Ce este comunicarea descendentă?
Comunicarea descendentă Fluxurile de comunicare de la un nivel superior la un nivel inferior într-o organizație sunt cunoscute sub numele de comunicare descendentă.
Cu alte cuvinte, comunicarea care are loc de la superiori la subordonați într-un lanț de comandă este o comunicare descendentă.
Acest flux de comunicare este utilizat de către manageri pentru a transmite informații legate de muncă angajaților de la nivelurile inferioare. Angajații au nevoie de aceste informații pentru a-și desfășura activitatea și pentru a răspunde așteptărilor managerului lor.
Este posibil să includă gestionarea eficientă a tonului mesajului și, de asemenea, să dea dovadă de îndemânare într-o delegare pentru a se asigura că sarcina este îndeplinită eficient de către persoana potrivită.
Importanța comunicării descendente
Importanța comunicării descendente sunt:
- Pentru a da o idee
- Pentru a încuraja
- Pentru a menține disciplina
- Pentru a informa justificarea postului
- Pentru a explica despre schimbare
- Pentru a da direcție
- Asignarea postului
- Pentru a controla
- Pentru a evalua
Pentru a da o idee
Cu ajutorul obiectivelor de comunicare descendentă, politicile, regulile sunt explicate subordonaților de către superior pentru a le oferi o înțelegere completă.
Să încurajeze
Este necesar ca angajații să fie motivați să muncească mai mult pentru a atinge obiectivele organizației. Conducerea trebuie să recurgă la comunicarea descendentă pentru a încuraja angajații de nivel inferior.
Pentru a menține disciplina
O astfel de comunicare urmează ierarhia organizațională, astfel încât fiecare unitate de secție sau departament trebuie să urmeze regulile sau procedura stabilită. Ca urmare, disciplina este asigurată.
Pentru a informa cu privire la rațiunea muncii
Un obiectiv important al acestui tip de comunicare este de a oferi informații cu privire la rațiunea sarcinii atribuite și la relația acesteia cu alte sarcini organizaționale.
Să explice despre schimbare
Schimbările sunt dependente de circumstanțe. Atunci când are loc o schimbare în ceea ce privește planurile, politicile, procedurile sau regulile etc., acestea sunt comunicări cu explicații prin comunicare descendentă.
Pentru a da indicații
Pentru a da indicații subalternilor cu privire la orice însărcinare, lucrare sau sarcină, superiorul face o comunicare descendentă.
Asignarea unei sarcini
Pentru a atribui o sarcină în funcție de eficiența lucrătorilor, superiorul face o justificare prin comunicare descendentă.
Controlul
Din moment ce instrucțiunile necesare sunt transmise prin comunicarea descendentă, angajații sunt foarte conștienți de sarcinile și activitățile lor. Prin urmare, o astfel de comunicare poate acționa ca un instrument de control.
Pentru a evalua
Comunicarea descendentă îi ajută pe supervizori să evalueze lucrările efectuate de angajați. Comunicarea descendentă este utilizată pentru a informa angajații cu privire la evaluările lor.
Avantajele comunicării descendente
Avantajele comunicării descendente sunt următoarele:
- Eficiență
- Facilitatea delegării
- Disciplina organizațională
- Comunicarea eficientă a obiectivelor
.
Eficiență
Comunicarea descendentă oferă eficiență deoarece instrucțiunile și informațiile provin de la sursele aflate la putere care sunt capabile să coordoneze activitățile de la vârful organizației.
Facilitatea delegării
Delegația este mult mai ușoară dacă aceasta provine direct din structura de comunicare verticală care reprezintă lanțul de comandă.
Disciplina organizațională
Comunicarea descendentă urmează ierarhia organizației, ceea ce înseamnă că disciplina organizațională și conformitatea membrilor este mult mai ușor de menținut.
Comunicarea eficientă a obiectivelor
Conducerea superioară poate comunica cu ușurință obiectivele și poate atribui responsabilități cu privire la atingerea acestor obiective.
