Co to jest komunikacja w dół?

Komunikacja w dół Przepływy komunikacyjne z najwyższego poziomu do niskiego poziomu w organizacji są znane jako komunikacja w dół.

Innymi słowy, komunikacja, która odbywa się od przełożonych do podwładnych w łańcuchu dowodzenia jest komunikacją w dół.

Komunikacja w dół

Ten przepływ komunikacji jest wykorzystywany przez kierowników do przekazywania informacji związanych z pracą pracownikom na niższych szczeblach. Pracownicy potrzebują tych informacji do wykonywania swojej pracy oraz do spełniania oczekiwań kierownika.

Może to obejmować skuteczne zarządzanie tonem wiadomości, a także wykazanie się umiejętnością delegowania zadań, aby upewnić się, że praca jest wykonywana sprawnie przez właściwą osobę.

Importance of Downward Communication

Importance of Downward Communication are:

  1. Przekazywanie idei
  2. Zachęcanie
  3. Utrzymywanie dyscypliny
  4. Informowanie o przesłankach pracy
  5. Wyjaśnianie o zmianach
  6. Dawanie kierunek
  7. Przydzielenie pracy
  8. Kontrola
  9. Ocena

Podanie pomysłu

Z pomocą celów komunikacji w dół, polityki, zasady są wyjaśniane podwładnym przez przełożonego, aby dać im pełne zrozumienie.

Zachęcać

Pracownicy muszą być zmotywowani do większej pracy, aby osiągnąć cele organizacyjne. Kierownictwo musi uciekać się do komunikacji w dół, aby zachęcić pracowników niższego szczebla.

Do utrzymania dyscypliny

Taka komunikacja jest zgodna z hierarchią organizacyjną, więc każda sekcja lub dział musi przestrzegać ustalonych zasad lub procedur. W rezultacie zapewniona jest dyscyplina.

Informowanie o przesłankach pracy

Ważnym celem tego typu komunikacji jest przekazanie informacji dotyczących przesłanek przydzielonego zadania i jego związku z innymi zadaniami organizacyjnymi.

Wyjaśnienie zmian

Zmiany są zależne od okoliczności. Kiedy jest jakakolwiek zmiana w odniesieniu do planów, polityki, procedur lub zasad itp. są to komunikaty z wyjaśnieniem poprzez komunikację w dół.

Do wydawania poleceń

Aby skierować jakiekolwiek zadanie, pracę lub zadanie do podwładnych, przełożony dokonuje komunikacji w dół.

Przydzielanie pracy

Aby przydzielić pracę zgodnie z wydajnością pracowników, przełożony dokonuje uzasadnienia poprzez komunikację w dół.

Kontrola

Ponieważ niezbędne instrukcje są przekazywane poprzez komunikację w dół, pracownicy są bardzo świadomi swoich zadań i działań. Dlatego taka komunikacja może działać jako narzędzie kontroli.

Do oceny

Komunikacja w dół pomaga przełożonym w ocenie prac wykonywanych przez pracowników. Komunikacja w dół jest wykorzystywana do informowania pracowników o ich ocenach.

Zalety komunikacji w dół

Zalety komunikacji w dół są następujące:

  1. Efektywność
  2. Łatwość delegowania zadań
  3. Dyscyplina organizacyjna
  4. Efektywne komunikowanie celów
Zalety komunikacji w dół

.

Efektywność

Komunikacja w dół oferuje efektywność, ponieważ instrukcje i informacje pochodzą ze źródeł władzy, które są w stanie koordynować działania z góry organizacji.

Łatwość delegowania

Delegowanie jest znacznie łatwiejsze, jeśli delegowanie pochodzi bezpośrednio z pionowej struktury komunikacyjnej reprezentującej łańcuch dowodzenia.

Dyscyplina organizacyjna

Komunikacja w dół podąża za hierarchią organizacji, co oznacza, że dyscyplina organizacyjna i zgodność członków jest znacznie łatwiejsza do utrzymania.

Efektywne komunikowanie celów

Kierownictwo wyższego szczebla może łatwo komunikować cele i przydzielać obowiązki dotyczące osiągania tych celów.

