Dosar de personal

25 iulie 2020

Resurse umane

Relații cu angajații

Instrumente și mostre

Ofertă specială

Întoarceți locuri de muncă la peste 100 de site-uri de joburi cu o singură trimitere

Postați locuri de muncă GRATUIT Încercare complet gratuită, nu este nevoie de card. Ajungeți la peste 150 de milioane de candidați.

Listă de verificare a dosarului de personal

Informații de bază despre angajat:

• Nume, adresă, număr de telefon.
• Date de contact în caz de urgență.

Ancheta de angajare:

• Domandă de angajare și/sau curriculum vitae.
• Crisoare de ofertă de angajare.
• Descrierea postului.
• Verificarea educației (dacă este cazul).
• Certificarea educației (dacă este cazul).
• Certificații de studii (dacă este cazul).
• Referințe.
• Verificarea antecedentelor.
• Toate celelalte documente legate de angajare.
• Înregistrări de concediu medical, concediu de odihnă și concediu de odihnă/sabatic.

Dezvoltarea performanțelor angajaților:

• Evaluări ale angajaților.
• Legistre de prezență.
• Obiective de performanță.
• Plan de îmbunătățire a performanțelor (dacă este cazul).
• Solicitări de formare, transfer și cereri interne de angajare.
• Înregistrări de formare și dezvoltare profesională.
• Recunoașterea angajaților, inclusiv premii și scrisori de performanță.
• Avertismente scrise și/sau audieri disciplinare.

Documentație legală:

• Formulare fiscale IRS (W-4, I-9).
• Informații despre salarii și compensații.
• Contractul de angajare.
• Beneficii ale angajaților.

Înregistrări privind încetarea contractului de muncă al angajatului:

• Carte de demitere.
• Carte de încetare a contractului de muncă (dacă este cazul).
• Înregistrarea interviului de ieșire.
• Documente de șomaj și de asigurare.
• Înregistrări de plată finală (concediu, pensie etc.)

Întrebări:

Ajgajații au dreptul să își vadă dosarul personal?

Do you have a right to see their personal file?

Do only employees in certain states may have access to their personal files. În unele state, angajaților li se permite să facă copii ale anumitor documente din dosarele lor personale, fără a avea acces la alte documente. Angajații ar trebui să consulte manualul angajatului pentru claritate cu privire la politica de acces la dosarul personal.

Aflați mai multe despre dosarele personale.

Ce documente ar trebui să se afle într-un dosar personal?

• Informații esențiale despre un angajat.
• Evaluări ale performanței.
• Registrul de concediu.
• Registrul fiscal.
• Registrul disciplinar.
• Registrul de concediere.

Aflați mai multe despre dosarele de personal.

Cât timp ar trebui păstrate dosarele de personal?

Acest lucru depinde de statul în care vă aflați și de conținutul dosarelor angajaților. Legile federale privind ocuparea forței de muncă specifică cât timp ar trebui să păstrați dosarele dosarelor de personal, dar termenul este, de obicei, între unul și patru ani, în funcție de document. Este important să respectați aceste termene pentru a evita amenzile.

Pentru mai multe descărcări utile, consultați modelul de anunț de angajare, modelul de contract de muncă și scrisoarea de verificare a angajării.

Vezi mai multe detalii despre dosarele de personal.

Sunt confidențiale dosarele de personal?

Da, dosarele de personal conțin informații sensibile și trebuie să fie păstrate confidențiale de către departamentul de resurse umane.

Citește mai multe detalii despre dosarele de personal.

Pot fi păstrate în format electronic dosarele de personal ale angajaților?

Da. Există multe opțiuni excelente de software pentru dosarele de personal pe piață. Multe companii preferă să își stocheze dosarele de personal în cloud, ceea ce elimină nevoia de dulapuri de arhivare și le permite să acceseze dosarele de personal de oriunde. Consultați Gusto și BambooHR.

Obțineți mai multe informații despre dosarele de personal.

Cum organizez dosarele de personal?

1. Organizați dosarele după numele angajatului.
2. Creați subfoldere pentru diferite categorii.
3. Etichetați fiecare dosar pe hârtie sau electronic în mod clar și corect.
4. Realizați o copie de siguranță a dosarelor.
5. Păstrați în siguranță toate dosarele de personal.
6. Permiteți accesul numai persoanelor autorizate.

Vezi lista noastră de verificare a dosarelor de personal.

Poate un angajat concediat să solicite un dosar de personal?

În multe state, angajatorii sunt obligați prin lege să acorde acces la dosarele lor de personal atât angajaților actuali, cât și foștilor angajați. În unele state, angajaților li se permite să facă copii ale anumitor documente din dosarele lor personale, cum ar fi evaluările de performanță. În alte state, anumite documente sunt excluse de la această regulă, de exemplu, documentele referitoare la o anchetă penală. Toate companiile ar trebui să analizeze legile statului pentru a determina sfera de aplicare a restricțiilor și să se consulte cu un avocat în cazul în care primesc o cerere de inspecție a dosarului personal din partea unui angajat concediat. Majoritatea angajatorilor au o politică de acces la dosarele de personal la care angajații pot face referire în manualele angajaților.

Aflați mai multe despre dosarele de personal.

Cum ar trebui să stochez dosarele de personal?

Dosarele de personal pot fi stocate fie pe suport de hârtie, fie în format electronic, în funcție de mărimea afacerii dumneavoastră. Dacă organizați de obicei dosarele de personal în funcție de numele angajaților, păstrați același sistem de stocare pentru toate dosarele, inclusiv pentru dosarele medicale și de salarizare.

Citește mai multe despre Dosarele de personal.

Sunt dosarele de personal documente publice?

Dosarele de personal nu sunt documente publice, dar pot fi accesate în anumite circumstanțe.

Găsește mai multe informații despre Dosarele de personal.