Înțelegem că depui mult efort în organizarea evenimentelor tale. În timp ce recrutarea voluntarilor poate părea consumatoare de timp, aceștia sunt un atu esențial pentru orice strângere de fonduri. Așa că vă împărtășim părerea noastră despre cum să obțineți voluntari pentru un eveniment cu succes și eficient. Dar, înainte de a o face, este important să înțelegem ce îi motivează pe voluntarii dvs. să participe:
De ce se oferă voluntari susținătorii dvs. la evenimente?
Când știți de ce voluntarii participă la evenimentele dvs., vă puteți direcționa mai bine eforturile de recrutare. Să ne uităm la primele patru motive pentru care voluntarii participă:
Le pasă de cauza dumneavoastră
Voluntarii pasionați sunt de încredere și dedicați și doresc să facă o diferență reală în ziua evenimentului. Acești voluntari pot căuta organizația dvs. prin căutare online, printr-un buletin al comunității sau din gură în gură, așa că am inclus modalități de a le facilita acestor voluntari dornici să vă găsească oportunitățile și să se înscrie la ele.
Sunt voluntari împreună
Evenimentele sunt o modalitate excelentă pentru grupuri, cum ar fi angajații corporațiilor și familiile, de a se reuni pentru o zi pentru a ajuta comunitatea. În timp ce grupurile de voluntari tind să fie mai episodice, acestea oferă oportunitatea de a recruta și de a implica membrii în cauza dumneavoastră. De aceea, este important să simplificați înregistrarea echipei și să intrați în contact cu voluntarii dvs. în ziua evenimentului, cu scopul de a-i invita pe voluntari să se implice din nou cu organizația dvs.
Ei beneficiază de pe urma evenimentului dvs.
În timp ce majoritatea voluntarilor participă pentru că vor să ajute la îmbunătățirea comunităților lor, unii caută, de asemenea, să beneficieze, și asta este în regulă! Poate că oferiți bilete gratuite la eveniment, sau voluntarii dvs. pot avea obiective personale legate de carieră sau interese. De exemplu, evenimentul dvs. poate oferi oportunități de relaționare sau le poate permite voluntarilor să exerseze o anumită abilitate. Odată ce identificați ce vor voluntarii dvs. să obțină de pe urma oportunităților dvs., puteți comunica aceste beneficii în eforturile dvs. de marketing atunci când recrutați voluntari pentru evenimente.
Au fost întrebați
Ați putea fi surprins de cât de dispuși sunt membrii comunității să vă ajute dacă doar le cereți. Evenimentele dvs. oferă o oportunitate interesantă de a face ceva diferit, îmbunătățind în același timp comunitățile noastre. Voluntarii debutanți pot deveni cei mai dedicați voluntari ai organizației dumneavoastră. Mai jos, explorăm 8 modalități de a ajunge la potențialii voluntari pentru evenimente și de a-i face să revină.
Cum să recrutați voluntari pentru un eveniment
Faceți ca oportunitățile de voluntariat să fie ușor de găsit
Vă întrebați unde să găsiți voluntari pentru evenimente? Lăsați-i pe ei să vă găsească! Majoritatea voluntarilor caută oportunități de participare online. Voluntarii vor veni pe site-ul dvs. web căutând modalități de implicare, așa că nu ar trebui să fie nevoiți să scormonească prin site-ul dvs. web pentru a le găsi. Din fericire, există soluții simple pe care le puteți face pentru a îmbunătăți vizibilitatea evenimentelor dvs. Iată câteva modalități încercate și adevărate de a vă ajuta evenimentele să iasă în evidență:
- Încorporați o rubrică „Voluntari” în meniul de navigare al site-ului dvs. web, astfel încât vizitatorii să poată naviga rapid pe site-ul dvs. Dacă vă conectați la software-ul dvs. de gestionare a voluntarilor, includeți un apel clar la acțiune, cum ar fi „Doriți să fiți voluntar? Faceți clic aici pentru a vă implica!”
- Enumerați toate evenimentele și oportunitățile dvs. într-un singur loc pe site-ul dvs. Puteți crea o pagină de calendar pentru ca susținătorii dvs. să fie entuziasmați de sezonul care urmează.
