Ordinele de modificare sunt o parte necesară a construcției.
Este un subiect delicat atunci când, după ce ați început un proiect de construcție, apar lucruri care vă obligă să percepeți costuri suplimentare.
Mulți antreprenori se tem să perceapă taxe pentru Ordinele de modificare de teamă că le va afecta relația de afaceri. Sau, mai rău, lucrează pe bază de tarif orar și nu sunt plătiți niciodată pentru munca lor.
Ordinele de modificare pot fi o provocare pentru a fi aprobate și pentru a păstra o relație solidă.
Suntem o companie de estimare și consultanță în construcții și am dezvoltat o strategie foarte specifică pentru a obține aprobarea ordinelor de modificare.
Vă voi arăta cum să facturați ordinele de modificare în mod profesionist, să le aprobați și să fiți un avantaj pentru clientul dumneavoastră, astfel încât acesta să dorească în continuare să vă folosească pentru proiecte.
Utilizând aceste strategii, am văzut clienți care au obținut cu 10-20% mai mult la contractul lor prin intermediul ordinelor de modificare.
Ce este un ordin de modificare?
Un ordin de modificare este un mini-contract formal care modifică contractul inițial. Ordinele de modificare pot fi adăugiri sau deduceri la suma din contract.
Când aveți un contract, aveți un domeniu de activitate a ceea ce este inclus în lista dvs. de responsabilități.
Care proiect are schimbări, iar acestea vin sub formă de schimbări ale proprietarului, cerințe ale inspectorului și conflicte în desene și multe altele.
Pentru că aceste schimbări sunt în afara contractului, ar trebui să percepeți ceva pentru această lucrare.
Provocarea cu ordinele de modificare este că mulți antreprenori și subcontractori cred că a percepe taxe pentru anumite lucruri sau a percepe taxe prea mari îl va face pe clientul dvs. să nu mai dorească să vă folosească din nou în viitor.
Preveniți ordinele de modificare (și stabiliți-vă ca un bun valoros)
Dacă sunteți un antreprenor foarte bun, veți face toate diligențele necesare pentru a identifica orice probleme chiar înainte de a începe lucrarea pentru a preveni ordinele de modificare. Cele mai multe comenzi de modificare rezultă din probleme preexistente pe șantier sau din probleme de coordonare care pot fi prevenite printr-o revizuire detaliată a domeniului de aplicare și a planurilor, o întâlnire cu subcontractanții sau o întâlnire proprietar/arhitect.
Dacă doriți cu adevărat să vă dovediți valoarea în fața unui antreprenor general (sau a proprietarului, dacă sunteți GC), identificați problemele înainte ca acestea să apară. Scăpați GC (sau proprietarul) de câteva dureri de cap și surprize bugetare, și vă pot garanta că se vor întoarce la dvs. în viitor.
Problemele comune pe care le văd frecvent sunt:
- Conductele mecanice interferează cu înălțimea tavanelor
- Dimensiunile structurale nu se potrivesc cu dimensiunile arhitecturale
- Dimensiunile DAA nu sunt în conformitate cu codul, dar trec de revizuirea planului
- Panourile de acces deasupra capului nu sunt în concordanță cu codului mecanic (unele coduri necesită capacitatea de a îndepărta complet componentele aeriene)
- Încadrarea lucrărilor omite părți din proiecte (acest lucru se întâmplă frecvent din cauza grabei de a respecta termenele)
Dar nu puteți controla dacă proprietarul reproiectează pereții, sau dacă un inspector vine și adaugă cerințe suplimentare care nu au fost prinse în revizuirea planurilor, sau dacă un alt meseriaș vă deteriorează lucrarea și trebuie să refaceți unele lucrări?
Sau… Ce se întâmplă dacă o țeavă de aspersoare se sparge și deteriorează gips-cartonul?
Din cauza provocărilor pe care le-am văzut în experiența noastră, am dezvoltat această strategie prin care puteți identifica tipul de comandă de modificare, astfel încât să o puteți aborda puțin diferit.
