Jako ludzie, mamy tendencję do skupiania się bardziej na rzeczach, które musimy zrobić, niż na tych, które już zrobiliśmy. Ten tak zwany „efekt Zeigarnika”, nazwany tak na cześć rosyjskiego psychologa Blumy Zeigarnika, oznacza, że nasze umysły często pływają ze wszystkimi zadaniami, obowiązkami i mentalnymi notatkami, na których naszym zdaniem powinniśmy się skupić.
Wszystkie te zadania i projekty, które wymagają zrobienia, ta mentalna lista rzeczy do zrobienia, bez jasnej hierarchii ważności może sprawić, że trudno będzie nam się skupić i faktycznie załatwić sprawy.
Jednym ze sposobów na zwalczenie całego tego Zeigarnikowego szumu jest zanotowanie wszystkiego. Zrób rzeczywistą listę rzeczy do zrobienia. Badania zostały przeprowadzone i wykazano, że sam akt notowania zadań może po prostu „uczynić cię bardziej efektywnym”.
Ale, nawet z listą rzeczy do zrobienia, zanim faktycznie coś zrobisz, konieczne jest, abyś miał jasny pomysł na swoje priorytety.
Brzmi dość prosto, prawda? Niestety, ustalenie priorytetów może być trudne. Jest to skomplikowany proces, który wymaga rozważenia kosztów w stosunku do wartości, wysiłku w stosunku do czasu, a w przypadku wielu firm, prawdopodobnie będzie obejmował wielu różnych interesariuszy.
Rozwiązaniem jest opracowanie procesu określania priorytetów.
Posiadanie jasnego procesu dla ustawiania zadań lub projektów i decydowania, które z nich powinny być priorytetowe w tej chwili, może uchronić cię przed stratą czasu na zastanawianie się nad mniej ważnymi rzeczami.
W tym artykule przyjrzymy się jednej z wielu technik porządkowania priorytetów – macierzy priorytetyzacji. Omówię podstawową ideę i przejdę przez kilka różnych podejść do budowania własnej macierzy priorytetów. Jest nawet darmowy szablon listy kontrolnej, którego możesz użyć, aby przeprowadzić Cię przez cały proces.
Koncepcja matrycy priorytetyzacji została spopularyzowana przez autorów Michaela Brassarda (The Memory Jogger 2) i Davida Allena (Getting Things Done).
Jestem pewien, że chętnie zobaczysz rzeczywisty szablon, więc oto szybki link:
Możesz kliknąć tutaj, aby uzyskać szablon macierzy priorytetyzacji.
Teraz zacznijmy od podstaw.
Co to jest macierz priorytetyzacji?
Macierz priorytetyzacji jest narzędziem analizy procesów biznesowych, często używanym wraz z innym oprogramowaniem bpm lub technikami Six Sigma do porównywania wyborów przy użyciu określonych kryteriów i ustalania priorytetów.
Macierz może być stosowana do wszystkiego, od prostych zadań po złożone projekty, przez każdego, od pojedynczych osób po duże organizacje.
Macierz priorytetyzacji zapewnia interesariuszom niezawodny proces rozwiązywania nieporozumień i decydowania o tym, na których propozycjach należy się skupić. W przypadku priorytetyzacji projektów pomagają one również wyeliminować nieszczere zachęty i ukryte agendy poprzez promowanie konsensusu.
Matryca priorytetyzacji może przybierać różne formy, w zależności od złożoności kryteriów oceny priorytetów, jak również od tego, jak te konkretne kryteria są zdefiniowane.
Na przykład, niektóre macierze są prostymi siatkami 2×2 z „kosztem” wykreślonym względem „wartości”, jak ta:
Inne, jak te używane w metodologii Six Sigma, są bardziej skomplikowane i wymagają bardziej dogłębnego podejścia do projektowania i stosowania.
Macierz priorytetyzacji dla Six Sigma
Macierz priorytetyzacji może również odnosić się do konkretnej techniki Six Sigma służącej ciągłemu doskonaleniu. Jest to jedno z siedmiu narzędzi zarządzania stosowanych w metodologii Six Sigma.
W tym kontekście, macierz priorytetyzacji jest wizualnym diagramem używanym do porównywania wielu (co najmniej dwóch) zestawów danych przy użyciu ważonych kryteriów.
Priorytetyzacja projektów jest krytyczna dla całego procesu poprawy jakości w Six Sigma. Macierze priorytetyzacji są tutaj praktycznymi narzędziami stosowanymi w fazach planowania i analizy różnych metodologii ciągłego doskonalenia, takich jak DMAIC i PDSA.