- Evidențiați un eveniment deosebit de interesant pe pagina dvs. de pornire.
- Creați un link către pagina evenimentului dvs. direct (mai degrabă decât către pagina dvs. de pornire) atunci când prezentați oportunități de voluntariat în social media și în materialele de marketing. În acest fel, voluntarii sunt la doar câteva clicuri distanță de a se înscrie!
Utilizați social media
80% dintre organizațiile nonprofit sunt de acord că social media este eficientă pentru recrutarea voluntarilor, iar 78% sunt de acord că social media este eficientă pentru recrutarea participanților la evenimente. Așadar, de ce să nu lăsăm social media să facă munca grea. Răspândiți vestea folosind o varietate de platforme de informare; anunțați evenimentele viitoare pe canalele de socializare ale organizației dvs. în timp ce încurajați membrii comunității să se înscrie pentru oportunități interesante de voluntariat. Marketingul de la egal la egal este, de asemenea, o metodă excelentă care îi înrolează pe susținătorii dvs. actuali să răspândească cuvântul pentru dvs. pe rețelele sociale.
Și de ce să nu încorporați în mod regulat un calendar de evenimente în buletinul dvs. informativ nonprofit? Cu fiecare mențiune a unei oportunități, asigurați-vă că includeți un apel la acțiune, cum ar fi „Se caută voluntari pentru eveniment! Înscrieți-vă aici”. Apoi, oferiți un link sau un buton care să ducă direct la pagina evenimentului sau la pagina de înregistrare a voluntarilor de pe site-ul dumneavoastră.
Amintiți-vă că conturile dumneavoastră de social media sunt, de asemenea, despre crearea unei recunoașteri a mărcii, astfel încât să deveniți organizația de referință atunci când voluntarii caută să sprijine o anumită cauză. Menținându-vă mediile sociale actualizate în mod regulat, interesante și „on brand”, veți atrage voluntari care vă înțeleg organizația. Consultați acest articol pentru a afla mai multe despre elaborarea unei strategii de succes în social media.
Ajungeți la afacerile din comunitatea dumneavoastră
Mai multe companii încorporează programe de voluntariat în modelul lor de afaceri. Așadar, de ce să nu ajungeți la angajatorii locali, în special la cei care au cerințe de voluntariat pentru angajați, pentru următorul dvs. eveniment? Pentru a ajunge la potențiali parteneri, puteți lua în considerare posibilitatea de a scrie o scrisoare prin care să solicitați voluntari pentru viitoarele dvs. evenimente. Mesajul dvs. ar trebui să comunice mai mult decât simplul fapt că aveți nevoie de voluntari pentru evenimentele care vă susțin cauza. În scrisoare, ar trebui să le spuneți companiilor cum pot beneficia de pe urma unui parteneriat, ce înseamnă cauza dvs. pentru comunitatea pe care o împărtășiți și cum organizațiile dvs. pot realiza mai mult împreună. Puteți folosi această schiță pentru a crea o scrisoare prin care să solicitați voluntari pentru următorul dvs. eveniment.
Semplu de scrisoare de solicitare de voluntari pentru un eveniment
- Frază de deschidere care atrage atenția: Scrieți o frază de deschidere care să atragă cititorii.
- Scopul sau nevoia: Care este scopul evenimentului? Ce vor realiza eforturile dumneavoastră?
- Soluție: Cum vor ajuta eforturile lor colective?
- Beneficii: Ce au de câștigat voluntarii și compania? Veți prezenta logo-ul companiei, de exemplu?
- Așteptările voluntarilor: Ce se pot aștepta să facă voluntarii? Pentru ce tipuri de muncă ar trebui să se pregătească?
- Următorii pași și detalii de contact: Cum ar trebui să răspundă compania la scrisoarea dumneavoastră? Cum ar trebui să se înregistreze angajații pentru oportunități?
Nu uitați să continuați cu un apel telefonic. Acesta va părea mai personal și va arăta companiei că știți că vă bazați în mod special pe ei pentru a vă ajuta să faceți din evenimentul dvs. un succes.
Consultați acest articol pentru mai multe informații despre beneficiile parteneriatelor corporative.
