2017 Physical Therapy Billing Updates – Review New Codes

Functional Limitation Reporting (FLR) & G-Codes, KX Modifier, ABN Notices

(Plus, 12 Things Every PT Biller Must Know!)

What is the Therapy Cap Amount for 2017?

Medicare therapy caps have changed for 2017. Es gibt eine Obergrenze von 1.980 $ für PT und Sprachpathologie zusammen (von 1.960 $ im Jahr 2016 und 1.940 $ im Jahr 2015, also im Einklang mit dem 20-$-Trend pro Jahr). Es gibt auch eine Obergrenze von 1.980 $ für OT., der jährliche Höchstbetrag pro Leistungsempfänger beträgt 1960 $ für Physiotherapie und Sprachpathologie zusammen, und es gibt einen separaten Betrag von 1960 $ für ergotherapeutische Leistungen.

Selbstbeteiligung und Mitversicherung werden auf den Höchstbetrag angerechnet. Außerdem gibt es bis Ende 2017 eine Ausnahmeregelung, wenn die medizinische Notwendigkeit Leistungen über die Obergrenze hinaus erfordert. Allerdings ist eine manuelle medizinische Überprüfung erforderlich, sobald die Ausgaben 3.700 US-Dollar erreichen.

Um die Befreiung in Anspruch zu nehmen, muss der Modifikator KX verwendet werden. Laut CMS bescheinigen Sie mit der Verwendung des Modifikators KX, dass die von Ihnen erbrachten Leistungen angemessen und notwendig sind und dass die medizinische Notwendigkeit in der Krankenakte des Begünstigten dokumentiert ist

Medicare definiert medizinische Notwendigkeit als Leistungen, die: Angemessen und notwendig sind, um eine Krankheit oder Verletzung zu diagnostizieren oder zu behandeln oder um die Funktion eines missgebildeten Körperteils zu verbessern, und die nicht aufgrund einer anderen Bestimmung des Medicare-Programms ausgeschlossen sind.

2. Welchen Zweck hat die Meldung von Funktionseinschränkungen?

Die Daten des G-Codes dienen Informationszwecken und sind nicht mit der Erstattung verbunden. Das vom Therapeuten prognostizierte Ziel für das funktionelle Ergebnis am Ende der Behandlung muss auf dem ersten Antrag angegeben werden, dann erneut bei zehn Besuchen und erneut am Ende der Behandlung. Funktionseinschränkungen und -ziele sind anzugeben bei:

• Ersteinschätzung
• Alle 10 Besuche
• Bei Entlassung

Modifikatoren geben das Ausmaß der Schwere und Komplexität der Funktionseinschränkung an.

3. Was geschieht, wenn die Therapieobergrenze überschritten wird?

Wenn die Behandlung die Therapieobergrenze von $1900 überschreitet und die zusätzliche Behandlung medizinisch notwendig ist, wird eine automatische Ausnahme mit dem KX-Modifikator verwendet. Für die Bearbeitung automatischer Ausnahmen ist keine spezifische Dokumentation erforderlich. Der Arzt ist allein dafür verantwortlich, dass der Patient die Voraussetzungen gemäß den Richtlinien des Medicare-Handbuchs erfüllt. Durch das Anhängen des KX-Modifikators (an einen Therapieverfahren-Code, der der Obergrenze unterliegt) bestätigt der Leistungserbringer, dass die abgerechneten Leistungen:

• für die Obergrenzenausnahme qualifiziert sind
• angemessene und notwendige Leistungen sind, die die Fähigkeiten eines Therapeuten erfordern; und
• durch entsprechende Dokumentation in der Krankenakte gerechtfertigt sind.

4. Was geschieht, wenn die Höchstgrenze von 3700 $ überschritten wird?

Behandlungen, die über 3700 $ hinausgehen, erfordern eine manuelle medizinische Überprüfung für die Befreiung und Erstattung. Ab dem 1. April 2013 werden die Medicare Administrative Contractors (MAC) mit Recovery Audit Contractors (RAC) zusammenarbeiten, um die medizinische Notwendigkeit festzustellen. Die RACs haben 10 Tage Zeit, um auf die Dokumentation der medizinischen Notwendigkeit zu reagieren.

