The Complete Guide to Planning Your Day

Większość z nas rozumie wartość planowania i przygotowania. Mecz sportowy bez planu gry oznacza fuszerkę na boisku. Duże wydarzenie bez wszystkich szczegółów na miejscu prowadzi do chaosu.

Mimo tej wiedzy, często nie udaje nam się nadać priorytetu planowaniu tam, gdzie ma to największe znaczenie: w naszym codziennym życiu. Zaczynamy rano bez jasnego planu, który ustawia nas na porażkę.

Ustalamy cele w porządku sezonów i lat, ale to, co robimy każdego dnia – nawyki, które przyjmujemy, zadania, które wykonujemy, i rzeczy, które traktujemy priorytetowo – składają się z czasem na sukces lub porażkę. Kilka dni bez celu w każdym miesiącu może nam pomóc zresetować się i znaleźć równowagę. Ale kiedy nasze dni bez zamiaru przewyższają nasze dni z celem, w końcu brakuje nam naszych celów i zastanawiamy się, gdzie podział się cały czas.

Najlepszą obroną przed gorączkowymi, ale bezproduktywnymi dniami jest dobra ofensywa w postaci codziennego rytuału planowania. Ten artykuł poprowadzi cię przez to, jak zaplanować swoje dni, aby uzyskać spokojniejszą, bardziej skoncentrowaną produktywność, która przybliży cię do twoich celów. Podczas gdy planowanie dnia powinno zająć tylko 10-15 minut, strategie leżące u podstaw planowania dnia z intencją są warte poznania w całości.

Uczyń regularne planowanie nawykiem

James Clear, autor bestsellerowej książki Atomic Habits, uważa, że motywacja jest przereklamowana: „Przestań czekać, aż motywacja lub inspiracja cię uderzy i ustal harmonogram dla swoich nawyków”. Motywacja płynie z działania, nie odwrotnie.

Dlatego posiadanie codziennego rytuału planowania jest tak ważne. W niektóre poranki czujemy się zmotywowani, aby wykorzystać dzień i stworzyć listę rzeczy do zrobienia, która odzwierciedla nasze wielkie ambicje. Ale te dni są wyjątkiem. Musimy załatwiać sprawy nawet wtedy, gdy budzimy się zmęczeni i pozbawieni energii, z chęcią wracamy do łóżka lub tęsknimy za piątkiem o 17:00. Są to dni, w których najważniejsze jest, aby podejść do dnia z planem.

Zacznij od ustawienia alarmu dla codziennej sesji planowania w tym samym czasie każdego dnia – albo podczas rytuału zamykania pracy, albo z samego rana. Aby ułatwić budowanie nawyku, połącz nową sesję codziennego planowania z istniejącym nawykiem, takim jak picie porannej kawy lub słuchanie muzyki.

Użyj aplikacji do tworzenia list rzeczy do zrobienia, takiej jak Todoist, aby ustawić powtarzające się zadanie do zaplanowania dnia, lub po prostu ustaw alarm w telefonie.

Nawyki łatwiej się buduje, gdy od razu widzimy rezultaty naszego poświęcenia. Na szczęście planowanie dnia jest nawykiem, który opłaca się natychmiast. Poczujesz się bardziej zorganizowany, skupiony i zmotywowany, mając plan na nadchodzące godziny. Z czasem, planowanie dnia stanie się drugą naturą.

Buduj swoją listę rzeczy do zrobienia wokół swoich celów

Wykształcenie nawyku codziennego planowania to jedno. Zapewnienie, że twój plan jest rzeczywiście inching ci w kierunku większych celów jest inny. Wykorzystaj codzienną sesję planowania, aby upewnić się, że Twoje codzienne zadania są zgodne z Twoimi długoterminowymi celami. Oto kilka kroków, które cię do tego doprowadzą:

Krok pierwszy: Rozbij swoje duże cele

Podziel swoje cele na codzienne zadania. Na przykład, nie możesz dodać do swojej codziennej listy rzeczy do zrobienia „Poprawić formę”, ale możesz dodać zadania takie jak „Spędzić 30 minut na moim Peletonie” lub „Pójść na wieczorny spacer”. Przeglądaj swoje cele osobiste i zawodowe, kiedy siadasz do planowania dnia i dodawaj zadania, które przybliżają Cię do obu tych celów.