Simplificați înregistrarea echipei
După ce potențialii voluntari pentru evenimente găsesc oportunități care îi interesează, ar trebui să se poată înregistra cu ușurință. Același lucru este valabil și pentru echipe și grupuri de familii și parteneri corporativi. Înscrierea simplă a echipelor înseamnă că voluntarii se pot înscrie împreună la eveniment direct prin intermediul site-ului dvs. web, economisind timp și reducând schimbul de replici inutile. După introducerea a doar câteva informații cheie, echipele ar trebui să fie înregistrate imediat și locurile lor rezervate. Solicitați informațiile de contact ale unui lider de echipă, astfel încât să puteți identifica și contacta cu ușurință o persoană de contact pentru a comunica rapid informațiile necesare.
Asemnați în prealabil locurile de muncă
Pregătirea este esențială pentru a naviga fără probleme în ziua evenimentului. În plus, este mai probabil ca voluntarii evenimentului dvs. să participe din nou dacă au avut o experiență pozitivă prima dată când au fost voluntari în cadrul organizației dvs. Atunci când vă enumerați oportunitățile, includeți sarcina pe care doriți să o facă și o scurtă descriere. Acest lucru le permite voluntarilor pentru evenimente să se potrivească cu oportunitățile potrivite. Când voluntarii dvs. ajung la eveniment, ei sunt gata să înceapă și vor ști exact care sunt responsabilitățile lor.
Întoarceți memento-uri
După ce voluntarii s-au înscris la evenimentul dumneavoastră, urmăriți-i cu un e-mail pentru a confirma înregistrarea și pentru a le mulțumi voluntarilor pentru interesul lor. Pentru că suntem oameni, uneori uităm lucruri. Trimiteți un memento cu câteva zile înainte cu data și ora evenimentului. Precizați informațiile logistice astfel încât voluntarii să se simtă pregătiți. Vă recomandăm să includeți următoarele informații:
- Detalii despre locație
- Numerele de contact în ziua evenimentului
- Ce trebuie să aducă
- Un program pentru ziua respectivă
De asemenea, poate doriți să atașați literatură scurtă, dar perspicace, despre cauza dvs. astfel încât voluntarii să fie implicați chiar înainte de a ajunge. Pregătirea organizației dvs. demonstrează devotamentul dvs. față de cauză, inspirând angajamentul din partea voluntarilor.
Stabiliți un sistem de înregistrare a voluntarilor
Un sistem de înregistrare la fiecare eveniment vă va ajuta să țineți evidența prezenței voluntarilor. De îndată ce voluntarii sosesc la locația evenimentului, cereți-le să meargă direct la un punct de check-in (și includeți indicatoare clare, astfel încât să fie ușor de localizat). Un proces de check-in automatizat va permite, de asemenea, voluntarilor să semneze la intrare și la ieșire, astfel încât organizația dvs. non-profit să poată înregistra date valoroase despre numărul de participanți și orele de participare. Dacă nu aveți tehnologia disponibilă, faceți un upgrade de la pix și hârtie și creați o foaie de calcul pentru a urmări prezența și orele de participare. Un eveniment bine organizat va minimiza stresul asupra voluntarilor la evenimente, asigurându-se că aceștia au o experiență pozitivă.
Mulțumiți-le voluntarilor dumneavoastră
Bolsați-vă eforturile de recrutare cu o mai bună implicare a voluntarilor. Acum că știți cum să obțineți voluntari pentru un eveniment, vă puteți pregăti pentru succes pentru următorul eveniment. Încheiați fiecare eveniment adunându-vă voluntarii pentru a le mulțumi pentru munca depusă. Vorbiți despre tot ceea ce ați reușit să realizați ca o echipă și despre cât de valoroase au fost eforturile lor de voluntariat. Urmați cu un e-mail de mulțumire sinceră. A fi apreciat se simte bine – voluntarii ar putea dori să ajute din nou!
Organizația dvs. se bazează pe eforturile binevoitoare ale voluntarilor evenimentului dvs. Sperăm că aceste 8 strategii vă vor ajuta să obțineți toate mâinile ajutătoare de care aveți nevoie pentru ca următorul dvs. eveniment să fie un succes. Nu vă fie teamă să folosiți aceste sfaturi pentru a atrage și reține voluntari pentru oricare dintre oportunitățile viitoare ale organizației dumneavoastră!