Rozumiemy, że wkładasz wiele wysiłku w organizację swoich wydarzeń. Choć rekrutacja wolontariuszy może być czasochłonna, są oni niezbędnym atutem każdego fundraisera. Dzielimy się więc naszymi spostrzeżeniami na temat tego, jak skutecznie i efektywnie pozyskać wolontariuszy na imprezę. Ale zanim to zrobimy, ważne jest, aby zrozumieć, co motywuje wolontariuszy do uczestnictwa:
Dlaczego Twoi sympatycy są wolontariuszami na imprezach?
Gdy wiesz, dlaczego wolontariusze uczestniczą w Twoich imprezach, możesz lepiej ukierunkować swoje działania rekrutacyjne. Spójrzmy na cztery najważniejsze powody, dla których wolontariusze biorą udział w wydarzeniach:
The Care About Your Cause
Pasjonaci są niezawodni, zaangażowani i chcą zrobić prawdziwą różnicę w dniu wydarzenia. Wolontariusze ci mogą szukać organizacji poprzez wyszukiwanie online, biuletyn społeczności lub słowo z ust, więc zawarliśmy sposoby, aby ułatwić tym chętnym wolontariuszom znaleźć swoje możliwości i zapisać się do nich.
They’re Volunteering Together
Eventy są doskonałym sposobem dla grup, takich jak pracownicy korporacji i rodzin, aby zebrać się na dzień, aby pomóc społeczności. Podczas gdy grupy wolontariuszy mają tendencję do bycia bardziej epizodycznymi, oferują one możliwość rekrutacji i zaangażowania członków w Twoją sprawę. Dlatego tak ważne jest, aby uprościć rejestrację zespołu i nawiązać kontakt z wolontariuszami w dniu imprezy, aby zachęcić ich do ponownego zaangażowania się w działalność organizacji.
Korzystają z Twojego wydarzenia
Choć większość wolontariuszy uczestniczyć, ponieważ chcą pomóc lepiej ich społeczności, niektóre również dążyć do korzyści, i to jest w porządku! Być może oferujesz darmowe bilety na imprezę, lub Twoi wolontariusze mogą mieć osobiste cele związane z karierą lub zainteresowaniami. Na przykład, Twoje wydarzenie może oferować możliwości nawiązywania kontaktów, lub pozwolić wolontariuszom ćwiczyć pewne umiejętności. Kiedy już zidentyfikujesz, co Twoi wolontariusze chcą uzyskać, możesz przekazać im te korzyści w swoich działaniach marketingowych podczas rekrutacji wolontariuszy.
They Were Asked
Możesz być zaskoczony, jak chętni do pomocy są członkowie społeczności, jeśli tylko poprosisz. Twoje wydarzenia oferują ekscytującą okazję do zrobienia czegoś innego, jednocześnie poprawiając nasze społeczności. Pierwsi wolontariusze mogą stać się najbardziej oddanymi wolontariuszami Twojej organizacji. Poniżej przedstawiamy 8 sposobów na dotarcie do potencjalnych wolontariuszy na imprezy i sprawić, by do nas wracali.
How to Recruit Volunteers for an Event
Make Volunteer Opportunities Easy to Find
Zastanawiasz się, gdzie znaleźć wolontariuszy na imprezy? Pozwól im znaleźć Ciebie! Większość wolontariuszy poszukuje możliwości uczestnictwa w wydarzeniach online. Wolontariusze będą wchodzić na Twoją stronę szukając sposobów na zaangażowanie się, więc nie powinni przekopywać się przez Twoją stronę, aby je znaleźć. Na szczęście istnieją proste rozwiązania, które możesz wprowadzić, aby poprawić widoczność swoich wydarzeń. Oto kilka sprawdzonych i prawdziwych sposobów, które pomogą wyróżnić się Twoim wydarzeniom:
- Umieść nagłówek „Wolontariat” w menu nawigacyjnym swojej strony internetowej, aby odwiedzający mogli szybko poruszać się po witrynie. Jeśli łączysz się z oprogramowaniem do zarządzania wolontariatem, umieść na stronie wyraźne wezwanie do działania, takie jak „Chcesz zostać wolontariuszem? Kliknij tutaj, aby się zaangażować!”.
- Wymień wszystkie swoje wydarzenia i możliwości w jednym miejscu w swojej witrynie. Możesz stworzyć stronę kalendarza, aby Twoi zwolennicy mogli się ekscytować nadchodzącym sezonem.