5. Was sind „Advance Beneficiary Notices of Noncoverage“ (ABNs) und wann benötige ich sie?

Wenn die Obergrenze von $1900 für Therapien überschritten wird, muss Ihr Patient eine unterzeichnete „Advance Beneficiary Notice“ (ABN) vorlegen, in der erklärt wird, dass Leistungen, die über die Obergrenze hinausgehen, möglicherweise nicht übernommen werden. Dies schützt sowohl Sie als auch Ihren Patienten und ermöglicht es Ihnen, den Antrag bei Medicare mit dem Modifikator KX einzureichen, um eine Verweigerung bis zur medizinischen Überprüfung durch den RAC zu erreichen. Die Modifikatoren, die verwendet werden können, sind GA/GY/GX.

6. Meldung von Funktionseinschränkungen und G-Codes.

Die Meldung von Funktionseinschränkungen auf dem Antragsformular wird am 1. Januar 2013 eingeführt. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sieht das CMS eine Testphase vom 1. Januar 2013 bis zum 1. Juli 2013 vor. Nach dem 1. Juli 2013 werden Anträge, die ohne die entsprechenden G-Codes und Modifikatoren eingereicht werden, abgelehnt.

7. Wie man alle neuen G-Codes und Modifikatoren verwendet

Mobilität

• G8978 Mobilität: Gehen & Bewegen um Funktionseinschränkung, aktueller Status, zu Beginn der Therapieepisode und in Berichtsintervallen
• G8979 Mobilität: Gehen & Bewegen um Funktionseinschränkung, projizierter Zielstatus, zu Beginn der Therapieepisode, zu Berichtsintervallen und bei Entlassung oder zum Ende der Berichterstattung
• G8980 Mobilität: Gehen & Bewegen um funktionelle Einschränkung, Entlassungsstatus, bei Entlassung aus der Therapie oder zum Ende der Berichterstattung

8. Veränderung & Aufrechterhaltung der Körperposition

• G8981 Veränderung & Aufrechterhaltung der Körperposition Funktionseinschränkung, aktueller Status, zu Beginn der Therapieepisode und zu Berichtszeitpunkten
• G8982 Veränderung & Aufrechterhaltung der Körperposition Funktionseinschränkung, G8983 Veränderung & Funktionseinschränkung in der Körperhaltung, Entlassungsstatus, bei Entlassung aus der Therapie oder bei Beendigung der Therapie

9. Tragen, Bewegen & Handhabung von Gegenständen

• G8984 Tragen, Bewegen & Handhabung von Gegenständen Funktionseinschränkung, aktueller Status, zu Beginn der Therapieepisode und zu Berichtszeitpunkten
• G8985 Tragen, Bewegen & Handhabung von Gegenständen Funktionseinschränkung, G8986 Tragen, Bewegen & Handhabung von Gegenständen, funktionelle Einschränkung, Entlassungsstatus, bei Entlassung aus der Therapie oder bei Beendigung der Berichterstattung

10. Selbstversorgung

• G8987 Funktionseinschränkung bei der Selbstversorgung, aktueller Status, zu Beginn der Therapieepisode und in den Berichtsintervallen
• G8988 Funktionseinschränkung bei der Selbstversorgung, geplanter Zielstatus, zu Beginn der Therapieepisode, in den Berichtsintervallen und bei der Entlassung oder bis zum Ende der Berichterstattung
• G8989 Funktionseinschränkung bei der Selbstversorgung, Entlassungsstatus, bei der Entlassung aus der Therapie oder bis zum Ende der Berichterstattung

11. Sonstige primäre PT/OT-Funktionseinschränkung

• G8990 Sonstige primäre körperliche oder berufliche Funktionseinschränkung, aktueller Status, zu Beginn der Therapieepisode und zu Berichtszeitpunkten
• G8991 Sonstige primäre körperliche oder berufliche Funktionseinschränkung, G8991 Sonstige körperliche oder berufliche primäre Funktionseinschränkung, projizierter Zielstatus, zu Beginn der Therapieepisode, zu den Berichtsintervallen und bei Entlassung oder zum Ende der Berichterstattung
• G8992 Sonstige körperliche oder berufliche primäre Funktionseinschränkung, Entlassungsstatus, bei Entlassung aus der Therapie oder zum Ende der Berichterstattung

