44 de modele de facturi comerciale în alb [PDF, Word]

Simplu spus, o factură comercială este un document care servește ca dovadă a tranzacției dintre un cumpărător și un vânzător. De asemenea, poate fi folosită de către vamă pentru a stabili valoarea mărfurilor importate pentru evaluarea taxelor și impozitelor.

Acest document este pregătit de către vânzător și trebuie să conțină informațiile corecte. Prin ea însăși, o factură comercială nu conferă drepturi de proprietate asupra mărfii sau bunurilor – cu excepția cazului în care este însoțită de o anexă care conține suma totală de plată a persoanei care importă marfa. Cel mai adesea, vânzătorul dă o copie originală a facturii cumpărătorului și păstrează o copie pentru el însuși. Cu toate acestea, dacă marfa urmează să fie importată, se pot da mai multe copii, după cum este necesar.

Facturile comerciale trebuie să conțină toate informațiile esențiale necesare, astfel încât, atunci când este utilizată și inspectată, să nu existe întârzieri inutile la vamă. În acest articol, veți afla totul despre acest document, precum și cum să vă faceți propriul șablon și cum să vă creați propriul șablon oficial.

Tabloane de facturi comerciale

Când se folosesc facturile comerciale?

Facturile comerciale sunt documente importante care pot fi folosite în diferite scopuri. Vânzătorii și exportatorii trebuie să știe cum și când să le elibereze, precum și cum să le completeze corect. Cumpărătorii și importatorii trebuie, de asemenea, să aibă informații ample despre aceste documente, astfel încât să fie pregătiți ori de câte ori aceste documente sunt cerute.

Iată câteva dintre cele mai importante motive pentru care se întocmesc și se folosesc facturile comerciale:

Ca exportator, le veți putea folosi pentru a susține cererile de asigurare, împrumuturile și programele de subvenții. Având-o la îndemână va permite tranzacții mai rapide și mai ușoare atunci când prezentați cerințele.
Atât cumpărătorul, cât și vânzătorul o pot folosi ca o înregistrare sau ca dovadă pentru articolele care au fost cumpărate/vândute. Faptul de a avea înregistrări ale articolelor vândute și cumpărate este benefic pentru înregistrarea financiară și în scopuri contabile.
Cumpărătorul sau importatorul se poate folosi de acesta pentru a emite fondurile pentru plata prin bancă către vânzător sau exportator. Fără o factură comercială, banca poate refuza să elibereze fonduri, în funcție de politicile sale.
Aceasta ar putea servi ca principal document justificativ în cazul în care există o cerere de despăgubire de asigurare pentru un anumit transport. Pentru ca cererea de asigurare să fie acordată, ar trebui să fie prezentată o factură oficială.
Când bunurile sunt expediate într-o altă țară, importatorul ar trebui să fie în măsură să o predea înainte ca marfa să poată fi vămuită. Fără aceasta, mărfurile ar putea fi reținute la aeroport până la prezentarea altor cerințe, ceea ce ar fi foarte incomod.
Băncile ar trebui să inspecteze factura comercială înainte de a da bani în cadrul unei scrisori de credit sau al unei colectări documentare.
Acest document poate fi, de asemenea, utilizat împreună cu alte documente (cum ar fi un certificat de inspecție), care ar servi drept dovadă că ceea ce expediați este de cea mai bună calitate și este exact ceea ce a comandat clientul dumneavoastră.
De asemenea, poate fi folosit de către guvern pentru a determina valoarea bunurilor sau a mărfurilor atunci când evaluează taxele.
Pentru autoritățile vamale, acesta poate fi folosit în același scop, precum și pentru înregistrarea de statistici și pentru inspecție.
Aceasta poate servi ca un contract obligatoriu atunci când se face o tranzacție și poate fi folosită ca o cerință cheie în procedura de acordare a licențelor de import de către unele țări.

După cum puteți vedea, facturile comerciale sunt documente importante, din mai multe motive. Așa că ar fi foarte util să învățați tot ce puteți despre ele.

Informațiile importante necesare în facturile comerciale

Dacă sunteți un vânzător sau un exportator și intenționați să vă faceți propriul șablon de factură comercială pentru compania dumneavoastră, trebuie să cunoașteți informațiile vitale necesare care trebuie să fie plasate în ea. Toate aceste informații trebuie să fie prezente pentru ca documentul dvs. să fie oficial și precis:

Numele complet, adresa poștală completă și datele de contact ale vânzătorului.
Numele complet, adresa poștală completă și datele de contact ale cumpărătorului.
Dacă în cazul în care se expediază marfă, numele complet, adresa poștală completă și datele de contact ale persoanei căreia urmează să i se expedieze marfa.
Numărul de referință, data emiterii facturii și numărul comenzii pentru marfă.
Descrierea completă a mărfii, inclusiv orice mărci, numere, cantități, natură și greutate.
Dezbaterea comercială detaliată a mărfii în limba engleză simplă.
Cantitatea mărfii, împreună cu greutatea netă și brută a acesteia.
Prețul și moneda mărfii.
Toate reducerile și taxele suplimentare, dacă este cazul, pentru a verifica prețurile specificate în factură.
Termenul și modul de plată și de livrare.
Țara din care provine marfa. Dacă numele producătorului este prezent, ar fi util, dar nu este obligatoriu.
Mediul de expediere și ruta de expediere.
Data și referința la numărul contractului de vânzare.
Ora, data și locul unde a fost vândută marfa.
Ora, data și locul unde a fost vândută marfa.
Firma și data semnării (se poate pune și titlul semnatarului).

