Ghidul complet de planificare a zilei

Cei mai mulți dintre noi înțeleg valoarea planificării și a pregătirii. Un meci de sport fără un plan de joc înseamnă bâjbâială pe teren. Un eveniment important fără ca toate detaliile să fie pregătite duce la haos.

În ciuda acestor cunoștințe, deseori nu reușim să prioritizăm planificarea acolo unde contează cel mai mult: viața noastră de zi cu zi. Pornirea dimineața fără un plan clar ne predispune la eșec.

Ne stabilim obiective de ordinul anotimpurilor și al anilor, dar ceea ce facem în fiecare zi – obiceiurile pe care le adoptăm, sarcinile pe care le îndeplinim și lucrurile pe care le prioritizăm – este ceea ce se compune în timp în succes sau eșec. Câteva zile fără scop în fiecare lună ne pot ajuta să ne resetăm și să ne găsim echilibrul. Dar atunci când zilele noastre fără intenție depășesc zilele cu scop, ajungem să ne ratăm obiectivele și să ne întrebăm unde s-a dus tot timpul.

Cea mai bună apărare împotriva zilelor agitate, dar neproductive, este o ofensivă bună sub forma unui ritual de planificare zilnică. Acest articol vă va arăta cum să vă planificați zilele pentru o productivitate mai calmă și mai concentrată, care să vă aducă mai aproape de obiectivele dumneavoastră. În timp ce planificarea zilei dvs. ar trebui să dureze doar 10-15 minute, strategiile care stau la baza elaborării semnificative a unei zile cu intenție merită explorate în întregime.

Faceți din planificarea regulată un obicei

James Clear, autorul best-seller-ului Atomic Habits, crede că motivația este supraestimată: „Nu mai așteptați ca motivația sau inspirația să vă lovească și stabiliți un program pentru obiceiurile dumneavoastră”. Motivația decurge din acțiune, nu invers.

De aceea, a avea un ritual zilnic de planificare este atât de important. În unele dimineți ne simțim motivați să profităm de zi și să creăm o listă de lucruri de făcut care să reflecte marile noastre ambiții. Dar acele zile sunt o excepție. Trebuie să rezolvăm lucrurile chiar și atunci când ne trezim obosiți și dezangajați, dorind să ne întoarcem în pat sau tânjind după ziua de vineri la ora 17.00. Acelea sunt zilele în care este cel mai important să abordăm ziua cu un plan.

Începeți prin a seta o alarmă pentru sesiunea de planificare zilnică la aceeași oră în fiecare zi – fie în timpul unui ritual de oprire a activității sau la prima oră a dimineții. Pentru a facilita crearea obiceiului, asociați noua sesiune de planificare zilnică cu un obicei existent, cum ar fi să vă beți cafeaua de dimineață sau să ascultați muzică.

Utilizați o aplicație de liste de lucruri de făcut, cum ar fi Todoist, pentru a seta o sarcină recurentă pentru a vă planifica ziua, sau pur și simplu setați o alarmă pe telefon.

Habitudinile sunt mai ușor de construit atunci când vedem imediat rezultatele dedicării noastre. Din fericire, planificarea zilei este un obicei care dă roade imediat. Vă veți simți mai organizat, mai concentrat și mai motivat cu un plan pentru orele care urmează. Cu timpul, planificarea zilei dvs. va deveni o a doua natură.

Construiți-vă lista de lucruri de făcut în jurul obiectivelor dvs.

Făcând un obicei din planificarea dvs. zilnică este un lucru. Să te asiguri că planul tău te îndreaptă efectiv spre obiectivele tale mai mari este altceva. Folosiți sesiunea de planificare zilnică pentru a vă asigura că sarcinile zilnice sunt aliniate cu obiectivele dvs. pe termen lung. Iată câțiva pași care să vă ajute să ajungeți acolo:

Primul pas: Descompuneți-vă obiectivele mari

Dispuneți-vă obiectivele în sarcini zilnice. De exemplu, nu puteți adăuga „Puneți-vă în formă” pe lista de sarcini zilnice, dar puteți adăuga sarcini precum „petreceți 30 de minute pe Peloton” sau „faceți o plimbare nocturnă”. Treceți în revistă obiectivele personale și profesionale atunci când vă așezați să vă planificați ziua și adăugați sarcini care vă apropie de ambele.

