July 25th, 2020
Plik personalny zawiera wszystkie ważne informacje na temat historii pracownika w organizacji, takich jak ich oceny, kwalifikacje, podwyżki, awanse, i wszelkie rozprawy dyscyplinarne mogli uczestniczyć.
Jest to niezbędne, obowiązkowe w niektórych stanach, dla firmy, aby zachować i utrzymać akta osobowe dla wszystkich pracowników w przypadku pozwu jest wniesiona przeciwko nim przez niezadowolonego lub byłego pracownika.
Oferta specjalna
Wysyłanie ofert pracy do 100 + job boards z jednego przedłożenia
Post Jobs for FREE Całkowicie bezpłatna próba, nie wymaga karty. Dotrzyj do ponad 150 milionów kandydatów.
Personnel File Checklist
Podstawowe informacje o pracowniku:
- Nazwisko, adres, numer telefonu.
- Dane kontaktowe w nagłych wypadkach.
Historia zatrudnienia:
- Podanie o pracę i/lub życiorys.
- Pismo z ofertą pracy.
- Opis stanowiska.
- Weryfikacja wykształcenia (w stosownych przypadkach).
- Wykazy wykształcenia (w stosownych przypadkach).
- Referencje.
- Sprawdzenie przeszłości.
- Wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem.
- Dokumenty dotyczące zwolnień lekarskich, urlopów i urlopów/roboczych.
Rozwój wydajności pracownika:
- Oceny pracownika.
- Dzienniki obecności.
- Cele wydajności.
- Plan poprawy wydajności (jeśli dotyczy).
- Wnioski o szkolenie, przeniesienie i wewnętrzne podania o pracę.
- Dokumentacja szkoleń i rozwoju zawodowego.
- Uznanie pracownika, w tym nagrody i listy wydajności.
- Pisemne ostrzeżenia i/lub przesłuchania dyscyplinarne.
Dokumentacja prawna:
- Formularze podatkoweIRS (W-4, I-9).
- Informacje o płacach i wynagrodzeniach.
- Umowa o pracę.
- Zasiłki dla pracowników.
Dokumentacja dotycząca rozwiązania stosunku pracy:
- Pismo o wyznaczeniu.
- Pismo o rozwiązaniu stosunku pracy (jeśli dotyczy).
- Dokumentacja dotycząca rozmowy kwalifikacyjnej.
- Dokumenty dotyczące bezrobocia i ubezpieczenia.
- Dokumenty dotyczące ostatniego wynagrodzenia (urlop, emerytura itp.)
Lista kontrolna akt osobowych
Pobierz bezpłatną listę kontrolną akt osobowych w formacie Word.
Pobierz listę kontrolnąInstant download. Nie jest wymagany e-mail.
FAQs:
Czy pracownicy mają prawo do wglądu w swoje akta osobowe?
Tylko pracownicy w niektórych stanach mogą mieć dostęp do swoich akt osobowych. W niektórych stanach, pracownicy mogą wykonywać kopie pewnych dokumentów w swoich aktach osobowych bez dostępu do innych dokumentów. Pracownicy powinni zapoznać się z podręcznikiem pracownika, aby uzyskać jasność na temat polityki dostępu do akt osobowych.
Dowiedz się więcej o aktach osobowych.
Jakie dokumenty powinny znajdować się w aktach osobowych?
- Podstawowe informacje o pracowniku.
- Oceny wydajności.
- Rejestr urlopów.
- Rejestr podatkowy.
- Rejestr dyscyplinarny.
- Rejestr zakończenia pracy.
Dowiedz się więcej o aktach osobowych.
Jak długo należy przechowywać akta osobowe?
Zależy to od stanu, w którym się znajdujesz i zawartości akt pracowniczych. Federalne przepisy dotyczące zatrudnienia określają, jak długo należy przechowywać teczki z aktami osobowymi, ale linia czasu wynosi zazwyczaj od jednego do czterech lat, w zależności od dokumentu. Ważne jest, aby przestrzegać tych ram czasowych, aby uniknąć grzywny.
Dla więcej przydatnych plików do pobrania, sprawdź nasz szablon Job Posting, szablon umowy o pracę i listu weryfikacji zatrudnienia.
Zobacz więcej szczegółów na temat plików osobowych.
Czy akta osobowe są poufne?
Tak, akta osobowe zawierają poufne informacje i muszą być utrzymywane w tajemnicy przez HR.
Zobacz więcej szczegółów na temat Personnel Files.
Czy akta osobowe pracowników mogą być przechowywane w formie elektronicznej?
Tak. Istnieje wiele wspaniałych opcji oprogramowania plików osobowych na rynku. Wiele firm woli przechowywać swoje akta osobowe w chmurze, co eliminuje potrzebę korzystania z szafek na dokumenty i umożliwia dostęp do akt osobowych w dowolnym miejscu. Sprawdź Gusto i BambooHR.
Zdobądź więcej informacji na temat plików personelu.
Jak organizować pliki personelu?
- Organizuj pliki według nazwisk pracowników.
- Utwórz podfoldery dla różnych kategorii.
- Oznacz każdy plik papierowy lub elektroniczny wyraźnie i poprawnie.
- Zrób kopię zapasową plików.
- Przechowuj wszystkie akta osobowe w bezpieczny sposób.
- Zezwalaj na dostęp tylko upoważnionym osobom.
Zobacz naszą listę kontrolną akt osobowych.
Czy zwolniony pracownik może zażądać akt osobowych?
W wielu stanach pracodawcy są zobowiązani przez prawo do zapewnienia obecnym i byłym pracownikom dostępu do ich akt osobowych. W niektórych stanach, pracownicy mogą robić kopie pewnych dokumentów w swoich aktach osobowych, takich jak oceny wydajności. W innych stanach, niektóre dokumenty są wyłączone z tej zasady, na przykład dokumenty dotyczące dochodzenia w sprawie karnej. Wszystkie firmy powinny przeanalizować prawo stanowe w celu określenia zakresu ograniczeń i skonsultować się z prawnikiem w przypadku otrzymania prośby o wgląd do akt osobowych od zwolnionego pracownika. Większość pracodawców posiada politykę dostępu do akt osobowych, do której pracownicy mogą się odnieść w swoich podręcznikach pracowniczych.
Dowiedz się więcej o aktach osobowych.
Jak powinienem przechowywać teczki akt osobowych?
Teczki osobowe mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od wielkości firmy. Jeśli zazwyczaj organizujesz akta osobowe według nazwisk pracowników, zachowaj ten sam system przechowywania we wszystkich plikach, w tym medycznych i płacowych.
Więcej informacji na temat akt osobowych.
Czy akta osobowe są dokumentem publicznym?
Teczki osobowe nie są dokumentem publicznym, ale można do nich uzyskać dostęp w pewnych okolicznościach.
Znajdź więcej informacji na temat akt osobowych.
.