12. Sonstige PT/ OT Folge-Funktionseinschränkung

• G8993 Sonstige körperliche oder berufliche Folge-Funktionseinschränkung, aktueller Status, zu Beginn der Therapieepisode und in den Berichtsintervallen
• G8994 Sonstige körperliche oder berufliche Folge-Funktionseinschränkung, geplanter Zielstatus, zu Beginn der Therapieepisode, in Berichtsintervallen und bei Entlassung oder zum Ende der Berichterstattung
• G8995 Sonstige körperliche oder berufliche Folgefunktionseinschränkung, Entlassungsstatus, bei Entlassung aus der Therapie oder zum Ende der Berichterstattung

Es ist erforderlich, jeder G-Kode-Zeile mindestens 2 Modifikatoren zuzuordnen.
Der erste Modifikator ist der Modifikator für den funktionellen Schweregrad, der entweder den aktuellen Status oder den prognostizierten Zielstatus der Einschränkung widerspiegelt, je nachdem, welcher Code verwendet wird. Für diese spezielle Meldung wird eine siebenstufige Prozentskala (siehe Tabelle unten) verwendet.

Der zweite Modifikator ist der bekannte GP, GO oder GN, je nach der entsprechenden Disziplin (Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie).

Modifikator Beeinträchtigung Einschränkung

• CH – 0 Prozent beeinträchtigt, begrenzt oder eingeschränkt
• CI – Mindestens 1 Prozent aber weniger als 20 Prozent beeinträchtigt, begrenzt oder eingeschränkt
• CJ – Mindestens 20 Prozent aber weniger als 40 Prozent beeinträchtigt, begrenzt oder eingeschränkt
• CK – Mindestens 40 Prozent aber weniger als 60 Prozent beeinträchtigt, begrenzt oder eingeschränkt
• CL – Mindestens 60 Prozent, aber weniger als 80 Prozent beeinträchtigt, begrenzt oder eingeschränkt
• CM – Mindestens 80 Prozent, aber weniger als 100 Prozent beeinträchtigt, begrenzt oder eingeschränkt
• CN – 100 Prozent beeinträchtigt, begrenzt oder eingeschränkt

Abrechnung von Physiotherapie

Die Abrechnung von Physiotherapie ist insofern einzigartig, als dass die Modalitäten und die Therapie, die vom Physiotherapeuten durchgeführt wird, abgerechnet werden. Physiotherapeuten sind insofern einzigartig, als sie ihren eigenen Behandlungsplan beurteilen, verschreiben und durchführen. Da sie nicht der behandelnde Arzt sind, arbeiten sie unter der Aufsicht eines überweisenden Arztes. Das Ziel des Therapeuten ist die Rehabilitation des verletzten Muskelsystems; und da es über 300 Muskeln im ganzen Körper gibt, die alle mit Sehnen und Weichteilen verbunden sind, kann die Abrechnung der physiotherapeutischen Behandlung komplex sein.

Außerdem lässt sich die Physiotherapie in verschiedene Spezialgebiete unterteilen: Akutversorgung, Aquatische PT, kardiovaskuläre und pulmonale PT, klinische Elektrophysiologie und Wundmanagement, PT-Ausbildung, Geriatrie, Handrehabilitation, häusliche Pflege, Neurologie, Onkologie, Orthopädie, Pädiatrie, PT-Forschung, Sport-PT und Frauengesundheit. Und das Gebiet der Physikalischen Medizin und Rehabilitation oder Physiatrie, zu dem die Physikalische Therapie gehört, wird auch von der Ergotherapie (OT) und der Logopädie (SP) geteilt.

Bei der Abrechnung von Physiotherapie muss berücksichtigt werden, dass bis zu vier verschiedene Kostenträger an einem einzigen Zahlungsszenario beteiligt sein können und dass eine einzelne Person aufgrund mehrerer Verletzungen mehrere Fälle gleichzeitig offen haben kann, z. B. einen Autounfall, der von der Autoversicherung abgedeckt wird; einen Arbeitsunfall, der von der Arbeiterunfallversicherung abgedeckt wird; und eine gewöhnliche Zerrung, die durch eine Sportveranstaltung verursacht wurde und die von der Privatversicherung der Person oder der ihres Ehepartners (oder von beiden) abgedeckt werden kann.

Alles, was nicht von der Krankenversicherung abgedeckt wird, muss letztlich der Patient selbst tragen (in Abrechnungskreisen als „Patientenanteil“ bezeichnet), was in Form von Zuzahlungen, Selbstbeteiligungen und Behandlungen, die nicht von der Versicherung des Patienten abgedeckt werden, geschehen kann. Bei der Abrechnung von Physiotherapie werden verschreibungspflichtige Medikamente nicht berücksichtigt, da die Apotheken ihre eigenen verschreibungspflichtigen Leistungen separat abrechnen. Nur die vom Physiotherapeuten und seinen Assistenten erbrachten Leistungen werden im Rahmen von Physical Therapy Billing abgerechnet.

