No man is an island.
Wszyscy jesteśmy zależni od siebie nawzajem i społeczeństwa jako kolektywu, aby służyć naszym potrzebom i generować impet jako rasa.
Ten sam scenariusz i logika znajdują odzwierciedlenie w domenie zarządzania projektami.
Żadna działalność lub zadanie nie istnieje w izolacji.
Każdy element w jakiś sposób opiera się na wynikach innego działania i przyczynia się do końcowego rezultatu projektu.
Zależność między dwoma zadaniami jest określana jako zależność między nimi.
W tym artykule rozwiniemy znaczenie zależności, dowiemy się, w jaki sposób jest ona związana z ograniczeniami, porozmawiamy o różnych typach zależności, a następnie przyjrzymy się szybkiemu, trzystopniowemu procesowi, który pozwoli skutecznie radzić sobie z zależnościami w projekcie.
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, potraktuj te informacje jako odświeżenie. Jeśli gromadzisz wiedzę, ten blog jest wszystkim, czego potrzebujesz, aby opanować zależności w środowisku operacyjnym.
Co to jest zależność?
W świecie wokół ciebie, zależność jest stan istnienia podmiotu lub element taki, że jego stabilność jest podyktowane przez inny podmiot lub resource.
Na przykład, dzieci są zależne od swoich rodziców do opieki i utrzymania. Osoby starsze są często zależne od swojego potomstwa w tym samym zakresie. And workers are largely dependent on corporations for money and income.
In the setting of a project, the definition of dependency shifts somewhat.
A project dependency is a logical, constraint-based or preferential relationship between two activities or tasks such that the completion or the initiation of one is reliant on the completion or initiation of the other.
If you are painting a canvas, the application of the oil paint is one activity. A przygotowanie płótna jest kolejną. Nie można użyć farby, jeśli powierzchnia nie została wyszczotkowana podkładem.
Tak więc jedna czynność jest zależna od drugiej.
Jeśli podkład nie jest dostępny przez 3 dni z powodu strajku dostawców, ukończenie malowania będzie opóźnione o 3 dni, ponieważ nie będziesz w stanie rozpocząć swojej pracy.
Kilka terminów związanych z zależnością:
Następujące terminy są zawsze związane z zależnościami w projekcie.
Wiązanie
Zależności i ograniczenia mają związek przyczynowo-skutkowy. W najprostszej formie, ograniczenie jest restrykcją, w granicach której zadanie musi być ukończone lub wykonane. Ograniczenie może być spowodowane brakiem zasobów, takich jak pieniądze i siła robocza, brakiem dostępnego czasu, a nawet brakiem wiedzy specjalistycznej. Czasem ograniczenia mogą dać początek zależności.
Jeśli są cztery ciasta do kremowania i tylko jeden piekarz wystarczająco wykwalifikowany, aby to zrobić, a następnie kremowanie jednego ciasta jest automatycznie zależne od zakończenia kremowania innego. Tutaj ograniczenie wytworzyło zależność.
W innych ustawieniach, zależność może być powodem ograniczenia. W zakładzie krawieckim, właściwe szycie nie może się rozpocząć, jeśli najpierw nie zostaną pobrane wymiary. Jest to zależność logiczna w dobrej wierze. Jeśli mierzenie trwa 20 minut, a krawcowa ma tylko dwie godziny na uszycie sukni, to w tych okolicznościach dostanie tylko 100 minut na dotrzymanie terminu. Dzieje się tak dlatego, że 20 minut spędzonych w pokoju pomiarowym jest nienegocjowalne i nie ma sposobu na obejście tej zależności.
Klasyczne zarządzanie projektami definiuje trzy ograniczenia koszt-czas-zakres, które można uznać za trzy boki trójkąta. Pole trójkąta to jakość dostarczanych produktów. Wszelkie zmiany wprowadzone w ograniczeniach zmieniają obszar trójkąta, a tym samym ogólną jakość projektu.
Dobry kierownik projektu to ktoś, kto potrafi śledzić wszystkie ograniczenia i zależności oraz realokować zasoby w sposób zapewniający ostateczną jakość projektu.
Lead i Lag
Lead i Lag są związane z zależnościami.
Lead jest definiowany jako czas, o który następna czynność może być zaawansowana lub przyspieszona w stosunku do zadania poprzednika. Załóżmy, że czynność B ma się rozpocząć po zakończeniu czynności A, czyli za 10 dni. Jeśli jednak B rozpocznie się 5 dni po A, to w tych okolicznościach B ma przewagę 5 dni.