Toate aceste elemente sunt necesare în realizarea unui model. Informații suplimentare despre realizarea și completarea unei facturi comerciale sunt prezentate în alte părți ale articolului. De asemenea, rețineți că atunci când faceți factura, asigurați-vă că aveți un exemplar original semnat, precum și câte alte copii sunt necesare atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător.

Factură comercială în alb

Cum să vă faceți propriul șablon de factură comercială

Facerea propriului șablon pentru compania sau afacerea dvs. este destul de ușoară atâta timp cât aveți suficiente informații care să vă ajute. Iată câțiva pași simpli pentru a vă ghida în crearea propriului șablon personalizat:

Pentru a avea o referință bună și solidă, mergeți online, căutați și găsiți facturi comerciale imprimabile care au fost deja pre-fabricate. O mulțime de site-uri le oferă și tot ce trebuie să faceți este să vă uitați prin ele și să o alegeți pe cea cu care ați dori ca factura dvs. să fie asemănătoare.
Pentru a înțelege mai bine documentul, încercați să completați factura online. Acest lucru vă va oferi o mai bună înțelegere a modului în care ar trebui să formatați propria factură.
Utilizând Microsoft Excel (sau orice alt program de calcul tabelar cu care vă simțiți confortabil), formatați și proiectați propriul șablon de factură comercială. Puteți folosi formularele gratuite, prefabricate, pe care le găsiți online, ca un ghid pentru a vă ghida în realizarea propriei versiuni. Creați-vă factura astfel încât să se adapteze la propria afacere și la produsele dvs. pentru tranzacții comerciale eficiente în viitor. Împreună cu facturile pre-fabricate, asigurați-vă că includeți toate informațiile necesare pentru a vă oficializa factura.
Deși există informații necesare, nu există un format specific sau obligatoriu pentru acestea. Pentru a economisi mult timp și efort, ar fi mai bine să lucrați cu formulare pre-fabricate decât să vă faceți propriile formulare de la zero.

Câțiva termeni pe care ar trebui să îi înțelegeți înainte de a completa factura comercială

Facturile comerciale au o mulțime de informații pe ele și pentru a le putea completa corect, trebuie să puteți înțelege toți termenii scriși pe ele. Citiți mai departe pentru a afla cei mai comuni termeni care se regăsesc pe orice factură comercială, în beneficiul cumpărătorilor, importatorilor, vânzătorilor sau exportatorilor.

Expeditor sau exportator se referă la dumneavoastră – persoana sau compania care vinde, expediază sau exportă marfă în scop comercial.
Destinatarul se referă la persoana sau compania la care este trimisă sau expediată marfa cumpărată.
Destinatarul intermediar se referă la persoana sau compania care ar acționa ca agent de legătură în numele destinatarului într-o altă țară, dacă este cazul, pentru a putea finaliza livrarea.
Data se referă la data exactă la care marfa este expediată și exportată.
Numărul facturii se referă la numărul facturii comerciale, care este dat de vânzător sau de exportator.
Numărul OP al clientului se referă la numărul de referință pentru comandă, care este dat de cumpărător sau de client.
Moneda se referă la moneda reală utilizată la calcularea sumelor totale din factură.
Țara de origine se referă la țara din care provine marfa.
Țara de destinație se referă la țara în care marfa este exportată sau expediată.
Transportator se referă la compania sau ruta care este folosită pentru a exporta marfa.
Termeni de plată se referă la termenii și condițiile, convenite atât de către cumpărător, cât și de către vânzător.
Termeni de transport se referă la toți termenii și condițiile care s-ar aplica întregului proces de expediere și livrare.
Note se referă la orice instrucțiuni de expediere și livrare din partea cumpărătorului.
Valoarea unitară se referă la costul fiecăruia dintre articole, în mod individual.
Greutatea se referă la greutatea totală a tuturor articolelor combinate.
Transportul se referă la orice taxe de transport.
Asigurarea se referă la orice taxe de asigurare.
Semnătura se referă la titlul și semnătura expeditorului împreună cu data la care marfa a fost expediată.

Cunoscând definiția acestor termeni care se găsesc în mod obișnuit pe facturile comerciale vă va ajuta să le completați și să le înțelegeți mai bine. Lucrurile vor fi mult mai clare și veți fi mult mai eficienți în completarea și eliberarea facturilor.

Formular factură comercială

Cum se completează facturile comerciale

Acum că știți cum să vă faceți propriul model de factură comercială și ați trecut în revistă definițiile celor mai des întâlniți termeni din ele, este timpul să înțelegeți cum se completează eficient o factură. Este esențial să știți cum să le completați cu acuratețe pentru a pune informațiile corecte pe acest document important.