Jeśli masz problemy z tworzeniem realistycznych codziennych list rzeczy do zrobienia, które odzwierciedlają wszystkie Twoje cele, być może masz ich zbyt wiele. Przeciążanie się jest nie tylko męczące, ale również oznacza, że nie masz szans na osiągnięcie znaczących postępów we wszystkich tych obszarach. Wypełnij listę zobowiązań, aby wyodrębnić mniejszą liczbę celów, które są dla Ciebie najważniejsze. Jako ogólna zasada, unikaj posiadania więcej niż 5 dużych celów na raz, i rozważ mieszankę celów krótkoterminowych i długoterminowych.

Krok drugi: Spójrz na swój tydzień jako całość

Planowanie swojego dnia zaczyna się od rozważenia swojego tygodnia jako całości. Prawdopodobnie masz wiele celów, szereg potencjalnych zadań, aby je zrealizować, i tylko tyle godzin w ciągu dnia. To dobrze. Niektóre cele wymagają codziennych działań, natomiast praca nad innymi kilka razy w tygodniu może nadać im impet. Może ćwiczysz w poniedziałki, środy i piątki. W niektóre dni, możesz chcieć podzielić zadania i skupić się tylko na zadaniach związanych z jednym konkretnym celem zawodowym. Alternatywnie, możesz ułożyć swoje osobiste zadania celowe w weekend. Poświęć trochę czasu w niedzielę wieczorem lub w poniedziałek rano, aby powiększyć i lekko naszkicować swój tydzień, abyś wiedział, na których celach się skupisz i w które dni. Zachowaj szczegóły dla swoich codziennych sesji planowania.

Krok trzeci: Dodaj swoje zadania have-to-do jako ostatnie

To jest krok, od którego większość ludzi zaczyna planowanie swojego dnia. Zaczynają od umówionych spotkań, obowiązkowych spotkań, pilnych terminów, a następnie próbują dopasować do nich zadania zorientowane na cel. Zamiast tego, rozważ zachowanie tego kroku na koniec. W ten sposób, jesteś zmuszony do dopasowania swoich zadań have-to-do wokół swoich zadań docelowych, a nie na odwrót.

W idealnym świecie, skupilibyśmy się tylko na codziennych zadaniach, które poruszają nas w kierunku naszych długoterminowych celów. W rzeczywistości mamy zobowiązania i obowiązki, które musimy wypełnić – niektóre z nich mają niewielki wpływ na nasz rozwój osobisty lub zawodowy. Wyeliminuj te zobowiązania i obowiązki tak bardzo, jak to możliwe: przewartościuj powtarzające się spotkania, rozważ delegowanie obowiązków i opanuj umiejętność mówienia „nie”. Jednak dobrze jest mieć na swojej liście rzeczy do zrobienia, które po prostu muszą zostać zrobione. Upewnij się tylko, że nie zajmują one zbyt wiele twojego czasu i energii.

Miej jeden codzienny priorytet

Wielu z nas zaczyna nasze poranki od dziesiątek rzeczy, które musimy zrobić, tylko po to, aby pod koniec dnia zdać sobie sprawę, że nie skreśliliśmy żadnej z nich z naszej listy. Jasne, mamy rzeczy zrobione, ale żadna z tych rzeczy, które zaplanowaliśmy. Kontrintuicyjne rozwiązanie, jak zrobić więcej? Wybierz tylko jedno duże zadanie na dzień.

Możesz myśleć: „Jak mogę osiągnąć wszystkie moje cele, jeśli skupiam się tylko na jednym zadaniu dziennie?”. W książce Make Time: How to Focus on What Matters Every Day, Jake Knapp i John Zeratsky omawiają podstępne zjawisko zajętości bez produktywności. W przerwach między spotkaniami i doraźnymi prośbami możemy mieć wrażenie, że jesteśmy na bieżni, z której nie możemy zejść.

Jako balsam przeciwko gorączkowym dniom, które mijają bez postępu, wprowadzają koncepcję „Highlight”:

„Pierwszym krokiem… jest podjęcie decyzji, na co chcesz znaleźć czas. Każdego dnia wybierzesz jedną czynność, której nadasz priorytet i którą będziesz mógł chronić w swoim kalendarzu.”

