July 25th, 2020

  • Human Resources
  • Employee Relations
  • Tools and Samples
  • Plik personalny zawiera wszystkie ważne informacje na temat historii pracownika w organizacji, takich jak ich oceny, kwalifikacje, podwyżki, awanse, i wszelkie rozprawy dyscyplinarne mogli uczestniczyć.

    Jest to niezbędne, obowiązkowe w niektórych stanach, dla firmy, aby zachować i utrzymać akta osobowe dla wszystkich pracowników w przypadku pozwu jest wniesiona przeciwko nim przez niezadowolonego lub byłego pracownika.

    Oferta specjalna

    Wysyłanie ofert pracy do 100 + job boards z jednego przedłożenia

    Post Jobs for FREE Całkowicie bezpłatna próba, nie wymaga karty. Dotrzyj do ponad 150 milionów kandydatów.

    Personnel File Checklist

    Podstawowe informacje o pracowniku:

    • Nazwisko, adres, numer telefonu.
    • Dane kontaktowe w nagłych wypadkach.

    Historia zatrudnienia:

    • Podanie o pracę i/lub życiorys.
    • Pismo z ofertą pracy.
    • Opis stanowiska.
    • Weryfikacja wykształcenia (w stosownych przypadkach).
    • Wykazy wykształcenia (w stosownych przypadkach).
    • Referencje.
    • Sprawdzenie przeszłości.
    • Wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem.
    • Dokumenty dotyczące zwolnień lekarskich, urlopów i urlopów/roboczych.

    Rozwój wydajności pracownika:

    • Oceny pracownika.
    • Dzienniki obecności.
    • Cele wydajności.
    • Plan poprawy wydajności (jeśli dotyczy).
    • Wnioski o szkolenie, przeniesienie i wewnętrzne podania o pracę.
    • Dokumentacja szkoleń i rozwoju zawodowego.
    • Uznanie pracownika, w tym nagrody i listy wydajności.
    • Pisemne ostrzeżenia i/lub przesłuchania dyscyplinarne.

    Dokumentacja prawna:

    • Formularze podatkoweIRS (W-4, I-9).
    • Informacje o płacach i wynagrodzeniach.
    • Umowa o pracę.
    • Zasiłki dla pracowników.

    Dokumentacja dotycząca rozwiązania stosunku pracy:

    • Pismo o wyznaczeniu.
    • Pismo o rozwiązaniu stosunku pracy (jeśli dotyczy).
    • Dokumentacja dotycząca rozmowy kwalifikacyjnej.
    • Dokumenty dotyczące bezrobocia i ubezpieczenia.
    • Dokumenty dotyczące ostatniego wynagrodzenia (urlop, emerytura itp.)
    Lista kontrolna akt osobowych

    Pobierz bezpłatną listę kontrolną akt osobowych w formacie Word.

    Pobierz listę kontrolnąInstant download. Nie jest wymagany e-mail.

    FAQs:

    Czy pracownicy mają prawo do wglądu w swoje akta osobowe?

    Tylko pracownicy w niektórych stanach mogą mieć dostęp do swoich akt osobowych. W niektórych stanach, pracownicy mogą wykonywać kopie pewnych dokumentów w swoich aktach osobowych bez dostępu do innych dokumentów. Pracownicy powinni zapoznać się z podręcznikiem pracownika, aby uzyskać jasność na temat polityki dostępu do akt osobowych.

    Dowiedz się więcej o aktach osobowych.

    Jakie dokumenty powinny znajdować się w aktach osobowych?

    • Podstawowe informacje o pracowniku.
    • Oceny wydajności.
    • Rejestr urlopów.
    • Rejestr podatkowy.
    • Rejestr dyscyplinarny.
    • Rejestr zakończenia pracy.

    Dowiedz się więcej o aktach osobowych.

    Jak długo należy przechowywać akta osobowe?

    Zależy to od stanu, w którym się znajdujesz i zawartości akt pracowniczych. Federalne przepisy dotyczące zatrudnienia określają, jak długo należy przechowywać teczki z aktami osobowymi, ale linia czasu wynosi zazwyczaj od jednego do czterech lat, w zależności od dokumentu. Ważne jest, aby przestrzegać tych ram czasowych, aby uniknąć grzywny.

    Dla więcej przydatnych plików do pobrania, sprawdź nasz szablon Job Posting, szablon umowy o pracę i listu weryfikacji zatrudnienia.

    Zobacz więcej szczegółów na temat plików osobowych.

    Czy akta osobowe są poufne?

    Tak, akta osobowe zawierają poufne informacje i muszą być utrzymywane w tajemnicy przez HR.

    Zobacz więcej szczegółów na temat Personnel Files.

    Czy akta osobowe pracowników mogą być przechowywane w formie elektronicznej?

    Tak. Istnieje wiele wspaniałych opcji oprogramowania plików osobowych na rynku. Wiele firm woli przechowywać swoje akta osobowe w chmurze, co eliminuje potrzebę korzystania z szafek na dokumenty i umożliwia dostęp do akt osobowych w dowolnym miejscu. Sprawdź Gusto i BambooHR.

    Zdobądź więcej informacji na temat plików personelu.

    Jak organizować pliki personelu?

    1. Organizuj pliki według nazwisk pracowników.
    2. Utwórz podfoldery dla różnych kategorii.
    3. Oznacz każdy plik papierowy lub elektroniczny wyraźnie i poprawnie.
    4. Zrób kopię zapasową plików.
    5. Przechowuj wszystkie akta osobowe w bezpieczny sposób.
    6. Zezwalaj na dostęp tylko upoważnionym osobom.

    Zobacz naszą listę kontrolną akt osobowych.

    Czy zwolniony pracownik może zażądać akt osobowych?

    W wielu stanach pracodawcy są zobowiązani przez prawo do zapewnienia obecnym i byłym pracownikom dostępu do ich akt osobowych. W niektórych stanach, pracownicy mogą robić kopie pewnych dokumentów w swoich aktach osobowych, takich jak oceny wydajności. W innych stanach, niektóre dokumenty są wyłączone z tej zasady, na przykład dokumenty dotyczące dochodzenia w sprawie karnej. Wszystkie firmy powinny przeanalizować prawo stanowe w celu określenia zakresu ograniczeń i skonsultować się z prawnikiem w przypadku otrzymania prośby o wgląd do akt osobowych od zwolnionego pracownika. Większość pracodawców posiada politykę dostępu do akt osobowych, do której pracownicy mogą się odnieść w swoich podręcznikach pracowniczych.

    Dowiedz się więcej o aktach osobowych.

    Jak powinienem przechowywać teczki akt osobowych?

    Teczki osobowe mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od wielkości firmy. Jeśli zazwyczaj organizujesz akta osobowe według nazwisk pracowników, zachowaj ten sam system przechowywania we wszystkich plikach, w tym medycznych i płacowych.

    Więcej informacji na temat akt osobowych.

    Czy akta osobowe są dokumentem publicznym?

    Teczki osobowe nie są dokumentem publicznym, ale można do nich uzyskać dostęp w pewnych okolicznościach.

    Znajdź więcej informacji na temat akt osobowych.

    .

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.