The Five Elements Of Effective Organizational Communication

Zdjęcie:

Getty

Nicole, liderka C-suite, którą coachowałam w Nowym Jorku, zadzwoniła do mnie pewnego późnego popołudnia sfrustrowana i zrozpaczona. Powiedziała: „Andriana, miałam ciężki dzień, a mój zespół nie chce mnie słuchać. Kazałam im dokończyć raport do dzisiaj, ponieważ muszę go wysłać do naszego partnera wykonawczego w Londynie, a oni sprawiają wrażenie, jakby nic nie rozumieli. Sprawiają wrażenie, jakby pracowali dla innego szefa! Czy nie widzą, jak ciężko pracuję? Czuję, że jestem w tym wszystkim sama! Co powinnam zrobić?”

Frustracja Nicole jest reprezentatywna dla wielu liderów średniego i wyższego szczebla, którzy potrzebują wsparcia swojego zespołu, aby funkcjonować, rozwijać się i rozkwitać. Potrzebują, aby ich zespół współpracował, aby iść naprzód, rozwijać się i wprowadzać innowacje. Szczególnie w okresach silnego stresu komunikacja może być utrudniona, a liderzy czują, że nie są wspierani ani rozumiani. Menedżerowie zakładają, że ich ludzie powinni już wiedzieć, czego potrzebują i jak się z nimi komunikować. W związku z tym, co może zrobić lider, aby poprawić schemat komunikacji swojego zespołu?

Istnieje pięć podstawowych elementów skutecznej komunikacji organizacyjnej:

– Empatia: Przywództwo oparte na empatii pokazuje pracownikom, że ci na nich zależy. Tworzy to silne więzi międzyludzkie, ponieważ każdy stara się wczuć w sytuację drugiej osoby, zrozumieć jej uczucia, myśli i perspektywy, a następnie wykorzystać to zrozumienie do kierowania przyszłymi działaniami. Podejmuj świadome wysiłki, aby wejść w buty innych ludzi.

– Pozytywna komunikacja: Bycie pozytywnym liderem ma również zasadnicze znaczenie dla komunikacji organizacyjnej. Słowa i język, jakimi posługują się liderzy, mają kluczowe znaczenie dla stworzenia skutecznego kanału komunikacyjnego. Sformułuj swoje komunikaty w pozytywny sposób.

Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli masz pozytywne nastawienie, pracownicy będą raczej słuchać niż stawiać opór. Ponadto, ludzki mózg jest bardziej skłonny do otwarcia i bardziej zaangażowany w otrzymywanie informacji zwrotnej, gdy istnieje pozytywne wzmocnienie. Na przykład, zamiast mówić: „Nie powinieneś zajmować się wieloma zadaniami, kiedy rozmawiasz z klientem!”, zmień to na: „Upewnij się, że kiedy klient podchodzi do ciebie, uśmiechasz się i poświęcasz mu całą swoją uwagę.”

– Jasność: Kiedy lider wysyła wiadomość do swoich ludzi, wiadomość ta musi być jasna i konkretna. Lider musi mieć jasny cel, jasne kroki i przejrzystą metodologię, która jest osiągalna. Kiedy lider upoważnia pracownika do stworzenia procesu zmierzającego do osiągnięcia konkretnego celu lub wyniku, musi on ułatwić pracownikowi realizację strategii i wspierać go w tym procesie. Jasność jest tu kluczem.

– Asertywność: Asertywność to skuteczny sposób na zdobycie wiarygodności i poprawę komunikacji z ludźmi. Kiedy jesteś asertywny, wyrażasz swoje myśli i uczucia jasno i bezpośrednio, bez oceniania innych. Asertywne zachowanie jest bezpośrednie, jasne i pełne szacunku. Ważne jest, aby Twój pracownik czuł się wysłuchany i wzięty pod uwagę. Zawsze koncentruj się na zadaniach, a nie na osobowościach ludzi. Nie demonstruj bezpośredniej agresji, takiej jak gniew i defensywność, nie reaguj przesadnie i staraj się sformułować sposób postępowania. Nigdy nie obwiniaj się.

– Autorefleksja: Poświęć trzy do pięciu minut co drugi dzień na autorefleksję. Pomoże to uspokoić twój umysł i ciało, zmniejszy rozproszenie uwagi, oczyści twoją przestrzeń umysłową i pomoże ci połączyć się z twoim głębszym, pozytywnym umysłem.

– Pomyśl o czymś, co ktoś zrobił lub powiedział ostatnio, co ci pomogło lub cię uszczęśliwiło, a także o czymś, co cię zaniepokoiło lub zdenerwowało. Znajdź okazję, aby po prostu podziękować tej osobie. Jeśli coś cię zaniepokoiło, pomyśl: „Z kim powinienem porozmawiać i o czym?”

Liderzy, którzy są empatyczni, pozytywni, asertywni, komunikują się w jasny sposób i poświęcają czas na autorefleksję, mają większe szanse na stworzenie skutecznego schematu i środowiska komunikacyjnego w swojej organizacji.

Nicole w końcu była w stanie uchwycić szerszy obraz dynamiki swojego zespołu. Osiągnęła skuteczną komunikację w swoim zespole, kiedy była w stanie poszerzyć swoją perspektywę i zmienić ją w razie potrzeby. Kiedy przestała przyjmować założenia i postawiła się na miejscu innych, miała lepszy „widok z balkonu” na swój zespół i samą siebie, a także stworzyła bardziej produktywną i ludzką kulturę komunikacji.

.