Was ist ein Auto Attendant?
Nicht jeder ist mit dem Begriff „Auto Attendant“ vertraut, aber jeder weiß, was es ist. Manche nennen es eine virtuelle Rezeptionistin. Es handelt sich um eine automatische Begrüßung, die dem Anrufer über die Tastatur ein Menü zur Verfügung stellt, über das er mit Abteilungen oder Personen verbunden werden kann. Sie kann auch grundlegende Geschäftsinformationen liefern, z. B. Geschäftszeiten, lokale Adressen oder aktuelle Angebote.
Der erste Eindruck zählt. Im Gegensatz zu einer Live-Rezeptionistin arbeitet die automatische Vermittlung 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche und 365 Tage die Woche und hat nie einen schlechten Tag. Sie können die Nachricht sogar für die Zeit nach den Geschäftszeiten oder an Feiertagen anpassen.
Warum eine automatische Telefonzentrale verwenden? Was sind die Vorteile?
Die Verwendung eines automatischen Vermittlungssystems ist die einfachste und kostengünstigste Möglichkeit, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.
Professioneller erster Eindruck & jedes Mal danach
Es spielt keine Rolle, ob Sie ein etabliertes kleines Unternehmen mit 20 Mitarbeitern oder ein neu gegründetes Unternehmen sind (wie Sie und ein Freund, die von Ihrer Garage aus arbeiten) – mit einem automatischen Vermittlungssystem werden die Anrufer es nicht merken. Es ist eine der kostengünstigsten Möglichkeiten, Ihrem Unternehmen sofort einen Vorteil zu verschaffen.
Erstellen Sie individuelle Begrüßungsansagen
Verbessern Sie die Erfahrung Ihrer Anrufer mit Ansagen, die speziell auf Ihr Unternehmen, Ihren Standort und Ihre Situation zugeschnitten sind. Eine Empfangsdame muss nicht live dabei sein, um die persönliche Note zu erhalten, die Ihre Kunden gewohnt sind.
Zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen die Zeit und die Bedürfnisse Ihrer Kunden respektiert, indem Sie konsistente Begrüßungsansagen, durchdachte Menüoptionen und eine effiziente Anrufweiterleitung verwenden.
Mit einfacher Anrufweiterleitung keinen Anruf mehr verpassen
Wir alle kennen das – Sie rufen bei einem Unternehmen an und bekommen das gefürchtete „Ich stelle Sie in die Warteschleife, während ich Sie weiterverbinde…“, nur damit der Anruf abgebrochen oder an die falsche Person weitergeleitet wird.
Mit einer automatischen Vermittlung passiert das nicht. Der Anrufer kann sich aussuchen, mit wem er spricht, und wird gleich beim ersten Mal an den richtigen Ansprechpartner vermittelt. Und wenn Sie ein vollständig virtuelles Telefonsystem wie NetLines verwenden, kann es mit den Mobiltelefonen der Mitarbeiter verbunden werden, was die Anrufbeantwortungsrate erhöht.
Die automatische Vermittlung rationalisiert Ihre interne Kommunikation, reduziert die Frustration der Anrufer und optimiert die Zeit der Mitarbeiter.
Steigern Sie die Produktivität &Fokussierung der Mitarbeiter
Für jedes kleine Unternehmen ist Zeit eine wertvolle Ressource. Die Mitarbeiter tragen oft mehrere Hüte und jonglieren mit vielen Prioritäten. Verwaltungsaufgaben halten nur von der Arbeit an wichtigen Wachstumsinitiativen und Abläufen ab.
Mit einer automatisierten Rezeption ist die Anrufweiterleitung vorprogrammiert, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit haben.
Jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung erhält die richtigen Anrufe zur richtigen Zeit. Sie müssen nicht auf die Weiterleitung warten oder darauf, dass ein anderes Teammitglied eine Nachricht weiterleitet. Kundenfragen oder -probleme werden effizient beantwortet, was die Produktivität von Mitarbeitern und Abteilungen verbessert.
Sparen Sie Geld im Vergleich zu professionellen Alternativen
Im Vergleich zu anderen professionellen Empfangsdiensten ist ein Telefondienst mit automatischer Vermittlung in der Regel günstiger. Ganz gleich, ob Sie eine Vollzeit-Empfangsdame in Betracht ziehen oder sich auf einen Büroleiter oder eine Verwaltungsangestellte verlassen, mit einer automatischen Vermittlung entfällt diese Notwendigkeit. Sie sparen den Mitarbeitern Zeit und Geld, das sie anderweitig besser verwenden können.