Jeśli masz trudności z wyborem najważniejszego priorytetu na dany dzień, Knapp i Zeratsky proponują następującą prostą heurystykę:

„Rozpocznij każdy dzień od zastanowienia się nad tym, co masz nadzieję będzie jasnym punktem. Jeśli pod koniec dnia ktoś zapyta Cię: „Co było najważniejszym wydarzeniem Twojego dnia?”, co chcesz, aby znalazło się w Twojej odpowiedzi? Kiedy spojrzysz wstecz na swój dzień, jaką czynność, osiągnięcie lub moment chcesz zapamiętać? To jest twój Highlight.”

Jeśli jesteśmy szczerzy, kończąc dzień z co najmniej jednym dużym zadaniem z drogi jest znaczna poprawa nad tym, co wielu z nas robi teraz. W dłuższej skali czasowej, ukończenie 5-7 dużych rzeczy w tygodniu jest znaczące. Czy to oznacza, że będziesz realizował tylko jedno zadanie dziennie? Ogólnie rzecz biorąc, nie. Jednakże, wybór i ukończenie jednego znaczącego zadania wypełnia nas poczuciem spełnienia, które tworzy momentum do zajęcia się innymi zadaniami również.

Użyj menedżera zadań, takiego jak Todoist, aby zaznaczyć Najwyższe Światło na dzień jako wysoki priorytet i przenieść je na szczyt listy.

Alternatywnie, jeśli wybierasz produktywność pióra i papieru, po prostu rozgwiazdkuj, podświetl lub podkreśl najważniejsze zadanie na liście rzeczy do zrobienia w swoim notatniku lub planerze dziennym.

Niezależnie od narzędzi, których używasz, spraw, aby ekstremalna priorytetyzacja stała się kluczową częścią tego, jak planujesz swój dzień.

Planuj swój dzień za pomocą metody produktywności

Metoda produktywności to zarówno skuteczny sposób na załatwianie spraw, jak i strategia planowania dnia.

Poniżej przedstawiamy kilka popularnych metod produktywności, które możesz wybrać, aby uporać się ze swoimi zadaniami i jak wykorzystać je do codziennego planowania. Znajdź metodę produktywności, która działa dla ciebie – nawet jeśli oznacza to zmianę istniejącej lub stworzenie nowej od podstaw. Oto kilka popularnych metod codziennego planowania, od których warto zacząć:

Zjedz żabę

Metoda produktywności Zjedz żabę wymaga od Ciebie określenia jednego ważnego zadania na dany dzień i wykonania go w pierwszej kolejności. Jest to świetna metoda, aby wcześnie wprowadzić swoje podkreślenie w czyn. Czasem jest to zadanie, którego najbardziej chcemy uniknąć (stąd jedzenie żaby). Może to być zadanie, które wydaje nam się zbyt duże, aby się nim zająć lub takie, które sprawia, że czujemy się niekomfortowo. Zaatakuj je od razu, zanim będziesz miał szansę na prokrastynację.

Podczas codziennej sesji planowania umieść swoje zadanie „żaby” na szczycie listy rzeczy do zrobienia i przypisz mu czas. Następnie umieść inne zadania poniżej.

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro jest najlepsza dla ludzi, którzy lubią pracować w krótkich, skoncentrowanych sprintach z częstymi przerwami. Metoda ta została opracowana w późnych latach 80. przez Francesco Cirillo, wówczas zmagającego się z problemami studenta, który zobowiązał się do poświęcenia zaledwie 10 minut na skoncentrowaną naukę przy użyciu kuchennego czasomierza w kształcie pomidora (po włosku pomodoro). Metoda ta obejmuje następujące kroki:

1. Zdobądź czasomierz.
2. Ustaw czasomierz na 25 minut i skup się na jednym zadaniu, dopóki czasomierz nie zadzwoni.
3. Gdy sesja się skończy, zaznacz jedno pomodoro i zapisz, co ukończyłeś.
4. Zrób sobie pięciominutową przerwę.
5. Po czterech przerwach, czyli „pomodoro”, zrób sobie dłuższą, 20- do 30-minutową przerwę.

Aby zaplanować dzień z techniką Pomodoro, oszacuj, ile pomodoro (25-minutowych sesji roboczych) będziesz potrzebować, aby wykonać każde zadanie z listy. Zapisz tę liczbę przed każdym zadaniem za pomocą emoji pomidora lub po prostu samą liczbę w nawiasie. Ta metoda zmusza Cię do zastanowienia się, ile czasu zajmie Ci praca i odpowiedniego planowania. Możesz zdecydować się na stosowanie pomodoro przez cały dzień lub po prostu użyć tej metody do swojego najważniejszego zadania.

