44 Blank Commercial Invoice Templates [PDF, Word]

Prosto rzecz ujmując, faktura handlowa jest dokumentem, który służy jako dowód transakcji pomiędzy kupującym a sprzedającym. Może być również używany przez służby celne do ustalenia wartości importowanego towaru w celu oszacowania ceł i podatków.

Dokument ten jest przygotowywany przez sprzedawcę i musi zawierać właściwe informacje. Sama faktura handlowa nie daje prawa do własności towaru lub towarów – chyba, że dołączony jest do niej załącznik, który zawiera całkowitą kwotę zapłaty osoby importującej towar. Najczęściej sprzedawca przekazuje oryginał faktury nabywcy, a kopię zatrzymuje dla siebie. Jednakże, jeśli towar ma być importowany, można przekazać więcej kopii w zależności od potrzeb.

Faktury handlowe muszą zawierać wszystkie niezbędne informacje, więc kiedy jest używany i kontrolowany, nie będzie niepotrzebnych opóźnień z urzędem celnym. W tym artykule dowiesz się wszystkiego o tym dokumencie, a także jak stworzyć swój własny szablon i jak stworzyć oficjalny szablon.

Szablony faktur handlowych

Kiedy używane są faktury handlowe?

Faktury handlowe są ważnymi dokumentami, które mogą być używane do różnych celów. Sprzedawcy i eksporterzy muszą wiedzieć, jak i kiedy je wystawiać, a także jak prawidłowo je wypełniać. Nabywcy i importerzy muszą również posiadać obszerne informacje na temat tych dokumentów, aby byli przygotowani, gdy tylko zostaną o nie poproszeni.

Oto kilka najważniejszych powodów, dla których faktury handlowe są sporządzane i wykorzystywane:

Jako eksporter, będziesz mógł wykorzystać je do wspierania roszczeń ubezpieczeniowych, pożyczek i programów grantowych. Posiadanie tego pod ręką pozwoli na szybsze i płynniejsze transakcje podczas przedstawiania wymagań.
Zarówno kupujący jak i sprzedający mogą wykorzystać to jako zapis lub dowód dla przedmiotów, które zostały kupione/sprzedane. Posiadanie zapisów dotyczących sprzedanych i zakupionych pozycji jest korzystne dla celów ewidencji finansowej i księgowości.
Nabywca lub importer może wykorzystać ją do wydania środków na zapłatę przez bank sprzedawcy lub eksporterowi. Bez faktury handlowej, bank może odmówić wydania środków, w zależności od swojej polityki.
Faktura służy jako główny dokument pomocniczy w przypadku roszczenia ubezpieczeniowego dotyczącego danej przesyłki. Aby roszczenie ubezpieczeniowe zostało uwzględnione, należy przedstawić oficjalną fakturę.
Gdy towary są wysyłane do innego kraju, importer musi być w stanie przekazać ten dokument, zanim towar zostanie odprawiony przez służby celne. Bez niej towary mogą zostać zatrzymane na lotnisku do czasu przedstawienia innych wymagań, co byłoby bardzo niewygodne.
Banki będą musiały sprawdzić fakturę handlową przed wydaniem pieniędzy w ramach akredytywy lub inkasa dokumentowego.
Dokument ten może być również używany w połączeniu z innymi dokumentami (takimi jak świadectwo kontroli), które służą jako dowód, że to, co wysyłasz, jest najlepszej jakości i jest dokładnie tym, co zamówił twój klient.
Może być również używany przez rząd do określenia wartości towarów lub towarów przy ustalaniu ceł.
Dla władz celnych może być również używany w tym samym celu, jak również do rejestrowania statystyk i do kontroli.
Może służyć jako wiążąca umowa, gdy transakcja jest dokonywana i może być używana jako kluczowy wymóg w procedurze licencjonowania importu przez niektóre kraje.

Jak widać, faktury handlowe są ważnymi dokumentami, z wielu powodów. Dlatego bardzo pomocne byłoby dowiedzieć się o nich wszystkiego, co można.

