Ce este o centrală telefonică automată?
Nu toată lumea este familiarizată cu termenul „centrală telefonică automată”, dar toată lumea știe ce este. Unii îl numesc recepționer virtual. Este salutul automat care oferă un meniu de promptere la tastatură pentru ca apelanții să intre în legătură cu departamente sau persoane. De asemenea, poate oferi informații de bază despre afaceri, cum ar fi orele de funcționare, adresele locale sau ofertele curente.
Prima impresie contează. Spre deosebire de un recepționer în direct, robotul lucrează 24/7/365 și nu are niciodată o zi proastă. Puteți chiar să personalizați mesajul pentru după orele de program sau pentru sărbători.
De ce să folosiți un robot telefonic? Care sunt avantajele?
Utilizarea unui sistem de recepție automată este cea mai simplă și mai ieftină modalitate de a îmbunătăți satisfacția clienților și de a crește productivitatea angajaților.
Prima impresie profesională & de fiecare dată după
Nu contează dacă sunteți o mică afacere stabilită cu 20 de angajați sau un nou început (cum ar fi dumneavoastră și un prieten care lucrează din garajul dumneavoastră) – cu o recepție automată, cei care vă sună nu își vor putea da seama. Este una dintre cele mai accesibile modalități de a oferi imediat un avantaj afacerii dumneavoastră.
Crearea de mesaje de bun venit personalizate
Îmbunătățiți experiența celui care vă apelează cu mesaje de întâmpinare specifice afacerii, locației și situației dumneavoastră. Un recepționer nu trebuie să fie în direct pentru a păstra atingerea personală cu care sunt obișnuiți clienții dumneavoastră.
Demonstrați că afacerea dvs. le respectă timpul și nevoile lor folosind saluturi consistente, opțiuni de meniu bine gândite și o rutare eficientă a apelurilor.
Nu pierdeți niciodată un apel cu o rutare ușoară a apelurilor
Am trecut cu toții prin această situație – sunați la o firmă și primiți temutul „Permiteți-mi să vă pun în așteptare în timp ce vă transfer…”, doar pentru ca apelul să fie abandonat sau transferat către o persoană greșită.
Cu un robot automat, acest lucru nu se întâmplă niciodată. Apelanții au posibilitatea de a alege cu cine să vorbească, ajungând astfel la persoana potrivită, de prima dată. Iar dacă utilizați un sistem de telefonie complet virtual, cum ar fi NetLines, acesta se poate conecta la telefoanele mobile ale angajaților, crescând rata de răspuns la apeluri.
Autocompartimentul vă eficientizează comunicarea internă, reducând frustrarea apelantului și optimizând timpul angajaților.
Creșteți productivitatea & concentrarea angajaților
Pentru orice afacere mică, timpul este o resursă prețioasă. Angajații poartă adesea mai multe pălării și jonglează cu multe priorități. Sarcinile administrative nu fac decât să le răpească din munca asupra inițiativelor cheie de creștere și a operațiunilor.
Cu o recepționeră automată, procesul de rutare a apelurilor este pre-programat, eliberând timpul angajaților.
Care angajat sau departament primește apelurile potrivite, la timp. Nu mai este nevoie să așteptați pentru transferuri sau ca un alt membru al echipei să transmită un mesaj. Întrebările sau problemele clienților sunt rezolvate eficient, îmbunătățind productivitatea angajaților și a departamentelor.
Salvați bani față de alternativele profesionale
În comparație cu alte alternative de recepționeri profesioniști, un serviciu de telefonie cu robot telefonic este de obicei mai ieftin. Fie că aveți în vedere un recepționer cu normă întreagă, fie că vă bazați pe un manager de birou sau pe un administrator, un robot telefonic automat elimină această nevoie. Veți economisi timpul și banii angajaților care pot fi cheltuiți mai bine în altă parte.