Dacă vă străduiți să creați liste de sarcini zilnice realiste care să reflecte toate obiectivele dumneavoastră, este posibil să aveți prea multe. A te suprasolicita nu este doar obositor, ci înseamnă și că este puțin probabil să faci progrese semnificative în toate aceste domenii. Completați un inventar al angajamentelor pentru a vă concentra asupra unui număr mai mic de obiective care sunt cele mai importante pentru dumneavoastră. Ca regulă generală, evitați să aveți mai mult de 5 obiective mari în același timp și luați în considerare un amestec de obiective pe termen scurt și pe termen lung.

Pasul doi: Priviți-vă săptămâna în ansamblu

Planificarea zilei începe cu luarea în considerare a săptămânii ca întreg. Probabil că aveți mai multe obiective, o serie de sarcini potențiale pentru a le îndeplini și doar atât de multe ore în zi. Acest lucru este în regulă. În timp ce unele obiective beneficiază de o acțiune zilnică, lucrul la altele de câteva ori pe săptămână poate crea un impuls. Poate că faceți exerciții fizice lunea, miercurea și vinerea. În unele zile, este posibil să doriți să faceți un lot de sarcini și să vă concentrați doar pe sarcini legate de un obiectiv profesional specific. Alternativ, ați putea să vă suprapuneți sarcinile legate de obiectivele personale în weekend. Alocați-vă timp duminică seara sau luni dimineața pentru a face un zoom out și a schița ușor săptămâna, astfel încât să știți pe ce obiective vă veți concentra și în ce zile. Păstrați detaliile pentru sesiunile de planificare zilnică.

Pasul trei: Adăugați ultimele sarcini pe care trebuie să le faceți

Acesta este pasul cu care încep majoritatea oamenilor atunci când își planifică ziua. Ei încep cu întâlnirile stabilite, întâlnirile obligatorii, termenele limită urgente și apoi încearcă să potrivească sarcinile orientate spre obiective în jurul lor. În schimb, gândiți-vă să păstrați acest pas pentru final. În acest fel, sunteți forțat să vă potriviți sarcinile pe care trebuie să le faceți în jurul sarcinilor legate de obiective, mai degrabă decât invers.

Într-o lume ideală, ne-am concentra doar pe sarcinile zilnice care ne îndreaptă spre obiectivele noastre pe termen lung. În realitate, avem angajamente și obligații pe care trebuie să le îndeplinim – dintre care unele au un impact redus asupra creșterii noastre personale sau profesionale. Anulați aceste angajamente și obligații pe cât de mult posibil: reevaluați întâlnirile recurente, luați în considerare delegarea responsabilităților și obișnuiți-vă să spuneți „nu”. Cu toate acestea, este în regulă să aveți lucruri pe lista de lucruri de făcut care pur și simplu trebuie să fie făcute. Doar asigurați-vă că nu vă acaparează prea mult timp și energie.

Aveți o singură prioritate zilnică

Mulți dintre noi ne începem diminețile cu zeci de lucruri pe care trebuie să le rezolvăm doar pentru a realiza la sfârșitul zilei că nu am tăiat niciunul dintre ele de pe listele noastre. Sigur, am făcut lucruri, dar niciunul dintre lucrurile pe care le-am planificat. Soluția contra-intuitivă pentru a face mai multe lucruri? Alegeți doar o singură sarcină mare pe zi.

S-ar putea să vă gândiți: „Cum aș putea să-mi ating toate obiectivele dacă mă concentrez doar pe o singură sarcină pe zi?”. În cartea Make Time: How to Focus on What Matters Every Day, Jake Knapp și John Zeratsky discută despre fenomenul șiret al ocupării fără productivitate. Între întâlniri și solicitări ad-hoc, putem avea impresia că ne aflăm pe o bandă rulantă de pe care nu ne putem da jos.

Ca un balsam împotriva zilelor agitate care trec fără să progreseze, ei introduc conceptul de „Highlight”:

„Primul pas… este să te hotărăști pentru ce vrei să-ți faci timp. În fiecare zi, vei alege o singură activitate pe care să o prioritizezi și să o protejezi în calendarul tău.”

