Fax pe internet: cum să trimiteți și să primiți faxuri online

Poate că ați crezut (complet de înțeles) că faxul a fost un lucru de domeniul trecutului. La urma urmei, comunicațiile de afaceri s-au schimbat foarte mult de când aparatele de fax erau principala modalitate de a trimite documente către clienți și colegi. De fapt, v-ați înșela complet. Faxul prin internet rămâne o modalitate ușoară și rentabilă de a expedia documente importante rapid, sigur și în condiții de siguranță.

Nu mai aveți nevoie de un aparat de fax incomod pentru a profita de avantajele faxului. De fapt, aplicațiile mobile și desktop ale RingCentral vă permit să trimiteți documente prin fax cu un minim de complicații.

Poate că doriți să încheiați o afacere extrem de importantă cu un nou client și trebuie să trimiteți documentele relevante fără întârziere. Cu serviciul de fax prin internet de la RingCentral, tot ce aveți nevoie este o conexiune la internet funcțională – o linie fixă nu mai este necesară.

În acest scurt ghid, vă vom oferi o introducere rapidă și concisă în ceea ce privește faxul online și modul în care acesta funcționează în comparație cu faxurile tradiționale. Iată care sunt întrebările și subiectele pe care le vom aborda:

• Pot trimite un fax prin internet?
• Ce este mai exact faxul prin internet?
• Cum funcționează un aparat de fax tradițional
• Cum funcționează faxul online
• Cum pot trimite gratuit un fax prin internet?
• Beneficiile faxului prin internet

Să începem.

De ce să trimitem un fax?

Există numeroase motive pentru care ați putea dori să trimiteți un fax prin internet în loc să trimiteți un e-mail. Poate că cel mai important, totuși, este securitatea. Spre deosebire de e-mailuri, faxurile sunt mult mai protejate. Acest lucru le face mult mai sigure și vă păstrează datele private, mai ales în comparație cu e-mailurile, care pot fi folosite pentru escrocherii precum phishing și ransomware.

Un alt aspect de care trebuie să țineți cont aici este că faxurile pot fi documente obligatorii din punct de vedere juridic într-o instanță de judecată. Nu doar documentul în sine este sigur, ci și serverele de fax online. Din ce în ce mai multe instanțe acceptă dovezi digitale, cum ar fi fișierele PDF, în timp ce e-mailurile sunt mai vulnerabile la activități frauduloase – acestea sunt mai greu de autentificat și, prin urmare, sunt doar rareori admisibile în instanță ca probe.

Cu cât munca la distanță este în creștere, cu toții ne obișnuim cu ideea de a lucra de oriunde, iar posibilitatea de a lucra împreună, de oriunde, este de cea mai mare importanță.

Atunci, ce se întâmplă dacă lucrați într-o industrie care încă folosește faxul, cum ar fi asigurările sau asistența medicală, dar nu aveți un fax fizic acasă sau la birou? Trimiteți mesaje fax prin internet, bineînțeles – fără a fi necesară imprimarea.

Pot într-adevăr să trimit un fax prin internet?

Puteți într-adevăr să trimiteți faxuri prin internet! Faxingul online este simplu și convenabil. Este eroul necunoscut al comunicării online. În timp ce alte metode, cum ar fi e-mailing-ul și mesageria instantanee, primesc mai multă atenție, serviciile de fax prin internet se dovedesc a fi în mod durabil populare printre clienți.

Este ușor să trimiți și să primești faxuri online. RingCentral face acest lucru deosebit de simplu. Acesta oferă caracteristici precum:

• În trimiterea de faxuri la numărul de fax al unui destinatar ales
• Asignarea propriului număr de fax pe care alții îl pot folosi pentru a vă trimite documente prin fax
• Utilizarea numărului de telefon existent sau a unui număr local sau gratuit pentru a primi faxuri

Vom detalia toate acestea într-o secțiune ulterioară.

Ce este faxul prin internet?