- Wyróżnij szczególnie ekscytujące wydarzenie na swojej stronie głównej.
- Link do strony wydarzenia bezpośrednio (a nie do strony głównej), gdy przedstawiasz możliwości wolontariatu w mediach społecznościowych i materiałach marketingowych. W ten sposób wolontariusze są tylko kilka kliknięć od zapisania się!
Współpracuj z mediami społecznościowymi
80% organizacji non-profit zgadza się, że media społecznościowe są skuteczne w rekrutacji wolontariuszy, a 78% zgadza się, że media społecznościowe są skuteczne w rekrutacji uczestników wydarzeń. Dlaczego więc nie pozwolić mediom społecznościowym wykonać ciężkiej pracy. Rozpowszechniaj informacje za pomocą różnych platform; ogłaszaj nadchodzące wydarzenia na kanałach mediów społecznościowych swojej organizacji, jednocześnie zachęcając członków społeczności do zapisywania się na ekscytujące możliwości wolontariatu. Peer-to-peer marketing jest również doskonałą metodą, która zaciąga swoich obecnych zwolenników do rozprzestrzeniania słowa dla Ciebie w mediach społecznościowych.
I dlaczego nie regularnie włączać kalendarz wydarzeń w swoim biuletynie nonprofit? Z każdej wzmianki o okazji, upewnij się, aby zawierać wezwanie do działania, takie jak „Wolontariusze Event potrzebne! Zapisz się tutaj.” Następnie podaj link lub przycisk, który prowadzi bezpośrednio do strony wydarzenia lub strony rejestracji wolontariuszy.
Pamiętaj, że Twoje konta w mediach społecznościowych są również o tworzeniu rozpoznawalności marki, tak, że stajesz się organizacją go-to, gdy wolontariusze szukają wsparcia dla konkretnej sprawy. Poprzez utrzymywanie mediów społecznościowych regularnie aktualizowane, ekscytujące i „na marki”, będziesz przyciągać wolontariuszy, którzy rozumieją swoją organizację. Sprawdź ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej na temat tworzenia udanej strategii mediów społecznościowych.
Reach Out do firm w swojej społeczności
Więcej firm włącza programy wolontariatu do swojego modelu biznesowego. Więc dlaczego nie dotrzeć do lokalnych pracodawców, zwłaszcza tych, którzy mają wymagania wolontariatu pracowniczego, do następnego wydarzenia? Aby dotrzeć do potencjalnych partnerów, możesz rozważyć napisanie listu z prośbą o udział wolontariuszy w nadchodzących wydarzeniach. Twoja wiadomość powinna komunikować coś więcej niż tylko fakt, że potrzebujesz wolontariuszy na wydarzenia, które wspierają Twoją sprawę. W swoim liście powinieneś dać firmom znać, jak mogą skorzystać na partnerstwie, co Twoja sprawa oznacza dla społeczności, którą dzielisz, i jak Wasze organizacje mogą razem osiągnąć więcej. Możesz użyć tego konspektu do stworzenia listu z prośbą o wolontariuszy na następne wydarzenie.
Przykładowy list z prośbą o wolontariuszy na imprezę
- Przyciągające uwagę zdanie otwierające: Napisz linię początkową, która przyciąga czytelników w.
- Cel lub potrzeba: Jaki jest cel tego wydarzenia? Co osiągniesz dzięki swoim wysiłkom?
- Rozwiązanie: W jaki sposób ich wspólne wysiłki pomogą?
- Korzyści: Co jest w tym dla wolontariuszy i firmy? Czy umieścisz logo firmy, na przykład?
- Oczekiwania wolontariuszy: Czego wolontariusze mogą się spodziewać? Na jaki rodzaj pracy powinni się przygotować?
- Kolejne kroki i dane kontaktowe: W jaki sposób firma powinna odpowiedzieć na Twój list? Jak pracownicy powinni zgłaszać się do udziału w projekcie?
Nie zapomnij o rozmowie telefonicznej. To będzie czuć się bardziej osobisty, i pokaże firmę wiem, że polegasz na nich specjalnie, aby pomóc uczynić wydarzenie sukces.
Sprawdź ten artykuł na więcej korzyści z partnerstwa korporacyjnego.
