Reglementări privind conformitatea ERISA
Legea privind securitatea veniturilor din pensii ale angajaților din 1974 (ERISA) acoperă majoritatea planurilor de beneficii ale angajaților din sectorul privat stabilite în mod voluntar. Angajatorii din sectorul privat sunt responsabili pentru a se asigura că planurile lor de pensii respectă reglementările ERISA. ERISA stabilește standardele minime pentru aceste planuri, care includ planuri de contribuții definite, planuri de beneficii definite, planuri 401(k), planuri de acțiuni ale angajaților (ESOP), planuri simplificate de pensii ale angajaților (SEP) și planuri de participare la profit.
Conformitatea ERISA de bază impune angajatorilor să furnizeze participanților o notificare cu privire la informațiile despre plan, la drepturile lor în cadrul planului și la modul în care este finanțat planul. Aceasta include asigurarea conformității planurilor cu standardele minime ale ERISA, păstrarea înregistrărilor, depunerea și raportarea anuală și conformitatea fiduciară. ERISA prevede standardele minime de participare, de acumulare a beneficiilor și de dobândire a beneficiilor în cadrul planului. Conform ERISA, există, de asemenea, o obligație fiduciară pentru cei care administrează, gestionează sau controlează activele planului, care le cere să acționeze exclusiv în interesul participanților și beneficiarilor planului. Nerespectarea cerințelor ERISA pentru planurile calificate poate expune o companie la litigii ERISA și la sancțiuni din partea DOL sau IRS. Un consilier juridic cu experiență în domeniul ERISA poate ajuta compania dumneavoastră să mențină conformitatea cu ERISA și să evite penalități costisitoare.
Exigențe de notificare ERISA
ERISA impune anumite cerințe minime de notificare a participanților la plan. Aceasta include cerința ca toți participanții să primească o descriere sumară a planului (SPD) în termen de 90 de zile de la prima sa zi de acoperire. SPD-urile trebuie să furnizeze anumite informații, inclusiv denumirea planului, informații despre angajator, tipul de plan, agenții desemnați, cerințele de eligibilitate, descrierea beneficiilor, informații despre finanțarea planului, procedurile de revendicare și declarația privind drepturile ERISA. În plus, angajații trebuie să primească o notificare cu privire la orice modificări importante ale planurilor lor de beneficii prin intermediul unei notificări de tip Summary of Material Modification (SMM).
ERISA Reporting and Recordkeeping
Angajatorii trebuie să păstreze înregistrări exacte referitoare la planurile lor de beneficii pentru angajați. În conformitate cu secțiunea 107 din ERISA, toate înregistrările legate de înregistrările guvernamentale trebuie să fie păstrate și să fie disponibile pentru examinare timp de cel puțin șase ani de la data înregistrării. Cu toate acestea, în conformitate cu secțiunea 209, un angajator trebuie să păstreze evidențele privind beneficiile legate de angajați pentru o perioadă de timp suficientă pentru a determina beneficiile datorate acestor angajați.
Compania are, de asemenea, cerințe obligatorii de raportare în conformitate cu ERISA. Pentru planurile cu 100 de participanți sau mai mult, sponsorii planului trebuie să depună anual Formularul 5500 Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan. Pentru planurile cu mai puțin de 100 de participanți, sponsorii pot utiliza formularul scurt 5500-SF.
Un sponsor de plan va depune formularul 5500 în format electronic prin intermediul sistemului EFAST al Departamentului Muncii. Depunerea electronică îndeplinește cerințele de raportare ale ERISA și ale Internal Revenue Code (IRC) prin furnizarea unui raport privind situația financiară, investițiile și operațiunile planului. Acesta include informații despre plan, numele planului, anul planului, un program al activelor și pasivelor planului, furnizorii de servicii, costurile și furnizorii de asigurări, participanții și datele financiare.
Reclamații ale angajaților pentru încălcări ale ERISA
Angajații și participanții la plan dispun de o protecție minimă în ceea ce privește procedurile de revendicare pentru planurile de beneficii ale angajaților în cadrul ERISA. Atunci când cererea de despăgubire a unui angajat este respinsă, planul trebuie să furnizeze o notificare adecvată cu privire la motivul respingerii și să le ofere posibilitatea unei revizuiri complete și corecte. În cazul în care planul ia o decizie nefavorabilă cu privire la apelul solicitantului, acesta trebuie să precizeze motivul deciziei și să furnizeze o declarație privind dreptul solicitantului de a intenta o acțiune în justiție în temeiul ERISA.