PT-Abrechnungsprozess Schritt für Schritt

Nachfolgend wird der Physiotherapie-Abrechnungsprozess Schritt für Schritt im Detail dargestellt:

Schritt 1: ABRECHNUNGEN ERSTELLEN

• Patient eingeben
• Fall anlegen
• Abrechnungsdaten eingeben
• Abrechnung drucken

Schritt #2: EINREICHEN VON ANTRÄGEN

• Batch-Anträge
• Batch hochladen
• oder Papieranträge drucken

Schritt #3a: ZAHLUNGEN VERBINDEN (EOBs)

• Scheck eingeben
• Patient suchen
• Zahlung anwenden/verbuchen
• Anpassungen / Abschreibung oder Übertragung des Saldos
• Eventuelle SECONARY-Ansprüche einreichen / Schritt #3 wiederholen

Schritt 3b: PATIENTENZAHLUNGEN: Anpassen, Abschreiben, Überweisung

Schritt 3c: ELEKTRONISCHE ÜBERWEISUNG (ERAs)

• ERAs herunterladen
• Zahlung überprüfen
• AutoPost-Zahlungen
• Buchungsbericht überprüfen

Schritt 4: – INSURANCE FOLLOW UP

• Ältere Forderungen suchen
• Forderungshistorie prüfen
• Zahler anrufen
• Notizen erfassen
• Erinnerungen setzen
• Forderung korrigieren
• Forderungen neu abrechnen

Schritt #5: – MONATSABSTIMMUNG

• Kosten-Zahlungs-Bericht erstellen
• Monat abgleichen
• Monat abschließen
• Finanzberichte erstellen

Der Patientenkontakt

Versicherungsleistungen prüfen
Bevor ein Patient zur Physiotherapie kommt, Best Practices schreiben vor, dass die Versicherung des Patienten überprüft wird und dass sie die physiotherapeutische Behandlung einschließt. Die Überprüfung des Versicherungsanspruchs gibt auch Aufschluss über die Selbstbeteiligung und den Selbstbehalt des Patienten. Das Einfordern von Zahlungen, nachdem der Patient die Praxis verlassen hat, kann zeitaufwendig, teuer und höchst ineffektiv sein. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die Verantwortung des Patienten ermittelt und eingefordert wird, bevor der Patient die Praxis verlässt.

Die Erstuntersuchung
Die Begegnung mit dem Patienten beginnt mit einer Überweisung des Hausarztes oder eines Facharztes, und sie beginnt mit einer umfassenden Untersuchung der Systeme, die mit der Verletzung zusammenhängen. Diese Untersuchung wird von einem Physiotherapeuten durchgeführt. Die Physiotherapie ist ein Spezialgebiet, und die Ärzte verlassen sich in hohem Maße auf die Einschätzung des Physiotherapeuten zur Schwere der Verletzung, zu den Aussichten auf Rehabilitation und für einen Rehabilitationsbehandlungsplan, der als Plan of Care (POC) bezeichnet wird.

Es sei denn, der überweisende Arzt ist auch Physiologe oder Doktor der Osteopathie (ein Arzt, der auf Muskel- und Weichgewebe spezialisiert ist, und der in der Lage ist, Injektionen zu geben und Medikamente zu verschreiben), ist es fast immer der Fall, dass die Beurteilung, die Empfehlung und der Plan eines PT vom überweisenden Arzt ohne weiteres übernommen werden.

PT-Behandlungscodes
Die derzeitigen Behandlungscodes sind ICD-9, d. h. die Internationale Klassifikation der Krankheiten, 9. Auflage, die von der Weltgesundheitsorganisation für Gesundheitsmanagement und klinische Zwecke veröffentlicht wird. Diese wird derzeit durch die weitaus umfassendere ICD-10 ersetzt, die die bestehenden Codes um das Zehnfache erweitert. IDC-10 soll im Januar 2015 in Kraft treten.