Uprościć rejestrację zespołu
Po potencjalnych wolontariuszy zdarzeń znaleźć możliwości są zainteresowani, powinny one być w stanie łatwo się zarejestrować. To samo dotyczy zespołów, grup rodzin i partnerów korporacyjnych. Prosta rejestracja zespołu oznacza, że wolontariusze mogą zapisywać się razem na wydarzenie bezpośrednio przez Twoją stronę internetową, oszczędzając czas i redukując niepotrzebne „tam i z powrotem”. Po wprowadzeniu zaledwie kilku kluczowych informacji, zespoły powinny zostać natychmiast zarejestrowane, a ich miejsca zarezerwowane. Poproś o dane kontaktowe lidera zespołu, abyś mógł łatwo zidentyfikować i skontaktować się z osobą, która szybko przekaże Ci niezbędne informacje.
Pre-Assign Jobs
Przygotowanie jest kluczem do płynnego żeglowania w dniu imprezy. Plus, twoje wydarzenie wolontariusze są bardziej prawdopodobne, aby uczestniczyć ponownie, jeśli mają pozytywne doświadczenie po raz pierwszy wolontariusz z organizacji. Kiedy lista możliwości, zawierać zadania, które chcesz, aby zrobić i krótki opis. To pozwala wolontariuszom dopasować się do odpowiednich możliwości. Kiedy wolontariusze przyjeżdżają na imprezę, są gotowi do pracy i dokładnie wiedzą, jakie są ich obowiązki.
Wysyłaj przypomnienia
Po tym, jak wolontariusze zarejestrowali się na Twoje wydarzenie, wyślij wiadomość e-mail, aby potwierdzić rejestrację i podziękować wolontariuszom za ich zainteresowanie. Ponieważ jesteśmy ludźmi, czasami zapominamy o różnych rzeczach. Wyślij przypomnienie kilka dni wcześniej z datą i godziną wydarzenia. Podaj informacje logistyczne, aby wolontariusze czuli się przygotowani. Zalecamy zamieszczenie następujących informacji:
- Szczegóły lokalizacji
- Numery kontaktowe
- Co należy przynieść
- Plan dnia
Możesz również dołączyć krótką, ale wnikliwą literaturę na temat Twojej sprawy, aby wolontariusze byli zaangażowani jeszcze przed przybyciem. Twoja organizacja gotowość pokazuje swoje oddanie sprawie, inspirując zaangażowanie w imieniu wolontariuszy.
Establish a Volunteer Check-In System
System check-in na każdym wydarzeniu pomoże Ci śledzić frekwencję wolontariuszy. Gdy tylko wolontariusze dotrą na miejsce wydarzenia, skieruj ich bezpośrednio do punktu odprawy (zadbaj o wyraźne oznakowanie, aby łatwo było go zlokalizować). Zautomatyzowany proces odprawy pozwoli również wolontariuszom na wpisywanie się i wypisywanie, dzięki czemu organizacja non-profit będzie mogła rejestrować cenne dane dotyczące liczby uczestników i godzin pracy. Jeśli nie masz dostępnej technologii, zastąp długopis i papier i stwórz arkusz kalkulacyjny, aby śledzić frekwencję i godziny uczestnictwa. Dobrze zorganizowane wydarzenie będzie zminimalizować stres na wolontariuszy w wydarzeniach, zapewniając, że mają pozytywne doświadczenie.
Podziękuj swoim wolontariuszom
Bolster swoje wysiłki rekrutacyjne z lepszego zaangażowania wolontariuszy. Teraz, gdy wiesz, jak zdobyć wolontariuszy do wydarzenia, można ustawić się na sukces dla następnego wydarzenia. Wrap up każde wydarzenie przez zebranie wolontariuszy, aby podziękować im za ich ciężką pracę. Mów o wszystkim, co udało się osiągnąć jako zespół, i jak cenne były ich wysiłki wolontariuszy. Następnie wyślij szczerą wiadomość e-mail z podziękowaniami. Bycie docenionym to dobre uczucie – wolontariusze mogą po prostu chcieć pomóc ponownie!
Twoja organizacja polega na dobroczynnych wysiłkach wolontariuszy. Mamy nadzieję, że te 8 strategii pomoże Ci uzyskać wszystkie pomocne ręce, których potrzebujesz, aby Twoje następne wydarzenie zakończyło się sukcesem. Nie bój się korzystać z tych wskazówek, aby zaangażować i utrzymać wolontariuszy dla każdej z przyszłych możliwości organizacji!