Care dolar contează pentru proprietarii de afaceri, așa că, dacă nu știți unde vă situați lunar, s-ar putea să nu mai fiți în viață la sfârșitul anului. Și, în timp ce utilizarea unui software de contabilitate de tip „do-it-yourself” poate ajuta la monitorizarea costurilor, beneficiile angajării unor contabili buni se extind mult dincolo de calcularea cifrelor. Potențial, aceștia pot fi partenerul financiar al companiei dvs. pe viață, cu o cunoaștere intimă nu numai a modului în care veți finanța următorul stivuitor, de exemplu, ci și a modului în care veți finanța educația universitară a fiicei dvs.
Anainte de a angaja unul, totuși, asigurați-vă că înțelegeți cele patru domenii de expertiză de bază ale unui cabinet de contabilitate generală:
- Servicii de consultanță în afaceri. Având în vedere că un contabil ar trebui să cunoască bine mediul de afaceri, situația fiscală și situațiile financiare, este logic să îi cereți să adune toate piesele laolaltă și să vă ajute să elaborați un plan de afaceri și un plan financiar personal. Contabilii vă pot oferi sfaturi cu privire la orice, de la asigurări (aveți cu adevărat nevoie de o asigurare pentru întreruperea activității sau este mai ieftin să închiriați un al doilea sediu?) până la extindere (cum va afecta capacitatea suplimentară costurile de operare?). Contabilii pot aduce un nou nivel de înțelegere, pur și simplu în virtutea perspectivei lor.
- Contabilitate și ținerea evidenței. Acestea sunt poate cele mai de bază dintre disciplinele contabile. Deși este logic ca mulți proprietari de afaceri să își gestioneze înregistrările de zi cu zi, un contabil vă poate ajuta să înființați sisteme de evidență și contabilitate și să vă arate cum să le folosiți. Un sistem bun vă permite să evaluați rentabilitatea și să modificați prețurile. De asemenea, vă permite să monitorizați cheltuielile, să urmăriți un buget, să identificați tendințele și să reduceți taxele de contabilitate necesare pentru întocmirea situațiilor financiare și a declarațiilor fiscale.
- Consultanță fiscală. Contabilii care oferă asistență în probleme legate de impozite o pot face, de obicei, în două domenii: conformitate fiscală și planificare fiscală. Planificarea se referă la reducerea sarcinii fiscale globale. Conformitatea se referă la respectarea legilor fiscale.
- Auditul. Aceste servicii sunt cel mai adesea cerute de bănci ca o condiție a unui împrumut. Există mai multe niveluri de audit, de la simpla întocmire a situațiilor financiare până la un audit propriu-zis, în care contabilul sau o altă terță parte oferă asigurări că informațiile financiare ale unei companii sunt corecte.
Alegerea unui contabil
Celegerea unui contabil
Cel mai bun mod de a găsi un contabil bun este să obțineți o recomandare de la avocatul dumneavoastră, de la bancherul dumneavoastră sau de la un coleg de afaceri. Puteți, de asemenea, să vă adresați Societății Contabililor Publici Autorizați din statul dumneavoastră, care vă poate face o recomandare.
În timp ce contabilii lucrează, de obicei, pentru companii mari, CPA (contabilii publici autorizați) lucrează pentru o varietate de întreprinderi mari și mici. Nu subestimați importanța unui CPA. Acest titlu este acordat doar persoanelor care au trecut un test riguros de două zile, standardizat la nivel național. Majoritatea statelor le cer CPA să aibă cel puțin o diplomă universitară sau echivalentul acesteia. Mai multe state cer, de asemenea, o lucrare postuniversitară.
După ce ați găsit câțiva candidați buni, este important să stabiliți cât de mult din munca pe care o va face compania dvs. și cât de mult va fi făcută de contabil.
Serviciile de contabilitate pot fi împărțite în trei mari categorii: înregistrarea tranzacțiilor, asamblarea acestora și generarea de declarații și situații financiare. Deși primele două categorii necesită un nivel de calificare mai scăzut decât cele din urmă, multe firme percep același tarif orar pentru toate cele trei. Acesta este motivul pentru care este important să stabiliți cu exactitate de ce lucrări doriți ca un contabil să se ocupe.
Postul următor este să vă intervievați recomandările. Pentru fiecare, planificați două întâlniri înainte de a lua o decizie. Una dintre întâlniri ar trebui să aibă loc la sediul dumneavoastră. Cealaltă ar trebui să fie la ei. În timpul interviurilor, obiectivul dumneavoastră principal este să aflați trei lucruri: serviciile, personalitatea și onorariile. Iată ce să întrebați în fiecare domeniu.
- Servicii: Majoritatea firmelor de contabilitate oferă servicii fiscale și de audit. Dar cum rămâne cu contabilitatea? Consultanță în management? Planificarea succesorală? Vă va ajuta contabilul să proiectați și să implementați sisteme de informații financiare? Un expert contabil poate oferi servicii care includ analiza tranzacțiilor pentru împrumuturi și finanțări; pregătirea, auditarea, revizuirea și compilarea situațiilor financiare; gestionarea investițiilor; și reprezentarea dumneavoastră în fața autorităților fiscale.
