Zlecenia zmian są niezbędną częścią budowy.
Jest to drażliwy temat, gdy po rozpoczęciu projektu budowlanego pojawiają się rzeczy, które wymagają naliczenia dodatkowych kosztów.
Wielu wykonawców boi się naliczać opłaty za zlecenia zmian w obawie, że wpłynie to na ich relacje biznesowe. Lub co gorsza, pracują na zasadzie godzinowej i nigdy nie otrzymują zapłaty za swoją pracę.
Zlecenia zmian mogą być wyzwaniem, aby uzyskać zatwierdzenie i utrzymać solidne relacje.
Jesteśmy firmą szacunkową i konsultingową w budownictwie, a my opracowaliśmy bardzo specyficzną strategię, aby uzyskać zatwierdzenie zleceń zmian.
Pokażę Ci, jak profesjonalnie wystawiać rachunki za zlecenia zmian, uzyskać ich zatwierdzenie i być atutem dla klienta, który nadal będzie chciał korzystać z Ciebie przy projektach.
Używając tych strategii, widzieliśmy, jak klienci zarabiają dodatkowe 10-20% więcej na swoim kontrakcie dzięki zleceniom zmian.
Co to jest zlecenie zmiany?
Zlecenie zmiany jest formalną mini-umową, która modyfikuje Twój oryginalny kontrakt. Zlecenia zmian mogą być dodatkami lub odliczeniami do kwoty w umowie.
Kiedy masz umowę, masz zakres pracy tego, co jest zawarte na twojej liście obowiązków.
Każdy projekt ma zmiany, a te przychodzą w postaci zmian właściciela, wymagań inspektora, konfliktów na rysunkach i kilku innych.
Ponieważ te zmiany są poza twoją umową, powinieneś pobierać opłaty za pracę.
Wyzwanie z zamówień na zmiany jest to, że wielu wykonawców i podwykonawców wierzą, że pobieranie opłat za pewne rzeczy, lub ładowanie zbyt wiele jest zamiar zrobić klient nie chce korzystać z Ciebie ponownie w przyszłości.
Prevent Change Orders (i ustanowić siebie jako cenny składnik aktywów)
Jeśli jesteś bardzo dobry wykonawca, zrobisz swoje należytą starannością, aby zidentyfikować wszelkie problemy, zanim nawet zaczynając pracę, aby zapobiec zamówienia zmian. Większość zleceń zmian wynika z wcześniej istniejących problemów na placu budowy lub problemów z koordynacją, którym można zapobiec dzięki szczegółowemu zakresowi i przeglądowi planu, spotkaniu z podwykonawcami lub spotkaniu Właściciel/Architekt.
Jeśli naprawdę chcesz udowodnić swoją wartość Generalnemu Wykonawcy (lub Właścicielowi, jeśli jesteś GC), zidentyfikuj problemy, zanim się wydarzą. Zaoszczędź GC (lub Właścicielowi) kilku bólów głowy i niespodzianek budżetowych, a mogę zagwarantować, że wrócą do Ciebie w przyszłości.
Wspólne problemy, które często widzę to:
- Mechaniczne prace kanałowe kolidują z wysokością sufitu
- Wymiary konstrukcyjne nie pasują do wymiarów architektonicznych
- Wymiary ADA nie są zgodne z kodem, ale przechodzą przegląd planu
- Panele dostępowe nie są zgodne z z kodem mechanicznym (niektóre kody wymagają możliwości całkowitego usunięcia elementów napowietrznych)
- Zakres prac pomija części projektów (zdarza się to często z powodu pośpiechu, aby dotrzymać terminów)
Ale nie możesz kontrolować, czy właściciel przeprojektuje ściany, lub jeśli przyjdzie inspektor i doda dodatkowe wymagania, które nie zostały uwzględnione w przeglądzie planu, lub co z sytuacją, gdy inna firma uszkodzi twoją pracę i będziesz musiał ją powtórzyć?
