Ewoluujące technologie, postępująca globalizacja i zmieniające się normy społeczne to tylko niektóre z wyzwań stojących przed współczesnymi organizacjami. Firmy muszą albo szybko dostosowywać się do zmian, albo zostać wyprzedzone przez bardziej zwinnych konkurentów. I szczerze mówiąc, adaptacja często wymaga całkowitego przeprojektowania organizacji.
Ale jak już się domyślasz lub sam doświadczyłeś, udane przeprojektowanie organizacji jest dość poważnym przedsięwzięciem. A według badań McKinsey & Company, mniej niż 25% przeprojektowań organizacyjnych kończy się sukcesem.
Jeśli Twoja firma jest na progu takiego przedsięwzięcia, ten artykuł obejmie wszystko, co należy wiedzieć, zanim zaczniesz. Omówimy dokładnie, czym jest projektowanie organizacyjne i dlaczego jest ważne, najpopularniejsze modele i ramy oraz największe wyzwania, jakie napotkasz podczas projektowania organizacyjnego.
- Co to jest projektowanie organizacyjne?
- Dlaczego jest ważne?
- Wspólne modele projektowania organizacyjnego
- Przykłady przeprojektowania organizacji
- Wyzwania związane z projektowaniem organizacyjnym
- Narzędzia pomocne w projektowaniu organizacyjnym
Co to jest projektowanie organizacyjne?
Na najbardziej podstawowym poziomie projektowanie organizacyjne to systematyczny proces ustanawiania zasad i struktur, które prowadzą firmę lub organizację w kierunku osiągania jej celów.
Źródło
Sukcesywne projekty organizacyjne powinny zawierać te elementy:
- Strategia – Dlaczego firma istnieje i jaką ma przewagę nad konkurentami
- Struktura – Jak ludzie są zorganizowani hierarchicznie
- Systemy – Procesy składania raportów wydziałowych, nagradzania pracowników lub alokacji zasobów, Na przykład
- Procesy – Metody i technologie, których ludzie używają, aby wykonać swoją pracę
- Ludzie – Rodzaj talentów, które powinny być zatrudnione w różnych działach, aby osiągnąć cele całej firmy
- Kultura – Komunikacja, współpraca lub style zarządzania
Należy pamiętać, że nie jest to wyczerpująca lista, a będziesz poruszać różne tematy w zależności od metodologii lub modelu, który wybierze Twoja organizacja.
I, częściej niż nie, będziesz zatrudniać firmę projektową lub konsultanta, aby pomóc ustalić właściwe procesy i strukturę organizacyjną. Firmy są dobre w przyjmowaniu zasad i modeli opracowanych przez dekady badań i dostosowywaniu ich do potrzeb Twojej firmy.
Dlaczego projektowanie organizacyjne jest ważne?
Nieefektywne, nieistniejące lub przestarzałe struktury organizacyjne często prowadzą do:
- sztywnych silosów spowodowanych zbyt dużą strukturą i niewystarczającą ilością systemów lub praktyk kulturowych, aby je zrównoważyć.
- Kultura, w której ludzie nie czują się upoważnieni do przyjmowania odpowiedzialności, mają opory przed wykonywaniem zadań wykraczających poza zakres ich obowiązków lub odraczają podejmowanie decyzji z obawy przed nadepnięciem komuś na odcisk.
- Nieefektywna produkcja i nadmiarowość spowodowana źle zaprojektowanymi systemami.
- Zmniejszona satysfakcja klienta, która ma miejsce, gdy struktura organizacyjna nie uwzględnia opinii klientów jako jednego z kluczowych elementów, co prowadzi do produktów lub usług, których nikt tak naprawdę nie chce.
- Mniej dochodowy biznes, naturalny rezultat pozbawionych uprawnień pracowników, nadmiarowych wysiłków i produktów, które nie zachwycają klientów.
Ale oto dobra wiadomość. Firmy, które przemyślą i przeprojektują swoją strukturę organizacyjną, mogą zauważyć następujące korzyści na wysokim poziomie:
- Większa innowacyjność wspierana przez holistycznie zaprojektowaną strukturę organizacyjną, efektywną alokację zasobów i kulturę współpracy.
- Większa rentowność dzięki innowacjom zorientowanym na klienta w połączeniu z szybszymi cyklami produkcyjnymi.
