Faks przez Internet: jak wysyłać i odbierać faksy online

Mogłeś myśleć (co jest całkowicie zrozumiałe), że faksowanie należy do przeszłości. W końcu komunikacja biznesowa bardzo się zmieniła od czasu, gdy faksy były głównym sposobem wysyłania dokumentów do klientów i współpracowników. W rzeczywistości, mylisz się całkowicie. Faksowanie przez Internet pozostaje łatwym i opłacalnym sposobem na szybką, bezpieczną i pewną wysyłkę ważnych dokumentów.

Nie potrzebujesz już kłopotliwego urządzenia faksowego, aby skorzystać z możliwości faksowania. Aplikacje mobilne i desktopowe RingCentral pozwalają na faksowanie dokumentów przy minimalnym wysiłku.

Może chcesz zawrzeć ważną umowę z nowym klientem i musisz bezzwłocznie przesłać odpowiednie dokumenty. Dzięki usłudze faksów internetowych RingCentral wystarczy działające połączenie internetowe – telefon stacjonarny nie jest już potrzebny.

W tym krótkim przewodniku przedstawimy Ci szybkie i zwięzłe wprowadzenie do faksowania online oraz jego działanie w porównaniu z tradycyjnymi faksami. Oto pytania i tematy, które poruszymy:

• Czy mogę wysłać faks przez Internet?
• Co to dokładnie jest faksowanie internetowe?
• Jak działa tradycyjny faks
• Jak działa faksowanie online
• Jak mogę wysłać faks przez Internet za darmo?
• Korzyści z faksowania przez Internet

Zacznijmy.

Dlaczego faksować?

Istnieje wiele powodów, dla których możesz chcieć wysłać faks przez Internet zamiast wysyłać e-mail. Być może najważniejszym z nich jest jednak bezpieczeństwo. W przeciwieństwie do e-maili, faksy są znacznie lepiej chronione. To czyni je znacznie bardziej bezpiecznymi i utrzymuje twoje dane prywatne, szczególnie w porównaniu z e-mailami, które mogą być używane do oszustw takich jak phishing i ransomware.

Innym punktem, o którym należy pamiętać jest to, że faksy mogą być prawnie wiążącymi dokumentami w sądzie. Nie tylko sam dokument jest bezpieczny, ale również serwery faksów online. Coraz więcej sądów akceptuje dowody cyfrowe, takie jak pliki PDF, podczas gdy e-maile są bardziej podatne na oszustwa – są trudniejsze do uwierzytelnienia i dlatego tylko rzadko są dopuszczalne w sądzie jako dowód.

Przy rosnącej popularności pracy zdalnej, wszyscy przyzwyczajamy się do idei pracy z dowolnego miejsca, a możliwość współpracy z dowolnego miejsca ma ogromne znaczenie.

Co więc się stanie, jeśli pracujesz w branży, która nadal używa faksu, jak ubezpieczenia lub opieka zdrowotna, ale nie masz fizycznego faksu w swoim domu lub biurze? Wysyłasz wiadomości faksowe przez Internet, oczywiście – bez konieczności drukowania.

Czy naprawdę mogę wysłać faks przez Internet?

W rzeczy samej możesz wysyłać faksy przez Internet! Faksowanie online jest proste i wygodne. Jest to nieokrzesany bohater komunikacji online. Podczas gdy inne metody, takie jak poczta elektroniczna czy komunikatory internetowe cieszą się większym zainteresowaniem, usługi faksowania przez Internet cieszą się niesłabnącą popularnością wśród klientów.

Wysyłanie i odbieranie faksów online jest bardzo proste. RingCentral sprawia, że jest to wyjątkowo proste. Oferuje takie funkcje, jak:

• Wysyłanie faksów na numer faksu wybranego odbiorcy
• Przypisywanie własnego numeru faksu, którego inni mogą używać do faksowania dokumentów do Ciebie
• Używanie istniejącego numeru telefonu lub numeru lokalnego albo bezpłatnego do odbierania faksów

O tym wszystkim szerzej piszemy w kolejnej sekcji.

Co to jest faksowanie internetowe?