Dezvantajele comunicării descendente
Dezavantajele comunicării descendente sunt următoarele:
- Probleme de interpretare
- Distorsionare
- Nu este motivantă
- Revenire lentă
- Scoate moralul
Probleme de interpretare
Comunicarea descendentă prezintă probleme de interpretare din cauza efectului de distorsiune și a feedback-ului lent pentru clarificarea mesajului.
Distorsiune
Ați jucat vreodată jocul „grapevine”? Comunicările descendente pot deveni distorsionate pe măsură ce trec prin mai multe niveluri ale organizației.
Nu este motivant
Datorită feedback-ului lent și dependenței de canalele formale de comunicare, această metodă de comunicare nu ajută cu adevărat la motivație.
Returnare lentă
Este nevoie de timp pentru ca mesajele să coboare în organizație, apoi să urce în organizație și apoi să coboare din nou. Acest lucru înseamnă că feedback-ul poate fi lent, ceea ce duce la probleme, în special într-un mediu dinamic.
Moral scăzut
Datorită timpului necesar pentru comunicare și problemei mesajelor distorsionate, comunicările descendente pot avea un impact negativ asupra moralului organizației.
Scopul comunicării descendente
Canary (2011) a identificat cinci scopuri generale ale comunicării descendente:
- Implementarea obiectivelor, strategiilor, și obiective
- Instrucțiuni și raționamente de lucru
- Proceduri și practici
- Relaxare a performanțelor
- Socializare
Implementarea obiectivelor, strategiilor și obiectivelor
Comunicarea noilor strategii și obiective oferă informații despre ținte specifice și comportamente așteptate. Oferă direcții pentru nivelurile inferioare ale școlii/ districtului școlar, colegiului comunitar sau universității.
De exemplu: „Noul mandat de reformă este real. Trebuie să îmbunătățim calitatea învățării elevilor dacă vrem să reușim.”
Instrucțiuni și justificare a postului
Acestea sunt directive privind modul în care trebuie îndeplinită o anumită sarcină și modul în care postul se raportează la alte activități ale organizației școlare. Școlile, colegiile comunitare sau universitățile trebuie să coordoneze obiectivele individuale și departamentale cu obiectivele la nivelul întregii organizații.
De multe ori nu reușim să furnizăm suficiente informații de acest tip, lăsând la latitudinea membrului individual al personalului să aibă o imagine de ansamblu.
Proceduri și practici
Acestea sunt mesaje care definesc politicile, regulile, regulamentele, beneficiile și aranjamentele structurale ale organizației școlare pentru a obține un anumit grad de uniformitate în practicile organizației.
În organizațiile școlare, aceste informații sunt transmise membrilor personalului prin intermediul manualelor de politici ale consiliului de administrație și ale organizației, al manualelor și al operațiunilor de zi cu zi ale organizației școlare.
Relaxarea performanței
Rapoartele de progres ale departamentelor, evaluările performanțelor individuale și alte mijloace sunt folosite pentru a spune departamentelor sau indivizilor cât de bine se descurcă în ceea ce privește standardele și obiectivele de performanță.
De exemplu: „Mary, munca ta la terminalul de calculator a îmbunătățit mult eficiența departamentului nostru.”
Socializare
Care organizație școlară încearcă să motiveze membrii personalului să adopte misiunea și valorile culturale ale instituției și să participe la ceremonii speciale, cum ar fi picnicurile și campaniile United Way. Este o încercare de a obține un angajament, un sentiment de apartenență și o unitate de direcție în rândul membrilor personalului (Lunenburg & Ornstein, 2008).
De exemplu: „Școala se gândește la angajații săi ca la o familie și ar dori să-i invite pe toți să participe la picnicul și târgul anual din 30 mai.”
Anotații de comunicare în afaceri
(Click pe subiect pentru a citi)
Referințe
- Comunicare în afaceri: ” K.K. Sinha, Editura Golgotia Publishing Company.
- Comunicare în afaceri: ” M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Canale formale de comunicare: Upward, Downward, Horizontal, and External Retrieved 3 Feb, 2021
Go On, Share & Help your Friend
.