Co to jest komunikacja w dół?
Komunikacja w dół Przepływy komunikacyjne z najwyższego poziomu do niskiego poziomu w organizacji są znane jako komunikacja w dół.
Innymi słowy, komunikacja, która odbywa się od przełożonych do podwładnych w łańcuchu dowodzenia jest komunikacją w dół.
Ten przepływ komunikacji jest wykorzystywany przez kierowników do przekazywania informacji związanych z pracą pracownikom na niższych szczeblach. Pracownicy potrzebują tych informacji do wykonywania swojej pracy oraz do spełniania oczekiwań kierownika.
Może to obejmować skuteczne zarządzanie tonem wiadomości, a także wykazanie się umiejętnością delegowania zadań, aby upewnić się, że praca jest wykonywana sprawnie przez właściwą osobę.
Importance of Downward Communication
Importance of Downward Communication are:
- Przekazywanie idei
- Zachęcanie
- Utrzymywanie dyscypliny
- Informowanie o przesłankach pracy
- Wyjaśnianie o zmianach
- Dawanie kierunek
- Przydzielenie pracy
- Kontrola
- Ocena
Podanie pomysłu
Z pomocą celów komunikacji w dół, polityki, zasady są wyjaśniane podwładnym przez przełożonego, aby dać im pełne zrozumienie.
Zachęcać
Pracownicy muszą być zmotywowani do większej pracy, aby osiągnąć cele organizacyjne. Kierownictwo musi uciekać się do komunikacji w dół, aby zachęcić pracowników niższego szczebla.
Do utrzymania dyscypliny
Taka komunikacja jest zgodna z hierarchią organizacyjną, więc każda sekcja lub dział musi przestrzegać ustalonych zasad lub procedur. W rezultacie zapewniona jest dyscyplina.
Informowanie o przesłankach pracy
Ważnym celem tego typu komunikacji jest przekazanie informacji dotyczących przesłanek przydzielonego zadania i jego związku z innymi zadaniami organizacyjnymi.
Wyjaśnienie zmian
Zmiany są zależne od okoliczności. Kiedy jest jakakolwiek zmiana w odniesieniu do planów, polityki, procedur lub zasad itp. są to komunikaty z wyjaśnieniem poprzez komunikację w dół.
Do wydawania poleceń
Aby skierować jakiekolwiek zadanie, pracę lub zadanie do podwładnych, przełożony dokonuje komunikacji w dół.
Przydzielanie pracy
Aby przydzielić pracę zgodnie z wydajnością pracowników, przełożony dokonuje uzasadnienia poprzez komunikację w dół.
Kontrola
Ponieważ niezbędne instrukcje są przekazywane poprzez komunikację w dół, pracownicy są bardzo świadomi swoich zadań i działań. Dlatego taka komunikacja może działać jako narzędzie kontroli.
Do oceny
Komunikacja w dół pomaga przełożonym w ocenie prac wykonywanych przez pracowników. Komunikacja w dół jest wykorzystywana do informowania pracowników o ich ocenach.
Zalety komunikacji w dół
Zalety komunikacji w dół są następujące:
- Efektywność
- Łatwość delegowania zadań
- Dyscyplina organizacyjna
- Efektywne komunikowanie celów
.
Efektywność
Komunikacja w dół oferuje efektywność, ponieważ instrukcje i informacje pochodzą ze źródeł władzy, które są w stanie koordynować działania z góry organizacji.
Łatwość delegowania
Delegowanie jest znacznie łatwiejsze, jeśli delegowanie pochodzi bezpośrednio z pionowej struktury komunikacyjnej reprezentującej łańcuch dowodzenia.
Dyscyplina organizacyjna
Komunikacja w dół podąża za hierarchią organizacji, co oznacza, że dyscyplina organizacyjna i zgodność członków jest znacznie łatwiejsza do utrzymania.
Efektywne komunikowanie celów
Kierownictwo wyższego szczebla może łatwo komunikować cele i przydzielać obowiązki dotyczące osiągania tych celów.