Albo… Co jeśli pęknie rura tryskaczowa i uszkodzi płyty gipsowo-kartonowe?
Ze względu na wyzwania, które widzieliśmy w naszym doświadczeniu, opracowaliśmy tę strategię, w której można zidentyfikować typ zlecenia zmiany, aby można było podejść do niego nieco inaczej.
How to Strategically Issue a Change Order
Standardowa procedura operacyjna dla zleceń zmiany jest zazwyczaj, gdy przygotowujesz dokument z małym zakresem pracy dodatkowej pracy do wykonania, całkowita kwota i wspierające informacje pomocnicze, aby udowodnić, dlaczego jesteś ładowania tej kwoty.
Jest to rodzaj jakby mini-szacunku dla pracy do wykonania. Po jego podpisaniu staje się on mini-umową, która modyfikuje oryginalną umowę.
Oto przykład tego, jak wygląda zlecenie zmiany.
I kopia zapasowa:
Możesz chcieć dodać dodatkową kopię zapasową, aby udowodnić swoją sprawę. Kopia zapasowa jest dowodem na to, czym jest praca, która musi być wykonana i dlaczego kosztuje tyle, ile kosztuje.
Powinieneś dołączyć zdjęcia, zamówienia zakupu, faktury, e-maile, RFI, uzupełnienia, zmiany, szkice, fragmenty planu, podświetlony obraz planu i każdy inny dowód, którego możesz potrzebować, aby udowodnić swoją sprawę.
Dobrym pomysłem jest użycie oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić zlecenia zmian, prośby o informacje (RFI), uzupełnienia i poprawki oraz szkice. Możesz użyć Procore lub Corecon do zarządzania tym.
Polecam również Dropbox do zarządzania całą dokumentacją. Możesz zintegrować te foldery ze swoim zespołem.
Zalecam agresywne rozliczanie zleceń zmian. Istnieje kilka dobrych powodów ku temu.
Reasons to Bill Aggressively for Change Orders
Zamówienia zmian są często negocjowane – Poprzez złożenie agresywnej ceny, gdy trzeba zdyskontować klienta, nadal zyskujesz na zamówieniu zmiany.
Zamówienia zmian są często kwestionowane – Mogą być kwestionowane, ponieważ uważają, że praca jest częścią umowy. Poprzez fakturowanie agresywnie dla innych zleceń zmiany, gdy jeden pojawia się, że nie można wygrać, można złagodzić swoje straty poprzez ładowanie więcej niż zwykle na innych.
Nie ma konkurencji – Podczas licytacji, starasz się być niski oferent, ponieważ masz konkurentów. Po wykonaniu pracy jest mało prawdopodobne, aby wykonawca zatrudnił inną firmę do wykonania zlecenia zmiany.
Zlecenia zmiany zawsze wiążą się z ryzykiem braku płatności – Mimo że istnieją legalne metody zabezpieczenia płatności, prawie nie chcesz iść w kierunku pozywania lub zastawu, chyba że jest to absolutnie konieczne. Istnieją zlecenia zmian, które początkowo są zatwierdzane, a później właściciel nie ma pieniędzy, lub GC uświadamia sobie, że nigdy nie został zatwierdzony i prześlizgnął się przez pęknięcia. Często zdarza się, że GC wracają później i proszą o rabaty, lub całkowicie odmawiają zapłaty za coś. Albo nawet „wygodnie” zapominają, do czego to służy.
Wypełnia „Przysługi” – Generalni Wykonawcy są notorycznie proszeni o darmową pracę w formie przysług. Z pełną świadomością – kiedy byłem superintendentem, ciągle prosiłem o drobne rzeczy. Firmy budowlane traktują to jako zniewagę, kiedy musisz załatać małą dziurę i płacisz im za to 100 dolarów. Ale co się dzieje, kiedy proszą o 20 drobnych przysług? Mogą one sumować się do tysięcy dolarów. Jeśli nie możesz wystawić rachunku za nie bezpośrednio, możesz nadrobić te koszty pośrednio poprzez inne agresywnie rozliczane zlecenia zmian.