Dacă te străduiești să selectezi care ar putea fi Highlight-ul sau prioritatea ta principală a zilei, Knapp și Zeratsky sugerează această euristică simplă:

„Începe fiecare zi gândindu-te la ceea ce speri să fie punctul luminos. Dacă, la sfârșitul zilei, cineva vă întreabă: „Care a fost punctul culminant al zilei?”, care doriți să fie răspunsul dvs. Când vă uitați înapoi la ziua dumneavoastră, ce activitate, realizare sau moment doriți să savurați? Acela este Punctul tău de atracție.”

Dacă suntem sinceri, să încheiem ziua cu cel puțin o sarcină importantă rezolvată este o îmbunătățire semnificativă față de ceea ce mulți dintre noi fac acum. Pe o scară de timp mai lungă, terminarea a 5-7 lucruri mari pe săptămână este semnificativă. Asta înseamnă că veți finaliza doar o singură sarcină pe zi? În general, nu. Cu toate acestea, selectarea și finalizarea unei singure sarcini semnificative ne umple cu un sentiment de realizare care creează un impuls pentru a aborda și alte sarcini.

Utilizați un manager de sarcini, cum ar fi Todoist, pentru a marca Highlight pentru ziua dvs. ca fiind de mare prioritate și pentru a-l muta în partea de sus a listei.

În mod alternativ, dacă optați pentru productivitatea cu pixul și hârtia, pur și simplu steluțați, evidențiați sau subliniați cea mai importantă sarcină de pe lista de lucruri de făcut în carnețelul dvs. sau în planificatorul zilnic.

Indiferent de instrumentele pe care le folosiți, faceți din prioritizarea extremă o parte esențială a modului în care vă planificați ziua.

Planificați-vă ziua cu o metodă de productivitate

O metodă de productivitate este atât o modalitate eficientă de a face lucrurile, cât și o strategie de planificare a zilei.

Mai jos, vă prezentăm câteva metode populare de productivitate pe care le puteți alege pentru a vă rezolva sarcinile și cum să le folosiți pentru planificarea zilnică. Găsiți o metodă de productivitate care funcționează pentru dvs. – chiar dacă asta înseamnă să remixați una existentă sau să creați una nouă de la zero. Iată câteva metode populare pentru planificarea zilnică cu care puteți începe:

Eat the Frog

Metoda de productivitate Eat the Frog vă cere să identificați o sarcină importantă pentru ziua respectivă și să o faceți mai întâi. Aceasta este o metodă grozavă pentru a vă pune în evidență mai devreme. Uneori este sarcina pe care dorim cel mai mult să o evităm (de aici, mâncarea broaștei). Aceasta ar putea fi sarcina care pare prea mare pentru a o aborda sau cea care ne face să ne simțim inconfortabil. Atacați-o imediat, înainte de a avea șansa de a tergiversa.

În timpul sesiunii de planificare zilnică, puneți sarcina „broaștei” în fruntea listei de lucruri de făcut și atribuiți-i o oră. Apoi, plasați celelalte sarcini mai jos.

Tehnica Pomodoro

Tehnica Pomodoro este cea mai bună pentru persoanele cărora le place să lucreze în sprinturi scurte și concentrate, cu pauze frecvente. Această metodă a fost dezvoltată la sfârșitul anilor 1980 de Francesco Cirillo, pe atunci un student în dificultate, care s-a angajat să studieze concentrat timp de doar 10 minute, folosind un cronometru de bucătărie în formă de roșie (pomodoro în italiană). Această metodă include următorii pași:

1. Procurați-vă un cronometru.
2. Setați cronometrul pentru 25 de minute și concentrați-vă pe o singură sarcină până când sună cronometrul.
3. Când sesiunea se termină, marcați un pomodoro și înregistrați ce ați finalizat.
4. Bucurați-vă de o pauză de cinci minute.
5. După patru intervale, sau „pomodori”, faceți o pauză mai lungă, de 20 până la 30 de minute.

Pentru a vă planifica ziua cu tehnica Pomodoro, estimați de câte pomodoros (sesiuni de lucru de 25 de minute) veți avea nevoie pentru a finaliza fiecare sarcină de pe listă. Notați acest număr în fața fiecărei sarcini cu un emoji de roșie sau pur și simplu numărul în sine între paranteze. Această metodă vă obligă să luați în considerare cât timp va dura munca dvs. și să vă planificați în consecință. Puteți opta să folosiți pomodoro pentru întreaga zi sau pur și simplu să folosiți metoda pentru sarcina dvs. principală.

