Co to jest Auto Attendant?
Nie każdy zna termin „auto attendant”, ale każdy wie, co to jest. Niektórzy nazywają go wirtualnym recepcjonistą. Jest to automatyczne powitanie, które zapewnia menu podpowiedzi klawiatury dla dzwoniących, aby połączyć się z działami lub osobami. Może również zapewnić podstawowe informacje biznesowe, takie jak godziny pracy, adresy lokalne lub aktualne oferty.
Pierwsze wrażenie ma znaczenie. W przeciwieństwie do żywego recepcjonisty, automatyczny asystent pracuje 24/7/365 i nigdy nie ma złego dnia. Możesz nawet dostosować wiadomość dla po godzinach pracy lub święta.
Dlaczego warto korzystać z automatycznego asystenta? Jakie są korzyści?
Używanie systemu automatycznego asystenta jest najłatwiejszym i najtańszym sposobem na poprawę satysfakcji klienta i zwiększenie wydajności pracowników.
Profesjonalne pierwsze wrażenie &za każdym razem po
Nie ma znaczenia, czy jesteś ugruntowaną małą firmą z 20 pracownikami, czy nowym start-upem (jak Ty i Twój przyjaciel pracujący w garażu) – z automatycznym asystentem, dzwoniący nie będą w stanie powiedzieć. Jest to jeden z najbardziej przystępnych sposobów, aby natychmiast dać swojej firmie przewagę.
Utwórz niestandardowe wiadomości powitalne
Popraw doświadczenie swojego rozmówcy dzięki powitaniom specyficznym dla Twojej firmy, lokalizacji i sytuacji. Recepcjonista nie musi być na żywo, aby zachować osobisty kontakt, do którego przywykli Twoi klienci.
Pokaż, że Twoja firma szanuje ich czas i potrzeby, używając spójnych powitań, przemyślanych opcji menu i skutecznego kierowania połączeń.
Nigdy nie przegapisz połączenia dzięki łatwemu kierowaniu połączeń
Wszyscy tam byliśmy – dzwonisz do firmy i otrzymujesz przerażające „Proszę pozwolić mi wstrzymać połączenie, a ja je przekażę…”, tylko po to, aby połączenie zostało przerwane lub przekazane do niewłaściwej osoby.
Z automatycznym asystentem nigdy się to nie zdarza. Dzwoniący mogą wybrać, z kim rozmawiają, dzięki czemu trafiają do właściwej osoby za pierwszym razem. A jeśli korzystasz z całkowicie wirtualnego systemu telefonicznego, takiego jak NetLines, może on łączyć się z telefonami komórkowymi pracowników, zwiększając liczbę odbieranych połączeń.
Automatyczny asystent usprawnia komunikację wewnętrzną, zmniejszając frustrację dzwoniących i optymalizując czas pracowników.
Zwiększenie produktywności &koncentracja pracowników
Dla każdej małej firmy czas jest cennym zasobem. Pracownicy często noszą wiele kapeluszy i żonglują wieloma priorytetami. Zadania administracyjne tylko odciągają ich od pracy nad kluczowymi inicjatywami wzrostu i operacjami.
Z automatyczną recepcjonistką, proces kierowania połączeń jest zaprogramowany, uwalniając czas pracowników.
Każdy pracownik lub dział otrzymuje odpowiednie połączenia, na czas. Nie trzeba czekać na przekierowanie lub na innego członka zespołu, aby przekazać wiadomość. Pytania lub problemy klientów są adresowane skutecznie, poprawiając wydajność pracowników i działów.
Oszczędzaj pieniądze nad profesjonalnymi alternatywami
W porównaniu do innych profesjonalnych alternatyw recepcjonistów, usługa telefoniczna z automatycznym asystentem jest zazwyczaj tańsza. Niezależnie od tego, czy bierzesz pod uwagę pełnoetatowego recepcjonistę, czy polegasz na kierowniku biura lub administratorze, automatyczny asystent eliminuje tę potrzebę. Będziesz zaoszczędzić czas pracownika i pieniądze, które mogą być lepiej wydane gdzie indziej.