Superbill
„Superbill“ ist der typische Spitzname für den Spickzettel eines Therapeuten mit den am häufigsten verwendeten Diagnose- und Verfahrenskodes. Dieses Dokument wird oft an den Rechnungssteller übergeben oder gefaxt und dient diesem als primäres Quellendokument, um die richtige Kodierungsebene für jede Patientenbegegnung zu bestimmen (ein Beispiel für eine Superbill der Physiotherapie finden Sie hier).A
Abrechnung der Erstuntersuchung
Eine Erstuntersuchung durch einen Physiotherapeuten wird der Versicherung als CPT-Code 97001 in Rechnung gestellt. Wenn zusätzlich zur Untersuchung auch Modalitäten oder Behandlungen durchgeführt werden, ist ein Modifikator 25 erforderlich.
Zu den Behandlungen können therapeutische Massagen, elektronische Muskelstimulation, Eistherapie zur Verringerung von Schwellungen, Dehnungen, Muskelrekonditionierung, therapeutische Übungen und andere rehabilitative Aktivitäten gehören, die der Physiotherapeut in dem vom überweisenden Arzt unterzeichneten Behandlungsplan vorschreibt.

Obwohl es Hunderte von Diagnosen für alle möglichen Verletzungen geben kann, konzentriert sich die Physiotherapie und die Abrechnung der Physiotherapie auf die etwa ein Dutzend rehabilitativen Behandlungsverfahren und Aktivitäten, die vom Physiotherapeuten und seinem Personal durchgeführt werden können. Es gibt noch mehr, aber die am häufigsten verwendeten Verfahrenscodes für die Abrechnung von Physiotherapie sind die folgenden:

• 97001 Ersteinschätzung
• 97002 Re-Evaluierung. Wird verwendet, wenn sich der Zustand des Patienten oder der Behandlungsplan wesentlich ändert,
  z.B. wenn ein Patient einen Schlaganfall oder einen schweren Sturz erleidet, der seinen Behandlungsplan (POC) ändert
• 95852 Messungen des Bewegungsumfangs, die nicht Teil einer Untersuchung sind
• 97750 Test der körperlichen Leistungsfähigkeit
• 97014 Elektronische Muskelstimulation (EMS)
• 97035 Ultraschallbehandlung
• 97010 Eistherapie
• 97110, 97112 Therapeutische Übungen
• 97545 Work Hardening/Conditioning (nach den ersten 2 Stunden +97546 jede weitere Stunde)
• 97150 Gruppentherapie
• 97116, Gangtraining
• 97110 Gleichgewichtsübungen
• 97010-97028 Beaufsichtigte Leistungen, die keine Anwesenheit des Therapeuten erfordern (z. B. Dehnen, Gehen,
  andere nicht spezifizierte therapeutische Aktivitäten, die vom POC verlangt werden)
• 97542 Rollstuhlmanagement/Unterweisung (je 15 Minuten, 1 Einheit)
• 97535 Selbstpflege/Hausmanagement
• 97032- 97039 Funktionserhaltungsprogramm/Heimübungsprogramm

Gelegentliche, weniger häufig verwendete PT-Codes:

• 97760 Anfertigung von Schienen: Orthesenmanagement und -training, einschließlich Beurteilung und Anpassung der oberen Extremität,
  unteren Extremität und/oder des Rumpfes, je 15 Minuten
• 97597, 97598 und 97601, 97602: Physikalische Therapie Wunddebridement. Wird verwendet, wenn die Behandlung im Rahmen
  eines Therapieplans (POC) durchgeführt wird. (
• Der Code 97601 ist definiert als die Entfernung von Gewebe aus einer Wunde; selektives Debridement ohne Anästhesie mit Schere,
  Skalpell, Pinzette, Hochdruckwasserstrahl, abgerechnet pro Sitzung.
• ist ein nicht-selektives Débridement ohne Anästhesie mit Nass-Trocken-Verbänden, bei dem ein enzymatischer Abrieb vorhanden sein kann
  , abgerechnet pro Sitzung
• Weisen Sie nicht sowohl 97601 als auch 97602 für dieselbe Wunde zu

Gruppentherapiekodes

• 97150 Therapeutisches Verfahren, Gruppe mit zwei oder mehr Personen
• Erfordert ständige Anwesenheit des Arztes oder Therapeuten
• Gleichzeitige Behandlung von zwei oder mehr Patienten, die dieselben Tätigkeiten ausüben können oder auch nicht, wenn
  der Therapeut seine Aufmerksamkeit auf die Patienten verteilt.
• Gruppen- und Einzeltherapie können am selben Tag stattfinden