Tak można postąpić tylko wtedy, gdy zależność między A i B jest uznaniowa – czyli rozpoczęcie B po zakończeniu A jest najlepszą praktyką lub wygodą, a nie jest podyktowane logiką i ograniczeniami.
Lag, z drugiej strony, jest to czas, o jaki zadanie następcze musi być opóźnione w stosunku do działania poprzedniego. Na ogół nie jest to pożądane w domenie zarządzania projektami.
Ścieżka krytyczna
Objęliśmy już ścieżkę krytyczną bardzo szczegółowo. Ale dla przypomnienia, Ścieżka Krytyczna jest najdłuższym nieprzerwanym łańcuchem sekwencyjnych działań lub zależnych zadań w taki sposób, że zmiana czasu zakończenia elementów w jakikolwiek sposób bezpośrednio wpływa na termin realizacji projektu, prowadząc do możliwych naruszeń.
Podczas robienia tortu, pieczenie ciasta i dekorowanie biszkoptu są częścią łańcucha Ścieżki Krytycznej. Jakiekolwiek opóźnienia w tych zadaniach opóźnią prezentację tortu przy stole gości.
Różne typy zależności, o których powinieneś wiedzieć:
Zależności można skategoryzować na wiele sposobów w oparciu o warunki, takie jak ukończenie i rozpoczęcie zadań, związek zadań z projektem i firmą oraz powód istnienia zależności.
Zależności przyczynowe, zasobowe &Zależności preferencyjne
Zależności przyczynowe lub logiczne to te zależności, których nie można uniknąć. Są one nierozerwalnie związane z naturą projektu i naturą zaangażowanych w niego zadań.
Twój żołądek nie może strawić jedzenia, jeśli najpierw go nie zjesz. Jest to zależność przyczynowo-skutkowa lub logiczna. Bez ukończenia jednego kroku, następny nie może być zainicjowany w żaden sposób.
Zależności oparte na zasobach są napędzane przez ograniczenia. Jak już mówiliśmy, jeśli istnieje tylko ograniczona liczba wykwalifikowanych specjalistów dostępnych do pracy nad projektem, często zachodzi potrzeba postępowania sekwencyjnego, ponieważ nie ma wystarczającej liczby rąk (lub siły roboczej), aby wykonać wszystko jednocześnie.
Gdy obecne są ograniczenia oparte na zasobach, a tym samym zależności, na ogół nie ma zależności przyczynowej – to znaczy wszystkie działania można wykonać razem, jeśli obecni są potrzebni pomocnicy.
Zależności preferencyjne to zależności, którymi kierują najlepsze praktyki lub wygoda. Są one zazwyczaj wprowadzane w projektach, aby skupić się na jakości dostarczanych produktów. Budowniczowie lubią moczyć fundamenty dachu przez co najmniej 5 do 7 dni przed położeniem dachówek.
Mogą iść do przodu i zrobić to natychmiast, nie przejmując się „osiadaniem i moczeniem”. Ale to ma naruszyć integralność konstrukcji. I tak powstaje zależność preferencyjna.
FS, SF, FF & SS Zależności
Zależność FS lub Finish to Start jest najbardziej powszechną i logiczną zależnością zarówno w zarządzaniu projektami, jak i w świecie rzeczywistym. Dane zadanie B nie może się rozpocząć, jeśli zadanie A nie zostanie zakończone w zadowalający sposób. W tym przypadku zadanie B zazwyczaj musi w jakiś sposób wykorzystać lub oprzeć się na wynikach zadania A.
Zależność SF lub Start to Finish jest podchwytliwa. Mówi ona, że zadanie następujące po nim (nazwijmy je zadaniem B) nie może się zakończyć, jeśli zadanie poprzedzające (nazwijmy je zadaniem A) nie zostało rozpoczęte. Jednak po rozpoczęciu zadania A, zadanie B może zostać zamknięte w dowolnym momencie.
Najlepszym przykładem jest wystawienie faktury klientowi (zadanie B). Zazwyczaj sygnalizuje ono zakończenie projektu. Wyobraź sobie, że musisz dostarczyć 5 bukietów na przyjęcie. W momencie otrzymania zamówienia „uruchamiasz zegar” klienta, ponieważ rozpoczynasz pracę nad montażem i w efekcie kupujący zaczął płacić za Twój czas. Ale nie można faktycznie faktury klienta, chyba że dostawa bukietów (zadanie A) jest zrobione.
Start to Finish zależności są powszechne w Just in Time harmonogramów pracowników, gdzie pracownicy nie dostać ustawione szczeliny. Są one poproszone, aby przyjść do biura, jak i kiedy projekty crop up.