Blocarea timpului

Cu metoda de productivitate Blocarea timpului, împărțiți-vă ziua în blocuri distincte de timp. Acestea pot fi atât de specifice precum 9:30-11:30 sau pur și simplu „Dimineața”, în funcție de cât de mult ar putea dura o sarcină. Apoi, lucrați fără distragere a atenției și dedicați fiecare bloc de timp pentru a finaliza doar o anumită sarcină sau un set de sarcini.

Ca și tehnica Pomodoro, această metodă vă va ajuta să estimați și să înțelegeți cât timp durează sarcinile dumneavoastră. Asigurați-vă că includeți blocuri pentru lucruri cum ar fi prânzul, pauzele și naveta pentru cea mai mare acuratețe. Adesea, o sarcină va dura mai mult sau mai puțin timp decât ați anticipat. Acest lucru este în regulă. Faceți modificări rapide la lista dvs. pe măsură ce vă deplasați pe parcursul zilei. Cu timpul, veți înțelege mai bine cât de mult durează sarcinile. Între timp, o regulă bună este să dublați cantitatea de timp pe care credeți că va dura ceva.

Matricea Eisenhower

Metoda de productivitate Matricea Eisenhower vă obligă să luați în considerare urgența și importanța fiecărei sarcini, în loc să faceți doar ceea ce este cel mai urgent – indiferent dacă este crucial sau nu. Această metodă împarte sarcinile în patru cadrane și prescrie modul în care ar trebui să ne ocupăm de sarcinile care se încadrează în fiecare dintre ele:

• Sarcinile „Urgente și importante” ar trebui finalizate imediat
• Sarcinile „Nu urgente și importante” ar trebui să fie programate pe toa- te.lista de lucruri de făcut sau în calendar
• Sarcinile „Urgente și neimportante” ar trebui să fie delegate altcuiva
• Sarcinile „Nu urgente și neimportante” ar trebui să fie șterse

Pentru a începe, întocmiți lista obișnuită de lucruri de făcut, incluzând toate sarcinile dumneavoastră pentru ziua respectivă. Apoi, sortați-le în cele patru categorii: „Urgent și important”, „Ne-urgent și important”, „Urgent și neimportant” și „Ne-urgent și neimportant”. Odată ce aveți aceste categorii, acționați asupra listei de sarcini în consecință: faceți, programați, delegați și ștergeți sarcini de pe lista de sarcini pe măsură ce vă planificați ziua.

În timp, acest proces va deveni o a doua natură și veți redacta în mod natural o singură listă de sarcini cu doar sarcini „Urgente și importante” și „Ne-urgente și importante” pe listă.

Alegeți instrumentul de planificare

Ați decis o abordare a planificării dvs. zilnice – acum este timpul să vă alegeți instrumentele. De la software de productivitate la hârtie și pix, iată câteva dintre cele mai populare opțiuni:

O aplicație pentru lista de lucruri de făcut

Un manager digital de sarcini este o alegere excelentă pentru cei care sunt pricepuți la tehnologie și condiționați să pună mâna pe telefon sau tabletă în locul unui caiet. Aplicațiile pentru listele de lucruri de făcut au avantajul de a păstra totul într-un singur loc și de a fi accesibile de oriunde. Puteți muta fără probleme sarcinile de la o zi la alta, pe măsură ce vă schimbați planurile, puteți organiza documente și link-uri relevante alături de sarcinile dvs. și aveți o evidență automată, care poate fi căutată, a tot ceea ce ați făcut.

Vă recomandăm Todoist, aplicația noastră personală de liste de lucruri de făcut pe mai multe platforme, care este disponibilă pe majoritatea dispozitivelor. Aplicația include multe caracteristici, cum ar fi reamintirile, etichetele, filtrele, comentariile și încărcarea fișierelor, care facilitează planificarea zilei.

O listă digitală

Dacă nu sunteți pasionat de un manager de sarcini cu drepturi depline, dar totuși doriți o soluție digitală, luați în considerare instrumente mai puțin specializate pe care probabil le folosiți deja în viața de zi cu zi la serviciu și acasă.