Câteva companii iau în considerare, de asemenea, un recepționer live la distanță. Deși aceste servicii sunt mai ieftine decât un angajat cu normă întreagă, ele costă totuși sute de dolari în fiecare lună. Pentru majoritatea întreprinderilor, este un cost complet inutil care poate fi mai bine gestionat cu un robot telefonic.
Cine ar trebui să folosească un robot telefonic?
- Oficiile (cum ar fi cele stomatologice, medicale, financiare, juridice, de marketing, și multe altele)
- Echipe de vânzări
- Agenții și firme imobiliare
- Școli și instituții care folosesc învățământul la distanță
- Centre de apeluri
- Proprietarii de afaceri mici
- Consultanți
- Startups
- Felanceri
- Prieteni mici non-profit
Companii sau echipe virtuale sau la distanță
Exemple de cazuri în care & Cum să utilizați un serviciu de răspuns automat
- După orele de program și în weekend – ori de câte ori biroul dvs. este închis
- Sărbători, închideri sau modificări de funcționare – sărbători naționale, închiderea fabricii, vacanțe școlare, închideri temporare sau modificări de funcționare (cum ar fi în timpul unei pandemii)
- Recuperare în caz de dezastru – dacă apelanții dvs. au nevoie de mai multe informații despre o inundație recentă, un incendiu, un dezastru natural etc.
- Salutări sezoniere – recunoașteți momentele religioase, naționale sau sezoniere atunci când sunt relevante pentru apelanții dvs., cum ar fi Paștele, Crăciunul, Diwali, Ramadanul
- Campanii de marketing – economisiți timp prin preînregistrarea informațiilor despre cele mai recente reduceri anunțate sau promoții speciale
- Departamente multiple – facilitați contactarea vânzărilor, asistență clienți, marketing, IT sau orice alte departamente pe care compania dvs. le are
- Opțiuni de limbă – oferiți celor care apelează o opțiune automată pentru a folosi limba preferată
Serviciu de răspuns automat pe două niveluri
Cu serviciul de răspuns automat NetLines, puteți chiar configura un robot telefonic pe două niveluri cu opțiuni de meniu cum ar fi:
„Vă mulțumim că ați sunat la compania XYZ. Pentru Serviciul Clienți, apăsați 1. Pentru vânzări, apăsați 2. Pentru locațiile și orele de funcționare ale magazinelor, apăsați 3…”
„Vă mulțumim că ați sunat la departamentul de vânzări. Pentru Aaron, apăsați 1. Pentru Julie, apăsați 2…”
Nu contează orele de lucru sau numărul de angajați, sistemul de comenzi automate este la dispoziția micii dvs. întreprinderi. Puteți crea mesaje de întâmpinare separate pentru sărbători, după orele de program, precum și pentru diferite ore din zi și date.
Cum se configurează un robot telefonic automat
Sistemul nostru de robot telefonic automat este accesibil de pe iPhone sau smartphone-ul Android existent. Nu este nevoie să cumpărați echipamente suplimentare sau să angajați un profesionist IT. Pur și simplu descărcați aplicația NetLines din magazinul dvs. de aplicații pentru a începe.
Înainte de a începe un mesaj de bun venit, veți dori să planificați opțiunile de meniu, extensiile, ierarhia opțiunilor și tot ceea ce va face experiența apelantului mai ușoară.
Aveți nevoie de ajutor pentru a vă organiza și a crea salutul dvs. personalizat? Consultați ghidul nostru definitiv pentru scripturile pentru robotul telefonic.
Avansați-vă afacerea cu un robot telefonic
Implementarea unui robot telefonic este un bun simț comercial inteligent: este mai profesionist, economisește bani, optimizează gestionarea apelurilor și crește productivitatea. Ca să nu mai spunem că este ieftin.
Cu NetLines, obțineți un sistem telefonic complet virtual pe smartphone-ul dvs. existent. Funcția sa avansată de asistent automat vă va ridica afacerea la un nivel superior fără să vă coste sume mari de bani.
.