Cum să emiteți în mod strategic un ordin de modificare
Procedura standard de operare pentru ordinele de modificare este, de obicei, cea în care pregătiți un document cu un mic domeniu de activitate al lucrărilor suplimentare care urmează să fie efectuate, o sumă totală și informații de susținere pentru a dovedi de ce solicitați această sumă.
Este un fel de mini-stimare pentru lucrările care urmează să fie efectuate. Și odată ce este semnat, devine un mini-contract care modifică contractul inițial.
Acesta este un exemplu de cum arată un ordin de modificare.
Și suportul pentru acesta:
S-ar putea să doriți să adăugați un suport suplimentar pentru a vă dovedi cazul. Backup-ul dvs. este dovada dvs. a ceea ce este lucrarea care trebuie efectuată și de ce costă ceea ce cereți.
Ar trebui să includeți fotografii, comenzi de achiziție, facturi, e-mailuri, RFI-uri, addendumuri, revizuiri, schițe, fragmente din plan, imagine evidențiată a planului și orice altă dovadă de care ați putea avea nevoie pentru a vă dovedi cazul.
Este o idee bună să folosiți un software de gestionare a proiectului pentru a ține evidența comenzilor de modificare, a cererilor de informații (RFI), a addendumurilor și a revizuirilor și a schițelor. Puteți utiliza Procore sau Corecon pentru a gestiona acest lucru.
Recomand, de asemenea, Dropbox pentru a gestiona toată documentația dvs. Puteți integra aceste dosare cu echipa dumneavoastră.
Vă recomand să facturați Ordinele de modificare în mod agresiv. Există câteva motive întemeiate pentru acest lucru.
Motive pentru a factura agresiv ordinele de modificare
Ordinele de modificare sunt adesea negociate – Prin prezentarea unui preț agresiv, atunci când trebuie să faceți o reducere la clientul dumneavoastră, încă profitați de pe urma ordinului de modificare.
Ordinele de modificare sunt adesea contestate – Acestea pot fi contestate deoarece ei cred că lucrarea face parte din contractul dumneavoastră. Facturând agresiv pentru celelalte comenzi de modificare, atunci când apare una pe care nu o puteți câștiga, vă atenuați pierderile prin taxarea mai mare decât de obicei pentru celelalte.
Nu există concurență – Atunci când licitați, încercați să fiți ofertantul cel mai mic pentru că aveți concurenți. Odată ce sunteți la locul de muncă, este puțin probabil ca un antreprenor să angajeze o altă companie pentru a efectua un ordin de modificare.
Ordinele de modificare implică întotdeauna riscul de neplată – Chiar dacă există metode legale pentru a asigura plata, cu greu vreți să mergeți în direcția de a da în judecată sau de a pune sechestru dacă nu este absolut necesar. Există ordine de modificare care inițial sunt aprobate, iar mai târziu proprietarul rămâne fără bani, sau CG își dă seama că nu a fost aprobat și a scăpat din vedere. Se întâmplă frecvent ca GC să revină mai târziu și să ceară reduceri sau să refuze pur și simplu să plătească ceva. Sau chiar să uite „în mod „convenabil” pentru ce este.
Măcar pentru „favoruri” – Antreprenorii generali sunt renumiți pentru faptul că cer lucrări gratuite sub formă de favoruri. În plină dezvăluire – când eram superintendent, obișnuiam să cer tot timpul lucruri mărunte. GC o iau ca pe o insultă atunci când trebuie să repare o gaură mică și îi taxează cu 100 de dolari pentru această lucrare. Dar ce se întâmplă când îți cer 20 de favoruri mici? Acestea se pot adăuga la mii de dolari. Dacă nu le puteți factura direct, puteți compensa aceste costuri indirect prin alte ordine de modificare facturate agresiv.
