În utilizări instituționale mai mari, un fișier tickler ar fi cronologic, cu o secțiune pentru fiecare an sau zi, uneori cuprinzând mai mult de un secol în cât mai multe detalii, după caz (în special pentru datele din viitorul îndepărtat). O tehnică mai obișnuită este aceea de a avea fișe cu patruzeci și trei de separatoare sau un sistem cu patruzeci și trei de dosare sau două fișiere acordeon. Cele patruzeci și trei de diviziuni provin din suma a două numere, treizeci și unu și doisprezece, care corespund la maximum treizeci și una de zile dintr-o lună gregoriană sau iuliană și la cele douăsprezece luni dintr-un an.
Utilizând dosare, elementele programate pentru luna în curs sunt plasate în dosarul zilnic corespunzător. Elementele care trebuie efectuate într-o lună viitoare sunt plasate în dosarul lunar corespunzător. În fiecare zi, dosarul zilnic curent este golit și plasat în partea din spate a setului. La începutul unei noi luni, elementele pentru luna respectivă sunt scoase din dosarul lunar și plasate în dosarele zilnice corespunzătoare.
Sistemele simple care implică multe sarcini repetitive în timp tind să folosească și să reutilizeze fișe de index de o dimensiune adecvată, iar sistemele mai complexe folosesc „fișiere acordeon” expandabile, dosare sau chiar camere întregi pline de dulapuri de arhivare. Sistemele moderne sunt de obicei întreținute în baze de date computerizate sau cu instrumente simple, cum ar fi un fișier „calendar” Unix, un calendar Microsoft Outlook etc.
.