- Szczęśliwsi i bardziej zaangażowani pracownicy, którzy rozwijają się w kulturze współpracy i czują, że ich wysiłki nie są marnowane na nieefektywne procesy.
- Jasna wizja i mapa drogowa dla przyszłości firmy, która jest rozumiana przez wszystkich na każdym poziomie organizacji.
Na szczęście czołowi badacze i eksperci opracowali kilka modeli przeprojektowania organizacyjnego, które pozwalają firmom cieszyć się tymi korzyściami.
Wspólne modele projektowania organizacji
Istnieje mnóstwo podejść do projektowania organizacji, ale jest kilka, które się wyróżniają i są przyjmowane częściej niż inne.
McKinsey’s 7S Design Model
Model 7S jest jednym z najczęściej stosowanych w projektowaniu organizacji. Został on opracowany przez Roberta H. Watermana, Jr. i Toma Petersa dla McKinsey & Company w latach 80. i skupia się na siedmiu „S” nieodłącznych dla większości organizacji:
Źródło
Ten projekt jest opisywany jako posiadający zarówno twarde, jak i miękkie elementy – czyli te, które są namacalne i te, które są bardziej niematerialne.
Model 7S próbuje również zilustrować, w jaki sposób te elementy dostosowują się do siebie i budują na sobie nawzajem. Zrozumienie, w jaki sposób poszczególne „S” oddziałują na siebie, jest kluczem do przewidywania, co się stanie w całej organizacji, gdy zostaną wprowadzone zmiany.
Ograniczeniem tego modelu jest to, że nie ma on jasnego punktu widzenia na temat tego, jak wprowadzić proponowane zmiany. Zaniedbuje również zewnętrzne dane wejściowe, takie jak zadowolenie klienta, oraz to, w jaki sposób mogą one odgrywać rolę w tym, jak firma się organizuje.
Model gwiazdy Jaya Galbraitha
Wśród najczęściej stosowanych modeli najstarszy jest model Jaya Galbraitha. Późny teoretyk organizacji opracował Model Gwiazdy w latach sześćdziesiątych i doskonalił go przez całą swoją karierę.
Źródło
Pięć komponentów Modelu Gwiazdy obejmuje wiele twardych i miękkich elementów wyszczególnionych w modelu 7S, ale z mniejszym naciskiem na kulturę firmy i większą uwagą poświęconą zachętom pracowniczym, nagrodom lub wynagrodzeniom.
Podobnie jak model 7S, Model Gwiazdy nie uwzględnia zewnętrznych wpływów i danych wejściowych. Nie bierze również pod uwagę roli wyjść i tego, jak reakcja klienta na produkt powinna wpłynąć na projekt organizacji.
Model Transformacji Centrum Projektowania Organizacyjnego
Model Transformacji to ramy stworzone i używane przez Centrum Projektowania Organizacyjnego. Skupia się on na ośmiu głównych zmiennych i stara się odnieść do ograniczeń modeli 7S i Star. Oto jak on wygląda:
Źródło
Oprócz niektórych twardych i miękkich elementów widocznych w modelach 7S i Star (strategia, systemy, struktura itp.), model ten zwraca uwagę na czynniki środowiskowe. Te dane wejściowe są rzeczy jak zmieniające się gusta klientów, nowe technologie, konkurencja, lub prawa.
Model zawiera również wyniki produkcji, takie jak metryki sprzedaży i opinie klientów. Posiadanie solidnego ujęcia bieżących wyników firmy wskazuje, co należy zmienić lub poprawić w danym momencie. To sprawia, że Model Transformacji teoretycznie lepiej nadaje się do organizacyjnej adaptacyjności.
Dekonstruując silosy i włączając informacje zwrotne od klientów w projekt organizacji, firma jest lepiej przygotowana do dostosowania się do zmieniających się gustów klientów z każdym cyklem produkcyjnym.
Obserwuj przed i po struktury organizacyjnej poniżej. Dzięki zastosowaniu Modelu Transformacji, działy sprzedaży, inżynierii i kontroli produkcji współpracują ze sobą, aby reagować na życzenia klientów. Poprzez dekonstrukcję silosów i uwzględnienie informacji zwrotnych od klientów w projekcie organizacji, firma jest lepiej przygotowana do dostosowania się do zmieniających się gustów klientów w każdym cyklu produkcyjnym.
