Pracodawcy mają tendencję do gromadzenia wielu dokumentów dotyczących pracowników, od podań o pracę i życiorysów po formularze świadczeń, oceny wyników, dokumentację dyscyplinarną, informacje kontaktowe, a nawet dokumentację medyczną. Prawo wymaga od pracodawców zachowania poufności niektórych informacji, ale nie wszystkich. Ten artykuł wyjaśnia, które dokumenty muszą być przechowywane jako prywatne — i co zrobić, jeśli poufność twoich dokumentów została naruszona.
Reguły dotyczące informacji medycznych
Największą kategorią zapisów, które muszą być utrzymywane w tajemnicy są informacje medyczne. Ustawa Americans with Disabilities Act (ADA), Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) i Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) mają bardzo surowe zasady dotyczące tego, jak pracodawcy muszą przechowywać pewne rodzaje informacji medycznych. Ogólnym celem tych przepisów jest ochrona prywatności pracowników i uniemożliwienie menedżerom podejmowania dyskryminujących decyzji w miejscu pracy w oparciu o niepełnosprawność pracownika lub informacje genetyczne.
Według ADA, na przykład, dokumentacja medyczna i informacje muszą być przechowywane w aktach, które są oddzielone od zwykłych akt osobowych pracownika, i muszą być utrzymywane w tajemnicy (na przykład, w oddzielnej zamkniętej szafce na akta lub online za bezpieczną zaporą sieciową). Te akta mogą być przeglądane tylko przez:
- pracowników służb bezpieczeństwa i pierwszej pomocy, jeśli jest to konieczne do zapewnienia pracownikowi opieki medycznej lub opracowania procedur ewakuacyjnych
- przełożonego pracownika, jeśli niepełnosprawność pracownika wymaga ograniczenia obowiązków lub racjonalnego dostosowania
- urzędników państwowych, jeśli jest to wymagane przez prawo, oraz
- firmy ubezpieczeniowe, które wymagają badania lekarskiego.
Jeśli pracodawca (lub bardziej typowo, dział kadr) nie przestrzega tych zasad, a poufność dokumentacji medycznej pracownika jest zagrożona, pracownik może pozwać za naruszenie ADA.
Inne rodzaje dokumentacji
Bardzo niewiele zasad wymaga od pracodawców zachowania poufności innych rodzajów dokumentacji personalnej. Jednakże, mądrzy pracodawcy przestrzegają kilku zdroworozsądkowych protokołów, aby zachować prywatność dokumentacji, która może prowadzić do problemów prawnych, jeśli wpadnie w niepowołane ręce. Oto kilka przykładów:
- Formularze I-9. Na tych oficjalnych formularzach rządowych, pracodawcy muszą zweryfikować, czy pracownicy są upoważnieni do pracy w Stanach Zjednoczonych. (Aby uzyskać więcej informacji na temat formularzy I-9, zobacz Procedury weryfikacji pracodawcy dotyczące wiz pracowniczych i statusu imigracyjnego). Pracodawcy nie mogą zatrudniać pracowników, którzy nie mają pozwolenia na pracę. Jednak poza tym zakazem, pracodawcy nie mogą podejmować decyzji o pracy na podstawie pochodzenia narodowego lub statusu obywatelstwa pracownika. Ponieważ formularze I-9 mogą zawierać takie informacje, rozsądni pracodawcy nie udostępniają ich wszystkim w firmie. Im mniej osób ma dostęp do tych informacji, tym mniej osób jest w stanie dyskryminować pracownika na tej podstawie. Chociaż pracownicy nie mogą pozwać tylko dlatego, że pracodawca nie zachował poufności formularzy I-9, pracownik może pozwać za dyskryminację, jeśli taki był końcowy rezultat naruszenia.
- Dokumenty dochodzeniowe. Wielu pracodawców przechowuje akta dochodzeń w miejscu pracy (na przykład w sprawie skargi o molestowanie lub kradzież) w oddzielnych, poufnych teczkach. Nie jest to wymagane prawnie, ale pozwala uniknąć kłopotów prawnych. Na przykład, menedżer oskarżony o dyskryminację może zajrzeć do tych akt, aby sprawdzić, którzy pracownicy złożyli skargę lub byli świadkami przeciwko niemu – a następnie podjąć działania odwetowe przeciwko tym pracownikom. Albo pracownik działu kadr może przeczytać akta, a następnie poplotkować ze współpracownikami o tym, kto co powiedział o kim, co może prowadzić do roszczeń o zniesławienie przeciwko firmie.
- Rekordy z prześwietleń. Jeśli pracodawca rutynowo przeprowadza raporty kredytowe, kontrole kryminalne lub inne badania pracowników lub kandydatów, te materiały również powinny być utrzymywane w tajemnicy. Na przykład, prawo stanowe może zabraniać pracodawcy podejmowania decyzji o pracy na podstawie historii kredytowej lub aresztowania pracownika. Jeżeli menedżerowie mają dostęp do tych materiałów i wykorzystują je do podjęcia działań przeciwko pracownikowi, pracodawca może być pociągnięty do odpowiedzialności prawnej.
Jeśli twoja poufność została naruszona
Jeśli twoje prywatne informacje zostały ujawnione w miejscu pracy, twoje opcje prawne zależą od rodzaju zapisów, okoliczności naruszenia i konsekwencji dla ciebie. W wielu przypadkach, nawet jeśli jesteś zakłopotany naruszeniem, możesz nie mieć żadnych prawnych możliwości odwołania się, chyba że ktoś w pracy wykorzystał te informacje w nielegalny sposób (na przykład, jako podstawę do dyskryminacji). Doświadczony prawnik specjalizujący się w prawie pracy może pomóc Ci dowiedzieć się, czy Twoje prawa zostały naruszone i co możesz z tym zrobić.