Każdy dolar liczy się dla właścicieli firm, więc jeśli nie wiesz, gdzie stoisz na podstawie miesięcznej, może nie być wokół na koniec roku. I choć przy użyciu do-it-yourself oprogramowanie księgowe może pomóc monitorować koszty, korzyści z zatrudniania dobrych księgowych wykraczają daleko poza chrupanie liczb. Potencjalnie, mogą one być partnerem finansowym Twojej firmy na całe życie, z intymną wiedzą nie tylko o tym, jak masz zamiar sfinansować swój następny wózek widłowy, na przykład, ale także jak masz zamiar sfinansować edukację swojej córki w college’u.
Przed zatrudnieniem jednego chociaż, upewnij się, że rozumiesz cztery podstawowe obszary wiedzy w ogólnej praktyce księgowej:
- Usługi doradztwa biznesowego. Ponieważ księgowy powinien posiadać wiedzę na temat środowiska biznesowego, sytuacji podatkowej i sprawozdań finansowych, rozsądnie jest poprosić go o zebranie wszystkich elementów razem i pomoc w opracowaniu biznes planu i osobistego planu finansowego. Księgowi mogą zaoferować porady dotyczące wszystkiego, od ubezpieczenia (czy naprawdę potrzebujesz ubezpieczenia na wypadek przerw w działalności, czy też taniej jest wynająć drugą siedzibę?) po ekspansję (jak dodatkowe moce produkcyjne wpłyną na koszty operacyjne?). Księgowi mogą wnieść nowy poziom wglądu, po prostu na mocy ich perspektywy.
- Księgowość i prowadzenie rejestrów. Są to być może najbardziej podstawowe z dyscyplin rachunkowości. Podczas gdy dla wielu właścicieli firm zarządzanie codzienną dokumentacją ma sens, księgowy może pomóc w stworzeniu systemów księgowych i rachunkowych oraz pokazać, jak z nich korzystać. Dobry system pozwala na ocenę rentowności i modyfikację cen. Pozwala również monitorować wydatki, śledzić budżet, zauważyć trendy i zmniejszyć opłaty księgowe wymagane do tworzenia sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych.
- Doradztwo podatkowe. Księgowi, którzy zapewniają pomoc w kwestiach podatkowych zazwyczaj mogą to zrobić w dwóch obszarach: zgodności podatkowej i planowania podatkowego. Planowanie odnosi się do zmniejszenia ogólnego obciążenia podatkowego. Zgodność z przepisami odnosi się do przestrzegania przepisów podatkowych.
- Audyt. Usługi te są najczęściej wymagane przez banki jako warunek udzielenia pożyczki. Istnieje wiele poziomów audytu, począwszy od zwykłego przygotowania sprawozdań finansowych do rzeczywistego audytu, gdzie księgowy lub inna strona trzecia zapewnia, że informacje finansowe firmy jest accurate.
Wybór księgowego
Najlepszym sposobem na znalezienie dobrego księgowego jest uzyskanie skierowania od adwokata, bankiera lub kolegi biznesowego. Można również sprawdzić w Society of Certified Public Accountants w swoim stanie, który może zrobić skierowanie.
While księgowi zazwyczaj pracują dla dużych firm, CPAs (Certified Public Accountants) pracować dla różnych dużych i małych firm. Nie należy lekceważyć znaczenia CPA. Tytuł ten jest przyznawany wyłącznie osobom, które zdały rygorystyczny, dwudniowy, standaryzowany na poziomie krajowym test. Większość stanów wymaga, aby CPA posiadał co najmniej dyplom ukończenia studiów wyższych lub jego odpowiednik. Kilka stanów wymaga również pracy podyplomowej.
Po wymyśleniu kilku dobrych kandydatów, ważne jest, aby określić, ile z pracy firmy będzie zrobić i ile będzie zrobione przez accountant.
Usługi księgowe można podzielić na trzy szerokie kategorie: rejestrowanie transakcji, składanie ich i generowanie zwrotów i sprawozdań finansowych. Chociaż pierwsze dwie kategorie wymagają niższego poziomu umiejętności niż te ostatnie, wiele firm pobiera tę samą stawkę godzinową za wszystkie trzy. Dlatego ważne jest, aby dokładnie określić, co praca chcesz księgowego do obsługi.
Następnym krokiem jest wywiad z referencjami. Dla każdego, plan na dwa spotkania przed podjęciem decyzji. Jedno spotkanie powinno być na miejscu. Drugi powinien być na ich. Podczas wywiadów, Twoim głównym celem jest dowiedzieć się o trzech rzeczach: usługach, osobowości i opłatach. Oto, co zapytać w każdym obszarze.
- Usługi: Większość firm księgowych oferuje usługi podatkowe i audytorskie. Ale co z księgowością? Doradztwo w zakresie zarządzania? Planowanie nieruchomości? Czy księgowy pomoże Ci zaprojektować i wdrożyć systemy informacji finansowej? CPA może oferować usługi, które obejmują analizę transakcji dla kredytów i finansowania; przygotowanie, audyt, przegląd i kompilacji sprawozdań finansowych; zarządzanie inwestycjami; i reprezentowanie Cię przed organami podatkowymi.