Blokowanie czasu

W metodzie blokowania czasu podziel swój dzień na wyraźne bloki czasu. Może to być tak specyficzne jak 9:30-11:30 lub po prostu „Poranek” w zależności od tego, jak długo dane zadanie może trwać. Następnie pracuj bez rozpraszania uwagi i poświęć każdy blok czasu na wykonanie tylko określonego zadania lub zestawu zadań.

Jak technika Pomodoro, ta metoda pomoże ci oszacować i zrozumieć, jak długo twoje zadania do zrobienia zajmują. Upewnij się, że uwzględnia bloki na takie rzeczy jak lunch, przerwy i dojazdy, aby uzyskać największą dokładność. Często zadanie zajmie więcej lub mniej czasu niż przewidujesz. To nic nie szkodzi. Wprowadzaj szybkie modyfikacje do swojej listy w miarę upływu dnia. Z czasem będziesz lepiej rozumiał, ile czasu zajmują zadania. W międzyczasie dobrą zasadą jest podwajanie czasu, który według Ciebie coś zajmie.

Matryca Eisenhowera

Metoda produktywności Matrycy Eisenhowera zmusza Cię do rozważenia pilności i ważności każdego zadania, zamiast robienia tylko tego, co jest najpilniejsze – bez względu na to, czy jest kluczowe, czy nie. Metoda ta dzieli zadania na cztery kwadranty i nakazuje, jak powinniśmy postępować z zadaniami, które mieszczą się w każdym z nich:

• „Pilne i ważne” zadania powinny być wykonane natychmiast
• „Nie pilne i ważne” zadania powinny być zaplanowane na Twojej liście rzeczy do zrobienia lub w kalendarzu

.do zrobienia lub w kalendarzu

• „Pilne i nieważne” zadania należy oddelegować komuś innemu
• „Niepilne i nieważne zadania” należy usunąć

Na początek sporządź swoją regularną listę rzeczy do zrobienia, zawierającą wszystkie zadania na dany dzień. Następnie posortuj je w cztery kategorie „Pilne i ważne”, „Niepilne i ważne”, „Pilne i nieważne” oraz „Niepilne i nieważne”. Kiedy już masz te kategorie, działaj na swojej liście rzeczy do zrobienia odpowiednio: rób, planuj, deleguj i usuwaj zadania z listy rzeczy do zrobienia, jak planujesz swój dzień.

Z czasem ten proces stanie się drugą naturą i będziesz naturalnie sporządzał pojedynczą listę rzeczy do zrobienia z tylko „Pilnymi i ważnymi” i „Niepilnymi i ważnymi” zadaniami na swojej liście.

Wybierz narzędzie do planowania

Zdecydowałeś już o podejściu do codziennego planowania – teraz czas wybrać narzędzia. Od oprogramowania zwiększającego produktywność po papier i długopis, oto niektóre z najpopularniejszych opcji:

Aplikacja do tworzenia listy rzeczy do zrobienia

Cyfrowy menedżer zadań to świetny wybór dla tych, którzy są obeznani z technologią i przyzwyczajeni do sięgania po telefon lub tablet zamiast notatnika. Aplikacje z listą rzeczy do zrobienia mają tę zaletę, że trzymają wszystko w jednym miejscu i są dostępne z każdego miejsca. Możesz bezproblemowo przenosić zadania z dnia na dzień, gdy zmieniają się Twoje plany, organizować odpowiednie dokumenty i łącza obok zadań oraz mieć automatyczny, przeszukiwalny zapis wszystkiego, co zrobiłeś.

Polecamy Todoist, naszą wieloplatformową aplikację osobistej listy rzeczy do zrobienia, która jest dostępna na większości urządzeń. Aplikacja zawiera wiele funkcji, takich jak przypomnienia, etykiety, filtry, komentarze i przesyłanie plików, które ułatwiają planowanie dnia.

Lista cyfrowa

Jeśli nie masz ochoty na pełnoprawnego menedżera zadań, ale nadal chcesz mieć rozwiązanie cyfrowe, rozważ mniej wyspecjalizowane narzędzia, których prawdopodobnie już używasz na co dzień w pracy i w domu.