Ważne informacje potrzebne w fakturach handlowych

Jeśli jesteś sprzedawcą lub eksporterem i planujesz stworzyć własny szablon faktury handlowej dla swojej firmy, musisz znać wymagane istotne informacje, które muszą być w nim umieszczone. Wszystkie te informacje muszą być obecne, aby Twój dokument był oficjalny i dokładny:

Pełna nazwa, pełny adres pocztowy i dane kontaktowe sprzedawcy.
Pełna nazwa, pełny adres pocztowy i dane kontaktowe nabywcy.
Jeżeli towar jest wysyłany, pełna nazwa, pełny adres pocztowy i dane kontaktowe osoby, do której towar ma być wysłany.
Numer referencyjny, data wystawienia faktury i numer zamówienia na towar.
Pełny opis towaru, w tym wszelkie znaki, numery, ilości, rodzaj i waga.
Szczegółowy opis handlowy towaru w prostym języku angielskim.
Ilość towaru wraz z jego wagą netto i brutto.
Cena i waluta towaru.
Wszelkie rabaty i dodatkowe opłaty, jeśli istnieją, w celu weryfikacji cen podanych na fakturze.
Czas i sposób płatności i dostawy.
Kraj, z którego pochodzi towar. Nazwa producenta może być pomocna, ale nie jest wymagana.
Sposób wysyłki i trasa wysyłki.
Data i odniesienie do numeru umowy sprzedaży.
Godzina, data i miejsce sprzedaży towaru.
Podpis i data podpisania (można również umieścić tytuł osoby podpisującej).

Wszystkie te elementy są potrzebne przy tworzeniu szablonu. Dalsze informacje na temat sporządzania i wypełniania faktury handlowej znajdują się w innych częściach artykułu. Należy również pamiętać, że kiedy robisz fakturę, upewnij się, że masz jedną oryginalną podpisaną kopię, jak również ile innych kopii jest potrzebnych zarówno przez kupującego jak i sprzedającego.

Blank Commercial Invoice

How to Make Your Own Commercial Invoice Template

Making your own template for your company or your business is quite easy as long as you have enough information to help you along. Oto kilka prostych kroków, które poprowadzą Cię w tworzeniu własnego szablonu:

Aby mieć dobre, solidne referencje, przejdź do Internetu, poszukaj i znajdź gotowe do druku faktury handlowe, które zostały już wykonane. Wiele stron oferuje takie faktury i wszystko, co musisz zrobić, to przejrzeć je i wybrać tę, do której chcesz, aby Twoja faktura była podobna.
Aby uzyskać lepsze zrozumienie dokumentu, spróbuj wypełnić fakturę online. To pozwoli ci lepiej zrozumieć, jak powinieneś sformatować swoją własną fakturę.
Używając programu Microsoft Excel (lub innego programu arkusza kalkulacyjnego, z którym dobrze się czujesz), sformatuj i zaprojektuj swój własny szablon faktury handlowej. Możesz użyć darmowych, gotowych formularzy, które znajdziesz w Internecie, jako przewodnika w tworzeniu własnej wersji. Stwórz swoją fakturę w taki sposób, aby była dostosowana do Twojego biznesu i produktów, co pozwoli Ci na efektywne przeprowadzanie transakcji handlowych w przyszłości. Wraz z gotowymi fakturami, upewnij się, że zawierasz wszystkie niezbędne informacje, aby Twoja faktura była oficjalna.
Choć istnieją wymagane informacje, nie ma określonego lub wymaganego formatu dla nich. Aby zaoszczędzić sobie wiele czasu i wysiłku, lepiej jest pracować z gotowymi formularzami niż tworzyć własne od podstaw.

Kilka terminów, które musisz zrozumieć przed wypełnieniem faktury handlowej

Faktury handlowe zawierają wiele informacji i aby móc je poprawnie wypełnić, musisz być w stanie zrozumieć wszystkie terminy na nich napisane. Przeczytaj, aby poznać najczęstsze terminy występujące na fakturach handlowych, z korzyścią dla nabywców, importerów, sprzedawców i eksporterów.