• O aplicație de notițe sau o aplicație de procesare de text. Folosiți o aplicație simplă de notițe, cum ar fi Bear (numai pentru iOS și MacOS), Apple Notes sau Google Keep, pentru a păstra o listă curentă a sarcinilor dumneavoastră pentru ziua respectivă. Pur și simplu bifați elementele folosind căsuțe de bifat sau formatul de barrare. Pentru o aplicație de „notițe” mai robustă, luați în considerare Google Docs sau Microsoft Word pentru mai multă flexibilitate și opțiuni de personalizare.

• Google Sheets sau Excel. Planificați-vă ziua într-o foaie de calcul. Acest lucru vă poate ajuta să adăugați mai mult context și note la celule specifice. Metode precum blocarea timpului sunt, de asemenea, propice pentru a lucra într-o grilă digitală.

Un calendar digital

Mulți oameni optează pentru un instrument de planificare zilnică pe care îl folosesc deja – calendarul. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical și Woven sunt aplicații populare de calendar pe care le puteți folosi pentru a vă planifica ziua și pentru a vă adăuga sarcinile alături de întâlniri, ședințe și evenimente. Acesta este, de asemenea, un instrument excelent de utilizat cu o metodă de productivitate precum blocarea timpului. În plus, calendarele digitale au avantajul de a fi disponibile în deplasare, în general atât pe web, cât și pe mobil.

Un planificator de hârtie

Pentru cei mai tactili dintre noi, hârtia și pixul sunt cele mai potrivite pentru planificarea zilei. Aceasta poate lua orice număr de forme, inclusiv caiete, agende sau planificatoare specializate. Am avertiza doar împotriva notițelor post-it sau a hârtiei volante. Deși sunt simple și răzlețe, resturile de hârtie ad-hoc vă împiedică să vă uitați înapoi la sarcinile vechi și să reflectați asupra eficienței planificării zilnice.

• Caiet de notițe – Un simplu caiet cu linii sau fără linii va fi suficient pentru un sistem simplu de planificare cu pix și hârtie. Folosiți o pagină nouă pentru fiecare zi și marcați data în partea de sus. Încercați caiete cu grilă care pot ajuta la crearea de diviziuni, dacă este necesar.
• Agende sau planificatoare zilnice – Agendele sau planificatoarele sunt caiete cu spațiu pentru a planifica fiecare zi a anului, de la 1 ianuarie la 31 decembrie. Acest lucru oferă un spațiu dedicat pentru planificarea zilnică și posibilitatea de a reveni cu mai multă ușurință la intrările anterioare și viitoare.
• Planificatoare specializate – Asistăm la creșterea planificatoarelor specializate sau a sistemelor de planificare cu hârtie și pix, cum ar fi Passion Planner sau Bullet Journal. Aceste sisteme sunt adesea complexe, dar pot fi sisteme puternice pentru practicanții dedicați.

Un hibrid digital și pe hârtie

Când vine vorba de planificarea zilnică, nu trebuie să alegeți instrumente de hârtie și creion sau digitale – le puteți folosi pe amândouă sau orice combinație a metodelor menționate. Iată câteva moduri diferite în care puteți folosi un sistem hibrid:

• Împărțire personală și profesională. Folosiți un sistem digital pentru sarcinile profesionale și un planificator pentru sarcinile personale. Aceasta poate fi o metodă utilă dacă vă dedicați orele de lucru pentru a vă strădui să atingeți obiectivele profesionale și vă dedicați serile sarcinilor personale și creșterii de sine. În aceeași ordine de idei, ați putea folosi un manager de sarcini în timpul săptămânii și un jurnal la sfârșit de săptămână.
• Întâi hârtia, apoi digitalul. S-ar putea să vă placă aspectul tactic al planificării zilei pe hârtie, dar să apreciați capacitatea de căutare și permanența instrumentelor digitale. Planificați-vă ziua cu ajutorul unui program sau al unui planificator zilnic, dar faceți-vă timp la sfârșitul fiecărei zile pentru a vă transfera sarcinile și progresele înregistrate într-un manager de sarcini digital pentru o consultare ușoară. Aceasta este, de asemenea, o metodă excelentă dacă optați pentru notițe pe hârtie pentru a evita distragerea atenției. De exemplu, s-ar putea să aduceți un carnețel la o întâlnire și să plecați cu elemente de acțiune și solicitări pe care le-ați mâzgălit în carnețel. Puteți transfera apoi aceste elemente în lista dvs. digitală de sarcini, adăugând date de scadență și niveluri de prioritate, astfel încât acestea să nu cadă printre degete.
• Gândire cu pixul și hârtia, execuție digitală. Unii consideră că sunt mai creativi și gândesc mai bine atunci când au o pagină albă și un pix în mână. Scoateți-vă planurile pentru ziua respectivă pe hârtie, cu orice note și gânduri adăugate pe care le aveți. Apoi, mutați-le pe lista digitală de sarcini pentru a vă face sarcinile mai ușor de pus în aplicare.