• Aplikacja do notatek lub edytora tekstu. Skorzystaj z prostej aplikacji do notatek, takiej jak Bear (tylko dla systemów iOS i MacOS), Apple Notes lub Google Keep, aby prowadzić bieżącą listę zadań na dany dzień. Po prostu zaznaczaj pozycje za pomocą pól wyboru lub formatowania przekreślenia. Aby uzyskać bardziej rozbudowaną aplikację do robienia notatek, rozważ Dokumenty Google lub Microsoft Word, które zapewniają większą elastyczność i opcje dostosowywania.

• Arkusze Google lub Excel. Zaplanuj swój dzień w arkuszu kalkulacyjnym. To może pomóc Ci dodać więcej kontekstu i notatek do konkretnych komórek. Metody takie jak blokowanie czasu również sprzyjają pracy w cyfrowej siatce.

Cyfrowy kalendarz

Wiele osób decyduje się na narzędzie do codziennego planowania, którego już używają — kalendarz. Kalendarz Apple, Kalendarz Google, Fantastical i Woven to popularne aplikacje kalendarzy, których możesz używać do planowania dnia i dodawania zadań obok terminów, spotkań i wydarzeń. Jest to również świetne narzędzie do stosowania w połączeniu z metodami produktywności, takimi jak blokowanie czasu. Dodatkowo, cyfrowe kalendarze mają tę zaletę, że są dostępne w podróży, zarówno w sieci, jak i na urządzeniach mobilnych.

Papierowy planer

Dla osób wrażliwych na dotyk, papier i pióro jest najlepszym sposobem na zaplanowanie dnia. Może to przybrać dowolną liczbę form, w tym notesy, agendy lub specjalistyczne planery. Ostrzegamy tylko przed karteczkami post-it lub luźnym papierem. Choć proste i niechlujne, skrawki papieru nie pozwolą ci spojrzeć wstecz na stare zadania i zastanowić się nad skutecznością twojego codziennego planowania.

• Notebook – Prosty lined lub unlined notebook zrobi sztuczkę dla prostego pióra i papieru systemu planowania. Użyj nowej strony na każdy dzień i zaznacz datę na górze. Spróbuj gridded notes, które mogą pomóc w tworzeniu podziałów w razie potrzeby.
• Dzienne Agendy lub Planery – Agendy lub planery to notatniki z miejscem na planowanie każdego dnia roku od 1 stycznia do 31 grudnia. To zapewnia dedykowaną przestrzeń dla dziennego planowania i możliwość cofnięcia się do poprzednich i nadchodzących wpisów z większą łatwością.
• Specjalistyczne planery – Widzimy wzrost specjalistycznych planerów lub systemów planowania papieru i pióra, takich jak Passion Planner lub Bullet Journal. Te systemy są często skomplikowane, ale mogą być potężnymi systemami dla oddanych praktyków.

Hybryda cyfrowo-papierowa

Jeśli chodzi o codzienne planowanie, nie musisz wybierać pióra i papieru lub narzędzi cyfrowych — możesz używać obu lub dowolnej kombinacji wymienionych metod. Oto kilka różnych sposobów, w jakie możesz wykorzystać system hybrydowy:

• Podział osobisty i zawodowy. Użyj cyfrowego systemu do zadań zawodowych i planisty do zadań osobistych. To może być pomocna metoda, jeśli poświęcasz godziny pracy na dążenie do osiągnięcia celów zawodowych, a wieczory poświęcasz na zadania osobiste i rozwój osobisty. W tym samym duchu, można użyć menedżera zadań w ciągu tygodnia i dziennik na weekendy.
• Papier pierwszy, cyfrowy drugi. Możesz cieszyć się taktycznym aspektem planowania dnia na papierze, ale doceniasz możliwość wyszukiwania i trwałość narzędzi cyfrowych. Zaplanuj swój dzień używając terminarza lub dziennego planera, ale znajdź czas na koniec każdego dnia, aby przenieść swoje to-do i postępy do cyfrowego menedżera zadań dla łatwego odniesienia. Jest to również świetna metoda, jeśli zdecydujesz się na papierowe notatki, aby uniknąć rozproszenia uwagi. Na przykład, możesz przynieść notatnik na spotkanie i wyjść z punktami działań i prośbami, które zapisałeś w notatniku. Możesz następnie przenieść te pozycje na swoją cyfrową listę rzeczy do zrobienia, dodając terminy i poziomy priorytetów, aby nie wypadły przez pęknięcia.
• Myślenie piórem i papierem, wykonanie cyfrowe. Niektórzy uważają, że są bardziej kreatywni i lepiej im się myśli, gdy mają czystą kartkę i długopis w ręku. Wyciągnij swoje plany na dzień na papierze z wszelkimi dodatkowymi notatkami i myślami, które możesz mieć. Następnie, przenieś je do swojej cyfrowej listy rzeczy do zrobienia, aby twoje zadania były bardziej actionable.