Ale mniejsze firmy księgowe są na ogół lepszy zakład dla przedsiębiorców, mogą one nie oferują wszystkie te usługi. Upewnij się, że firma ma to, czego potrzebujesz. Jeśli nie może zaoferować specjalistycznych usług, może mieć relacje z innymi firmami, do których może skierować Cię do obsługi tych spraw. Oprócz usług, upewnij się, że firma ma doświadczenie z małym biznesem i konkretnej branży. - Osobowość: Czy styl księgowego jest zgodny z Twoim? Upewnij się, że osoby, z którymi się spotykasz, to te same osoby, które będą zajmować się Twoim biznesem. W wielu firmach księgowych, niektórzy partnerzy obsługują sprzedaż i nowy biznes, a następnie przekazują rzeczywistą pracę na koncie innym.
Podczas oceny kompetencji i zgodności, zapytaj kandydatów, jak radziliby sobie w sytuacjach istotnych dla Ciebie. Na przykład: Jak poradziłbyś sobie z audytem biura IRS szukającym weryfikacji wydatków samochodowych? Wysłuchaj odpowiedzi i zdecyduj, czy tak właśnie chciałbyś, aby Twoje sprawy były załatwiane.
Uświadom sobie również, że posiadanie księgowego, który ma inne podejście może być dobrą rzeczą. Tylko upewnij się, że księgowy nie naciska na Ciebie, abyś robił rzeczy, z którymi nie czujesz się komfortowo. - Opłaty: Zapytaj o to z góry. Większość firm księgowych opłata za godzinę z opłat w zakresie od 100 dolarów do 275 dolarów. Jednakże, inni pracują na miesięcznym retainer. Uzyskać zakres cytatów z różnych księgowych. Spróbuj również uzyskać szacunkowe całkowite roczne opłaty w oparciu o usługi, które omówiłeś.
Nie opieraj swojej decyzji wyłącznie na kosztach, jednak, jak księgowy, który pobiera wyższą stawkę godzinową jest prawdopodobnie bardziej doświadczony i w stanie pracować szybciej niż nowicjusz, który pobiera mniej.
Pamiętaj również, aby poprosić o referencje – szczególnie od klientów w swojej branży. Zadzwoń do nich, aby dowiedzieć się jak bardzo byli zadowoleni z usług księgowego, opłat i dostępności.
Make the Most of the Relationship
Po dokonaniu wyboru, spell out the terms of the agreement in an engagement letter. Dokument ten powinien szczegółowo określać zwroty i sprawozdania, które mają być przygotowane oraz opłaty, które będą pobierane. To gwarantuje, że Ty i Twój księgowy macie takie same oczekiwania.
Również, trzymaj się swojej strony umowy. Nie przekazuj księgowemu pudełka po butach pełnego paragonów. Zapisz szczegóły wszystkich czeków w swoim rejestrze czeków, czy są one za media, dostawy i tak dalej. Podobnie, zidentyfikuj źródła dochodu na dowodach wpłat bankowych. Im lepiej utrzymać swoje rekordy, tym mniej czasu twój księgowy musi spędzić i niższe opłaty będą.
Jest to dobry pomysł, aby spotkać lub przynajmniej porozmawiać z księgowym co miesiąc. Przeglądać sprawozdania finansowe i przejść nad problemami, więc wiesz, gdzie twoje pieniądze idzie. Twój księgowy powinien wykraczać poza numerację, aby zasugerować alternatywne sposoby cięcia kosztów i działać jak deska rozdzielcza dla wszelkich pomysłów i pytań, które masz.
Excerpted from Start Your Own Business, Fifth Edition by the staff of Entrepreneur.Asking the Right Questions
Here are ten critical questions to ask when interviewing an accountant:
1. Czy jest Pan/Pani CPA? (Nie zakładaj, że każdy księgowy jest.)
2. Czy posiada Pan/Pani licencję na wykonywanie zawodu w swoim stanie?
3. Kiedy i gdzie uzyskał/a Pan/Pani licencję na wykonywanie zawodu?
4. Gdzie chodził(a) Pan(i) do szkoły i jakie stopnie naukowe Pan(i) uzyskał(a)?
5. Kim są niektórzy z Twoich klientów? (Proszę ich nazwać.)
6. W jakiej dziedzinie się Pan(i) specjalizuje?
7. Jak duzi lub mali są Pana(i) klienci i jakiej byli wielkości, kiedy rozpoczynał(a) Pan(i) z nimi współpracę?
8. Jak bardzo jesteś dostępny? (Niektórzy księgowi są dostępni tylko w godzinach pracy; inni dadzą Ci swój numer domowy lub pager.)
9. Do jakich organizacji zawodowych Pan/Pani należy? Jak aktywny jesteś w tych grupach?
10. Jakie są Pana/Pani opłaty? (Poproś o pokazanie kilku aktualnych faktur.)
Fragment książki Start Your Own Business, Fifth Edition autorstwa pracowników Entrepreneur.