Wady komunikacji skierowanej w dół

Wady komunikacji skierowanej w dół są następujące:

  1. Problemy z interpretacją
  2. Zniekształcenie
  3. Nie motywuje
  4. Powolna informacja zwrotna
  5. Obniża morale
Wady komunikacji w dół. Komunikacja

Problemy z interpretacją

Komunikacja w dół przedstawia problemy z interpretacją z powodu efektu zniekształcenia i powolnego sprzężenia zwrotnego w celu wyjaśnienia komunikatu.

Zniekształcenia

Czy kiedykolwiek grałeś w grę pantoflową? Komunikacja w dół może zostać zniekształcona, ponieważ przechodzi przez wiele poziomów organizacji.

Nie motywuje

Zważywszy na powolne sprzężenie zwrotne i zależność od formalnych kanałów komunikacji, ta metoda komunikacji nie pomaga w motywacji.

Powolna informacja zwrotna

Potrzebny jest czas, aby wiadomości przeszły w dół organizacji, następnie w górę organizacji i znowu w dół. Oznacza to, że informacja zwrotna może być powolna, co powoduje problemy, szczególnie w dynamicznym środowisku.

Niższe morale

Zważywszy na czas potrzebny na komunikację i problem ze zniekształconymi komunikatami, komunikacja w dół może mieć negatywny wpływ na morale organizacji.

Cel komunikacji skierowanej w dół

Canary (2011) zidentyfikował pięć ogólnych celów komunikacji skierowanej w dół:

  1. Implementacja celów, strategii, i celów
  2. Instrukcje dotyczące pracy i uzasadnienie
  3. Procedury i praktyki
  4. Wskazówki dotyczące wyników
  5. Socjalizacja
Cel komunikacji w dół

Wdrażanie celów, strategii i celów

Komunikowanie nowych strategii i celów dostarcza informacji o konkretnych celach i oczekiwanych zachowaniach. Daje kierunek dla niższych poziomów szkoły/okręgu szkolnego, kolegium środowiskowego lub uniwersytetu.

Na przykład: „Nowy mandat reformy jest na serio. Musimy poprawić jakość uczenia się uczniów, jeśli mamy odnieść sukces.”

Instrukcje dotyczące pracy i uzasadnienie

Są to dyrektywy, jak wykonać konkretne zadanie i jak praca odnosi się do innych działań organizacji szkolnej. Szkoły, community colleges, lub uniwersytety muszą koordynować cele indywidualne i wydziałowe z celami całej organizacji.

Często nie zapewniamy wystarczającej ilości tego rodzaju informacji, pozostawiając poszczególnym pracownikom uzyskanie szerszego obrazu sytuacji.

Procedury i praktyki

Są to wiadomości określające politykę organizacji szkolnej, zasady, przepisy, świadczenia i ustalenia strukturalne w celu uzyskania pewnego stopnia jednolitości w praktykach organizacji.

W organizacjach szkolnych, te informacje są przekazywane członkom personelu poprzez podręczniki polityki zarządu i całej organizacji, podręczniki i codzienne działania organizacji szkolnej.

Sprzężenie zwrotne

Raporty z postępu prac, indywidualne oceny wydajności i inne środki są używane do informowania działów lub jednostek jak dobrze sobie radzą w odniesieniu do standardów i celów wydajności.

Na przykład: „Mary, twoja praca przy terminalu komputerowym znacznie poprawiła wydajność naszego działu.”

Socjalizacja

Każda organizacja szkolna stara się zmotywować pracowników do przyjęcia misji instytucji i wartości kulturowych oraz do udziału w specjalnych uroczystościach, takich jak pikniki i kampanie United Way. Jest to próba uzyskania zaangażowania, poczucia przynależności i jedności kierunku wśród członków personelu (Lunenburg & Ornstein, 2008).

Na przykład: „Szkoła myśli o swoich pracownikach jak o rodzinie i chciałaby zaprosić wszystkich do udziału w dorocznym pikniku i targach 30 maja.”

Business Communication Notes

(Click on Topic to Read)

Reference

  1. Business Communication: ” K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
  2. Komunikacja w biznesie: ” M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
  3. Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
  4. Fred C. Lunenburg (2010). Formalne kanały komunikacji: Upward, Downward, Horizontal, and External Retrieved 3 Feb, 2021

Go On, Share & Help your Friend

.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.