichtig ist oder nicht. Diese Methode unterteilt die Aufgaben in vier Quadranten und gibt vor, wie wir mit Aufgaben umgehen sollten, die in jeden Quadranten fallen:

• „Dringende und wichtige“ Aufgaben sollten sofort erledigt werden
• „Nicht dringende und wichtige“ Aufgaben sollten auf die To-Do-Liste oder den Kalender gesetzt werdenAufgaben sollten auf die To-Do-Liste oder den Kalender gesetzt werden
• „Dringende und unwichtige“ Aufgaben sollten an jemand anderen delegiert werden
• „Nicht dringende und unwichtige Aufgaben“ sollten gestrichen werden

Zu Beginn erstellen Sie Ihre reguläre Aufgabenliste, die alle Aufgaben für den Tag enthält. Sortieren Sie diese dann in die vier Kategorien „Dringend und wichtig“, „Nicht dringend und wichtig“, „Dringend und unwichtig“ und „Nicht dringend und unwichtig“. Sobald Sie diese Kategorien haben, bearbeiten Sie Ihre Aufgabenliste entsprechend: erledigen, planen, delegieren und löschen Sie Aufgaben von Ihrer Aufgabenliste, während Sie Ihren Tag planen.

Mit der Zeit wird dieser Prozess zur zweiten Natur, und Sie werden ganz natürlich eine einzige Aufgabenliste mit nur „dringenden und wichtigen“ und „nicht dringenden und wichtigen“ Aufgaben auf Ihrer Liste erstellen.

Wählen Sie Ihr Planungswerkzeug

Sie haben sich für einen Ansatz für Ihre tägliche Planung entschieden – jetzt ist es an der Zeit, Ihre Werkzeuge auszuwählen. Von Produktivitätssoftware bis hin zu Papier und Stift, hier sind einige der beliebtesten Optionen:

Eine To-Do-Listen-App

Ein digitaler Aufgabenmanager ist eine großartige Wahl für diejenigen, die technisch versiert und darauf konditioniert sind, anstelle eines Notizbuchs zu ihrem Telefon oder Tablet zu greifen. Aufgabenlisten-Apps haben den Vorteil, dass alles an einem Ort und von überall aus zugänglich ist. Sie können Aufgaben nahtlos von einem Tag auf den anderen verschieben, wenn sich Ihre Pläne ändern, relevante Dokumente und Links neben Ihren Aufgaben organisieren und haben eine automatische, durchsuchbare Aufzeichnung von allem, was Sie getan haben.

Wir empfehlen Todoist, unsere plattformübergreifende persönliche To-Do-Listen-App, die auf den meisten Geräten verfügbar ist. Die App enthält viele Funktionen wie Erinnerungen, Etiketten, Filter, Kommentare und Datei-Uploads, die Ihnen die Planung Ihres Tages erleichtern.

Eine digitale Liste

Wenn Sie keine Lust auf einen vollwertigen Aufgabenmanager haben, aber dennoch eine digitale Lösung wünschen, sollten Sie weniger spezialisierte Tools in Erwägung ziehen, die Sie wahrscheinlich bereits in Ihrem Arbeits- und Privatalltag verwenden.

• Eine Notizen-App oder Textverarbeitungs-App. Verwenden Sie eine einfache Notizen-App wie Bear (nur iOS und MacOS), Apple Notes oder Google Keep, um eine laufende Liste Ihrer Aufgaben für den Tag zu führen. Kreuzen Sie die Aufgaben einfach mit Hilfe von Kontrollkästchen oder durchgestrichener Formatierung an. Für eine robustere „Notizen“-App sollten Sie Google Docs oder Microsoft Word in Betracht ziehen, da sie mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten bieten.

• Google Sheets oder Excel. Planen Sie Ihren Tag in einer Tabellenkalkulation. So können Sie mehr Kontext und Notizen zu bestimmten Zellen hinzufügen. Methoden wie die Zeitsperre sind ebenfalls förderlich für die Arbeit in einem digitalen Raster.

Ein digitaler Kalender

Viele Menschen entscheiden sich für ein tägliches Planungsinstrument, das sie bereits verwenden – den Kalender. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical und Woven sind beliebte Kalender-Apps, mit denen Sie Ihren Tag planen und Ihre Aufgaben neben Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen eintragen können. Dies ist auch ein großartiges Werkzeug, um eine Produktivitätsmethode wie Zeitblockierung zu nutzen. Darüber hinaus haben digitale Kalender den Vorteil, dass sie auch unterwegs verfügbar sind, in der Regel sowohl im Web als auch auf dem Handy.