Responsabilitățile fiduciarului ERISA
Fiduciarii ERISA au obligația de a acționa în interesul exclusiv al participanților și beneficiarilor planului. Aceasta include acoperirea costurilor rezonabile de administrare a planului, diversificarea investițiilor pentru a minimiza riscul de pierderi mari, respectarea termenilor din documentul scris al planului și evitarea conflictelor de interese. Fiduciarul este, de asemenea, responsabil de monitorizarea performanțelor investițiilor și de selectarea opțiunilor și furnizorilor de investiții.
AuditoariERISA
Administrația pentru Securitatea Beneficiilor Salariaților (EBSA) efectuează în mod regulat audituri ale planurilor de beneficii pentru a investiga planurile și a asigura conformitatea. Auditurile pot fi declanșate de o analiză a Formularului 5500 sau a altor rapoarte, de o analiză a Descrierilor sumare ale planului, de plângeri ale angajaților sau chiar de audituri aleatorii. Conform unui raport al Departamentului Muncii, aproximativ două treimi din investigațiile civile ale EBSA se soldează cu o recuperare monetară sau cu alte măsuri corective. Aproximativ un sfert din investigațiile penale au avut ca rezultat pledoarii de vinovăție sau condamnări penale.
Penalități pentru încălcări ale ERISA
EBSA aplică legile Departamentului Muncii, inclusiv ERISA. Sponsorii de planuri pot fi sancționați de EBSA pentru încălcări ale ERISA. Sancțiunile pentru încălcări ale ERISA pot depinde de tipul de încălcare, de amploarea încălcării și de faptul dacă încălcarea a fost intenționată. Sancțiunile pentru încălcări pot include amenzi, plăți către participanții la plan și modificări obligatorii ale practicilor și procedurilor companiei. Administratorii de planuri care nu respectă cerințele de raportare anuală sunt, de asemenea, pasibili de o sancțiune de până la 1.000 de dolari pe zi.
Încălcările fiduciarului ERISA pot, de asemenea, supune fiduciarul la răspundere personală pentru pierderile suferite de participanții la plan. Participanții și beneficiarii planului au dreptul de a intenta o acțiune în justiție împotriva managerului planului, a administratorului planului sau a altor persoane care controlează activele planului pentru o încălcare a datoriei fiduciare. Fiduciarii pot fi, de asemenea, răspunzători față de participanți pentru câștigurile pierdute sau pentru profiturile primite în mod necorespunzător.
Încălcările deliberate ale ERISA pot duce chiar la urmărire penală. Sancțiunile penale maxime pentru încălcări ale ERISA includ până la 10 ani de închisoare și amenzi de până la 100.000 de dolari. Companiile acuzate de încălcări ale ERISA se pot confrunta cu amenzi penale de până la 500.000 de dolari, în plus față de orice răspundere civilă.
Corecții voluntare de conformitate ERISA
Departamentul Muncii are programe de conformitate voluntară pentru sponsorii de planuri care descoperă o posibilă încălcare a cerințelor ERISA. Printre acestea se numără Programul de conformitate voluntară a declaranților delincvenți (DFVCP) și Programul de corecție voluntară a fiduciarilor (VFCP).
Programul de conformitate voluntară a declaranților delincvenți
Când un administrator de plan nu a respectat cerințele de raportare anuală ERISA, DFVCP oferă administratorilor o modalitate de a satisface cerințele și de a evita evaluări suplimentare de penalități civile. Prin depunerea rapoartelor anuale nerespectate prin intermediul DFVCP, administratorii de planuri pot plăti în mod voluntar o sumă redusă de penalități.
Eligibilitatea pentru DFVCP este limitată la administratorii de planuri cu obligații de depunere în temeiul titlului I din ERISA care nu au fost deja notificați de DOL cu privire la faptul că nu au depus un raport anual. Participarea include depunerea Formularului 5500 sau 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan (Declarații/Raporturi anuale ale planului de beneficii pentru angajați) și transmiterea de informații privind depunerea și plata în cadrul structurii de penalități reduse.
