44 Blanko-Vorlagen für Handelsrechnungen [PDF, Word]

Eine Handelsrechnung ist, einfach ausgedrückt, ein Dokument, das als Nachweis für eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer dient. Sie kann auch vom Zoll verwendet werden, um den Wert einer eingeführten Ware für die Berechnung von Zöllen und Steuern zu ermitteln.

Dieses Dokument wird vom Verkäufer erstellt und muss die richtigen Informationen enthalten. Eine Handelsrechnung allein verleiht noch keine Eigentumsrechte an der Ware – es sei denn, sie enthält eine Anlage, die den Gesamtbetrag der Zahlung der Person enthält, die die Ware einführt. In den meisten Fällen gibt der Verkäufer dem Käufer ein Original der Rechnung und behält eine Kopie für sich. Wenn die Ware jedoch eingeführt werden soll, können je nach Bedarf mehrere Kopien ausgestellt werden.

Handelsrechnungen müssen alle wesentlichen Informationen enthalten, damit es bei der Verwendung und Prüfung durch den Zoll nicht zu unnötigen Verzögerungen kommt. In diesem Artikel erfahren Sie alles über dieses Dokument und wie Sie Ihre eigene Vorlage erstellen können.

Rechnungsvorlagen für den Handel

Wann werden Handelsrechnungen verwendet?

Handelsrechnungen sind wichtige Dokumente, die für verschiedene Zwecke verwendet werden können. Verkäufer und Exporteure müssen wissen, wie und wann sie sie ausstellen und wie sie korrekt ausgefüllt werden. Käufer und Importeure müssen ebenfalls über diese Dokumente Bescheid wissen, damit sie vorbereitet sind, wenn diese Dokumente verlangt werden.

Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum Handelsrechnungen erstellt und verwendet werden:

Als Exporteur können Sie diese Dokumente zur Unterstützung Ihrer Versicherungsansprüche, Darlehen und Förderprogramme verwenden. Wenn Sie diese Unterlagen zur Hand haben, können Sie bei der Einreichung von Anträgen schneller und reibungsloser vorgehen.
Sowohl der Käufer als auch der Verkäufer können diese Unterlagen als Nachweis für gekaufte/verkaufte Artikel verwenden. Aufzeichnungen über verkaufte und gekaufte Artikel sind für die Finanzbuchhaltung von Vorteil.
Der Käufer oder Importeur kann sie nutzen, um dem Verkäufer oder Exporteur die Mittel für die Zahlung durch die Bank zukommen zu lassen. Ohne eine Handelsrechnung kann die Bank je nach ihrer Politik die Auszahlung von Geldern verweigern.
Sie dient als Hauptbeleg, wenn ein Versicherungsanspruch für eine bestimmte Sendung besteht. Damit der Versicherungsanspruch gewährt werden kann, muss eine amtliche Rechnung vorgelegt werden.
Wenn die Waren in ein anderes Land versandt werden, muss der Importeur in der Lage sein, diese Rechnung vorzulegen, bevor die Waren durch den Zoll abgefertigt werden können. Ohne sie könnten die Waren am Flughafen zurückgehalten werden, bis andere Anforderungen erfüllt sind, was sehr unangenehm wäre.
Banken müssen die Handelsrechnung prüfen, bevor sie Geld im Rahmen eines Akkreditivs oder eines Dokumenteninkassos auszahlen.
Dieses Dokument kann auch in Verbindung mit anderen Dokumenten (wie einer Prüfbescheinigung) verwendet werden, die als Nachweis dafür dienen, dass das, was Sie versenden, von bester Qualität ist und genau dem entspricht, was Ihr Kunde bestellt hat.
Es kann auch von der Regierung verwendet werden, um den Wert von Waren oder Gütern bei der Bemessung von Zöllen zu bestimmen.
Für die Zollbehörden kann es auch für den gleichen Zweck sowie für die Erfassung von Statistiken und für die Kontrolle verwendet werden.
Sie kann als verbindlicher Vertrag dienen, wenn ein Geschäft getätigt wird, und sie kann in einigen Ländern als wichtige Voraussetzung für die Erteilung von Einfuhrgenehmigungen verwendet werden.

Wie Sie sehen, sind Handelsrechnungen aus verschiedenen Gründen wichtige Dokumente. Es wäre also sehr hilfreich, alles über sie zu erfahren, was Sie können.