Abrechnung von Behandlungen nach der Untersuchung
Nach der Durchführung der Erstuntersuchung ändert sich der Abrechnungscode für den Physiotherapie-Termin von 97001 (Erstuntersuchung) auf die Abrechnung der reinen Therapien. Die therapeutischen Behandlungen und Aktivitäten, die vom Physiotherapeuten oder seinen Assistenten durchgeführt werden, folgen dem Behandlungsplan, den der Physiotherapeut dem überweisenden Arzt vorgelegt hat. Bei einem Arbeits- oder Autounfall kann die Behandlung unbegrenzt fortgesetzt werden, aber im Rahmen einer Privatversicherung oder von Medicare sind den Patienten in der Regel 16 Wochen Behandlung pro Vorfall gestattet.

CPT Code Modifiers
Die Abrechnung der Physiotherapie erfolgt nach dem Datum der Behandlung, aber die Versicherungen lehnen identische Leistungsdaten automatisch ab, um die Zahlung doppelter Ansprüche zu vermeiden. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass ein Patient aufgrund von Terminen oder ähnlichem mehr als einmal am Tag zur Therapie geht. Da die Physiotherapie nach Leistungsdatum abgerechnet wird und die Versicherungen gleiche Leistungsdaten von vornherein ablehnen, muss dies durch die Verwendung des Modifikators 59 überwunden werden, der dem Versicherungsträger mitteilt, dass es sich nicht um eine doppelte Forderung, sondern um eine gültige Forderung für zwei Behandlungen am selben Tag handelt. Für die Abrechnung von Physiotherapie gibt es weitere Verfahrenscode-Modifikatoren, die üblicherweise verwendet werden, um Variationen innerhalb der Physiotherapie-Abrechnungscodes selbst mitzuteilen. Dazu gehören die Modifikatoren 25, 21, 51 und GP. Die Verwendung des falschen Modifikators löst automatisch eine rote Fahne aus, und eine anhaltende Überbeanspruchung führt zu einem Verdacht auf Versicherungsbetrug.

• 25 Modifikator. Wird in Verbindung mit CPT 97001 für neue Patienten, regelmäßige Neubewertungen, erneute Verletzungen und
  Entlassungsberatung aus der aktiven Pflege verwendet.
• 21 Modifier. Wird verwendet, wenn die physikalische Behandlung die höchste Kodierungsstufe für ein
  Verfahren überschreitet, z. B. bei einer längeren Patientenberatung. Der Modifikator 21 erfordert fast immer eine Dokumentation.
• Hausarztmodifikator. Wird verwendet, wenn die Leistungen im Rahmen eines ambulanten Physiotherapieplans erbracht werden (z. B. durch einen Physiotherapeuten im häuslichen Bereich).

National Correct Coding Initiative (CCI)
Edits sind der Begriff, der verwendet wird, um Fehler bei der elektronischen Einreichung von Anträgen zu erkennen. Die Edits der National Correct Coding Initiative (CCI) weisen auf Leistungen hin, die nicht zusammen abgerechnet werden sollten. Alle bei Medicare eingereichten Physiotherapie-Anträge unterliegen den CCI-Edits, die gegenseitig ausschließende Codes und Codes umfassen, die normalerweise NICHT zusammen durchgeführt werden.

Management des Erlöszyklus Patientenbesuch bis zur endgültigen Zahlung

Ablehnungen
Ablehnungen unterscheiden sich von Ablehnungen dadurch, dass der Antrag vom Kostenträger als ordnungsgemäß ausgefüllt akzeptiert wurde, die Zahlung aber aus verschiedenen Gründen verweigert wurde, z. B. wegen der erforderlichen Dokumentation der medizinischen Notwendigkeit. Diese Art von Ablehnungen sind leicht zu handhaben, wenn man den Fehlercode versteht.
Dann gibt es die schlimme Art von Ablehnungen, die vermeidbare Art, bei der Ansprüche wegen fehlender Leistungen oder fehlender Vorabgenehmigung abgelehnt werden und die Therapeuten am Ende den Kürzeren ziehen (keine Zahlung). Gelegentlich geschieht dies aufgrund ehrlicher Fehler von unerfahrenem Personal. Erfahrene Rechnungssteller sehen selten Leistungsverweigerungen, und zahlreiche Leistungsverweigerungen führen schließlich dazu, dass man arbeitslos wird. Leistungsverweigerungen passieren, wenn die Person im Front Office, die den Termin eingetragen hat, es versäumt, den Versicherungsanspruch zu prüfen, bevor der Patient eintrifft.

