Angajatorii au tendința de a aduna o mulțime de documente despre angajați, de la cereri de angajare și CV-uri la formulare de beneficii, evaluări de performanță, documente disciplinare, informații de contact și chiar dosare medicale. Legea le cere angajatorilor să păstreze unele informații confidențiale, dar nu toate. Acest articol explică ce înregistrări trebuie să fie păstrate private – și ce trebuie să faceți în cazul în care confidențialitatea înregistrărilor dvs. a fost încălcată.
Reguli pentru informațiile medicale
Cea mai mare categorie de înregistrări care trebuie să fie păstrate confidențiale este cea a informațiilor medicale. Legea privind americanii cu dizabilități (Americans with Disabilities Act – ADA), Legea privind nediscriminarea informațiilor genetice (Genetic Information Nondiscrimination Act – GINA) și Legea privind portabilitatea și responsabilitatea în domeniul asigurărilor de sănătate (Health Insurance Portability and Accountability Act – HIPAA) au toate reguli foarte stricte cu privire la modul în care angajatorii trebuie să păstreze anumite tipuri de informații medicale. Intenția generală a acestor reguli este de a proteja confidențialitatea angajaților și de a împiedica managerii să ia decizii discriminatorii la locul de muncă pe baza dizabilității sau a informațiilor genetice ale unui angajat.
În conformitate cu ADA, de exemplu, dosarele și informațiile medicale trebuie să fie păstrate într-un dosar separat de dosarul personal obișnuit al angajatului și trebuie să fie păstrate în mod confidențial (de exemplu, într-un dulap separat cu cheie sau online în spatele unui firewall securizat). Aceste dosare pot fi văzute doar:
- de către lucrătorii din domeniul siguranței și al primului ajutor, dacă este necesar pentru a oferi tratament medical angajatului sau pentru a veni cu proceduri de evacuare
- de către șeful angajatului, dacă handicapul angajatului necesită îndatoriri restrânse sau amenajări rezonabile
- de către oficialii guvernamentali, dacă este cerut de lege, și
- de către companiile de asigurări care solicită un examen medical.
În cazul în care un angajator (sau, mai tipic, departamentul de resurse umane) nu respectă aceste reguli, iar confidențialitatea dosarelor medicale ale unui angajat este compromisă, angajatul poate intenta un proces pentru încălcarea ADA.
Alte tipuri de înregistrări
Mai puține reguli impun în mod specific angajatorilor să păstreze confidențialitatea altor tipuri de înregistrări de personal. Cu toate acestea, angajatorii inteligenți respectă unele protocoale de bun simț pentru a menține confidențialitatea înregistrărilor care ar putea duce la probleme legale dacă acestea cad în mâini greșite. Iată câteva exemple:
- Formularele I-9. Pe aceste formulare oficiale guvernamentale, angajatorii trebuie să verifice dacă angajații sunt autorizați să lucreze în Statele Unite. (Pentru mai multe informații despre formularele I-9, consultați Proceduri de verificare a angajatorului privind vizele de muncă și statutul de imigrant). Angajatorii nu au voie să angajeze angajați care nu au autorizație de muncă. Dincolo de această interdicție, însă, angajatorii nu pot lua decizii de angajare pe baza originii naționale sau a statutului de cetățean al unui angajat. Deoarece formularele I-9 pot conține aceste informații, angajatorii înțelepți nu le pun la dispoziția tuturor angajaților din companie. Cu cât sunt mai puține persoane care au acces la aceste informații, cu atât mai puține persoane sunt în măsură să discrimineze angajatul pe această bază. Deși angajații nu pot da în judecată doar pentru că un angajator nu a păstrat confidențialitatea formularelor I-9, un angajat ar putea da în judecată pentru discriminare, dacă acesta a fost rezultatul final al încălcării.
- Înregistrări de investigație. Mulți angajatori păstrează dosarele privind investigațiile la locul de muncă (de exemplu, a unei plângeri de hărțuire sau a unui incident de furt) în dosare confidențiale separate. Acest lucru nu este obligatoriu din punct de vedere legal, dar previne problemele juridice. De exemplu, un manager acuzat de discriminare se poate uita în dosar pentru a vedea ce angajați s-au plâns sau au fost martori împotriva sa – și apoi să se răzbune pe acei angajați. Sau, un angajat de la Resurse Umane ar putea citi dosarul, apoi să bârfească cu colegii despre cine a spus ce despre cine, ceea ce ar putea duce la reclamații pentru defăimare împotriva companiei.
- Înregistrările din verificările de cazier. Dacă un angajator efectuează în mod obișnuit rapoarte de credit, verificări ale antecedentelor penale sau alte investigații ale angajaților sau candidaților, aceste materiale ar trebui să fie, de asemenea, păstrate confidențiale. De exemplu, legea statului poate interzice unui angajator să ia decizii de angajare pe baza cazierului de credit sau arest al unui angajat. În cazul în care managerii au acces la aceste materiale și le folosesc pentru a lua măsuri împotriva unui angajat, angajatorul s-ar putea confrunta cu răspunderea juridică.
Dacă confidențialitatea dvs. este încălcată
Dacă informațiile dvs. private au fost divulgate la locul de muncă, opțiunile dvs. legale depind de tipul de înregistrări, de circumstanțele încălcării și de consecințele pentru dvs. În multe cazuri, chiar dacă vă simțiți jenat de încălcarea confidențialității, este posibil să nu aveți niciun recurs legal, cu excepția cazului în care cineva de la locul de muncă a folosit informațiile într-un mod ilegal (de exemplu, ca bază pentru a vă discrimina). Un avocat cu experiență în domeniul muncii vă poate ajuta să vă dați seama dacă v-au fost încălcate drepturile legale și ce puteți face în acest sens.