Uczyń T&M (Czas i Materiały) wbrew polityce firmy
Zalecamy uczynienie Czasu i Materiałów wbrew polityce firmy. To naprawdę nie jest dobry i bezpieczny sposób na wystawienie rachunku za swoją pracę.
Zamiast tego zalecamy ZAWSZE używać formalnych zleceń zmian.
Co się dzieje w pracy jest ze względu na pośpiech na budowach, Generalni Wykonawcy będą chcieli, aby Podwykonawcy kontynuowali pracę na godzinę podstawową i zapłacą za rozsądną pracę i materiały z niewielkim narzutem.
Problemem z tym jest to, że pozostawia cię otwartym na klienta później próbującego negocjować cenę w dół. Oni lubią mówić „Nie mogłem dostać tego jednego zatwierdzonego, więc nie będziemy w stanie tego pokryć”. Albo mogą powiedzieć „Będę musiał obniżyć te koszty, jeśli chcemy, aby właściciel to zatwierdził”.
A ponieważ nie masz zatwierdzonego Zlecenia Zmiany, nie masz żadnej prawnie wiążącej dokumentacji, za którą mógłbyś otrzymać zapłatę.
Zamiast tego, jeśli Twój klient nalega na T&M, zaproponuj Zlecenie Zmiany „Not-to-Exceed”.
Jest to jakby hybryda T&M i Formalnego Zlecenia Zmiany. Po pierwsze, główny zleceniodawca zatwierdza Twoje zlecenie zmiany w oparciu o gwarantowaną cenę maksymalną. Możesz użyć biletów terenowych, aby śledzić godziny, więc zasadniczo są one wstępnie zatwierdzone w zleceniu zmiany.
Bill According to the Reason for the Change
Zmiany są dokonywane z różnych powodów. Niektóre z nich wynikają z faktu, że właściciel i architekt chcą zmiany w trakcie budowy, a inne są poza kontrolą właścicieli lub GCs.
Oto powody zmian i jak sobie z nimi radzić.
Zmiany kierowane przez właściciela
Często zdarza się, że gdy praca jest w toku, a właściciele zaczynają widzieć stawiane ściany, często otrzymują inspirację do wprowadzenia zmian, ponieważ mogą faktycznie wizualizować przestrzeń.
Te zmiany są opcjonalne. Z tego powodu, można naliczyć premię dla tych. Logika tutaj jest nie ma konkurencji, ponieważ jesteś już na miejscu pracy.
Jestem fanem ładowania zleceń zmian agresywnie i pozwalając Właściciel lub GC spróbować negocjować swoją cenę w dół.
Architect Directed Changes
Architects również dokonać zmian, gdy zauważając niespójności w ich projekcie lub inspiracji w ostatniej chwili mogą mieć. Dotyczy to również projektantów wnętrz.
Traktujemy je podobnie jak zmiany Właściciela. Za nie również przyznajemy premie cenowe. Czasami architekt wydaje aneks lub szkic, aby wyjaśnić lub poprawić coś w pracy. Jeśli jest to zmiana opcjonalna, wyceniamy ją na premię. Jeśli jest to zmiana konieczna, wyceniamy ją nieco niżej.
Konflikty na rysunkach
Żaden rysunek nigdy nie jest doskonały. Branża architektoniczna opracowała dość wyrafinowane oprogramowanie, aby pomóc dostrzec konflikty, zanim staną się problemami, ale zawsze są problemy na rysunkach.
Gdy tak się dzieje, starasz się utrzymać rozsądną cenę, aby nie wydawało się, że podbijasz ceny.
Inspektor wymaga dodatkowych elementów
Inspektorzy są notoryczni w przychodzeniu na miejsce pracy i dodawaniu dodatkowych wymagań i wprowadzaniu zmian w oparciu o ich kodeks budowlany.
Czasami rzeczy zostają pominięte w przeglądzie planu, lub podczas renowacji istniejących budynków, są ukryte niespodzianki za ścianami, które inspektorzy zauważają.
