Kwestionowanie błędnej opłaty i zgłaszanie fałszywej opłaty wymagają różnych działań ze strony posiadacza karty.
Oto rozróżnienie pomiędzy tymi dwoma rodzajami opłat:
Błędna opłata: Obciążenie PCard od sprzedawcy, które nie jest wynikiem oszustwa, ale które musi zostać zakwestionowane; przykłady obejmują
- opłata za przedmiot, którego nigdy nie otrzymano
- opłata za zwrócony przedmiot
- opłata zawierająca podatek od sprzedaży
- opłata omyłkowo umieszczona na koncie przez sprzedawcę
Jeśli posiadacze kart zauważą jakiekolwiek różnice pomiędzy wyciągiem a ich paragonami, lub jeśli istnieją jakiekolwiek pozycje na wyciągu, które wydają się być nieprawidłowe, powinni najpierw spróbować rozwiązać te problemy bezpośrednio z handlowcem/dostawcą.
Jeśli sprawa nie może być rozwiązana bezpośrednio z dostawcą, posiadacze kart powinni skontaktować się z Działem Obsługi Klienta Citi pod numerem 1-800-248-4553 (dzwoniąc spoza Stanów Zjednoczonych, należy wybrać numer 1-904-954-7314), który prześle faksem lub pocztą amerykańską wstępnie wypełniony formularz sporu, zawierający powód sporu oraz kopię wyciągu, na którym zaznaczono błąd. Formularz ten należy podpisać i odesłać faksem lub pocztą amerykańską wraz z wszelką dodatkową dokumentacją (np. kopią potwierdzenia uznania rachunku) do Biura Obsługi Klienta Citibank.
Citibank nie może przyjąć formularzy sporów bez podpisu posiadacza karty, ponieważ mogą one być wykorzystane jako dokumenty prawne i Citibank musi porównać podpis na formularzu sporu z podpisem, który może złożyć sprzedawca.
W przypadku sporu zgłoszonego z USA, termin na powiadomienie Citi o sporze wynosi 60 dni od daty wyciągu, na którym po raz pierwszy pojawiło się obciążenie.
Obciążenie nieuczciwe: Obciążenie PCard, które nie zostało dokonane przez posiadacza karty, czasami od nieznanego sprzedawcy, zwykle jest wynikiem
- kradzieży fizycznej karty PCard
- utraty fizycznej karty PCard
- kradzieży numeru konta PCard
Osoby posiadające kartę, które zidentyfikują potencjalne oszukańcze transakcje na wyciągu z konta, powinny niezwłocznie powiadomić Dział Obsługi Klienta Citibank pod numerem 1-800-248-4553 (w przypadku połączeń spoza USA należy zadzwonić pod numer 1-904-954-7314).W porozumieniu z posiadaczem karty natychmiast zablokują lub unieważnią kartę. Następnie konto zostanie przekazane pracownikowi Departamentu Oszustw Citibank, który wspólnie z posiadaczem karty dokona przeglądu transakcji i przeprowadzi dochodzenie w sprawie podejrzanej aktywności. Posiadacze kart mogą zostać poproszeni o wypełnienie oświadczenia, w którym wyszczególnią wszystkie oszukańcze transakcje.
Należy doradzić posiadaczom kart, aby zgłosili zagubienie lub kradzież karty lub zgłosili podejrzenie oszustwa na swoim koncie, gdy tylko dowiedzą się o zaistniałej sytuacji. To natychmiastowe działanie ze strony posiadacza karty może pomóc przyspieszyć dochodzenie w sprawie oszustwa, ograniczyć nieautoryzowaną działalność i zmniejszyć odpowiedzialność, jaką może ponosić Twoja firma.
Karta Zakupowa Używana Omyłkowo przez Posiadacza Karty
Jeśli posiadacz karty używa Karty Zakupowej omyłkowo – na przykład, dokonuje osobistego zakupu myśląc, że użył osobistej karty kredytowej – posiadacz karty musi natychmiast skontaktować się ze swoim lokalnym administratorem Karty Zakupowej. W niektórych przypadkach, sprzedawca może być w stanie uznać kartę zakupową na kwotę, która została omyłkowo pobrana i zaakceptować w zamian osobistą kartę kredytową. Jeśli nie jest to możliwe, posiadacz karty musi wypisać czek na pełną kwotę obciążenia, płatny na rzecz Uniwersytetu Harvarda. Posiadacz karty w takiej sytuacji musi skontaktować się ze swoim lokalnym administratorem w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat procesu sprawdzania. Wszystkie błędnie dokonane obciążenia muszą zawierać szczegółowe wyjaśnienie w systemie rozliczeniowym, a kopie dokumentacji potwierdzającej, że Uniwersytet otrzymał zwrot pełnej kwoty, muszą być przechowywane lokalnie na wypadek audytu.