Tehnologiile în evoluție, globalizarea continuă și normele sociale în schimbare sunt doar câteva dintre provocările cu care se confruntă organizațiile moderne. Întreprinderile trebuie fie să se adapteze rapid la schimbare, fie să fie depășite de concurenții lor mai agili. Și, ca să fim sinceri, adaptarea necesită adesea o reproiectare completă a organizației.
Dar, după cum ați ghicit sau ați experimentat dumneavoastră, o reproiectare reușită a organizației este o întreprindere destul de grea. Și, conform cercetărilor efectuate de McKinsey & Company, mai puțin de 25% dintre reproiectările organizaționale reușesc.
Dacă afacerea dvs. se află în pragul unui astfel de demers, acest articol va acoperi tot ceea ce trebuie să știți înainte de a începe. Vom aborda exact ce este designul organizațional și de ce este important, cele mai comune modele și cadre și cele mai mari provocări cu care vă veți confrunta în designul organizațional.
- Ce este designul organizațional?
- De ce este important?
- Modele comune de design organizațional
- Exemple reale de reproiectare organizațională
- Provocări ale designului organizațional
- Instrumente pentru a ajuta la designul organizațional
Ce este designul organizațional?
La nivelul cel mai de bază, designul organizațional este un proces sistematic de stabilire a principiilor și structurilor care ghidează o afacere sau o organizație spre atingerea obiectivelor sale.
Sursa
Designurile organizaționale de succes ar trebui să încorporeze aceste elemente:
- Strategia – Motivul pentru care o afacere există și ce avantaj are față de competitori
- Structura – Modul în care oamenii sunt organizați ierarhic
- Sistemele – Procesele de transmitere a rapoartelor departamentale, de recompensare a angajaților sau de alocare a resurselor, de exemplu
- Procese – Metodele și tehnologiile pe care oamenii le folosesc pentru a-și face treaba
- Oameni – Tipul de talente care ar trebui angajate în toate departamentele pentru a îndeplini obiectivele la nivelul întregii companii
- Cultură – Stiluri de comunicare, colaborare sau manageriale
Rețineți că aceasta nu este o listă exhaustivă și că veți aborda diverse subiecte în funcție de metodologia sau modelul pe care organizația dvs. alege să îl urmeze.
Și, de cele mai multe ori, veți angaja o firmă de proiectare sau un consultant pentru a vă ajuta să stabiliți procesele și structura corectă a org. Firmele se pricep să preia principiile și modelele dezvoltate de zeci de ani de cercetare și să le adapteze pentru afacerea dumneavoastră.
De ce este important designul organizațional?
Structurile org ineficiente, inexistente sau învechite duc adesea la:
- Silozuri rigide cauzate de prea multă structură și nu suficiente sisteme sau practici culturale pentru a le contrabalansa.
- O cultură în care oamenii nu se simt împuterniciți să își asume responsabilități, se împotrivesc să facă sarcini în afara descrierilor postului lor sau amână luarea deciziilor de teama de a nu călca pe degetele de la picioare ale altcuiva.
- Producție ineficientă și redundanțe cauzate de sisteme prost concepute.
- Satisfacția redusă a clienților, care se întâmplă atunci când o structură organică nu include feedback-ul clienților ca fiind unul dintre elementele cheie, ceea ce duce la produse sau servicii pe care nimeni nu le dorește cu adevărat.
- O afacere mai puțin profitabilă, rezultatul natural al angajaților lipsiți de putere, al eforturilor redundante și al produselor care nu încântă clienții.
Dar iată și vestea bună. Companiile care își regândesc și își reproiectează structura organică pot vedea aceste beneficii de nivel înalt:
- Inovare sporită susținută de o structură organică proiectată holistic, alocarea eficientă a resurselor și o cultură a colaborării.
- Reductibilitate sporită datorită inovațiilor centrate pe client combinate cu cicluri de producție mai rapide.
- Angajați mai fericiți și mai implicați, care prosperă într-o cultură a colaborării și simt că eforturile lor nu sunt irosite pe procese ineficiente.