Źródło
Powyższy przykład jest rzeczywistym projektem wdrożonym przez firmę z branży aluminiowej. Z pomocą tych zmian na wysokim poziomie firma zwiększyła sprzedaż linii produktów o 50% i podniosła marże o 25%.
Real-Word Examples of Organizational Redesigns
Strategy&’s DNA Approach
Strategy&, globalny zespół konsultingu strategicznego, kieruje projektowaniem organizacji za pomocą swojego zastrzeżonego podejścia „DNA”.
Źródło
Wiele komponentów w tym modelu jest podobnych do elementów występujących w pierwszych trzech modelach, ale mają inne nazwy. Na przykład, „Nagrody” stały się „Motywatorami”, a „Kultura” stała się „Nastawieniem umysłu”.
Inną kluczową różnicą jest to, że Strategia& uznaje, że każdy element jest częścią komplementarnej pary. Zamiast elementów „twardych” lub „miękkich”, są one postrzegane jako dwie strony tej samej monety.
Na przykład, para na górze wykresu opisuje, w jaki sposób podejmowane są decyzje. Po stronie formalnej, ustalone procesy wpływają na to, jak podejmowane są decyzje, a po stronie nieformalnej, ludzkie wartości i oczekiwania odgrywają rolę.
Punktem odniesienia dla par w podejściu DNA jest to, że aby organizacja mogła zmienić procesy podejmowania decyzji, musi rozważyć metody zmiany pisemnych zasad, jak również norm behawioralnych. Tworzy to bardziej holistyczny obraz funkcjonowania organizacji.
BCG’s Smart Design Approach
Modele 7S, Star i Transformation zakładają, że twarde i miękkie elementy organizacji napędzają wyniki. BCG, firma konsultingowa zajmująca się zarządzaniem, twierdzi, że na wyniki biznesowe wcale nie mają bezpośredniego wpływu elementy twarde i miękkie. Sprawdź, czy potrafisz dostrzec różnicę w ich modelu projektu organizacyjnego:
Źródło
Według BCG, zachowania są główną siłą każdego biznesu. Twarde i miękkie komponenty wpływają na wyniki tylko pośrednio. Model BCG skupia się na tym, jak twarde i miękkie komponenty wpływają na ludzkie zachowanie, które z kolei napędza wyniki.
Prowadząc przeprojektowanie organizacji, podejście Smart Design podejmuje trzy główne kroki:
- Ustalenie powodu reorganizacji, tj. co firma chciałaby osiągnąć w porównaniu z obecną wydajnością
- Określenie zachowań pracowników, które zlikwidują lukę między obecną a pożądaną wydajnością
- Określenie, co musi się wydarzyć, aby zachęcić do tych zachowań
PodejścieBCG obejmuje wiele opcji dotyczących sposobów zachęcania do określonych zachowań. Począwszy od struktur organizacyjnych dostosowanych do priorytetów firmy (na przykład mniejsza liczba warstw kierowniczych w celu ułatwienia szybszego podejmowania decyzji) po procesy oceny pracowników, które w mniejszym stopniu koncentrują się na przypisywaniu winy za niedociągnięcia, a w większym na nagradzaniu zachowań sprzyjających współpracy.
Wyzwania związane z projektowaniem organizacyjnym
Nawet jeśli zastosujesz którykolwiek z powyższych modeli, nadal pojawią się pewne wyzwania. Oto tylko kilka z najczęstszych wyzwań, które sprawiają, że modele i ramy przeprojektowania organizacji są mniej niż doskonałe:
Wszystkie modele wymagają pewnego stopnia dostosowania
Organizacje są złożonymi jednostkami, każda z własnymi celami, zasobami, ograniczeniami i wpływami środowiskowymi. Firmy nie tylko muszą być selektywne, jeśli chodzi o model, na którym opierają swoje przeprojektowanie, ale również muszą dokładnie przemyśleć, jak spersonalizować model, aby lepiej pasował do potrzeb ich organizacji.
To jest miejsce, w którym pojawia się firma zewnętrzna. Ekspert ds. przeprojektowania pomaga liderom firm zrozumieć najlepsze sposoby dostosowania modelu do ich sytuacji, ponieważ on lub ona prawdopodobnie widzieli, które zmiany działają, a które nie w podobnych organizacjach.