Faceți ca T&M (Time and Materials) să fie împotriva politicii companiei dumneavoastră
Vă recomandăm să faceți ca Time and Materials să fie împotriva politicii companiei dumneavoastră. Nu este cu adevărat un mod bun și sigur de a factura pentru munca dumneavoastră.
În schimb, vă recomandăm să folosiți ÎNTOTDEAUNA ordinele de modificare formale.
Ce se întâmplă la locul de muncă este că, din cauza grabei de pe șantiere, antreprenorii generali vor dori ca subcontractorii să procedeze cu lucrarea pe o bază orară și vor plăti pentru o manoperă și materiale rezonabile cu o mică marjă de profit.
Problema cu acest lucru este că vă lasă deschis la clientul dumneavoastră care va încerca mai târziu să vă negocieze prețul în jos. Le place să spună „Nu am putut să o aprobăm pe aceasta, așa că nu vom putea acoperi acest lucru”. Sau ar putea spune „Va trebui să reduc aceste costuri dacă vrem ca proprietarul să o aprobe”.
Și din moment ce nu aveți un Ordin de modificare aprobat, nu aveți nicio documentație obligatorie din punct de vedere legal pentru care să fiți plătit.
În schimb, dacă clientul dvs. insistă pe T&M, oferiți un Ordin de modificare „fără depășire”.
Acesta este un fel de T&M hibrid și un Ordin de modificare formal. În primul rând, GC aprobă ordinul dvs. de modificare pe baza unui preț maxim garantat. Puteți utiliza tichete de teren pentru a ține evidența orelor, astfel încât, în esență, să vă aprobe în prealabil ordinul de modificare.
Factură în funcție de motivul modificării
Modificările se fac din diverse motive. Unele se datorează faptului că proprietarul și arhitectul doresc o schimbare în timp ce se află în construcție, iar altele sunt în afara controlului proprietarilor sau al GC.
Iată care sunt motivele pentru modificări și cum să le gestionați.
Modificări dirijate de proprietar
De multe ori, odată ce lucrarea este în curs de desfășurare și proprietarii încep să vadă cum se montează pereții, ei sunt frecvent inspirați să facă modificări deoarece pot vizualiza efectiv spațiul.
Aceste modificări sunt opționale. Din acest motiv, puteți percepe o primă pentru acestea. Logica aici este că nu există concurență, deoarece sunteți deja pe șantier.
Sunt un fan al taxării agresive a comenzilor de modificare și al lăsării proprietarului sau a GC să încerce să vă negocieze prețul în jos.
Modificări dirijate de arhitect
Arhitecții fac, de asemenea, modificări atunci când observă neconcordanțe în proiectul lor sau inspirații de ultim moment pe care le-ar putea avea. Acest lucru este valabil și în cazul designerilor de interior.
Le tratăm în mod similar cu modificările efectuate de proprietar. Punem un preț premium și pentru acestea. Uneori, arhitectul emite un addendum sau o schiță pentru a clarifica sau îmbunătăți ceva la locul de muncă. Dacă este o modificare opțională, noi acordăm un preț premium. Dacă este o modificare necesară, practicăm un preț puțin mai mic.
Conflicte în desene
Niciun desen nu este niciodată perfect. Industria arhitecturii a dezvoltat un software destul de sofisticat pentru a ajuta la depistarea conflictelor înainte ca acestea să devină probleme, dar întotdeauna există probleme în desene.
Când se întâmplă acest lucru, încercați să păstrați un preț rezonabil pentru a nu părea că practicați prețuri exagerate.
Inspectorul solicită elemente suplimentare
Inspectorii sunt renumiți pentru faptul că vin pe șantier și adaugă cerințe suplimentare și fac modificări pe baza codului lor de construcție.
Câteodată, unele lucruri sunt omise la revizuirea planurilor sau, în timpul renovărilor clădirilor existente, există surprize ascunse în spatele pereților pe care inspectorii le observă.
Pentru acestea, încercați să fiți rezonabili. Aceasta este o schimbare neprevăzută.