Cum să vă respectați planul zilnic & corectați cursul atunci când este nevoie

Chiar și cu un plan solid și cu cele mai bune intenții, este dificil să ne îndeplinim toate sarcinile de făcut pentru o zi. Ne trezim în mod inevitabil că ne abatem de la sarcină, atrași de distracții precum meme-urile de pe Twitter și cumpărăturile online. Pot apărea sarcini ad-hoc, atribuite de managerii noștri sau delegate de colegii de echipă, care ne rup concentrarea și ne forțează să ne concentrăm pe elemente neplanificate.

Din păcate, aceste întreruperi se pot transforma în zile neproductive și săptămâni ineficiente. Decidem că planificarea zilnică nu funcționează și că nu are rost să ne abordăm zilele cu intenție. Acest lucru nu ar putea fi mai departe de adevăr!

Da, zilele noastre nu vor decurge niciodată exact așa cum au fost planificate, dar asta nu înseamnă că nu merită să le planificăm. Iată câteva strategii, unele direct de la experții în productivitate, pentru a vă respecta planul zilnic și pentru a corecta cursul atunci când lucrurile merg prost.

Eliminați distragerile

Rămâneți concentrați prin eliminarea distragerilor comune care vă îndepărtează de la obiectivele zilei – mai ales dacă cea mai mare parte a muncii dvs. se face cu ajutorul unui calculator. Dacă este posibil, lucrați cu majoritatea programelor de pe desktop închise, cu un număr minim de file deschise, cu telefonul pe silențios și cu notificările dezactivate.

Dacă apelul derulării pe rețelele de socializare este prea puternic, folosiți un blocant de site-uri, cum ar fi Self Control sau Freedom, pentru a face ca site-urile care vă distrag atenția să fie inaccesibile ore în șir.

Să vă urmăriți timpul

La fel cum urmărirea bugetului vă poate ajuta în mod natural să cheltuiți mai puțin, urmărirea timpului vă poate ajuta să îl folosiți mai eficient. Folosiți o aplicație de urmărire automată, cum ar fi Rescue Time, care colectează informații despre utilizarea pe dispozitivele dvs. desktop și mobile și vă clasifică timpul petrecut online în „productiv”, „neutru” și „care vă distrage atenția”. Puteți stabili obiective zilnice de productivitate și puteți face check-in pe parcursul zilei pentru a vedea dacă vă apropiați sau nu de obiectiv sau nu.

Încercați verificări din oră în oră

Aplicați mindfulness la productivitate, verificându-vă în mod regulat pentru a observa dacă vă deplasați prin zi cu concentrare.

Peter Bergman, un coach executiv și autorul best-seller-ului 18 Minutes, sugerează să setați un cronometru regulat pentru a ne reorienta:

„Setați-vă ceasul, telefonul sau calculatorul să sune la fiecare oră. Când sună, respirați adânc, uitați-vă la lista dvs. și întrebați-vă dacă v-ați petrecut ultima oră în mod productiv. Apoi uită-te la calendarul tău și reia în mod deliberat angajamentul cu privire la modul în care vei folosi următoarea oră. Gestionați-vă ziua oră cu oră. Nu lăsați orele să vă gestioneze pe dumneavoastră.”

Reactualizați-vă planul

Câteodată apar sarcini neașteptate pe care nu le putem ignora. Acest lucru este în regulă. Problema apare atunci când încercăm să ne asumăm această muncă neprevăzută fără să ne întoarcem să ne revizuim planurile inițiale. În schimb, faceți ca sarcinile neplanificate să facă parte dintr-un nou plan. Atunci când trebuie să treceți la o sarcină neplanificată, acordați-vă câteva minute pentru a vă reajusta planul zilei: reprogramați sarcinile de făcut mai târziu în cursul zilei sau mutați-le pentru mâine. Apoi, lucrați în funcție de noul plan.