Deși firmele de contabilitate mai mici sunt, în general, un pariu mai bun pentru antreprenori, este posibil ca acestea să nu ofere toate aceste servicii. Asigurați-vă că firma are ceea ce aveți nevoie. Dacă nu poate oferi servicii specializate, este posibil să aibă relații cu alte firme la care vă poate trimite pentru a se ocupa de aceste aspecte. În plus față de servicii, asigurați-vă că firma are experiență cu întreprinderile mici și cu industria dumneavoastră specifică. - Personalitate: Este stilul contabilului compatibil cu al dumneavoastră? Asigurați-vă că persoanele pe care le întâlniți sunt aceleași care se vor ocupa de afacerea dumneavoastră. La multe firme de contabilitate, unii parteneri se ocupă de vânzări și de afaceri noi, apoi pasează munca de cont propriu-zisă altora.
Când evaluați competența și compatibilitatea, întrebați candidații cum ar gestiona situațiile relevante pentru dumneavoastră. De exemplu: Cum v-ați descurca cu un audit al biroului IRS care solicită verificarea cheltuielilor cu automobilele? Ascultați răspunsurile și decideți dacă așa ați dori ca afacerile dvs. să fie gestionate.
Realizați, de asemenea, că a avea un contabil care are o abordare diferită poate fi un lucru bun. Asigurați-vă doar că respectivul contabil nu vă presează să faceți lucruri cu care nu vă simțiți confortabil. - Onorarii: Întrebați despre acest lucru în avans. Majoritatea firmelor de contabilitate taxează la oră, cu taxe cuprinse între 100 și 275 de dolari. Cu toate acestea, altele lucrează pe baza unui avans lunar. Obțineți o serie de oferte de la diferiți contabili. De asemenea, încercați să obțineți o estimare a taxelor anuale totale pe baza serviciilor pe care le-ați discutat.
Nu vă bazați însă decizia doar pe costuri, deoarece un contabil care percepe un tarif orar mai mare este probabil să fie mai experimentat și capabil să lucreze mai repede decât un începător care percepe un tarif mai mic.
Asigurați-vă, de asemenea, că cereți referințe – în special de la clienți din industria dumneavoastră. Sunați-i pentru a afla cât de mulțumiți au fost de serviciile, onorariile și disponibilitatea contabilului.
Să profitați la maximum de relație
După ce ați făcut o alegere, detaliați termenii acordului într-o scrisoare de angajament. Documentul ar trebui să detalieze declarațiile și situațiile care urmează să fie întocmite și onorariile care vor fi percepute. Acest lucru asigură faptul că dumneavoastră și contabilul dumneavoastră aveți aceleași așteptări.
De asemenea, respectați-vă partea dumneavoastră de acord. Nu-i înmânați contabilului dvs. o cutie de pantofi plină de chitanțe. Scrieți detaliile tuturor cecurilor în registrul de cecuri, indiferent dacă sunt pentru utilități, consumabile și așa mai departe. De asemenea, identificați sursele de venit pe fișele de depozit bancar. Cu cât vă țineți mai bine registrele, cu atât mai puțin timp va trebui să petreacă contabilul dumneavoastră și cu atât mai mici vor fi onorariile.
Este o idee bună să vă întâlniți sau cel puțin să vorbiți cu contabilul dumneavoastră în fiecare lună. Treceți în revistă situațiile financiare și analizați problemele, astfel încât să știți unde se duc banii dumneavoastră. Contabilul dvs. ar trebui să meargă mai departe de calcularea cifrelor și să vă sugereze modalități alternative de reducere a costurilor și să acționeze ca o cutie de rezonanță pentru orice idei sau întrebări pe care le aveți.
Extras din Start Your Own Business, ediția a cincea, de către personalul de la Entrepreneur.Punând întrebările potrivite
Iată zece întrebări critice pe care trebuie să le puneți atunci când intervievați un contabil:
1. Sunteți expert contabil? (Nu presupuneți că toți contabilii sunt.)
2. Sunteți autorizat să practicați în statul dumneavoastră?
3. Când și unde ați primit licența de a practica?
4. Când și unde ați primit licența de a practica?
5. Când și unde ați primit licența de a practica? Unde ați făcut școala și ce diplome ați obținut?
5. Cine sunt unii dintre clienții dumneavoastră? (Chemați-i.)
6. În ce domeniu v-ați specializat?
7. Cât de mari sau mici sunt clienții dvs. și ce mărime aveau atunci când ați început relația cu ei?
8. Ce dimensiuni aveau când ați început relația cu ei? Cât de accesibil sunteți? (Unii contabili sunt disponibili doar în timpul programului de lucru; alții vă vor da numărul de acasă sau de pager.)
9. Din ce organizații profesionale faceți parte? Cât de activ sunteți în aceste grupuri?
10. Care sunt onorariile dumneavoastră? (Cereți să vedeți câteva facturi curente.)
Extras din Start Your Own Business, ediția a cincea, realizat de către redacția revistei Entrepreneur..