Faksowanie internetowe jest, jak sama nazwa wskazuje, procesem wysyłania i odbierania faksów online. Dni, w których musiałeś garbić się nad ogromnym faksem, na szczęście już się skończyły. Te dni, możesz wysyłać faksy z różnych urządzeń, w tym:

• Twój komputer (stacjonarny lub laptop)
• Smartfon (iPhone lub android)
• Tablet

Usługi faksowania online używają bramek internetowych do łączenia się z faksami. Gdzie faksy kiedyś tylko być w stanie być osiągnięty i do wysyłania dokumentów przez linie telefoniczne, są one teraz dostępne z online.

W skrócie, bramy internetowe są węzłami w sieci. Są one kluczowymi punktami zatrzymania danych, umożliwiając użytkownikom wysyłanie informacji pocztą elektroniczną lub poprzez oprogramowanie innych firm i odbieranie ich przez faks lub odwrotnie.

Bramy te przyjmują dokumenty przez Internet, a następnie przesyłają je bezpośrednio do odpowiedniego urządzenia faksowego. Pozwala to na wysyłanie faksów online z dowolnego miejsca, w którym się znajdujesz – bez konieczności używania starego, skomplikowanego urządzenia faksowego – z pełnym zaufaniem.

Plany i ceny będą zależały od usługi, którą wybierzesz (co wkrótce omówimy). Na razie, oto jak możesz wybrać usługę faksowania, która jest odpowiednia dla twoich potrzeb i twoich finansów:

1. Ustal budżet. Na jakie opłaty możesz sobie pozwolić?
2. Poznaj usługi faksowania na rynku i porównaj funkcje i koszty.
3. Poszukaj dodatkowych korzyści. Czy wybrana przez ciebie usługa oferuje faksowanie przez e-mail? Czy możesz załączać dokumenty z usług takich jak Dropbox i Microsoft Office?
4. Sprawdź referencje klientów. Co poprzedni klienci mają do powiedzenia na temat poszczególnych usług faksowych? Jak wypadają w porównaniu z tradycyjnym faksowaniem?

🕹️ Zobacz, jak RingCentral został zaprojektowany, aby umożliwić Ci łatwe wysyłanie faksów przez Internet. Zarezerwuj wycieczkę po produkcie, aby to sprawdzić:

Wybierz czas

💰 Możesz także skorzystać z tego kalkulatora, aby sprawdzić, ile mniej więcej Twoja firma może zaoszczędzić, korzystając z usługi RingCentral do wspierania komunikacji między zespołami i klientami.

Jak działa tradycyjny faks

Tradycyjne faksy działają na zasadzie wysyłania faksów (w skrócie kopii lub faksów, stąd nazwa) dokumentów za pośrednictwem linii telefonicznych. Skanują one dokumenty za pomocą urządzenia o sprzężeniu ładunkowym, które efektywnie patrzy na każdą linię danego dokumentu, wykrywa czarne i białe obszary, a następnie wysyła reprodukcję tego, co znajdzie w dół linii telefonicznej za pomocą impulsu elektrycznego. Fizyczny faks na drugim końcu odbiera te impulsy, a następnie kieruje je do drukarki.

Tylko wtedy, gdy spojrzysz na proces wysyłania tradycyjnego faksu, zdasz sobie sprawę, jak bardzo jest to uciążliwe. Oto szybki przegląd krok po kroku:

1. Osoba sporządza dokument.
2. Potem drukuje jego fizyczną kopię.
3. Następnie skanuje go do urządzenia faksowego i naciska przycisk wysyłania.
4. Dokument jest wysyłany przy użyciu tradycyjnego urządzenia faksowego.
5. Faks przychodzący jest odbierany i drukowany na drugim końcu.
6. Odbiorca może następnie zeskanować tę kopię, aby utworzyć plik cyfrowy (jako dokument Word, plik PDF lub obraz, taki jak PNG). Prawdopodobnie będzie on znacznie gorszej jakości niż oryginalny dokument.

Nie trudno więc zrozumieć, dlaczego tak wiele osób szuka innych metod wysyłania dokumentów – w tym faksów online – jako prostszej i wygodniejszej alternatywy.