Die wichtigen Informationen, die in Handelsrechnungen benötigt werden

Wenn Sie ein Verkäufer oder Exporteur sind und eine eigene Vorlage für Handelsrechnungen für Ihr Unternehmen erstellen wollen, müssen Sie die erforderlichen wichtigen Informationen kennen, die darin enthalten sein müssen. Alle diese Informationen müssen vorhanden sein, damit Ihr Dokument offiziell und korrekt ist:

Vollständiger Name, vollständige Postanschrift und Kontaktdaten des Verkäufers.
Vollständiger Name, vollständige Postanschrift und Kontaktdaten des Käufers.
Falls es sich um einen Warenversand handelt, den vollständigen Namen, die vollständige Postanschrift und die Kontaktdaten der Person, an die die Ware versandt werden soll.
Referenznummer, Ausstellungsdatum der Rechnung und die Nummer der Bestellung der Ware.
Vollständige Beschreibung der Ware, einschließlich etwaiger Zeichen, Nummern, Mengen, Art und Gewicht.
Detaillierte Handelsbezeichnung der Ware in einfacher Sprache.
Menge der Ware mit Angabe des Netto- und Bruttogewichts.
Preis und Währung der Ware.
Gegenenfalls Rabatte und Zuschläge, um die in der Rechnung angegebenen Preise zu überprüfen.
Zeitpunkt und Art der Zahlung und Lieferung.
Land, aus dem die Ware stammt. Der Name des Herstellers ist hilfreich, aber nicht erforderlich.
Versandart und Versandweg.
Datum und Verweis auf die Kaufvertragsnummer.
Zeit, Datum und Ort, an dem die Ware verkauft wurde.
Unterschrift und Datum der Unterschrift (auch der Titel des Unterzeichners kann angegeben werden).

Alle diese Angaben werden bei der Erstellung einer Vorlage benötigt. Weitere Informationen zur Erstellung und zum Ausfüllen einer Handelsrechnung finden Sie in anderen Teilen des Artikels. Denken Sie auch daran, dass Sie bei der Erstellung der Rechnung darauf achten, dass Sie ein unterschriebenes Originalexemplar haben und wie viele weitere Kopien sowohl vom Käufer als auch vom Verkäufer benötigt werden.

Rohling einer Handelsrechnung

Wie Sie Ihre eigene Vorlage für eine Handelsrechnung erstellen

Die Erstellung einer eigenen Vorlage für Ihr Unternehmen oder Ihren Betrieb ist ganz einfach, solange Sie über genügend Informationen verfügen, die Ihnen weiterhelfen. Hier sind ein paar einfache Schritte, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Vorlage unterstützen:

Um eine gute, solide Referenz zu haben, suchen Sie online nach druckbaren Rechnungen, die bereits vorgefertigt sind. Viele Websites bieten diese Vorlagen an, und Sie müssen sie nur noch durchsehen und diejenige auswählen, der Ihre Rechnung ähneln soll.
Um ein besseres Verständnis des Dokuments zu erlangen, versuchen Sie, die Rechnung online auszufüllen. So erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, wie Sie Ihre eigene Rechnung formatieren müssen.
Verwenden Sie Microsoft Excel (oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Sie gut zurechtkommen), um Ihre eigene Vorlage für eine Handelsrechnung zu formatieren und zu gestalten. Sie können die kostenlosen, vorgefertigten Formulare, die Sie im Internet finden, als Leitfaden für die Erstellung Ihrer eigenen Version verwenden. Gestalten Sie Ihre Rechnung so, dass sie auf Ihr eigenes Unternehmen und Ihre Produkte zugeschnitten ist, damit Sie in Zukunft effiziente Handelsgeschäfte tätigen können. Vergewissern Sie sich, dass Sie neben den vorgefertigten Rechnungen auch alle notwendigen Informationen angeben, damit Ihre Rechnung offiziell ist.
Es gibt zwar vorgeschriebene Informationen, aber kein bestimmtes oder vorgeschriebenes Format dafür. Um sich viel Zeit und Mühe zu ersparen, sollten Sie lieber mit vorgefertigten Formularen arbeiten, als Ihre eigenen von Grund auf neu zu erstellen.

Einige Begriffe, die Sie vor dem Ausfüllen der Handelsrechnung verstehen müssen

Handelsrechnungen enthalten viele Informationen, und um sie korrekt ausfüllen zu können, müssen Sie in der Lage sein, alle Begriffe zu verstehen, die auf ihnen stehen. Lesen Sie weiter, um die gebräuchlichsten Begriffe auf Handelsrechnungen kennenzulernen, die Käufern, Importeuren, Verkäufern oder Exporteuren zugute kommen.