Best Practices in Physical Therapy Billing
Es ist sehr wichtig zu verstehen, dass ein verweigerter Anspruch zwar erneut eingereicht und angefochten werden kann, dies aber mit überraschenden Kosten verbunden ist. Nachforschungen haben ergeben, dass die Kosten für die Einreichung des ersten Antrags bei der Krankenkasse etwa 3,25 Dollar betragen. Die erneute Einreichung desselben Anspruchs aufgrund einer Ablehnung kostet jedoch durchschnittlich 57 $. Wenn man also sicherstellt, dass die Leistungen erbracht werden und das Antragsformular beim ersten Mal korrekt ausgefüllt wird, kann dies den Unterschied zwischen Rentabilität und Konkurs einer Praxis bedeuten.
Best Practices in Physical Therapy Billing erfordern: 1.) Eine Vermeidung von häufigen Fehlern. 2.) Die Kenntnis des „Spiels der Kostenträger“, da einige Kostenträger Ansprüche ohne legitimen Grund ablehnen, und 3.) Ein organisierter, fanatischer, täglicher Ansatz, um unbezahlte Forderungen anzufechten. Die richtige Abrechnungssoftware für die Physiotherapie ist ein strategischer Baustein für die effektive Verwaltung des Einnahmekreislaufs vom Patienten bis zur Zahlung.

Abrechnung bei gewerblichen Kostenträgern
Gewerbliche Kostenträger sind berüchtigt dafür, Zahlungen hinauszuzögern, und zwar bis zu dem Punkt, an dem ein Rechnungssteller todsicher ist, dass die Forderung ohne jeden Grund abgelehnt wurde. Eine stichprobenartige Untersuchung von 14 gut geführten und nicht miteinander verbundenen Praxen ergab, dass mehr als zwei Drittel der unbezahlten Forderungen, die 90 Tage überfällig waren, darauf zurückzuführen waren, dass sich gewerbliche Kostenträger weigerten, eine Forderung zu bezahlen, die überprüfte Leistungen und eine genehmigte Überweisung enthielt und bei der die medizinische Notwendigkeit ordnungsgemäß dokumentiert war, „und es gab immer noch Probleme mit der Bezahlung“.

Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung ist der Fluch des Lebens eines Rechnungsstellers, und gewerbliche Kostenträger sind seine Nemesis. Die schlimmsten Übeltäter sind oft die großen Unternehmen wie Blue Cross / Blue Shield und United Healthcare. Medicaid zahlt zwar nicht viel, aber was sie zahlen, zahlen sie schnell“, heißt es unter Rechnungsstellern. Der sprichwörtliche Spatz in der Hand ist besser als die Taube auf dem Dach.
Gewerbliche Kostenträger sind nichtstaatliche Kostenträger. Beispiele für kommerzielle Kostenträger wären BC/BS, United Healthcare, Aetna und Cigna (neben Tausenden anderen). Zu den staatlichen Kostenträgern gehören Medicare, Medicaid, Tri-Care (Veteranen), die Eisenbahn (pensionierte Staatsbedienstete), die staatliche Arbeiterunfallversicherung, die Autoversicherung und „Indigent Care“-Wellness-Programme für unterprivilegierte Kinder, deren Finanzierung sich oft aus einer Mischung von Medicaid und anderen staatlichen und regionalen Quellen zusammensetzt.

Anfechtung von Ablehnungen / Umgang mit Hinhaltetaktiken
Die medizinische Branche ist der einzige Beruf, in dem die Bezahlung für erbrachte Leistungen freiwillig ist. In keinem anderen Beruf kostet ein Liter Milch 3,95 Dollar, und dann sagt jemand: „Du bekommst nur 1,65 Dollar, nimm es oder lass es“.

Die Kunst, unbezahlte Forderungen durch einen medizinischen Rechnungssteller zu verwalten, ist eine Kunst der proaktiven Sorgfalt. Wenn Forderungen elektronisch eingereicht werden und nach 10 Tagen noch keine Antwort vom Kostenträger vorliegt, muss dies ein Anlass zum Handeln sein. Hier spielt eine effektive Software eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Forderungen. Wenn beispielsweise eine typische Gruppe von Physiotherapeuten 60 Patienten pro Tag behandelt, dann bearbeitet der Rechnungssteller innerhalb eines Monats über tausend Anträge. Innerhalb eines kurzen Zeitraums würden Sie fast 4000 Ansprüche bearbeiten. Ohne eine hervorragende Abrechnungssoftware für die Physiotherapie würden Hunderte von unbezahlten Ansprüchen unbeachtet bleiben und durch die Maschen fallen. Bewährte Praktiken bei der Abrechnung von Physiotherapie erfordern, dass organisierte, fanatische und tägliche Aufmerksamkeit der Verfolgung unbezahlter Versicherungsansprüche gewidmet wird.