Macierze te są często bardziej złożone, jak ta macierz przyczynowo-skutkowa do obliczania priorytetów wejścia (X) i wyjścia (Y) w Six Sigma:
3 rodzaje macierzy priorytetów
W obrębie Six Sigma istnieją co najmniej trzy różne rodzaje macierzy priorytetyzacji, zdefiniowane przez Lynne Hambleton w Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Pełne kryteria analityczne
- Kryteria konsensusu
- Macierz kombinacji
Pełne kryteria analityczne
Ta metoda jest zdecydowanie najbardziej złożonym typem macierzy priorytetyzacji, ponieważ wiąże się z wykorzystaniem wielu macierzy do porównywania różnych par opcji, zanim powstanie ostateczna macierz.
Najlepiej zarezerwować ją dla najważniejszych decyzji i najlepiej sprawdza się w mniejszych zespołach (od trzech do ośmiu osób) ze względu na charakter szerszego zakresu, który utrudnia osiągnięcie konsensusu przy większej liczbie zaangażowanych osób.
Kryteria konsensusu
Gdy wszystkie opcje wydają się być mniej więcej równe, ta metoda jest uproszczoną wersją pełnych kryteriów analitycznych.
Używa również głosowania ważonego, gdzie wartość liczbowa jest nadawana każdej opcji, aby uszeregować priorytet.
Najlepiej sprawdza się przy mniejszej liczbie (mniej niż 10) pozycji i kryteriów, aby zachować prostotę.
Macierz kombinacji
Dla ustalania priorytetów opcji opartych na związku przyczynowo-skutkowym, użyj macierzy kombinacji.
W przeciwieństwie do innych metod, które są oparte na kryteriach, macierz kombinacji jest oparta na związku przyczynowym, co oznacza, że będziesz potrzebował doświadczonego zespołu z dogłębną wiedzą na temat procesu, dla którego optymalizujesz priorytety.
Ta metoda używa diagramów w kształcie litery L, aby pokazać krytyczne relacje między dwoma lub więcej grupami, w połączeniu z diagramem drzewa, aby przedstawić hierarchię zadań.
Bliżej przyjrzę się macierzy konsensusu w dalszej części tego wpisu, po przejściu do bardziej uproszczonej metody.
Proste czy złożone, macierze są kształtowane przez kryteria, których używają do określenia priorytetów, a to, jak będzie wyglądać twoja macierz, zależy w dużej mierze od tego, co próbujesz uszeregować pod względem ważności.
Punkt jest taki, że macierz priorytetyzacji ma jeden cel: posortować opcje w kolejności ważności. Niezależnie od tego, jakiego typu macierzy używasz, stosowany proces jest dość podobny.
Korzyści z używania macierzy priorytetyzacji
W zasadzie, korzyści z macierzy priorytetyzacji są dość proste. Wspierając ustrukturyzowane podejmowanie decyzji, ułatwiają one:
- Rozbić i uszeregować złożone zagadnienia, gdy istnieje wiele czynników wpływających na decyzję
- Obiektywnie i jednoznacznie uszeregować priorytety
- Określić najbardziej kluczowe obszary zainteresowania
- Stanowić podstawę do dyskusji o tym, co jest ważne
- Uzyskać wsparcie zespołu/interesariuszy dla ważnych buy-ins
W dalszej części rozdziału, Przedstawię kroki dla prostej macierzy 2×2, a następnie przejdę do zbadania, jak używać bardziej skomplikowanej macierzy z ważonymi kryteriami.
Prosta matryca priorytetyzacji (5 kroków)
W swojej najprostszej formie, jest to siatka 2×2, która przedstawia proste, bezpośrednie pojęcia takie jak „pilność” i „ważność”.
Ten rodzaj matrycy jest świetny do ustalania priorytetów dla małych zadań biznesowych, i jest podstawowym, ale niezawodnym procesem, aby upewnić się, że masz do czynienia ze swoją listą rzeczy do zrobienia w najbardziej efektywny sposób.
Krok 0: Lista zadań
Możesz lub nie możesz już tego zrobić, ale pierwszym krokiem dla każdej matrycy priorytetyzacji jest zrobienie listy wszystkich swoich zadań, lub cokolwiek to jest próbujesz ustalić priorytety.
Krok 1: Jakie są konsekwencje?
Zadaj sobie pytanie jakie mogą być konsekwencje niewykonania każdego z twoich zadań, lub bardziej ogólnie, nie nadania priorytetu pewnej opcji.
Krok 2: Co jest ważne?
