Multe întâlniri și conferințe corporative mari încep programul evenimentului cu o sesiune de deschidere, numită uneori sesiune plenară sau sesiune generală de deschidere. Aceste sesiuni sunt cel mai frecvent asociate cu conferințe, congrese sau convenții mai mari, dar ele pot fi folosite și pentru evenimente corporative mai mici.
Sesiunile de deschidere sunt întotdeauna programate pentru o perioadă de timp stabilită la începutul programului. De obicei, ele durează între una și două ore. Prezentările care sunt programate în aceste momente pot oferi organizatorilor de evenimente și gazdelor o ocazie unică de a se adresa participanților lor.
Ce constituie o sesiune de deschidere?
Sesiunile generale de deschidere sunt caracterizate de o prezentare sau o serie de prezentări programate de către o varietate de vorbitori. Acestea sunt orientate spre a se adresa publicului larg.
Câteva programe de evenimente oferă, în cele din urmă, sesiuni simultane în care participanții se împart în grupuri mai mici pentru prezentări și ateliere de lucru. Altele împart audiența aproape imediat pentru sesiuni care sunt dedicate anumitor roluri, seturi de competențe sau interese. Dar sesiunea plenară servește ca o oportunitate de a se adresa împreună tuturor participanților la eveniment.
Liderul organizatorului ar putea alege să acopere punctele generale ale agendei și să prezinte obiectivele programului general. Sesiunile de deschidere includ, de asemenea, de obicei, un vorbitor principal și alți prezentatori care ajută la stabilirea tonului pentru convenție.
Aceste prezentări pot avea loc într-o varietate de formate, dar sesiunile în sine, prin definiție, sunt deschise tuturor participanților.
De ce să începem cu o sesiune plenară?
Cele mai eficiente sesiuni generale de deschidere sunt cele care sunt organizate în beneficiul publicului și al participanților la eveniment, nu al organizatorilor evenimentului. Organizatorii de evenimente pot profita de această ocazie pentru a aborda afacerile companiei sau ale asociației, logistica evenimentului și punctele de pe ordinea de zi, dar o sesiune plenară excelentă ar trebui, de asemenea, să distreze și să motiveze publicul.
Programele eficiente necesită implicarea și interesul publicului. Organizatorii de evenimente trebuie să lupte pentru a recupera acest interes dacă îl pierd de la început. Sesiunile generale de deschidere ar trebui să înceapă programul pe o notă puternică.
Obiective și scopuri
Sesiunile de deschidere excelente tind să abordeze o combinație a următoarelor obiective:
- Motivați, educați și/sau distrați și implicați publicul.
- Stabilește tonul pentru program.
- Creează o experiență memorabilă.
- Împărtășește informații importante.
Cele mai bune sesiuni generale de deschidere îndeplinesc toate aceste obiective. Sesiunea plenară pentru o conferință anuală ar putea include un mesaj de bun venit din partea președintelui organizației, urmat de o alocuțiune din partea maestrului de ceremonii care va servi drept moderator pe toată durata evenimentului.
Sesiunea plenară se poate încheia într-o notă puternică cu un vorbitor principal invitat care face o prezentare despre motivarea participanților pentru a atinge anumite obiective.
Când este făcută bine
O sesiune generală de deschidere bună va crea atmosfera pentru întregul eveniment. Veți menține interesul dacă veți reuși să păstrați o sesiune plenară optimistă. Vreți să motivați participanții. Transmiteți unele informații pe care nu le știau înainte, ca un gust al lucrurilor care vor urma. Faceți o conexiune cu ei.
Și, da, este bine să aruncați un pic de divertisment, dar nu vreți ca divertismentul să fie tot spectacolul.
.