Continuați să citiți și studiați pașii de completare corectă a facturilor comerciale:

Furnizați informații corecte și complete pentru cumpărător, vânzător și orice intermediari. Pentru a completa aceste date, veți avea nevoie de nume, adresa poștală completă (cu codul țării), numărul de contact (de asemenea cu codul țării) și codul de identificare fiscală sau numărul de securitate socială sau orice număr de identificare guvernamental comparabil. În cazul expedierii de articole, destinatarii pot fi denumiți destinatar, în timp ce cumpărătorul sau expeditorul poate fi denumit expeditor.
Completați toate detaliile expedierii. Aceste date conțin numărul de factură al exportatorului, motivul/motivele exportului mărfii, condițiile de vânzare, numărul scrisorii de trăsură sau ID-ul de expediere – pe care transportatorul îl va folosi pentru a identifica sau urmări expedierea, numele transportatorului și data la care expedierea a fost exportată. Ar fi bine să rețineți că unele dintre elementele enumerate mai sus nu se vor aplica vânzării sau expedierii dumneavoastră, astfel încât nu este necesar să completați acele părți. Condițiile de vânzare este probabil cea mai importantă rubrică de acolo, deoarece conține o mulțime de informații referitoare la procesul de expediere și livrare.
Notați descrierile tuturor elementelor care sunt incluse. Includeți toate articolele din transport, cantitatea acestora (cu unitatea folosită la măsurarea articolului/elementelor), o scurtă descriere a acestora, precum și la ce ar urma să fie folosite sau dacă vor fi vândute. Includeți, de asemenea, țara din care provine marfa (nu neapărat de unde este expediată marfa), din ce sunt fabricate și numerele articolelor, dacă există.
Completați valoarea unitară, precum și valoarea totală a transportului. Aceasta ar include valoarea fiecăruia dintre articole, valoarea totală a tuturor articolelor și moneda care a fost folosită pentru a calcula sumele. Pentru articolele care sunt importate, trebuie inclusă suma pe care ați plătit-o pentru marfă, fără costurile de expediere sau orice taxe de asigurare. Pentru articolele care sunt exportate, este necesară suma pentru care a fost cumpărată marfa, precum și moneda folosită pentru a le achiziționa.
Finalizați toate informațiile referitoare la expediere. Numărul și greutatea totală a coletelor, taxele de asigurare, orice reduceri sau discounturi aplicate, taxele de transport și orice alte costuri asociate cu expedierea. Completați tot ceea ce se aplică tranzacției și expedierii dumneavoastră.
Semnați factura. Fără o semnătură, este posibil ca factura dumneavoastră să nu fie considerată valabilă.
Faceți copii ale facturii dumneavoastră. Având în vedere că veți da exemplarul original cumpărătorului dumneavoastră, ar trebui să faceți atâtea copii câte aveți nevoie, pentru înregistrări sau în alte scopuri.
Verificați dacă toate informațiile sunt corecte și dacă trebuie să furnizați și alte documente justificative. Un exemplu de document suplimentar ar fi un certificat de origine. Aceste documente suplimentare sunt de obicei necesare pentru expedierile internaționale, dar ar fi înțelept să verificați întotdeauna dacă sunt necesare documente suplimentare, indiferent unde va fi trimisă expedierea dumneavoastră.

Iată! Un ghid simplu, pas cu pas, pentru a completa corect și eficient facturile comerciale. Acest ghid vă va ușura efectuarea mai rapidă a tranzacțiilor în afacerea dumneavoastră.

Exemple de facturi comerciale

Diferența dintre factura comercială și factura de expediere

Există mai multe tipuri de facturi și v-ar fi util să știți care sunt acestea și cum diferă unele de altele. Acest lucru v-ar ajuta să stabiliți ce factură ar trebui folosită în ce tranzacții și pe care ar trebui să o prezentați atunci când vi se cer documente ca cerințe.

Iată câteva diferențe între cele două tipuri de facturi:

Factură comercială

Utilizată în transportul maritim internațional, prin urmare conține informații mai detaliate. Aceasta include informații detaliate despre descrierea articolului împreună cu cantitățile și greutatea, prețul individual și total al articolelor și orice alte costuri și taxe de expediere.

Termenii, tarifele și standardele internaționale sunt luate în considerare la întocmirea facturilor comerciale. De asemenea, conține informații detaliate despre expeditor și destinatar.

Factură de expediere

O listă generală de articole trimise de la o persoană sau companie la o altă persoană sau companie, folosită pe plan intern.

Aceste facturi oferă o metodă de contabilizare a inventarului de articole expediate, fără prea multe detalii. Poate conține doar o listă a articolelor, împreună cu prețul și cantitatea lor individuală.

Acestea sunt diferențele de bază ale celor două facturi. În termeni simpli, una este mai complicată decât cealaltă, deoarece una (factura comercială) este utilizată pentru transportul internațional, în timp ce cealaltă (factura de expediție) este utilizată pentru transportul intern. Cu toate acestea, ambele facturi servesc ca document legal pentru a dovedi că o tranzacție a fost făcută și convenită între două părți.