Jak trzymać się swojego planu dziennego & course-correct when needed

Nawet z solidnym planem i najlepszymi intencjami, trudno jest wykonać wszystkie nasze to-dos na dzień. Nieuchronnie znajdujemy się poza zadaniem, zwabieni rozproszeniem uwagi, takim jak memy na Twitterze czy zakupy online. Zadania ad hoc, przydzielane przez naszych menedżerów lub delegowane od kolegów z zespołu, mogą przerwać nasze skupienie i zmusić nas do skoncentrowania się na nieplanowanych rzeczach.

Niestety, te przerwy mogą przekształcić się w bezproduktywne dni i nieefektywne tygodnie. Decydujemy, że codzienne planowanie nie działa i nie ma sensu podchodzić do naszych dni z zamiarem. To nie może być dalsze od prawdy!

Tak, nasze dni nigdy nie pójdą dokładnie tak jak zaplanowaliśmy, ale to nie znaczy, że nie warto ich planować. Oto kilka strategii, niektóre prosto od ekspertów w dziedzinie produktywności, jak trzymać się swojego planu dnia i korygować kurs, gdy sprawy przybierają zły obrót.

Eliminuj rozproszenia

Zachowaj koncentrację, eliminując typowe rozproszenia, które odciągają cię od twoich celów na dany dzień – zwłaszcza jeśli większość pracy wykonujesz przy komputerze. Jeśli to możliwe, pracuj z zamkniętą większością programów na pulpicie, z minimalną liczbą otwartych kart, z wyciszonym telefonem i wyłączonymi powiadomieniami.

Jeśli wezwanie do przewijania mediów społecznościowych jest zbyt silne, użyj blokera witryn, takiego jak Self Control lub Freedom, aby uniemożliwić dostęp do rozpraszających witryn przez wiele godzin na raz.

Śledź swój czas

Tak jak śledzenie budżetu może naturalnie pomóc Ci wydawać mniej, śledzenie czasu może pomóc Ci wykorzystać go bardziej efektywnie. Skorzystaj z aplikacji do automatycznego śledzenia, takiej jak Rescue Time, która zbiera informacje o wykorzystaniu na komputerze stacjonarnym i urządzeniach mobilnych oraz sortuje Twój czas online na „produktywny”, „neutralny” i „rozpraszający”. Możesz ustawić dzienne cele produktywności i sprawdzać przez cały dzień, czy zbliżasz się do celu, czy też nie.

Spróbuj godzinnych check-inów

Zastosuj mindfulness do produktywności, regularnie sprawdzając, czy poruszasz się w ciągu dnia w skupieniu.

Peter Bergman, trener kadry kierowniczej i autor bestsellerowej książki „18 minut”, sugeruje ustawienie regularnego timera, aby się skupić:

„Ustaw zegarek, telefon lub komputer tak, aby dzwonił co godzinę. Kiedy zadzwoni, weź głęboki oddech, spójrz na swoją listę i zadaj sobie pytanie, czy spędziłeś ostatnią godzinę produktywnie. Następnie spójrz na swój kalendarz i świadomie powróć do tego, jak zamierzasz wykorzystać następną godzinę. Zarządzaj swoim dniem godzina po godzinie. Nie pozwól, aby godziny zarządzały tobą.”

Dostosuj swój plan

Czasami pojawiają się nieoczekiwane zadania, których nie możemy zignorować. To jest w porządku. Problem pojawia się, gdy próbujemy podjąć się tej nieoczekiwanej pracy, nie wracając do skorygowania naszych początkowych planów. Zamiast tego spraw, aby nieplanowane zadania stały się częścią nowego planu. Kiedy musisz przejść do zadania spoza książki, poświęć kilka minut na ponowne dostosowanie swojego planu dnia: przełóż zadania na późniejszy termin lub przenieś je na jutro. Następnie pracuj zgodnie z nowym planem.