Ein Planer auf Papier

Für die Taktiker unter uns sind Papier und Stift das Mittel der Wahl, um Ihren Tag zu planen. Das kann in Form von Notizbüchern, Terminkalendern oder speziellen Planern geschehen. Wir raten nur von Post-it-Notizen oder losem Papier ab. Auch wenn sie einfach und unordentlich sind, hindern sie Sie daran, auf alte Aufgaben zurückzublicken und über die Effektivität Ihrer Tagesplanung nachzudenken.

• Notizbuch – Ein einfaches liniertes oder unliniertes Notizbuch eignet sich gut für ein einfaches Planungssystem mit Stift und Papier. Verwenden Sie für jeden Tag eine neue Seite und markieren Sie das Datum am oberen Rand. Versuchen Sie es mit gerasterten Notizbüchern, die bei Bedarf bei der Erstellung von Unterteilungen helfen können.
• Tagespläne oder Planer – Tagespläne oder Planer sind Notizbücher mit Platz für die Planung jedes Tages des Jahres vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Sie bieten Platz für die tägliche Planung und die Möglichkeit, auf frühere und kommende Einträge zurückzugreifen.
• Spezialisierte Planer – Es gibt immer mehr spezialisierte Planer oder Planungssysteme mit Papier und Stift wie den Passion Planner oder das Bullet Journal. Diese Systeme sind oft komplex, können aber für engagierte Praktiker sehr leistungsfähig sein.

Ein Hybrid aus digital und Papier

Wenn es um die tägliche Planung geht, müssen Sie sich nicht für Stift und Papier oder digitale Tools entscheiden – Sie können beide oder eine beliebige Kombination der genannten Methoden verwenden. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie ein hybrides System sinnvoll einsetzen können:

• Persönliche und berufliche Trennung. Verwenden Sie ein digitales System für Ihre beruflichen Aufgaben und einen Planer für Ihre persönlichen Aufgaben. Dies kann eine hilfreiche Methode sein, wenn Sie Ihre Arbeitszeit dem Streben nach beruflichen Zielen und Ihre Abende persönlichen Aufgaben und der Selbstverwirklichung widmen. Auf die gleiche Weise könnten Sie unter der Woche einen Aufgabenmanager und am Wochenende ein Tagebuch verwenden.
• Erst das Papier, dann das Digitale. Vielleicht gefällt Ihnen der taktische Aspekt der Tagesplanung auf Papier, aber Sie schätzen die Durchsuchbarkeit und Dauerhaftigkeit digitaler Tools. Planen Sie Ihren Tag mit einem Termin- oder Tagesplaner, aber nehmen Sie sich am Ende eines jeden Tages Zeit, um Ihre Aufgaben und Fortschritte in einen digitalen Aufgabenmanager zu übertragen, damit Sie sie leicht nachschlagen können. Dies ist auch eine gute Methode, wenn Sie sich für Notizen auf Papier entscheiden, um Ablenkungen zu vermeiden. Sie könnten zum Beispiel ein Notizbuch zu einer Besprechung mitbringen und diese mit Aufgaben und Anfragen verlassen, die Sie in Ihr Notizbuch gekritzelt haben. Sie können diese Aufgaben dann auf Ihre digitale Aufgabenliste übertragen und Fälligkeitsdaten und Prioritätsstufen hinzufügen, damit sie nicht durch die Maschen fallen.
• Denken mit Stift und Papier, Ausführen digital. Manche finden, dass sie kreativer sind und besser denken können, wenn sie ein leeres Blatt und einen Stift in der Hand haben. Notieren Sie sich Ihre Pläne für den Tag auf Papier und fügen Sie alle Notizen und Gedanken hinzu, die Sie haben. Übertragen Sie diese dann auf Ihre digitale Aufgabenliste, um Ihre Aufgaben besser umsetzen zu können.

Wie Sie sich an Ihren Tagesplan halten & Kurskorrekturen vornehmen, wenn nötig

Auch mit einem soliden Plan und den besten Absichten ist es schwierig, alle Aufgaben des Tages zu erledigen. Es ist unvermeidlich, dass wir von unseren Aufgaben abschweifen und uns von Ablenkungen wie Twitter-Memes und Online-Shopping verführen lassen. Ad-hoc-Aufgaben, die von unseren Managern zugewiesen oder von Teamkollegen delegiert werden, können uns aus dem Konzept bringen und uns zwingen, uns auf ungeplante Dinge zu konzentrieren.