Niektóre firmy również rozważyć zdalnego recepcjonisty na żywo. Podczas gdy te usługi są tańsze niż pracownik w pełnym wymiarze godzin, nadal kosztują setki dolarów każdego miesiąca. Dla większości firm, jest to całkowicie zbędne koszty, które mogą być lepiej obsługiwane z auto attendant.
Kto powinien korzystać z automatycznego asystenta?
- Biura (takie jak dentystyczne, lekarskie, finansowe, prawne, marketingowe, i inne)
- Zespoły sprzedaży
- Pośrednicy w obrocie nieruchomościami i firmy
- Szkoły i instytucje stosujące nauczanie na odległość
- Centra obsługi telefonicznej
- Właściciele małych firm
- Konsultanci
- Początki działalności
- Freelancerzy
- Małe firmy non-zysków
- Wirtualne lub zdalne firmy lub zespoły
Przykłady, kiedy &Jak korzystać z automatycznej usługi odbierania połączeń
- Po godzinach i w weekendy – zawsze, gdy Twoje biuro jest zamknięte
- Święta, zamknięcia lub zmiany operacji – święta narodowe, zamknięcie fabryki, wakacje szkolne, tymczasowe zamknięcia lub zmiany operacji (np. podczas pandemii)
- Usuwanie skutków katastrof – jeśli Twoi rozmówcy potrzebują więcej informacji na temat niedawnej powodzi, pożaru, klęski żywiołowej itp.
- Powitania sezonowe – rozpoznaj religijne, narodowe lub sezonowe okresy, gdy są one istotne dla Twoich rozmówców, takie jak Wielkanoc, Boże Narodzenie, Diwali, Ramadan
- Kampanie marketingowe – oszczędzaj czas, nagrywając wstępnie informacje o najnowszych reklamowanych zniżkach lub specjalnych promocjach
- Wiele działów – ułatw kontakt z działem sprzedaży, obsługą klienta, marketingiem, działem IT lub dowolnym działem firmy
- Opcje językowe – daj dzwoniącym automatyczną opcję używania preferowanego języka
Dwupoziomowa automatyczna sekretarka
Dzięki automatycznej sekretarce NetLines możesz nawet skonfigurować dwupoziomową automatyczną sekretarkę z opcjami menu takimi jak:
„Dziękujemy za telefon do firmy XYZ. Aby uzyskać informacje na temat obsługi klienta, naciśnij 1. Aby uzyskać informacje o sprzedaży, naciśnij 2. Aby uzyskać informacje o lokalizacji i godzinach pracy sklepów, naciśnij 3…”
„Dziękujemy za nawiązanie połączenia z działem sprzedaży. Do Aarona, naciśnij 1. Do Julii, naciśnij 2…”
Niezależnie od godzin pracy lub liczby pracowników, system automatycznej obsługi klienta obejmuje swoim zasięgiem małe firmy. Możesz utworzyć oddzielne powitania dla świąt, po godzinach, różnych pór dnia i dat.
Jak skonfigurować automatycznego asystenta
Nasz system automatycznego asystenta jest dostępny z istniejącego iPhone’a lub smartfona z systemem Android. Nie ma potrzeby kupowania dodatkowego sprzętu ani zatrudniania informatyka. Wystarczy pobrać aplikację NetLines App ze sklepu z aplikacjami, aby rozpocząć pracę.
Przed uruchomieniem komunikatu powitalnego należy zaplanować opcje menu, numery wewnętrzne, hierarchię opcji i wszystko, co ułatwi obsługę dzwoniącego.
Potrzebujesz pomocy w organizacji i tworzeniu niestandardowych powitań? Sprawdź nasz ostateczny przewodnik do skryptów auto attendant.
Advance Your Business With an Auto Attendant
Implementing auto attendant jest inteligentny sens biznesowy: jest bardziej profesjonalny, oszczędza pieniądze, optymalizuje obsługę połączeń i zwiększa wydajność. Nie wspominając o tym, że jest niedrogie.
Z NetLines otrzymujesz całkowicie wirtualny system telefoniczny na swoim istniejącym smartfonie. Jego zaawansowana funkcja automatycznego asystenta podniesie rangę Twojej firmy, nie kosztując Cię przy tym dużo pieniędzy.