Einige Unternehmen ziehen auch eine Live-Empfangsdame in Betracht. Diese Dienste sind zwar billiger als ein Vollzeitmitarbeiter, kosten aber immer noch Hunderte von Dollar pro Monat. Für die meisten Unternehmen sind das völlig unnötige Kosten, die besser mit einer automatischen Vermittlung zu bewältigen sind.
Wer sollte eine automatische Vermittlung nutzen?
- Büros (z. B. Zahnarztpraxen, Arztpraxen, Finanzinstitute, Anwaltskanzleien, Marketing, und mehr)
- Verkaufsteams
- Immobilienmakler und -firmen
- Schulen und Institutionen, die Fernunterricht anbieten
- Callcenter
- Kleingewerbetreibende
- Berater
- Startups
- Freiberufler
- Kleine gemeinnützigeGewinne
- Virtuelle oder entfernte Unternehmen oder Teams
Beispiele, wann & ein automatischer Anrufbeantworter eingesetzt werden sollte
- Nach Feierabend und am Wochenende – wenn Ihr Büro geschlossen ist
- Feiertage, Schließungen oder Betriebsänderungen – nationale Feiertage, Werksschließungen, Schulferien, vorübergehende Schließungen oder Betriebsänderungen (z. B. während einer Pandemie)
- Katastrophenhilfe – wenn Ihre Anrufer weitere Informationen über eine Überschwemmung, einen Brand, eine Naturkatastrophe usw. benötigen
- Saisonale Begrüßungen – erkennen Sie religiöse, nationale oder saisonale Zeiten, wenn sie für Ihre Anrufer relevant sind, z. B. Ostern, Weihnachten, Diwali, Ramadan
- Marketing-Kampagnen – sparen Sie Zeit, indem Sie Informationen über die neuesten Preisnachlässe oder Sonderaktionen vorab aufzeichnen
- Mehrere Abteilungen – erleichtern Sie die Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb, Kundendienst, Marketing, IT oder welche Abteilungen Ihr Unternehmen auch immer hat
- Sprachoptionen – geben Sie Anrufern eine automatische Option, ihre bevorzugte Sprache zu verwenden
Zweistufiger automatischer Anrufbeantworter
Mit dem automatischen Anrufbeantworter von NetLines können Sie sogar einen zweistufigen automatischen Anrufbeantworter mit Menüoptionen wie:
„Vielen Dank, dass Sie die Firma XYZ anrufen. Für den Kundendienst drücken Sie bitte die 1. Für den Vertrieb, drücken Sie 2. Für Filialstandorte und Öffnungszeiten drücken Sie 3…“
„Vielen Dank für Ihren Anruf in der Verkaufsabteilung. Für Aaron, drücken Sie die 1. Für Julie, drücken Sie die 2…“
Unabhängig von Ihren Geschäftszeiten oder der Anzahl Ihrer Mitarbeiter ist das automatische Vermittlungssystem für Ihr kleines Unternehmen geeignet. Sie können separate Ansagen für Feiertage, nach Geschäftsschluss, zu verschiedenen Tageszeiten und an verschiedenen Tagen erstellen.
Wie Sie eine automatische Vermittlung einrichten
Unser automatisches Vermittlungssystem ist über Ihr vorhandenes iPhone oder Android-Smartphone zugänglich. Sie müssen keine zusätzlichen Geräte kaufen oder einen IT-Experten einstellen. Laden Sie einfach die NetLines App aus Ihrem App-Store herunter, um loszulegen.
Bevor Sie eine Begrüßungsansage starten, sollten Sie Ihre Menüoptionen, Durchwahlen, die Hierarchie der Optionen und alles, was dem Anrufer das Leben erleichtert, planen.
Brauchen Sie Hilfe bei der Organisation und der Erstellung Ihrer individuellen Ansagen? Schauen Sie sich unseren Leitfaden für automatische Anrufbeantworter an.
Fördern Sie Ihr Unternehmen mit einem automatischen Anrufbeantworter
Die Einführung eines automatischen Anrufbeantworters ist ein kluger Schachzug: Er ist professioneller, spart Geld, optimiert die Anrufbearbeitung und erhöht die Produktivität. Ganz zu schweigen davon, dass es kostengünstig ist.
Mit NetLines erhalten Sie ein vollständig virtuelles Telefonsystem auf Ihrem vorhandenen Smartphone. Seine fortschrittliche automatische Vermittlungsfunktion wird Ihr Unternehmen aufwerten, ohne Sie viel Geld zu kosten.