Dla tych, staraj się być rozsądny. Jest to nieprzewidziana zmiana.
Uszkodzenia spowodowane przez innych podwykonawców
Uszkodzenia spowodowane przez innych podwykonawców na placu budowy są bardzo częste. Często skutkują one obciążeniem zwrotnym za koszty naprawy uszkodzeń prac.
Zawsze skutkują one obciążeniem zwrotnym. Jeśli masz dobre stosunki z Podwykonawcą, starasz się załatwić to z nim bezpośrednio, albo naliczasz niskie opłaty lub po kosztach. To tylko po to, aby pokryć swoje koszty.
Miałem kiedyś wykonawcę mechanicznego, który zerwał wszystkie moje sufity akustyczne, ponieważ miał problemy z instalacją swojej pracy mechanicznej. Zerwali całą naszą pracę, więc obciążyliśmy ich podwójnymi kosztami.
Emergencies on the Job
And sometimes, things just happen. Rura hydrauliczna może pęknąć, może być przeciek w dachu i uszkodzić płytę gipsowo-kartonową, lub może być pożar.
Te rzeczy muszą być usunięte i naprawione przed zwróceniem przestrzeni do właściciela.
Te pobierasz opłaty rozsądnie. Starasz się nawet być graczem zespołowym i robić to po kosztach. To nie jest wina właściciela.
Niekiedy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej obejmuje tego rodzaju kwestie. Jeśli tak jest, można naliczyć stawki premium.
Fawory
Na koniec, GC i właściciele proszą o przysługi.
Jeśli pobierasz opłatę za każdą pojedynczą małą kwotę, będziesz wyglądał, jakbyś był nickel and diming.
To, co robisz tutaj, to śledzenie pracy w zleceniu zmiany ustawionym jako projekt w twoim oprogramowaniu. Po trafieniu w próg, dajesz klientowi znać, że zaczynasz naliczać opłaty.
Negocjowanie zamówień na zmiany
Potrafisz napotkać wiele scenariuszy, w których zamówienia na zmiany nie są zatwierdzane. Jeśli rachunek zgodnie z powodem zmiany zalecamy powyżej, prawdopodobnie będziesz miał mniej wyzwań coraz zlecenia zmiany zatwierdzone. Są to sprawdzone w boju strategie, w których obserwujemy podstawowy powód zmian.
Zasadniczo, gdy jest to poza czyjąkolwiek kontrolą, starasz się być graczem zespołowym i pobierać mniej za swoją pracę. Kiedy są to zmiany opcjonalne, możesz wystawić rachunek za stawki premium i często będziesz proszony o negocjowanie swoich cen. To zapewnia pokrycie kosztów i przyzwoity zysk za twój czas i wysiłek.
Będą chwile, że nie możesz czegoś zatwierdzić, więc możesz użyć dźwigni harmonogramu, aby „popchnąć” swojego GC do szybkiego zatwierdzenia. Możesz dać im znać, że potrzebują podpisanej zgody przed kontynuacją. Jest to główny powód, dla którego nie zachęcamy do wykonywania prac T&M lub wykonywania prac przed uzyskaniem podpisanego zatwierdzenia. Po zakończeniu pracy jest duża szansa, że wrócą i powiedzą „właściciel zatwierdził tylko 50% twoich kosztów, więc to wszystko, co możemy ci zapłacić”. Its happens all the time.
Luckily with a signed Change Order, it legally modifies the contract and it gives you the ability to lien for non-payment.
Conclusion
Now you know how to properly and effectively bill for change orders.
It doesn’t have to be challenging or an issue to get these approved. Zlecenia zmian mogą wygrać między 10-20% na dodatkowej wartości umowy. Pokazałem Ci jak strategicznie wydawać zlecenia zmian, za jaką kwotę wystawić rachunek i jak negocjować ich zatwierdzenie. Pokazałem również, jak włączyć je do swojego rozliczenia AIA.