Leider können diese Unterbrechungen zu unproduktiven Tagen und ineffektiven Wochen führen. Wir beschließen, dass die tägliche Planung nicht funktioniert und dass es keinen Sinn hat, unsere Tage mit Absicht anzugehen. Das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein!

Ja, unsere Tage werden nie genau so verlaufen wie geplant, aber das bedeutet nicht, dass sie keine Planung wert sind. Hier sind einige Strategien, einige direkt von Produktivitätsexperten, um Ihren Tagesplan einzuhalten und den Kurs zu korrigieren, wenn die Dinge schief laufen.

Ablenkungen beseitigen

Konzentrieren Sie sich, indem Sie häufige Ablenkungen beseitigen, die Sie von Ihren Tageszielen ablenken – vor allem, wenn Sie den Großteil Ihrer Arbeit am Computer erledigen. Wenn möglich, sollten Sie die meisten Ihrer Desktop-Programme schließen, nur wenige Tabs öffnen, Ihr Telefon auf lautlos stellen und die Benachrichtigungen ausschalten.

Wenn der Ruf des Scrollens in den sozialen Medien zu stark ist, verwenden Sie einen Website-Blocker wie Self Control oder Freedom, um ablenkende Websites stundenlang unzugänglich zu machen.

Verfolgen Sie Ihre Zeit

Gleich wie die Verfolgung Ihres Budgets Ihnen helfen kann, weniger auszugeben, kann die Verfolgung Ihrer Zeit Ihnen helfen, sie effektiver zu nutzen. Verwenden Sie eine automatische Tracking-App wie Rescue Time, die Informationen über die Nutzung Ihrer Desktop- und Mobilgeräte sammelt und Ihre Online-Zeit in „produktiv“, „neutral“ und „ablenkend“ einteilt. Sie können tägliche Produktivitätsziele festlegen und im Laufe des Tages überprüfen, ob Sie sich Ihrem Ziel nähern oder es verfehlen.

Versuchen Sie stündliche Check-Ins

Wenden Sie Achtsamkeit auf Ihre Produktivität an, indem Sie regelmäßig bei sich selbst vorbeischauen, um festzustellen, ob Sie konzentriert durch den Tag gehen.

Peter Bergman, ein Coach für Führungskräfte und Bestsellerautor von 18 Minutes, schlägt vor, sich regelmäßig einen Timer zu setzen, um sich neu zu fokussieren:

„Stellen Sie Ihre Uhr, Ihr Telefon oder Ihren Computer so ein, dass er jede Stunde klingelt. Wenn es klingelt, atmen Sie tief durch, schauen Sie auf Ihre Liste und fragen Sie sich, ob Sie die letzte Stunde produktiv verbracht haben. Schauen Sie dann auf Ihren Kalender und überlegen Sie sich, wie Sie die nächste Stunde nutzen werden. Verwalten Sie Ihren Tag Stunde für Stunde. Lassen Sie sich nicht von den Stunden leiten.“

Passen Sie Ihren Plan an

Manchmal tauchen unerwartete Aufgaben auf, die wir nicht ignorieren können. Das ist in Ordnung. Das Problem entsteht, wenn wir versuchen, diese unvorhergesehenen Aufgaben zu übernehmen, ohne unsere ursprünglichen Pläne zu überarbeiten. Machen Sie stattdessen ungeplante Aufgaben zum Bestandteil eines neuen Plans. Wenn Sie zu einer Aufgabe außerhalb des Buches übergehen müssen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihren Plan für den Tag zu ändern: Verschieben Sie die Aufgaben auf später am Tag oder auf morgen. Arbeiten Sie dann anhand Ihres neuen Plans.