Medicare Denials
Aus der Sicht eines Physiotherapeuten sind unten die Hauptgründe, warum Therapiebewertungen von Medicare verweigert werden. Vermeiden Sie übermäßige oder routinemäßige Wiederholungsuntersuchungen

• Jährliche oder nicht vorgeschriebene Routineuntersuchungen
• Routinemäßige Wiederholungsuntersuchungen ohne Dokumentation einer Veränderung des Zustands oder der Beeinträchtigung
• Untersuchung auf Dekonditionierung nach einem Krankenhausaufenthalt, wenn erwartet wird, dass die frühere Funktion spontan zurückkehrt
• Routinemäßige Untersuchungen vor einer Operation, um den Bedarf nach der Operation festzustellen

So vermeiden Sie eine Überprüfung Ihrer Ansprüche!
Wenn Sie die Best Practices für die Kodierung in der Physiotherapie befolgen, vermeiden Sie, dass Sie zur Zielscheibe von Anspruchsüberprüfungen werden:

• Vermeiden Sie die übermäßige Verwendung von High-Level-Codes
• Vermeiden Sie die routinemäßige Abrechnung von 4 oder mehr Leistungen pro Besuch
• Keine Änderungen des Behandlungsprotokolls
• Ausgedehnte Behandlung für nichtkomplizierte Erkrankungen
• Veraltetes Anfangsdatum auf dem Antragsformular
• Ungewöhnliche diagnostische Tests
• Wiederholung diagnostischer Tests
• Langzeitinvalidität
• Vorbeugende oder unterstützende Pflege

Inkasso / Einziehung von Einnahmen
Inkasso und Einziehung von Einnahmen sind das letzte Mittel; und starke, gut geführte Praxen versuchen, mit einem Saldo von nahezu Null zu arbeiten. Aber in der Realität weigern sich die Krankenkassen zu zahlen, und die Patienten haben möglicherweise kein Geld, um zu zahlen. Bei älteren Menschen zum Beispiel werden diese uneinbringlichen Forderungen in der Regel abgeschrieben, denn wenn Medicare oder Medicaid die Zahlung verweigert, gibt es keine Hoffnung, von einem mittellosen Patienten bezahlt zu werden. Wenn jemand zahlungsfähig ist, können Zahlungsvereinbarungen getroffen werden, und diese Vereinbarungen müssen verwaltet werden.
Nach dem Ermessen der Eigentümer können andere zum Inkasso geschickt werden. Es ist eine gut dokumentierte Tatsache, dass Forderungen, die länger als 120 Tage unbezahlt bleiben, nur eine geringe Chance haben, bezahlt zu werden, und dies stellt ein erhebliches Problem für den Cashflow und die Lebensfähigkeit einer Praxis dar.

Das Ziel der Beibehaltung bewährter Praktiken bei der Abrechnung von Physiotherapie ist es, so weit wie möglich zu vermeiden, dass Anspruchsberechtigung, Fehler, Ablehnungen, Verweigerungen oder Inkassos jemals ungeprüft bleiben. Sollte es dennoch dazu kommen, greift der Abrechnungsexperte ein und rettet den Tag, indem er alles in Ordnung bringt, indem er die bewährten Verfahren für die Abrechnung in der Physiotherapie gewissenhaft einhält.

Monatsabschluss
Der Monatsabschluss ist wichtig, damit Sie eine vollständige Abstimmung und eine genaue Buchführung über die Finanz- und Abrechnungsaktivitäten des Monats haben. Einige Physiotherapie-Abrechnungssoftware wie unsere bietet einen flexiblen Monatsabschluss, d. h. Sie können zwar noch Zahlungen buchen, aber dem Monat keine neuen Leistungsdaten hinzufügen. Dies ist ein so genannter „Soft Close“, der Ihnen flexible Zeit gibt, um die Zahlungen und Anpassungen des Monats sowie die Patientenabrechnung abzuschließen.