Nadawca lub eksporter oznacza osobę lub firmę, która sprzedaje, wysyła lub eksportuje towary w celach handlowych.
Odbiorca odnosi się do osoby lub firmy, do której wysyłany jest zakupiony towar.
Odbiorca pośredni odnosi się do osoby lub firmy, która będzie działać jako łącznik w imieniu odbiorcy w innym kraju, jeśli taki istnieje, aby móc zrealizować dostawę.
Data odnosi się do dokładnej daty wysyłki i eksportu towaru.
Numer faktury odnosi się do numeru faktury handlowej, który jest nadawany przez sprzedawcę lub eksportera.
Numer PO klienta odnosi się do numeru referencyjnego zamówienia, który jest nadawany przez kupującego lub klienta.
Waluta odnosi się do rzeczywistej waluty używanej do obliczania całkowitych kwot na fakturze.
Kraj pochodzenia odnosi się do kraju, z którego pochodzi towar.
Kraj przeznaczenia odnosi się do kraju, do którego towar jest eksportowany lub wysyłany.
Przewoźnik odnosi się do firmy lub trasy, która jest używana do eksportu towaru.
Warunki płatności odnoszą się do warunków uzgodnionych przez kupującego i sprzedającego.
Warunki frachtu odnoszą się do wszelkich warunków, które miałyby zastosowanie do całego procesu wysyłki i dostawy.
Uwagi odnoszą się do wszelkich instrukcji wysyłki i dostawy od kupującego.
Wartość jednostkowa odnosi się do kosztu każdej z pozycji, indywidualnie.
Waga odnosi się do całkowitej wagi wszystkich pozycji razem.
Fracht odnosi się do wszelkich opłat transportowych.
Ubezpieczenie odnosi się do wszelkich opłat ubezpieczeniowych.

Znajomość definicji tych terminów powszechnie występujących na fakturach handlowych pomoże Ci wypełnić i zrozumieć je bardziej. Sprawy będą o wiele bardziej przejrzyste i będziesz o wiele bardziej wydajny w wypełnianiu i wydawaniu faktur.

Formularz faktury handlowej

Jak wypełniać faktury handlowe

Teraz, gdy wiesz, jak stworzyć własny szablon faktury handlowej i przeszedłeś przez definicje najczęstszych terminów w nich występujących, nadszedł czas, aby zrozumieć, jak skutecznie wypełnić fakturę. Ważne jest, aby wiedzieć, jak dokładnie je wypełnić, aby umieścić prawidłowe informacje na tym ważnym dokumencie.

Czytaj dalej i przestudiuj kroki w wypełnianiu faktur handlowych poprawnie:

Dostarcz prawidłowe i kompletne informacje dla kupującego, sprzedawcy i wszelkich pośredników. Aby uzupełnić te dane, należy podać imię i nazwisko, pełny adres pocztowy (z kodem kraju), numer kontaktowy (również z kodem kraju) oraz numer identyfikacji podatkowej, numer ubezpieczenia społecznego lub inny porównywalny rządowy numer identyfikacyjny. W przypadku wysyłki przedmiotów, odbiorcy mogą być określani jako odbiorcy, podczas gdy kupujący lub nadawca może być określany jako nadawca.
Należy podać wszystkie szczegóły dotyczące przesyłki. Dane te zawierają numer faktury eksportera, powód/ powody eksportu towaru, warunki sprzedaży, numer listu przewozowego lub ID przesyłki – które będą używane przez przewoźnika do identyfikacji lub śledzenia przesyłki, nazwę przewoźnika oraz datę eksportu przesyłki. Warto zaznaczyć, że niektóre z wymienionych elementów nie dotyczą sprzedaży lub przesyłki, więc nie ma potrzeby wypełniania tych części. Warunki sprzedaży są prawdopodobnie najważniejszą pozycją, ponieważ zawierają wiele informacji dotyczących procesu wysyłki i dostawy.
Zanotuj opisy wszystkich przedmiotów, które są dołączone. Uwzględnij wszystkie przedmioty w przesyłce, ich ilość (wraz z jednostką użytą do pomiaru przedmiotu/ów), krótki opis przedmiotu, a także do czego przedmiot/i będzie/będą używane lub czy zostaną sprzedane. Podaj również kraj, z którego pochodzi towar (niekoniecznie z którego towar jest wysyłany), z czego jest wykonany oraz numery pozycji, jeśli istnieją.
Uzupełnij wartość jednostkową, jak również całkowitą wartość przesyłki. Obejmuje to wartość każdego z przedmiotów, łączną wartość wszystkich przedmiotów oraz walutę, która została użyta do obliczenia kwot. W przypadku towarów importowanych należy podać kwotę, jaką zapłaciliśmy za towar, bez kosztów wysyłki i ubezpieczenia. Dla pozycji, które są eksportowane, kwota, że towar został zakupiony jest potrzebne, jak również waluta użyta do ich zakupu.
Zakończyć wszystkie informacje dotyczące przesyłki. Liczba i całkowita waga paczek, opłaty ubezpieczeniowe, wszelkie zastosowane rabaty lub zniżki, opłaty frachtowe i wszelkie inne koszty związane z przesyłką. Wypełnij wszystkie dane dotyczące transakcji i przesyłki.
Podpisz fakturę. Bez podpisu faktura może nie zostać uznana za ważną.
Wykonaj kopie faktury. Ponieważ nabywca otrzyma oryginalną kopię, należy wykonać tyle kopii, ile będzie potrzebnych, do celów ewidencyjnych lub innych.
Sprawdź, czy wszystkie informacje są dokładne i czy należy dostarczyć inne dokumenty uzupełniające. Przykładem dodatkowego dokumentu może być świadectwo pochodzenia. Te dodatkowe dokumenty są zazwyczaj potrzebne w przypadku przesyłek międzynarodowych, ale dobrze jest zawsze sprawdzić, czy dodatkowe dokumenty są potrzebne, niezależnie od tego, gdzie przesyłka zostanie wysłana.

No i proszę! Łatwy przewodnik krok po kroku, jak dokładnie i skutecznie wypełniać faktury handlowe. Ten przewodnik ułatwi Ci dokonywanie szybszych transakcji w Twojej firmie.

Przykłady faktur handlowych

Różnica między fakturą handlową a fakturą wysyłkową

Istnieje wiele rodzajów faktur i warto wiedzieć, czym one są i czym się od siebie różnią. Pomoże to określić, która faktura powinna być używana w jakich transakcjach i którą trzeba będzie przedstawić, gdy zostaniemy poproszeni o dokumenty zgodnie z wymaganiami.

Oto kilka różnic między oboma rodzajami faktur:

Faktura handlowa

Używana w spedycji międzynarodowej, dlatego zawiera bardziej szczegółowe informacje. Obejmuje ona szczegółowe informacje dotyczące opisu przedmiotu wraz z ilością i wagą, indywidualną i całkowitą cenę przedmiotów oraz wszelkie inne koszty i opłaty związane z wysyłką.

Terminy, taryfy i standardy międzynarodowe są brane pod uwagę przy sporządzaniu faktur handlowych. Zawiera również szczegółowe informacje na temat nadawcy i odbiorcy.

Faktura wysyłkowa

Ogólna lista pozycji wysyłanych z jednej osoby lub firmy do innej osoby lub firmy, używane w kraju.

Faktury te dają metodę rachunkowości dla inwentaryzacji pozycji wysyłanych, bez wielu szczegółów. Mogą zawierać jedynie listę pozycji wraz z ich indywidualną ceną i ilością.

To są podstawowe różnice pomiędzy tymi dwiema fakturami. W uproszczeniu, jedna z nich jest bardziej skomplikowana od drugiej, ponieważ jedna (faktura handlowa) jest używana do wysyłki międzynarodowej, podczas gdy druga (faktura wysyłkowa) jest używana do wysyłki krajowej. Jednakże, obie faktury służą jako dokument prawny, aby udowodnić, że transakcja została dokonana i uzgodniona między dwiema stronami.