Voluntary Fiduciary Correction Program
În cazul în care un fiduciar sau un sponsor de plan descoperă o posibilă încălcare a obligațiilor fiduciare, acesta poate corecta încălcarea acestora prin intermediul VFCP pentru a evita penalități suplimentare. VFCP permite fiduciarilor să se conformeze reglementărilor ERISA prin luarea de măsuri corective.
Pentru a solicita scutirea de acțiuni de executare, fiduciarii trebuie să:
- Identifice orice încălcări și să determine dacă acestea se încadrează în cele 19 categorii de tranzacții acoperite de VFCP;
- Să urmeze procesul de corectare a oricăror încălcări care se califică;
- Calculeze orice pierderi sau profituri legate de încălcări și să restituie sumele cu dobândă; și
- Să depună o cerere la EBSA, inclusiv documente care să arate că au fost luate măsuri corective.
Avocați de conformitate ERISA din San Diego
La Butterfield Schechter LLP, oferim clienților noștri consultanță privind conformitatea ERISA și alte tipuri de consultanță privind beneficiile angajaților. Avocații noștri se vor asigura că firma dvs. și fiduciarii rămân în conformitate cu regulile ERISA și cu modificările de reglementare. Contactați biroul nostru astăzi pentru orice întrebări cu privire la modul în care vă putem ajuta pe dvs. și compania dvs. să reușiți.
ERISA Compliance Resources
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Inflation Adjustment Annual Adjustments for 2020
Cum va afecta SECURE Act 401(k)s?
Department of Labor’s for Targeted EBSA Enforcement
2019 IRS Proposed Regulations on Hardship Distribution Changes
End of Year Checklist for Plan Providers
IRS Cost of Living Adjustments Announced: 401(k) contribution limit increases to $19,000 in 2019
Penny-Wise and Pound-Foolish: A Supreme Court Case on Misclassification of Employees May lead to Fiduciary Breach Claims
IRS Rulment Allows Rollover From Deceased Spouse’s Failure to Designate a Beneficiary
IRS Umbrella Closing Agreement Program to Correct Missed Deadlines
Beware of These Common ERISA Compliance Errors
Former Plan Administrator Ordered to Pay $1.6 milioane de dolari pentru restituirea planului de participare la profit
Sponsorii de planuri trebuie să actualizeze notificările fiscale speciale pentru 401(k)s
Atenție la aceste erori comune de conformitate ERISA
Fostul administrator de planuri a fost obligat să plătească 1 dolar.6 milioane de euro pentru restituirea planului de participare la profit
Sponsorii de planuri trebuie să actualizeze notificarea fiscală specială pentru 401(k)s
Ce ar dezvălui o investigație guvernamentală despre planul dumneavoastră de pensii?
Pericile comune ale programului de corecție voluntară al IRS
Revizuirea Consiliului consultativERISA cu privire la informațiile obligatorii
Cinci greșeli comune ale sponsorilor de planuri
Cele mai bune practici fiduciare pentru protejarea companiei dvs.
Evitați penalizările costisitoare pentru întârzierea formularului 5500
Managementul planurilor de pensii înghețate
Planurile de pensiiERISA ar putea să nu protejeze transferurile frauduloase
Tranzacții interzise pentru fiduciarii după modificarea regulilor DOL
Biserica…Affiliated Hospitals Win ERISA Exemption
The Recent Revamp of ERISA Disability Claim Regulations
Dodd-Frank and the Fiduciary Rule
ERISA Civil Penalties Inflation Adjustment Act Annual Adjustments for 2017
My Plan is Being Audited! Now What?
Retirement Plan Examinations and Enforcement Programs on the Rise: Guidance for Plan Sponsors
401(k) Safe-Harbor Hardship Distributions: Best Practices
Does ERISA Cover Your Church Plan?
Newly Issued Required Amendments Lists for Qualified Retirement Plans
2017 Retirement Plan Limits
Don’t forget to Take Your 2016 RMD!
O nouă lege impune divulgarea de informații suplimentare de către planurile de pensii publice din California
Auditoarea DOL a planurilor de beneficii ale angajaților
Importante termene viitoare de depunere a Formularului 5500
Noua listă de taxe pentru programul de corecție voluntară
IRS actualizează EPCRS odată cu emiterea Rev. Proc. 2016-51
.