W większych instytucjonalnych zastosowaniach, tickler file byłby chronologiczny, z jedną sekcją na każdy rok lub dzień, czasami obejmujący więcej niż wiek w tak wielu szczegółach, jak to właściwe (zwłaszcza dla dat daleko w przyszłości). Bardziej powszechną techniką jest posiadanie kart indeksowych z czterdziestoma trzema podziałami lub systemu z czterdziestoma trzema folderami lub dwoma plikami akordeonowymi. Czterdzieści trzy podziały pochodzą od sumy dwóch liczb, trzydzieści jeden i dwanaście, odpowiadających maksymalnym trzydziestu jeden dniom w miesiącu gregoriańskim lub juliańskim oraz dwunastu miesiącom w roku.
Używając folderów, pozycje zaplanowane na bieżący miesiąc są umieszczane w odpowiednim folderze dziennym. Pozycje, które muszą być wykonane w przyszłym miesiącu, są umieszczane w odpowiednim folderze miesięcznym. Każdego dnia bieżący folder dzienny jest opróżniany i umieszczany z tyłu zestawu. Na początku nowego miesiąca, pozycje dla ten miesiąca usuwają od miesiąc folderu i umieszczają w odpowiednich dziennych folderach.
Proste systemy które zawierają wiele powtarzających się zadań przez czas miewają skłonność używać i ponownie używać karty indeksowe odpowiedni rozmiar, z więcej złożonymi systemami używać rozszerzalnych „akordeonowych plików”, kartotekowych teczek, lub nawet całych pokojów pełnych kartotekowych gabinetów. Nowoczesne systemy są zazwyczaj utrzymywane w skomputeryzowanych bazach danych lub za pomocą prostych narzędzi, takich jak plik „kalendarza” Unix, kalendarz Microsoft Outlook, itp.