Faxul prin internet este, așa cum sugerează și numele, procesul de trimitere și primire a faxurilor online. Zilele în care trebuia să vă cocoțați pe un aparat de fax enorm sunt, din fericire, cu adevărat apuse. În aceste zile, puteți trimite faxuri de pe o varietate de dispozitive, inclusiv:

• Computerul dumneavoastră (desktop sau laptop)
• Smartphone (iPhone sau android)
• Tabletă

Serviciile de fax online folosesc gateway-uri de internet pentru a se conecta cu aparatele de fax. Acolo unde, înainte, aparatele de fax puteau fi contactate și să trimită documente doar prin intermediul liniilor telefonice, acestea sunt acum accesibile de pe internet.

În concluzie, gateway-urile de internet sunt noduri într-o rețea. Ele sunt puncte cheie de oprire a datelor, permițând utilizatorilor să trimită informații prin e-mail sau prin intermediul unui software terț și ca acestea să fie recepționate de un aparat de fax, sau invers.

Aceste gateway-uri acceptă atât documente prin internet, cât și le transmit apoi direct la aparatul de fax corespunzător. Acest lucru vă permite să trimiteți un fax online de oriunde v-ați afla – nu este nevoie de un aparat de fax vechi și greoi – în deplină încredere.

Planurile și prețurile vor depinde de serviciul pe care îl alegeți (lucru pe care îl vom discuta în curând). Deocamdată, iată cum puteți proceda pentru a alege un serviciu de fax care să se potrivească nevoilor și finanțelor dumneavoastră:

1. Stabiliți un buget. Ce fel de taxe vă puteți permite?
2. Explorați serviciile de fax de pe piață și comparați caracteristicile și costurile.
3. Căutați beneficii suplimentare. Serviciul ales de dumneavoastră oferă fax prin e-mail? Puteți atașa documente din servicii precum Dropbox și Microsoft Office?
4. Verificați mărturiile clienților. Ce au avut de spus clienții anteriori despre serviciile de fax individuale? Cum se compară cu faxul tradițional?

🕹️ Aruncați o privire practică asupra modului în care RingCentral este conceput pentru a vă permite să trimiteți cu ușurință faxuri pe internet. Rezervați un tur al produsului pentru a-l verifica:

Sale o oră

💰 De asemenea, puteți utiliza acest calculator pentru a vedea aproximativ cât ar putea economisi afacerea dvs. folosind RingCentral pentru a sprijini comunicarea echipei dvs. între ele – și cu clienții.

Cum funcționează un aparat de fax tradițional

Aparatele de fax tradiționale funcționează prin trimiterea de facsimile (aka copii sau fax pe scurt, de unde și numele) de documente prin linii telefonice. Acestea scanează documentele prin utilizarea unui dispozitiv cu cuplaj cu sarcină, care se uită efectiv la fiecare linie a unui anumit document, detectează zonele negre și zonele albe și apoi trimite o reproducere a ceea ce găsește pe linia telefonică prin intermediul unui impuls electric. Faxul fizic de la celălalt capăt primește aceste impulsuri și apoi le direcționează către o imprimantă.

Atunci când te uiți la procesul de trimitere a unui fax tradițional îți dai seama cât de greoi este. Iată o scurtă prezentare generală pas cu pas:

1. O persoană dactilografiază un document.
2. Apoi, imprimă o copie fizică.
3. Apoi, o scanează în fax și apasă butonul de trimitere.
4. Documentul este trimis cu ajutorul unui aparat de fax tradițional.
5. Un fax primit este primit și tipărit la celălalt capăt.
6. Destinatarul poate apoi să scaneze această copie pentru a crea un fișier digital (fie ca document Word, fișier PDF sau o imagine, cum ar fi un PNG). Acesta este probabil să fie de o calitate considerabil inferioară documentului original.

Nu este greu de înțeles, prin urmare, de ce atât de mulți oameni se uită la alte metode de trimitere a documentelor – inclusiv la faxul online – ca o alternativă mai simplă și mai convenabilă.

Cum funcționează faxul online

Cu RingCentral, trimiterea unui fax online este la fel de ușoară ca și trimiterea unui e-mail. Iată cum:

1. Selectați opțiunea „Fax nou” în aplicația RingCentral pentru desktop sau mobil.
2. Introduceți numărul de fax al destinatarului și adăugați textul relevant al mesajului.
3. Ajutați documentele corespunzătoare din Box, Dropbox, Google Drive (inclusiv Google Docs) sau Microsoft Office.
4. Alternativ, puteți trimite faxuri prin e-mail adresându-le la numărul de fax corespunzător @rcfax.com.