Cal Newport, Informatikprofessor an der Georgetown University und Bestsellerautor von Deep Work, erzählt, wie er seinen Tagesplan mithilfe der Zeitblockmethode mit Stift und Papier anpasst:

„Ich lasse neben meinen Zeitblöcken noch etwas Platz. So kann ich bei Bedarf Korrekturen vornehmen, wenn sich der Tag unerwartet entwickelt.“

Gehen Sie zur „To-Do-Liste Null“

An den meisten Tagen werden Sie nicht alles auf Ihrer Liste erledigen. Erreichen Sie aber trotzdem die „To-do-Liste Null“. Amir Salihefendić, der Gründer und CEO von Doist, stellt seine persönliche Produktivitätsmethode Systemist vor, zu der auch „To-do List Zero“ gehört, ein Konzept, das von Inbox Zero inspiriert ist:

„Am Ende des Tages möchte ich null Aufgaben auf meiner Heute-Liste haben. Die Wahrheit ist, dass ich an den meisten Tagen nicht alles auf meiner heutigen Liste erledige und Dinge aufschiebe. Das ist nichts Negatives. Ich sehe es als Gelegenheit, eine Bestandsaufnahme zu machen, meine Aufgaben neu zu bewerten und sie neu zu planen.“

Wenn wir den Abend mit einer sauberen Weste beenden, können wir vermeiden, uns in überfälligen Aufgaben zu vergraben, und den morgigen Tag mit neuer Energie in Angriff nehmen.

Regelmäßig reflektieren

Sie haben sich die Planung Ihres Tages zur Gewohnheit gemacht, Ihre langfristigen Ziele in umsetzbare Aufgaben umgewandelt, eine Produktivitätsmethode gewählt und das Werkzeug Ihrer Wahl ausgewählt. Sie sind bereit für produktivere Tage, die sich zu sinnvolleren Wochen, Monaten und Jahren entwickeln.

Lassen Sie Ihren Prozess jedoch nicht auf Autopilot laufen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um regelmäßig zu prüfen, ob Ihre Vorgehensweise bei der Tagesplanung Ihnen hilft, mehr zu erreichen. Nehmen Sie sich ab und zu Zeit, vielleicht bei einer wöchentlichen Überprüfung, um zu überlegen, ob Ihr Planungsprozess funktioniert oder ob er optimiert oder sogar überarbeitet werden könnte, um effektiver zu sein.

Betrachten Sie diese Fragen:

• Sind meine Tage ruhig und absichtsvoll oder stressig und planlos?
• Habe ich alle meine täglichen Planungssitzungen abgeschlossen oder einige ausgelassen?
• Fühle ich mich am Ende der meisten Tage erfüllt?
• Komme ich an meinen Tagen mit hoher Priorität voran?
• Bin ich auf dem richtigen Weg, um meine langfristigen Ziele zu erreichen?
• Dieser Tag war besonders produktiv – warum?
• Ich habe an diesem Tag nichts Bedeutendes erreicht – warum?

Wenn wir ehrlich darüber sind, wie unsere Tage verlaufen sind und wie wir bei unseren großen Zielen vorankommen, können wir unsere Tagesplanung für bessere Ergebnisse optimieren. Hektische Tage könnten bedeuten, dass wir besser Prioritäten setzen oder einen Weg finden müssen, um Arbeit zu delegieren. Fehlende tägliche Planungssitzungen könnten bedeuten, dass sie zu lang sind und von einem strafferen Ansatz profitieren könnten. Wenn wir unsere Ziele nicht erreichen, könnte das bedeuten, dass wir zu viele haben oder dass wir sie nicht häufig genug oder nicht bewusst genug in unseren Tag einbauen. Vielleicht mögen wir einfach Stift und Papier, während wir uns gezwungen haben, eine glänzende neue App auszuprobieren. Was auch immer das Problem ist, arbeiten Sie daran, es zu lösen, indem Sie Ihren Tagesplanungsprozess ändern.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass wir experimentieren und einige Iterationen der Tagesplanung ausprobieren müssen, bevor wir auf die Methode stoßen, die tatsächlich dazu führt, dass wir mehr erledigen.

Wenn Sie Ihren Tag planen, sollten Sie auf Konsistenz und Flexibilität statt auf Perfektion setzen. Wir haben zwar Tipps und Taktiken für eine effektive Tagesplanung gegeben, aber es gibt kein Patentrezept. Stattdessen fühlen wir uns am ehesten bereit, unseren Tag in Angriff zu nehmen, wenn wir konsequent vorgehen. Aus produktiven Tagen werden oft produktive Wochen, Monate und Jahre. Wenn wir unsere Aufgaben Tag für Tag absichtlich und konzentriert angehen, gibt es keine Grenzen für das, was wir erreichen können.