- O viziune clară și o foaie de parcurs pentru viitorul afacerii, care este înțeleasă de toată lumea la fiecare nivel al organizației.
Din fericire, cercetători și experți de top au dezvoltat mai multe modele de reproiectare organizațională care permit companiilor să se bucure de aceste beneficii.
Modeluri comune de design organizațional
Există o multitudine de abordări ale designului organizațional, dar există câteva care ies în evidență și care sunt adoptate mai des decât altele.
Modelul de design 7S de la McKinsey
Modelul 7S este unul dintre cele mai de referință pentru designul organizațional. Acesta a fost dezvoltat de Robert H. Waterman, Jr. și Tom Peters pentru McKinsey & Company în anii 1980 și se concentrează pe cei șapte „S”-uri inerente în majoritatea organizațiilor:
Sursa
Acest design este descris ca având atât elemente hard cât și soft – adică cele care sunt tangibile și cele care sunt mai intangibile.
Elementele hard sunt strategia (planul de afaceri), structura (modul în care sunt organizați oamenii) și sistemele (raportare, recompense și alocarea resurselor). Elementele soft sunt valorile împărtășite (cultura companiei), competențele (abilitățile de bază), personalul (talentul) și stilul (modul în care managerii conduc).
Modelul 7S încearcă, de asemenea, să ilustreze modul în care aceste elemente se aliniază și se construiesc unele pe altele. Înțelegerea modului în care interacționează diferiții „S”-uri este esențială pentru a anticipa ce se va întâmpla în întreaga organizație atunci când se fac schimbări.
Limitarea acestui model este că nu are un punct de vedere clar cu privire la modul în care se pot pune în aplicare schimbările propuse. De asemenea, neglijează intrările externe, cum ar fi satisfacția clienților, și modul în care acestea ar putea juca un rol în modul de organizare a companiei.
Modelul stelar al lui Jay Galbraith
Dintre cele mai comune modele, cel al lui Jay Galbraith este cel mai vechi. Regretatul teoretician organizațional a dezvoltat modelul Star în anii 1960 și l-a perfecționat pe parcursul carierei sale.
Sursa
Cele cinci componente ale Modelului Stelei cuprind multe dintre elementele hard și soft detaliate în modelul 7S, dar cu mai puțin accent pe cultura companiei și mai multă atenție acordată stimulentelor, recompenselor sau compensațiilor angajaților.
Ca și modelul 7S, Modelul Stelei nu ține cont de influențele și intrările externe. De asemenea, nu ia în considerare rolul ieșirilor și modul în care răspunsul clienților la un produs ar trebui să influențeze designul unei organizații.
Modelul de transformare al Centrului pentru Design Organizațional
Modelul de transformare este un cadru creat și utilizat de Centrul pentru Design Organizațional. Acesta se concentrează pe opt variabile principale și încearcă să abordeze limitările modelelor 7S și Star. Iată cum arată:
Sursa
În plus față de unele dintre elementele hard și soft observate în modelele 7S și Star (strategie, sisteme, structură etc.), acest model acordă atenție intrărilor de mediu. Aceste intrări sunt lucruri precum schimbarea gusturilor clienților, noile tehnologii, concurența sau legile.
Modelul încorporează, de asemenea, rezultatele producției, cum ar fi indicatorii de vânzări și feedback-ul clienților. Având o înțelegere fermă a performanțelor actuale ale unei companii indică ce trebuie schimbat sau îmbunătățit în orice moment. Acest lucru face ca modelul de transformare să fie teoretic mai potrivit pentru adaptabilitatea organizațională.
Prin deconstrucția silozurilor și includerea feedback-ului clienților în designul org, compania este mai bine pregătită să se adapteze la schimbarea gusturilor clienților cu fiecare ciclu de producție.
Observați mai jos înainte și după structura org. Cu modelul de transformare aplicat, departamentele de vânzări, inginerie și control al producției lucrează împreună pentru a răspunde dorințelor clienților. Prin deconstrucția silozurilor și includerea feedback-ului clienților în proiectarea org., compania este mai bine pregătită să se adapteze la schimbarea gusturilor clienților cu fiecare ciclu de producție.