Podziel swoją listę na dwie kategorie: wysoka i niska ważność. Następnie, biorąc pod uwagę wszystkie konsekwencje wymienione w poprzednim kroku, umieść każdą z opcji w kategorii, którą uznasz za najbardziej odpowiednią.
Krok 3: Co jest pilne?
Teraz, dla wszystkich opcji o „wysokiej ważności” i „niskiej ważności”, podziel każdą z nich na kolejne podkategorie „wysoka pilność” i „niska pilność”. Powinieneś teraz mieć cztery grupy w sumie.
Krok 4: Przypisz wartości liczbowe
Teraz przypisz wartości liczbowe od 1 do 4 do każdej z opcji, gdzie niższa liczba oznacza wyższy priorytet.
Tak na przykład:
- Wysoka ważność i wysoka pilność: 1
- Wysoka ważność i niska pilność: 2
- Niska ważność i wysoka pilność: 3
- Niska ważność i niska pilność: 4
Ta szybka, prosta metoda może pomóc ci przeciąć mentalny hałas i zacząć robić rzeczy z praktycznie zerowym czasem konfiguracji.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak zastosować bardziej zaawansowaną macierz priorytetyzacji, czytaj dalej.
Jak używać macierzy priorytetyzacji
Cokolwiek to jest, procedura zaczyna się od zrobienia listy wszystkich twoich (nieposortowanych) priorytetów, a kończy się na tej samej liście uporządkowanej według jakiejś kwantyfikowalnej metryki.
Tutaj przyjrzymy się procesowi stosowania matrycy kryteriów konsensusu, jednej z trzech głównych matryc stosowanych w Six Sigma.
Proces ten najlepiej przeprowadzać w małej grupie (mniej niż 10 osób).
Proces ten można podzielić na pięć prostych kroków.
Zorientuj swój zespół
Przed zrobieniem czegokolwiek innego, musisz jasno wyjaśnić cel konstruowania macierzy priorytetyzacji.
Będzie to obejmowało omówienie kontekstu celów firmy, jak również aktualnych mocnych i słabych stron, z którymi firma obecnie się boryka.
Teraz należy również upewnić się, że wszyscy zaangażowani w proces zgadzają się co do opcji (rozwiązań, projektów lub innych), które muszą być traktowane priorytetowo.
W celu ułatwienia tego rodzaju komunikacji kontekstu organizacji, można rozważyć wykonanie analizy SWOT lub FMEA i przedstawienie wyników swojemu zespołowi.
Określ swoje kryteria
Gdy twój zespół jest już przygotowany, a ty masz jasny pogląd na to, jakie opcje będziesz priorytetyzował, nadszedł czas, aby określić kryteria oceny ważności.
Można to podzielić na dwie części:
- Faktyczne kryteria
- Skala ocen, za pomocą której można ocenić ważność
Ty i Twój zespół powinniście skupić się na kryteriach, które wyraźnie odróżniają opcje ważne od nieważnych. Dążyć do około pięciu do dziesięciu różnych kryteriów.
Chcesz mieć wystarczająco dużo kryteriów, aby rozsądnie rozróżnić priorytety, ale nie za dużo, aby konsensus stał się trudny.
Na przykład możesz uwzględnić kryteria takie jak:
- Jaką wartość dana opcja oferuje klientowi
- Czy ma ona znaczenie regulacyjne
- Długoterminowy vs. krótkoterminowy wpływ
Podejmując decyzję o skali ocen, ważne jest, aby oprzeć skalę na jakimś konkretnym punkcie odniesienia, który wszyscy wyraźnie zrozumieją. Poniższa tabela ładnie to ilustruje, w prawej kolumnie:
Nadaj każdemu ze swoich kryteriów wartość ważoną
Następnie ułóż swoje kryteria w kolejności malejącej ważności, z najważniejszą opcją na górze, i nadaj każdemu ze swoich kryteriów wartość ważoną.
Upewnij się, że ta waga jest uzgodniona przez wszystkich zaangażowanych.
Aby rozszerzyć przykład użyty powyżej, możesz zdecydować się na nadanie następujących wartości ważonych:
Wymagana usługa lub produkt: Waga = 5
Strategiczne dopasowanie: Waga = 4
Wartość dla klienta: Weight = 4
This weighted value represents the relative importance of each criterion, and will be used to calculate the final score.
Przygotuj macierz
Zrób listę swoich kryteriów po lewej stronie, z wagą, wartościami punktacji i opcjami na górze, w ten sposób:
Wypełnij wszystkie pozostałe szczegóły, i będziesz gotowy do oceny swojej tabeli.