20-wieczne modele próbują rozwiązać wyzwania XXI wieku
Wiele z najbardziej akceptowanych modeli projektowania organizacyjnego pochodzi z badań przeprowadzonych w latach 60-tych, 70-tych i 80-tych. Choć z biegiem lat były one udoskonalane przez badaczy i konsultantów, wciąż są zakorzenione w pracy, która miała miejsce w innej epoce. Nietrudno sobie wyobrazić, dlaczego wyzwania stojące dziś przed firmami są pod wieloma względami bardzo różne od wyzwań sprzed 50 lat.
Organizacje zbytnio skupiają się na hierarchii w procesie projektowania
Zbyt często ludzie słyszą słowo „projektowanie organizacyjne” i zakładają, że oznacza ono tasowanie pól na schemacie organizacyjnym firmy. Podczas gdy struktura hierarchii pracowników w organizacji jest z pewnością ważna, jest to tylko jedna część projektowania organizacyjnego.
Artykuł z 2015 roku z McKinsey Quarterly podsumował to uderzającą metaforą: „Wielu liderów ma tendencję do ignorowania innych elementów struktury, procesów i ludzi, które są częścią kompletnego przeprojektowania, tym samym zmieniając układ leżaków, ale nie dostrzegając, że dobry statek Titanic może nadal tonąć.”
Jak, gdzie i kiedy ludzie pracują ewoluują
Pracownicy zdalni, konsultanci i nowe technologie komunikacyjne bez wątpienia mają wpływ na projekt organizacji. Modele projektowe powinny wykorzystywać nowe metody współpracy i pozostawiać trochę swobody na włączenie przyszłych innowacji.
Gotowy do rozpoczęcia przeprojektowania organizacji?
Przeprojektowanie organizacji jest złożone, ale nikt nie zna Twojej firmy tak dobrze, jak Twój zespół kierowniczy. Aby uzyskać wsparcie, zacznij od znalezienia zewnętrznego eksperta, który doceni Twoją wiedzę na temat organizacji i wykaże się gotowością do dostosowania ram do zewnętrznych i wewnętrznych zmian.
Przemyślane firmy, takie jak The Center for Organizational Design, Strategy& i BCG, na nowo wyobrażają sobie modele projektowania i nadają priorytet personalizacji dla swoich klientów. Nawet jeśli Twoja firma nie może współpracować z tymi konkretnymi firmami, rozważ konsultantów o podobnej filozofii innowacji i personalizacji.
In-house Org Redesign Tools
Oprogramowanie org chart firmy Pingboard pomaga łatwo zwizualizować Twoje przeprojektowanie organizacyjne. Użyj go do szkicowania wielu wersji struktury organizacyjnej, a następnie zaproś innych do współpracy lub obejrzenia proponowanych projektów. Pingboard pomoże Ci również zidentyfikować właściwych pracowników do prowadzenia nowych działów lub obsadzenia nowych ról. Z wbudowanym katalogiem pracowników Pingboard możesz znaleźć kandydatów poprzez wyszukiwanie umiejętności i doświadczenia, których potrzebujesz.
Tutaj znajduje się przykład interaktywnego schematu organizacyjnego Pingboard, który pomaga ludziom zaprojektować ich organizację:
Zbuduj swój schemat organizacyjny już dziś! Jesteśmy zawsze tutaj, jeśli potrzebujesz pomocy.
Użyj naszego oprogramowania org chart, aby przeprojektować swoją organizację już dziś, a następnie udostępnij Pingboard swoim pracownikom, aby zwiększyć zaangażowanie, przejrzystość i koleżeństwo wśród swoich pracowników. Pingboard łączy Twoją organizację z tymi narzędziami:
- Katalog pracowników z zabawnymi i wnikliwymi danymi
- Program rozpoznawania peer to peer, aby pomóc wyróżnić pracowników
- Proste narzędzie Out of Office dla zwiększonej przejrzystości wokół tego, kto kiedy i gdzie pracuje
- Kto jest kim Quiz, aby pomóc współpracownikom poznać nazwiska i role
Niezależnie od tego, jak przeprojektujesz swoją organizację, Pingboard może pomóc w komunikowaniu zmian i łączeniu pracowników. Zacznij już dziś!