Deteriorări provocate de alți subcontractori
Deteriorările provocate de alți subcontractori pe șantier sunt foarte frecvente. Deseori, acestea au ca rezultat o taxă suplimentară pentru costul de reparare a pagubelor aduse lucrării.
Întotdeauna acestea au ca rezultat o taxă suplimentară. Dacă aveți relații bune cu subantreprenorul respectiv, încercați să rezolvați problema direct cu el, sau facturați un preț scăzut sau la cost. Acest lucru este doar pentru a vă acoperi costurile.
Am avut odată un antreprenor mecanic care mi-a smuls toate plafoanele mele acustice pentru că avea probleme cu instalarea lucrărilor mecanice. Ne-au smuls toate lucrările, așa că am taxat acest lucru la un cost dublu.
Emergențe la locul de muncă
Și uneori, lucrurile se întâmplă pur și simplu. O țeavă de instalații sanitare se poate sparge, poate exista o scurgere în acoperiș și poate deteriora gips-cartonul, sau poate avea loc un incendiu.
Aceste lucruri trebuie remediate și reparate înainte de a preda spațiul proprietarului.
Aceste lucruri se taxează în mod rezonabil. Încercați chiar să fiți un jucător de echipă și să le faceți la preț de cost. Nu este vina proprietarului.
Câteodată, asigurarea de răspundere civilă generală acoperă acest tip de probleme. Dacă acesta este cazul, puteți percepe tarife premium.
Favori
În ultimul rând, GC și proprietarii cer favoruri.
Dacă percepeți pentru fiecare sumă mică, veți părea că vă faceți de bani mărunți.
Ceea ce faceți aici este să țineți evidența lucrărilor într-un ordin de modificare setat ca proiect în software-ul dumneavoastră. Odată ce atinge un prag, îl anunțați pe clientul dvs. că începeți să percepeți taxe.
Negocierea ordinelor de modificare
Vă veți confrunta cu multe scenarii în care ordinele de modificare nu sunt aprobate. Dacă facturați în funcție de motivul modificării pe care îl recomandăm mai sus, probabil că veți avea mai puține provocări pentru a obține aprobarea ordinelor de modificare. Acestea sunt strategii testate în luptă, în care observăm motivul care stă la baza modificărilor.
În esență, atunci când nu este sub controlul nimănui, încercați să fiți un jucător de echipă și să facturați mai puțin pentru munca dvs. Atunci când sunt schimbări opționale, poți factura tarife superioare și de multe ori ți se va cere să îți negociezi prețurile. Acest lucru vă asigură că vă acoperiți costurile și că obțineți un profit decent pentru timpul și efortul dumneavoastră.
Vor fi momente în care nu puteți obține aprobarea unui lucru, așa că puteți folosi pârghia programului pentru a vă „împinge” CG să aprobe rapid. Îi puteți anunța că are nevoie de o aprobare semnată înainte de a continua. Acesta este un motiv important pentru care nu încurajăm lucrările T&M sau efectuarea lucrărilor înainte de a avea o aprobare semnată. Odată ce lucrarea este finalizată, există o șansă bună ca ei să se întoarcă și să spună „proprietarul a aprobat doar 50% din costurile tale, așa că doar atât îți putem plăti”. Acest lucru se întâmplă tot timpul.
Din fericire, cu un ordin de modificare semnat, acesta modifică în mod legal contractul și vă oferă posibilitatea de a pune sechestru pentru neplată.
Concluzie
Acum știți cum să facturați în mod corespunzător și eficient ordinele de modificare.
Nu trebuie să fie o provocare sau o problemă să obțineți aprobarea acestora. Ordinele de modificare vă pot aduce câștiguri între 10-20% din valoarea suplimentară a contractului. V-am arătat cum să emiteți în mod strategic ordine de modificare, suma pentru care să facturați și cum să negociați aprobarea acestora. V-am arătat, de asemenea, cum să le includeți în facturarea AIA.