Cal Newport, profesor de informatică la Universitatea Georgetown și autorul best-sellerului Deep Work, împărtășește abordarea sa de a-și reajusta planul zilnic folosind metoda blocării timpului cu pixul și hârtia:

„Las puțin spațiu suplimentar lângă blocurile mele de timp. Acest lucru îmi permite să fac corecțiile necesare dacă ziua se desfășoară într-un mod neașteptat.”

Ajungeți la „To Do List Zero”

În cele mai multe zile nu veți termina tot ce aveți pe listă. Cu toate acestea, ajungeți oricum la „To-do List Zero”. Amir Salihefendić, fondatorul și CEO al Doist, împărtășește metoda sa personală de productivitate, Systemist, inclusiv „To-do List Zero”, un concept inspirat de Inbox Zero:

„La sfârșitul zilei vreau să am zero sarcini pe lista mea de azi. Adevărul este că, în majoritatea zilelor, nu finalizez tot ce am pe lista mea de azi și amân anumite lucruri. Acesta nu este un lucru negativ. Îl văd ca pe o oportunitate de a face un bilanț al situației în care mă aflu, de a-mi reevalua sarcinile și de a le replanifica.”

Încheind seara cu o tablă curată, putem evita să ne îngropăm în sarcini întârziate și să abordăm ziua de mâine cu o energie reînnoită.

Reflectați în mod regulat

Ați făcut din planificarea zilei un obicei, v-ați transpus obiectivele pe termen lung în sarcini acționabile, ați ales o metodă de productivitate și v-ați selectat instrumentul preferat. Sunteți pregătit pentru zile mai productive, care să se transforme în săptămâni, luni și ani mai semnificativi.

Totuși, nu lăsați procesul dumneavoastră să funcționeze pe pilot automat. Luați-vă ceva timp pentru a analiza în mod regulat dacă abordarea dvs. față de planificarea zilnică vă ajută să realizați mai mult. Fă-ți timp din când în când, poate în timpul unei revizuiri săptămânale, să te gândești dacă procesul tău de planificare funcționează sau ar putea fi modificat sau chiar revizuit pentru a fi mai eficient.

Consideră aceste întrebări:

• Sunt zilele mele calme și intenționate sau stresante și dezordonate?
• Am finalizat toate sesiunile mele de planificare zilnică sau am sărit unele?
• Mă simt împlinit la sfârșitul majorității zilelor?
• Sunt abordate zilele mele de mare prioritate?
• Sunt pe drumul cel bun pentru a-mi atinge obiectivele pe termen lung?
• Această zi a fost deosebit de productivă – de ce?
• Nu am realizat nimic cu impact în această zi – de ce?

Să fim sinceri cu privire la modul în care au decurs zilele noastre și la modul în care ne descurcăm în ceea ce privește obiectivele noastre mari, putem să ne ajustăm planificarea zilnică pentru rezultate mai bune. Zilele agitate ar putea însemna că trebuie să ne stabilim prioritățile mai eficient sau să găsim o modalitate de a delega munca. Lipsa sesiunilor de planificare zilnică ar putea însemna că acestea sunt prea lungi și ar putea beneficia de o abordare mai raționalizată. Dacă nu ne îndreptăm spre obiectivele noastre, poate însemna că avem prea multe sau că nu le adăugăm în zilele noastre cu suficientă frecvență sau intenție. S-ar putea să ne placă pur și simplu pixul și hârtia, în timp ce ne-am forțat să încercăm o nouă aplicație strălucitoare. Oricare ar fi problema, lucrați pentru a o rezolva prin modificarea procesului de planificare zilnică.

Nu este neobișnuit să avem nevoie să experimentăm și să încercăm câteva iterații ale planificării zilnice înainte de a ajunge la metoda care ne conduce de fapt la realizarea mai multor lucruri.

Când vă planificați ziua, urmăriți consecvența și flexibilitatea în locul perfecțiunii. Deși am oferit sfaturi și tactici pentru a vă planifica ziua în mod eficient, nu există o soluție de argint. În schimb, ne simțim cel mai bine pregătiți să ne atacăm ziua atunci când ne prezentăm în mod constant. Zilele productive au un mod de a se transforma în săptămâni, luni și ani productivi. Atunci când ne ciopârțim sarcinile cu intenție și concentrare zi de zi, nu există nicio limită pentru ceea ce puteți realiza.