Punktuj każdą opcję
Przeglądaj każdą opcję względem wszystkich kryteriów, i zdecyduj jaki wynik uważasz za odpowiedni. Nie zapisuj jeszcze tej wartości w prawej kolumnie, ponieważ musisz jeszcze obliczyć wagi.
Jeśli to możliwe, pomocne jest ustalenie punktacji razem w zespołach, a nie w pojedynkę. Ułatwi to osiągnięcie konsensusu i pomoże złagodzić uprzedzenia. Idealnie, chcesz ocenić każdą opcję przez dwa różne zespoły, i uśrednić wyniki.
Pracując w zespołach, korzystasz z:
- Więcej obiektywnych, wiarygodnych wyników
- Jeśli masz dużą liczbę opcji do przejrzenia, podzielenie obciążenia pracą na zespół ludzi może poprawić efektywność i przyspieszyć sprawy
- Wielość zespołów punktujących tę samą opcję oznacza, że możesz uzyskać wgląd w to, jak dobrze zostały zdefiniowane Twoje kryteria, i czy wszyscy w Twojej organizacji naprawdę rozumieją cel ćwiczenia na tym samym poziomie
- Spójność i skuteczność skali ocen może być dokładniej określona
Podczas procesu punktacji (ale najlepiej przed, na etapie orientacji) dostarczenie Twojemu zespołowi zasobów takich jak plany strategiczne i polityki firmy pomoże upewnić się, że członkowie zespołu są w stanie dokonać odpowiednio świadomej oceny.
Oblicz ważoną punktację dla każdej opcji
Jak już zdecydujesz się na punktację, pomnóż odpowiednią punktację z wartością wagi każdego kryterium i zapisz wartość w prawej kolumnie.
W końcu, dodaj wszystkie wartości dla każdej opcji i zapisz łączny wynik w dolnym rzędzie.
Opcje są następnie uszeregowane w kolejności priorytetów w oparciu o ich łączną punktację.
Porównaj swoje wyniki z zespołem
Każdy powinien ocenić swoje opcje i mieć wstępną listę uporządkowanych priorytetów.
Teraz nadszedł czas na otwartą dyskusję z zespołem, podczas której można porównać i skonsolidować notatki, aby stworzyć główną listę, z którą wszyscy się zgadzają.
Jeśli w grupie nie ma zgody, oceny wartości liczbowych pozwalają na szybkie i łatwe korekty. Korekty powinny być oczekiwane, a dopracowanie systemu ocen lub wartości ważonych powinno być postrzegane jako etapy w cyklu ciągłego doskonalenia.
Mimo najlepszych intencji, musisz pamiętać, że macierz priorytetyzacji jest narzędziem służącym do ustalenia możliwej do zastosowania hierarchii ważności. Nie jest to ostateczne rozwiązanie, a ranking priorytetów dla każdej opcji może (i powinien) zostać zakwestionowany, niezależnie od wyniku, jaki otrzymał.
Jako ostatnia uwaga, świetnym pomysłem jest przepuszczenie wyników analizy przez jak największą liczbę odpowiednich, zainteresowanych oczu. Interesariusze, klienci i inni pracownicy będą mogli przekazać ci cenne informacje zwrotne na temat wyników analizy matrycy priorytetyzacji.
Darmowy szablon matrycy priorytetyzacji
Ten prosty (i darmowy!) pomoże uprościć cały proces przygotowania i korzystania z macierzy priorytetów dla siebie lub swojej firmy:
Kliknij tutaj, aby pobrać szablon macierzy priorytetów
Możesz go użyć do usprawnienia każdego kroku, od podjęcia decyzji o tym, które opcje uszeregować pod względem ważności, do udostępnienia wyników odpowiednim zainteresowanym stronom, a nawet automatycznie utworzyć prostą macierz! Funkcje Process Street, takie jak logika warunkowa i dynamiczne terminy realizacji, odciążają Cię od żmudnych, powtarzalnych zadań.
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zarejestruj bezpłatne konto Process Street już dziś, a otrzymasz ten i wiele innych gotowych szablonów, które pomogą Ci w ustalaniu priorytetów i zarządzaniu procesami biznesowymi.
Co dalej?
Masz już swoje priorytety, teraz czas na działanie. Charakter twoich priorytetów określi, dokąd zmierzasz.
Jak wygląda twój priorytet numer jeden? Być może jest to problem z konkretnym procesem, z którym trzeba się uporać, w takim przypadku przydatna może być poniższa tabela:
Oto kilka metodologii ciągłego doskonalenia, których możesz użyć, aby zająć się swoim priorytetem numer jeden:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around
.