A SS lub Start to Start zależności mówi, że następna działalność nie może rozpocząć, chyba że poprzednik działalność rozpoczęła. Ale po tym początkowym ograniczeniu, dwie czynności mogą przebiegać równolegle. Na przykład pieczenie ciasta i robienie lukru są przykładem zależności „od początku do początku”. Jak tylko włożysz ciasto do piekarnika (zadanie A), możesz zacząć robić lukier (zadanie B).
ZależnościSS zazwyczaj istnieją z powodu ograniczeń opartych na zasobach. Wyobraźmy sobie, że pomocnik materializuje się i pomaga ci w pieczeniu deseru. Wtedy lukier nie jest już zależny od tego, kiedy włożysz ciasto do piekarnika. Zależność SS ma zastosowanie tylko wtedy, gdy sam przygotowujesz ciasto.
Zależność FF lub Finish to Finish mówi, że zadanie następujące po nim nie może się zakończyć, jeśli zadanie poprzedzające również się nie zakończy. Nie muszą one kończyć się razem.
Fryzjerka i makijażystka, która towarzyszy gwieździe filmowej na odsłonięcie czerwonego dywanu, nie może położyć ostatecznych poprawek, dopóki aktorka nie dotrze na miejsce. W przeciwnym razie świeżość wyglądu nie utrzyma się.
Tak właśnie działa zależność Finish to Finish.
Siatka zależności Outside – Inside
Często pewne zależności zadań są wewnętrzne w projekcie i zewnętrzne w firmie lub wewnętrzne w firmie, ale poza bezpośrednim kręgiem wpływów kierownika projektu. Różne kombinacje omówiono poniżej.
Company In – Project In Dependencies: Dotyczą one zadań sekwencyjnych – takich, którymi trzeba się zająć zgodnie z wcześniej zdefiniowanym przepływem logicznym.
Company In – Project Out Dependencies: Dotyczą one zadań, którymi zajmują się inne działy. Niektóre działania związane z projektem w dziale mogą opierać się na ich wynikach, ale nie są one pod bezpośrednią kontrolą kierownika projektu.
Zależności Company Out – Project In: Działania zlecone dostawcom zewnętrznym są idealnym przykładem tej kategorii. Produkcja ma bezpośredni wpływ na projekt, ale dostawcy nie są zatrudnieni przez firmę.
Company Out – Project Out Dependencies: Aby projekt mógł zostać ukończony, budynek firmy musi być solidny i dostępny. Jeśli z jakiegoś powodu konstrukcja zostanie uznana za wadliwą, wznowienie prac będzie zależało od werdyktu władz miejskich. Jest to czynnik spoza firmy i projektu, ale może negatywnie wpłynąć na dostarczane produkty.
Jak skutecznie radzić sobie z zależnościami w zarządzaniu projektami:
Jeśli używasz solidnego oprogramowania do zarządzania projektami, zależności zadań i związane z nimi widoki są zawsze ważną częścią pulpitu nawigacyjnego.
- Burza mózgów wszystkie możliwe zależności projektu i związane z nimi ograniczenia pamiętając o modelu potrójnych ograniczeń. Jeśli istnieje wiele zależności i ograniczeń, możesz pójść dalej i zidentyfikować również ścieżkę krytyczną. Zapewni to koncentrację i uwagę na zadaniach, które mogą mieć wpływ na wynik końcowy.
- Zaangażuj interesariuszy i upewnij się, że rozumieją, jakie są najważniejsze zależności i ograniczenia. Jeśli elementy ścieżki krytycznej są zawarte w karcie projektu, to interesariusze są o nich automatycznie informowani.
- Burza mózgów na temat ryzyka i wyzwań związanych z tymi zależnościami i ograniczeniami. Może warto zorganizować spotkanie międzyfunkcyjne, aby mieć wiele perspektyw na pokładzie. Gdy uznasz, że uwzględniłeś większość możliwych do przewidzenia okoliczności zakłócających, przejdź dalej i znajdź rozwiązania lub działania zapobiegawcze, aby zarządzać wpływem zakłóceń na zależności i ograniczenia.
Wynik trzeciego kroku zostanie dodany do dokumentów dotyczących zarządzania zmianami i ryzykiem.
Zależności są nieuniknione w projekcie. Rzadko natkniesz się na taki, w którym wszystkie zadania i czynności są od siebie niezależne.
Ale nie obawiaj się, zależności można wykorzystać na swoją korzyść, jeśli uda Ci się znaleźć uzasadnione sposoby przyspieszenia czasu wykonania czynności ścieżki krytycznej.
Pomyśl o tym.
.