Wady komunikacji skierowanej w dół
Wady komunikacji skierowanej w dół są następujące:
- Problemy z interpretacją
- Zniekształcenie
- Nie motywuje
- Powolna informacja zwrotna
- Obniża morale
Problemy z interpretacją
Komunikacja w dół przedstawia problemy z interpretacją z powodu efektu zniekształcenia i powolnego sprzężenia zwrotnego w celu wyjaśnienia komunikatu.
Zniekształcenia
Czy kiedykolwiek grałeś w grę pantoflową? Komunikacja w dół może zostać zniekształcona, ponieważ przechodzi przez wiele poziomów organizacji.
Nie motywuje
Zważywszy na powolne sprzężenie zwrotne i zależność od formalnych kanałów komunikacji, ta metoda komunikacji nie pomaga w motywacji.
Powolna informacja zwrotna
Potrzebny jest czas, aby wiadomości przeszły w dół organizacji, następnie w górę organizacji i znowu w dół. Oznacza to, że informacja zwrotna może być powolna, co powoduje problemy, szczególnie w dynamicznym środowisku.
Niższe morale
Zważywszy na czas potrzebny na komunikację i problem ze zniekształconymi komunikatami, komunikacja w dół może mieć negatywny wpływ na morale organizacji.
Cel komunikacji skierowanej w dół
Canary (2011) zidentyfikował pięć ogólnych celów komunikacji skierowanej w dół:
- Implementacja celów, strategii, i celów
- Instrukcje dotyczące pracy i uzasadnienie
- Procedury i praktyki
- Wskazówki dotyczące wyników
- Socjalizacja
Wdrażanie celów, strategii i celów
Komunikowanie nowych strategii i celów dostarcza informacji o konkretnych celach i oczekiwanych zachowaniach. Daje kierunek dla niższych poziomów szkoły/okręgu szkolnego, kolegium środowiskowego lub uniwersytetu.
Na przykład: „Nowy mandat reformy jest na serio. Musimy poprawić jakość uczenia się uczniów, jeśli mamy odnieść sukces.”
Instrukcje dotyczące pracy i uzasadnienie
Są to dyrektywy, jak wykonać konkretne zadanie i jak praca odnosi się do innych działań organizacji szkolnej. Szkoły, community colleges, lub uniwersytety muszą koordynować cele indywidualne i wydziałowe z celami całej organizacji.
Często nie zapewniamy wystarczającej ilości tego rodzaju informacji, pozostawiając poszczególnym pracownikom uzyskanie szerszego obrazu sytuacji.
Procedury i praktyki
Są to wiadomości określające politykę organizacji szkolnej, zasady, przepisy, świadczenia i ustalenia strukturalne w celu uzyskania pewnego stopnia jednolitości w praktykach organizacji.
W organizacjach szkolnych, te informacje są przekazywane członkom personelu poprzez podręczniki polityki zarządu i całej organizacji, podręczniki i codzienne działania organizacji szkolnej.
Sprzężenie zwrotne
Raporty z postępu prac, indywidualne oceny wydajności i inne środki są używane do informowania działów lub jednostek jak dobrze sobie radzą w odniesieniu do standardów i celów wydajności.
Na przykład: „Mary, twoja praca przy terminalu komputerowym znacznie poprawiła wydajność naszego działu.”
Socjalizacja
Każda organizacja szkolna stara się zmotywować pracowników do przyjęcia misji instytucji i wartości kulturowych oraz do udziału w specjalnych uroczystościach, takich jak pikniki i kampanie United Way. Jest to próba uzyskania zaangażowania, poczucia przynależności i jedności kierunku wśród członków personelu (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Na przykład: „Szkoła myśli o swoich pracownikach jak o rodzinie i chciałaby zaprosić wszystkich do udziału w dorocznym pikniku i targach 30 maja.”
Business Communication Notes
(Click on Topic to Read)
Reference
- Business Communication: ” K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Komunikacja w biznesie: ” M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Formalne kanały komunikacji: Upward, Downward, Horizontal, and External Retrieved 3 Feb, 2021
Go On, Share & Help your Friend
.