Sursa
Exemplul de mai sus este o proiectare reală implementată de o companie din industria aluminiului. Cu ajutorul acestor schimbări la nivel înalt, compania a crescut vânzările unei linii de produse cu 50% și a mărit marjele cu 25%.
Exemple reale de reproiectare organizațională
Abordarea ADN a companieiStrategy&
Strategy&, o echipă globală de consultanță strategică, ghidează proiectarea organizațiilor cu ajutorul abordării „ADN”, proprietatea sa.
Sursa
Multe dintre componentele acestui model sunt similare cu elementele regăsite în primele trei modele, dar cu denumiri diferite. De exemplu, „Recompensele” au devenit „Motivatori”, iar „Cultura” a devenit „Seturi de mentalitate”.
O altă diferență esențială este că Strategia& recunoaște că fiecare element face parte dintr-o pereche complementară. În loc ca elementele să fie „hard” sau „soft”, ele sunt în schimb văzute ca fiind două fețe ale aceleiași monede.
De exemplu, perechea din partea de sus a graficului descrie modul în care se iau deciziile. Pe partea formală, procesele stabilite influențează modul în care sunt luate deciziile, iar pe partea informală, valorile și așteptările umane joacă un rol.
Afirmația făcută de perechile din abordarea ADN este că, pentru ca o organizație să schimbe procesele de luare a deciziilor, trebuie să ia în considerare metode de schimbare a regulilor scrise, precum și a normelor comportamentale. Acest lucru creează o imagine mai holistică a modului în care funcționează o organizație.
Abordarea Smart Design aBCG
Modelele 7S, Star și Transformation presupun toate că componentele hard și soft ale unei organizații conduc la rezultate. BCG, o firmă de consultanță în management, susține că rezultatele afacerii nu sunt deloc influențate direct de componentele hard și soft. Vedeți dacă puteți identifica diferența în modelul lor de design organizațional:
Sursa
Potrivit BCG, comportamentele sunt principala forță a oricărei afaceri. Componentele hard și soft influențează doar indirect rezultatele. Modelul BCG se concentrează pe modul în care componentele hard și soft influențează comportamentul uman, care, la rândul său, determină rezultatele.
Când se conduce o reproiectare a organizației, abordarea Smart Design parcurge trei pași principali:
- Stabilirea motivului reorganizării, și anume care ar dori compania să fie performanța sa în comparație cu ceea ce este performanța sa acum
- Determinați comportamentele angajaților care vor reduce decalajul dintre performanța actuală și cea dorită
- Determinați ce trebuie să se întâmple pentru a încuraja aceste comportamente
AbordareaBCG include multe opțiuni privind modul de încurajare a anumitor comportamente. Acestea variază de la structuri organizaționale adaptate pentru a reflecta prioritățile unei companii (de exemplu, mai puține niveluri de conducere pentru a facilita luarea mai rapidă a deciziilor) până la procese de evaluare a angajaților care se concentrează mai puțin pe atribuirea de vină pentru neajunsuri și mai mult pe recompensarea comportamentelor de cooperare.
Provocări legate de designul organizațional
Inclusiv atunci când aplicați oricare dintre modelele de mai sus, vor exista totuși unele provocări. Iată doar câteva dintre cele mai frecvente provocări care fac ca modelele și cadrele de reproiectare a organizațiilor să nu fie perfecte:
Toate modelele au nevoie de un anumit grad de personalizare
Organizațiile sunt entități complexe, fiecare cu propriile obiective, resurse, constrângeri și intrări de mediu. Companiile nu numai că trebuie să fie selective cu privire la modelul pe care își bazează reproiectarea, dar trebuie, de asemenea, să se gândească cu atenție la modul de personalizare a modelului pentru a se potrivi mai bine nevoilor organizației lor.
Aici intervine o firmă externă. Un expert în reproiectare îi ajută pe liderii companiei să înțeleagă cele mai bune modalități de a personaliza un model pentru situația lor, deoarece el sau ea a văzut probabil ce schimbări funcționează și care nu pentru organizații similare.