Cal Newport, profesor informatyki na Uniwersytecie Georgetown i autor bestsellera Deep Work, dzieli się swoim podejściem do ponownego dostosowywania planu dnia za pomocą metody blokowania czasu przy użyciu długopisu i papieru:

„Zostawiam trochę dodatkowego miejsca obok moich bloków czasowych. Pozwala mi to na wprowadzanie poprawek w razie potrzeby, jeśli dzień rozwinie się w nieoczekiwany sposób.”

Dojdź do „Listy rzeczy do zrobienia zero”

W większości dni nie skończysz wszystkiego na swojej liście. Jednakże, dostać się do „To-do List Zero” w każdym razie. Amir Salihefendić, założyciel i dyrektor generalny Doist, dzieli się swoją osobistą metodą produktywności, Systemist, w tym „To-do List Zero”, koncepcją zainspirowaną przez Inbox Zero:

„Pod koniec dnia chcę mieć zero zadań na mojej dzisiejszej liście. Prawda jest taka, że w większość dni nie realizuję wszystkiego z mojej dzisiejszej listy i odkładam rzeczy na później. To nie jest negatywna rzecz. Postrzegam to jako okazję do zrobienia bilansu sytuacji, w której się znajduję, ponownej oceny moich zadań i ponownego ich zaplanowania.”

Kończąc wieczór z czystym kontem, możemy uniknąć zakopania się w zaległych zadaniach i zająć się jutrem z nową energią.

Refleksja regularnie

Uczyniłeś planowanie dnia nawykiem, przełożyłeś swoje długoterminowe cele na zadania, które można zrealizować, wybrałeś metodę produktywności i wybrałeś swoje narzędzie. Jesteś przygotowany na bardziej produktywne dni, które składają się na bardziej znaczące tygodnie, miesiące i lata.

Nie pozwól jednak, aby Twój proces działał na autopilocie. Poświęć trochę czasu na regularne rozważanie, czy twoje podejście do codziennego planowania pomaga ci osiągnąć więcej. Wygospodaruj czas co jakiś czas, być może podczas cotygodniowego przeglądu, aby rozważyć, czy twój proces planowania działa, czy też mógłby zostać poprawiony, a nawet przerobiony tak, aby był bardziej efektywny.

Rozważ te pytania:

• Czy moje dni są spokojne i celowe, czy stresujące i przypadkowe?
• Czy wykonałem wszystkie moje sesje codziennego planowania, czy też niektóre pominąłem?
• Czy czuję się spełniony pod koniec większości dni?
• Czy moje priorytetowe dni są uwzględniane?
• Czy jestem na dobrej drodze do osiągnięcia moich długoterminowych celów?
• Ten dzień był szczególnie produktywny – dlaczego?
• Nie osiągnąłem nic istotnego w tym dniu – dlaczego?

Będąc szczerym w kwestii tego, jak przebiegały nasze dni i jak radzimy sobie z naszymi dużymi celami, możemy dostroić nasze codzienne planowanie, aby uzyskać lepsze wyniki. Hektyczne dni mogą znaczyć, że musimy ustalić priorytety bardziej efektywnie lub znaleźć sposób na delegowanie pracy. Brak codziennych sesji planowania może oznaczać, że są one zbyt długie i przydałoby się ich usprawnienie. Jeśli nie podążamy w kierunku naszych celów, może to oznaczać, że mamy ich zbyt wiele lub nie dodajemy ich do naszych dni z odpowiednią częstotliwością lub intencją. Może po prostu lubimy pióro i papier, podczas gdy zmusiliśmy się do wypróbowania nowej, błyszczącej aplikacji. Niezależnie od problemu, pracuj nad jego rozwiązaniem poprzez modyfikację procesu codziennego planowania.

Nierzadko trzeba eksperymentować i wypróbować kilka iteracji codziennego planowania, zanim wylądujemy na metodzie, która faktycznie prowadzi do zrobienia więcej.

Podczas planowania dnia, dąż do spójności i elastyczności ponad perfekcją. Chociaż przedstawiliśmy wskazówki i taktyki dotyczące efektywnego planowania dnia, nie istnieje rozwiązanie typu „srebrna kula”. Zamiast tego, czujemy się najbardziej gotowi do ataku na nasz dzień, kiedy pojawiamy się w nim konsekwentnie. Produktywne dni mają to do siebie, że zamieniają się w produktywne tygodnie, miesiące i lata. Kiedy dzień po dniu, z premedytacją i skupieniem zabieramy się za nasze zadania, nie ma żadnych ograniczeń co do tego, co możesz osiągnąć.