Jak działa faks online

W RingCentral wysyłanie faksów online jest tak proste, jak wysyłanie wiadomości e-mail. Oto jak:

1. Wybierz opcję „Nowy faks” w aplikacji desktopowej lub mobilnej RingCentral.
2. Wprowadź numer faksu odbiorcy i dodaj odpowiedni tekst wiadomości.
3. Dołącz odpowiednie dokumenty z aplikacji Box, Dropbox, Google Drive (w tym Google Docs) lub Microsoft Office.
4. Alternatywnie możesz wysyłać faksy pocztą elektroniczną, adresując je na odpowiedni numer faksu @rcfax.com.

Tutaj dowiesz się, jak wysyłać i odbierać faksy za pomocą RingCentral:

Jak mogę wysłać faks przez Internet za darmo?

Przedyskutowaliśmy już usługi faksów online, które oferują szereg funkcji za miesięczne opłaty. Istnieją jednak alternatywy darmowych faksów. Na przykład, możesz użyć aplikacji Fax and Scan firmy Microsoft, która jest dostarczana bezpłatnie z systemem Windows (do Windows 10 włącznie), który jest bezpłatny. Aby z niej korzystać, będziesz potrzebował następującego sprzętu i akcesoriów:

• Komputer wyposażony w Fax and Scan
• Linia stacjonarna (nie działa z VoIP)
• Wewnętrzny lub zewnętrzny modem faksu
• Przewód łączący ten model z linią telefoniczną

Jest tu jednak pewien minus. Ponieważ Fax and Scan musi być podłączony do linii telefonicznej poprzez modem faksu, oznacza to, że twoja linia stacjonarna będzie zajęta podczas wysyłania i odbierania faksów, co jest oczywiście niedogodnością. Nie można również korzystać z urządzeń mobilnych. Jak już mówiliśmy, usługi faksowe używają bramek, aby uniknąć tego problemu. Ponadto, twój komputer będzie musiał być włączony przez cały czas, gdy faksy są wysyłane lub odbierane.

🔍 Czy myślisz o uzyskaniu nowego narzędzia komunikacji i nie jesteś pewien jak zacząć? Oto lista kontrolna, która pomoże Ci wybrać właściwe narzędzie dla Twojej firmy.

Zalety faksowania przez Internet

Istnieją zatem liczne korzyści z faksowania online. Należą do nich między innymi:

• Wysyłanie i odbieranie faksów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Jest to szczególnie przydatne dla firm działających w wielu lokalizacjach oraz dla tych, które przechodzą na pracę zdalną.
• Niższe koszty. Subskrybując RingCentral, możesz wysyłać faksy bez konieczności ponoszenia kosztów zakupu tonerów i urządzeń faksowych. Nie musisz też martwić się o ich konserwację (w końcu wiele rzeczy może się zepsuć).
• Niezawodne bezpieczeństwo. Wysyłanie faksów przez linię telefoniczną nie jest tak bezpieczne, jak mogłoby się wydawać: dokumenty mogą być łatwo przechwycone przez ciekawskie oczy. Dzięki RingCentral Twoje faksy są bezpiecznie przesyłane przez szyfrowane połączenie internetowe.
• Wysyłanie i odbieranie faksów bez obciążania linii telefonicznej. Jak już wspomnieliśmy, używanie zwykłych linii telefonicznych do faksowania może blokować połączenia przychodzące, a także uniemożliwiać wykonywanie połączeń wychodzących. W RingCentral wszystko odbywa się za pośrednictwem połączenia internetowego, dzięki czemu linia telefoniczna jest wolna.

Gotowy na wysyłanie faksów online w kilka sekund?

Jak staramy się wyjaśnić, istnieje wiele zalet korzystania z faksów online w porównaniu z pocztą elektroniczną. Szczególnie firmy mogą na tym skorzystać. Nie tylko faks online zapewnia większe bezpieczeństwo, ale również dostarcza wiele innych korzyści.

Oto one obejmują oszczędność czasu i pieniędzy, pozwalając ci podpisywać dokumenty elektronicznie, utrzymując twoje dokumenty uporządkowane i umożliwiając ci wysyłanie faksów z urządzeń mobilnych.

Usługa faksów internetowych RingCentral jest łatwa w użyciu i nie nadszarpnie twojego budżetu. Pozwala ona na zarządzanie wychodzącymi i przychodzącymi faksami online, oszczędzając ci niepotrzebnych wydatków i ogólnie ułatwiając twoje życie zawodowe. Twoja firma i jej klienci mogą czerpać z tego znaczne korzyści w dłuższym okresie czasu.