Modelurile din secolul XX încearcă să rezolve provocările secolului XXI
Multe dintre cele mai acceptate modele de design organizațional au apărut în urma cercetărilor efectuate în anii 1960, 1970 și 1980. Deși au fost rafinate de-a lungul anilor de către cercetători și consultanți, ele își au încă rădăcinile în munca care a avut loc într-o altă epocă. Nu este greu de imaginat de ce provocările cu care se confruntă companiile de astăzi sunt, în multe privințe, foarte diferite de provocările de acum 50 de ani.
Organizațiile se concentrează prea mult pe ierarhie în timpul procesului de proiectare
Din prea multe puncte de vedere, oamenii aud cuvântul „design organizațional” și presupun că acesta înseamnă amestecarea căsuțelor de pe organigrama unei companii. În timp ce structura ierarhiei angajaților unei organizații este cu siguranță importantă, este doar o parte a designului organizațional.
Un articol din 2015 din McKinsey Quarterly a rezumat acest lucru printr-o metaforă izbitoare: „Mulți lideri tind să ignore celelalte elemente de structură, proces și oameni care fac parte dintr-o reproiectare completă, rearanjând astfel scaunele de punte, dar fără să vadă că bunul vas Titanic s-ar putea să se scufunde în continuare.”
Cum, unde și când lucrează oamenii evoluează
Angajații la distanță, consultanții și noile tehnologii de comunicare au, fără îndoială, un impact asupra designului unei org. Modelele de proiectare ar trebui să valorifice noile metode de colaborare și să lase un pic de spațiu de manevră pentru a încorpora viitoarele inovații.
Pregătiți să lansați o reproiectare de org?
Reproiectarea organizațională este complexă, dar nimeni nu vă cunoaște afacerea la fel de bine ca echipa dvs. de conducere. Pentru a obține sprijin, începeți prin a găsi un expert extern care apreciază cunoștințele dvs. despre organizație și care se arată dispus să adapteze cadrele pentru a ține cont de evoluțiile externe și interne.
Firme avangardiste precum The Center for Organizational Design, Strategy& și BCG reimaginează modelele de design și prioritizează personalizarea pentru clienții lor. Chiar dacă compania dvs. nu poate lucra cu aceste firme specifice, luați în considerare consultanți cu o filozofie similară de inovare și personalizare.
In-house Org Redesign Tools
Programul de organigramă de la Pingboard vă ajută să vizualizați cu ușurință reproiectarea organizațională. Folosiți-l pentru a schița mai multe versiuni ale structurii dvs. organizaționale, apoi invitați alte persoane să colaboreze sau să vizualizeze proiectele propuse. Pingboard vă ajută, de asemenea, să identificați angajații potriviți pentru a conduce noile departamente sau pentru a ocupa noi roluri. Cu directorul de angajați încorporat în Pingboard puteți găsi candidați căutând competențele și experiența de care aveți nevoie.
Iată un exemplu de organigramă interactivă Pingboard care îi ajută pe oameni să-și proiecteze organizația:
Construiți organigrama dvs. astăzi! Suntem mereu aici dacă aveți nevoie de ajutor.
Utilizați software-ul nostru de organigramă pentru a vă reproiecta organizația astăzi, iar apoi împărtășiți Pingboard cu angajații dvs. pentru a crește angajamentul, transparența și camaraderia în rândul forței de muncă. Pingboard vă conectează organizația cu aceste instrumente:
- Un anuar al angajaților cu date amuzante și pătrunzătoare
- Un program de recunoaștere de la egal la egal pentru a ajuta la sărbătorirea angajaților
- Un instrument simplu Out of Office pentru o mai mare transparență în ceea ce privește cine lucrează când și unde
- Chestionar Who’s Who pentru a ajuta colegii să învețe nume și roluri
Indiferent de modul în care vă reproiectați organizația, Pingboard vă poate ajuta să comunicați schimbarea și să vă conectați forța de muncă. Începeți astăzi!