Mit Versender oder Exporteur sind Sie gemeint – die Person oder das Unternehmen, das Waren verkauft, versendet oder exportiert.
Empfänger bezieht sich auf die Person oder Firma, an die die gekaufte Ware geschickt oder versandt wird.
Zwischenempfänger bezieht sich auf die Person oder Firma, die als Verbindungsperson im Namen des Empfängers in einem anderen Land fungiert, um die Lieferung abzuschließen.
Datum bezieht sich auf das genaue Datum, an dem die Ware versandt und exportiert wird.
Rechnungsnummer bezieht sich auf die kommerzielle Rechnungsnummer, die vom Verkäufer oder Exporteur vergeben wird.
Kunden-Bestellnummer bezieht sich auf die Referenznummer für die Bestellung, die vom Käufer oder Kunden vergeben wird.
Währung bezieht sich auf die tatsächliche Währung, die bei der Berechnung der Gesamtbeträge in der Rechnung verwendet wird.
Ursprungsland bezieht sich auf das Land, aus dem die Ware stammt.
Bestimmungsland bezieht sich auf das Land, in das die Ware exportiert oder versandt wird.
Spediteur bezieht sich auf das Unternehmen oder die Route, die verwendet wird, um die Ware zu exportieren.
Zahlungsbedingungen bezieht sich auf die Bedingungen, die sowohl vom Käufer als auch vom Verkäufer vereinbart wurden.
Die Frachtbedingungen beziehen sich auf alle Bedingungen, die für den gesamten Versand- und Lieferprozess gelten.
Hinweise beziehen sich auf alle Versand- und Lieferanweisungen des Käufers.
Einheitswert bezieht sich auf die Kosten jedes einzelnen Artikels.
Gewicht bezieht sich auf das Gesamtgewicht aller Artikel zusammen.
Fracht bezieht sich auf alle Transportkosten.
Versicherung bezieht sich auf alle Versicherungskosten.
Unterschrift bezieht sich auf den Titel und die Unterschrift des Versenders zusammen mit dem Datum, an dem die Ware versandt wurde.

Wenn Sie die Definition dieser Begriffe kennen, die häufig auf Handelsrechnungen zu finden sind, können Sie sie besser ausfüllen und verstehen. Die Dinge wären viel klarer und Sie wären viel effizienter beim Ausfüllen und Ausstellen von Rechnungen.

Rechnungsformular für den Handel

Wie man Rechnungen für den Handel ausfüllt

Nun, da Sie wissen, wie Sie Ihre eigene Rechnungsvorlage für den Handel erstellen können, und Sie die Definitionen der häufigsten Begriffe, die darin vorkommen, kennen, ist es an der Zeit zu verstehen, wie man eine Rechnung effizient ausfüllt. Es ist wichtig zu wissen, wie man eine Rechnung korrekt ausfüllt, um die richtigen Informationen in dieses wichtige Dokument einzutragen.

Lesen Sie weiter und lernen Sie die Schritte zum korrekten Ausfüllen von Handelsrechnungen kennen:

Geben Sie die korrekten und vollständigen Daten des Käufers, des Verkäufers und aller Zwischenhändler an. Um diese Daten zu vervollständigen, benötigen Sie den Namen, die vollständige Postanschrift (mit Landesvorwahl), die Kontaktnummer (ebenfalls mit Landesvorwahl) und die Steuernummer oder Sozialversicherungsnummer oder eine vergleichbare staatliche Identifikationsnummer. Bei Versandstücken kann der Empfänger als Empfänger bezeichnet werden, während der Käufer oder Absender als Versender bezeichnet wird.
Geben Sie alle Einzelheiten der Sendung vollständig an. Diese Daten enthalten die Rechnungsnummer des Ausführers, den Grund/die Gründe für die Ausfuhr der Ware, die Verkaufsbedingungen, die Frachtbriefnummer oder Sendungs-ID, die der Spediteur zur Identifizierung oder Verfolgung der Sendung verwendet, den Namen des Spediteurs und das Datum der Ausfuhr der Sendung. Beachten Sie bitte, dass einige der oben aufgeführten Punkte nicht auf Ihren Verkauf oder Ihre Sendung zutreffen, so dass Sie diese Teile nicht ausfüllen müssen. Die Verkaufsbedingungen sind wahrscheinlich der wichtigste Punkt, da sie viele Informationen über den Versand- und Lieferprozess enthalten.
Notieren Sie die Beschreibungen aller Artikel, die in der Sendung enthalten sind. Geben Sie alle Artikel in der Sendung an, ihre Menge (mit der Maßeinheit, in der der Artikel gemessen wird), eine kurze Beschreibung des Artikels sowie die Frage, wofür der Artikel verwendet oder ob er verkauft wird. Geben Sie auch das Land an, aus dem die Waren stammen (nicht unbedingt das Land, aus dem die Waren versandt werden), aus dem sie hergestellt sind, und gegebenenfalls die Artikelnummern.
Geben Sie den Einheitswert sowie den Gesamtwert Ihrer Sendung an. Dazu gehören der Wert der einzelnen Artikel, der Gesamtwert aller Artikel und die Währung, die zur Berechnung der Beträge verwendet wurde. Bei importierten Artikeln ist der Betrag anzugeben, den Sie für die Ware bezahlt haben, ohne die Versand- und Versicherungskosten. Für Artikel, die exportiert werden, wird der Betrag benötigt, für den die Ware gekauft wurde, sowie die Währung, in der sie gekauft wurde.
Schließen Sie alle Informationen über die Sendung ab. Anzahl und Gesamtgewicht der Pakete, Versicherungskosten, etwaige Rabatte oder Skonti, Frachtkosten und sonstige mit der Sendung verbundene Kosten. Tragen Sie alles ein, was für Ihre Transaktion und Ihre Sendung gilt.
Unterschreiben Sie Ihre Rechnung. Ohne Unterschrift kann Ihre Rechnung nicht als gültig angesehen werden.
Machen Sie Kopien Ihrer Rechnung. Da Sie Ihrem Käufer das Original aushändigen, sollten Sie so viele Kopien anfertigen, wie Sie für Ihre Unterlagen oder für andere Zwecke benötigen.
Überprüfen Sie, ob alle Angaben korrekt sind und ob Sie weitere Belege vorlegen müssen. Ein Beispiel für ein zusätzliches Dokument wäre ein Ursprungszeugnis. Diese zusätzlichen Dokumente werden in der Regel für internationale Sendungen benötigt, aber es ist ratsam, immer zu prüfen, ob zusätzliche Dokumente erforderlich sind, egal wohin Ihre Sendung versandt wird.

So geht’s! Eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung zum genauen und effizienten Ausfüllen von Handelsrechnungen. Dieser Leitfaden wird es Ihnen erleichtern, Ihre Geschäfte schneller abzuwickeln.

Muster für Handelsrechnungen

Der Unterschied zwischen Handelsrechnung und Versandrechnung

Es gibt viele Arten von Rechnungen, und es wäre hilfreich für Sie zu wissen, was sie sind und wie sie sich voneinander unterscheiden. Dies würde Ihnen helfen, zu bestimmen, welche Rechnung für welche Transaktionen verwendet werden sollte und welche Sie vorlegen müssen, wenn Sie um Dokumente gebeten werden.

Hier sind einige Unterschiede zwischen den beiden Arten von Rechnungen:

Handelsrechnung

Wird im internationalen Versand verwendet und enthält daher detailliertere Informationen. Dazu gehören detaillierte Angaben zur Artikelbeschreibung mit Mengen- und Gewichtsangaben, der Einzel- und Gesamtpreis der Artikel sowie alle weiteren Versandkosten und Gebühren.

Bei der Erstellung von Handelsrechnungen werden Bedingungen, Tarife und internationale Normen berücksichtigt. Sie enthält auch detaillierte Informationen über den Absender und den Empfänger.

Versandrechnung

Eine allgemeine Liste von Artikeln, die von einer Person oder einem Unternehmen an eine andere Person oder ein anderes Unternehmen versandt werden, die im Inland verwendet wird.

Diese Rechnungen geben eine Buchhaltungsmethode für die Bestandsaufnahme der versendeten Artikel, ohne viele Details. Sie können nur eine Liste der Artikel mit ihrem Preis und ihrer Menge enthalten.

Das sind die grundlegenden Unterschiede zwischen den beiden Rechnungen. Einfach ausgedrückt ist die eine komplizierter als die andere, weil die eine (Handelsrechnung) für den internationalen Versand verwendet wird, während die andere (Versandrechnung) für den Inlandsversand verwendet wird. Beide Rechnungen dienen jedoch als rechtliches Dokument, um zu beweisen, dass eine Transaktion zwischen zwei Parteien stattgefunden hat und vereinbart wurde.