Wiele dużych spotkań korporacyjnych i konferencji rozpoczyna program wydarzenia sesją otwierającą, czasami nazywaną sesją plenarną lub otwierającą sesją ogólną. Sesje te są najczęściej związane z większymi konferencjami, kongresami lub zjazdami, ale mogą być również wykorzystywane w przypadku mniejszych wydarzeń korporacyjnych.
Sesje otwierające są zawsze zaplanowane na określony czas na początku programu. Trwają one zazwyczaj od jednej do dwóch godzin. Prezentacje, które są zaplanowane w tym czasie, mogą zaoferować organizatorom i gospodarzom wyjątkową okazję do zwrócenia się do uczestników.
Co składa się na sesję otwierającą?
Otwierające sesje ogólne charakteryzują się zaplanowaną prezentacją lub serią prezentacji przez różnych prelegentów. Są one skierowane do szerokiej publiczności.
Niektóre programy wydarzeń oferują równoległe sesje przerywane, w których uczestnicy dzielą się na mniejsze grupy na prezentacje i warsztaty. Inne dzielą publiczność niemal natychmiast na sesje, które są dedykowane określonym rolom, zestawom umiejętności lub zainteresowaniom. Ale sesja plenarna służy jako okazja do zwrócenia się do wszystkich uczestników wydarzenia razem.
Lider organizatora może zdecydować się na omówienie ogólnych punktów porządku obrad i nakreślenie celów całego programu. Sesje otwierające zwykle zawierają także głównego mówcę i innych prezenterów, którzy pomagają nadać ton konwencji.
Te prezentacje mogą być prowadzone w różnych formatach, ale same sesje z definicji są otwarte dla wszystkich uczestników.
Dlaczego warto zacząć od sesji plenarnej?
Najbardziej efektywne otwierające sesje generalne to te, które są organizowane z myślą o słuchaczach i uczestnikach wydarzenia, a nie o organizatorach wydarzenia. Organizatorzy imprez mogą wykorzystać tę okazję, aby zająć się sprawami firmy lub stowarzyszenia, logistyką imprezy i punktami programu, ale wspaniała sesja plenarna powinna również bawić i motywować publiczność.
Efektywne programy wymagają zaangażowania i zainteresowania publiczności. Organizatorzy wydarzeń muszą walczyć o odzyskanie tego zainteresowania, jeśli stracili je już na początku. Otwierające sesje ogólne powinny rozpocząć program od mocnego akcentu.
Cele i zadania
Wspaniałe sesje otwierające zwykle zajmują się jakąś kombinacją następujących celów:
- Motywować, edukować, i/lub bawić i angażować publiczność.
- Nadają ton programowi.
- Stworzą niezapomniane doświadczenie.
- Przekazują ważne informacje.
Najlepsze otwierające sesje ogólne realizują wszystkie te cele. Sesja plenarna dorocznej konferencji może zawierać wiadomość powitalną prezesa organizacji, a następnie przemówienie emcee, który będzie pełnił funkcję moderatora przez cały czas trwania wydarzenia.
Sesja plenarna może zakończyć się mocnym akcentem w postaci zaproszonego mówcy głównego, który wygłasza prezentację na temat motywowania uczestników do osiągnięcia określonych celów.
Gdy jest dobrze zrobiona
Dobre otwarcie sesji ogólnej ustawi nastrój całego wydarzenia. Utrzymasz zainteresowanie, jeśli uda Ci się utrzymać sesję plenarną na wysokim poziomie. Chcesz zmotywować uczestników. Przekaż im kilka informacji, których wcześniej nie znali, jako przedsmak tego, co ich czeka. Nawiąż z nimi kontakt.
I, tak, dobrze jest wrzucić trochę rozrywki, ale nie chcesz, aby rozrywka była całym przedstawieniem.
.