Iată o trecere în revistă a modului de trimitere și primire a faxurilor cu RingCentral:

Cum pot trimite un fax pe internet gratuit?

Am discutat deja despre serviciile de fax online, care oferă o serie de caracteristici în schimbul unor taxe lunare. Există, totuși, alternative de fax gratuit. De exemplu, puteți utiliza aplicația Fax and Scan a Microsoft, care vine gratuit cu Windows (până la Windows 10 inclusiv), care este gratuită. Veți avea nevoie de următoarele echipamente și accesorii pentru a o utiliza:

• Un computer echipat cu Fax and Scan
• O linie telefonică fixă (nu funcționează cu VoIP)
• Un modem fax intern sau extern
• Un cablu care să conecteze modelul la o linie telefonică

Există însă un dezavantaj aici. Deoarece Fax and Scan trebuie să fie conectat la o linie telefonică prin intermediul unui modem fax, acest lucru înseamnă că linia dvs. fixă ar fi legată în timp ce trimiteți și primiți faxuri, ceea ce reprezintă, evident, un inconvenient. De asemenea, nu puteți utiliza un dispozitiv mobil. După cum am discutat, serviciile de fax folosesc gateway-uri pentru a evita această problemă. În plus, computerul dvs. va trebui să fie pornit tot timpul în timp ce faxurile sunt trimise sau primite.

🔍 Vă gândiți să obțineți un nou instrument de comunicare și nu sunteți sigur cum să începeți? Iată o listă de verificare pentru a vă ajuta să o alegeți pe cea potrivită pentru afacerea dumneavoastră.

Beneficiile faxului pe internet

Există, așadar, numeroase beneficii ale faxului online. Printre acestea se numără următoarele:

• Trimiterea și primirea de faxuri de oriunde și în orice moment. Acest lucru este deosebit de util pentru întreprinderile care operează din mai multe locații și pentru cele care fac tranziția către munca la distanță.
• Costuri mai mici. Atunci când vă abonați la RingCentral, puteți trimite faxuri fără să vă faceți griji cu privire la cheltuielile legate de achiziționarea de toner și aparate de fax. De asemenea, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la întreținerea acestora (la urma urmei, sunt multe lucruri care pot merge prost).
• Securitate fiabilă. Trimiterea de faxuri prin intermediul liniei telefonice nu este atât de sigură pe cât ați putea crede: documentele pot fi ușor interceptate de ochii curioșilor. Cu RingCentral, faxurile dvs. sunt transmise în siguranță prin intermediul unei conexiuni de internet criptate.
• Trimiterea și primirea de faxuri fără a vă bloca linia telefonică. După cum am observat, utilizarea liniilor telefonice obișnuite pentru fax poate bloca apelurile primite, precum și vă lasă în imposibilitatea de a efectua apeluri de ieșire. Cu RingCentral, totul se face prin intermediul conexiunii dvs. la internet, lăsându-vă linia telefonică liberă.

Pregătiți să trimiteți faxuri online în câteva secunde?

După cum am încercat să explicăm aici, există multe avantaje în utilizarea faxurilor online față de e-mail. Întreprinderile, în special, au de câștigat. Nu numai că faxul online asigură o securitate sporită, dar oferă și o serie de beneficii suplimentare.

Acestea includ economisirea timpului și a banilor, permițându-vă să semnați documente în format electronic, păstrând documentele organizate și permițându-vă să trimiteți faxuri de pe dispozitive mobile.

Serviciul de fax prin internet always-on de la RingCentral este ușor de utilizat și nu vă va distruge bugetul. Vă permite să vă gestionați online faxurile trimise și primite, evitându-vă cheltuieli inutile și, în general, făcându-vă viața profesională un pic mai ușoară. Afacerea dvs. și clienții săi ar putea culege recompense substanțiale pentru acest lucru pe termen lung.

.